Внезапната промяна към културата на работа от дома превърна онлайн документите за екипно сътрудничество в нещо ново нормално. Онлайн екипното сътрудничество направи възможно работата по екипен проект без необходимост от физическа близост.
Работата в екип е ключът към ефективното изпълнение на големи проекти, но по-рано се изискваше членовете на екипа да присъстват физически на работното място за ефективно сътрудничество. Внезапното увеличение на служителите, работещи от вкъщи, принуди индустрията да се поправи и да потърси алтернативи като онлайн документи за екипно сътрудничество.
Представете си, че работите върху екипен проект и вашият екип работи усилено, за да спази крайния срок. Един от членовете на екипа не може да дойде на работа поради личен проблем. Най-вероятно е проектът да се забави, освен ако вашият екип не използва софтуер за сътрудничество по документи. Можете да поканите отсъстващия член на екипа към софтуер за съвместна работа с документи и проектът продължава с обичайното си темпо.
Нека да разгледаме някои от най-добрите онлайн документи за екипно сътрудничество и техните предимства.
Съдържание
понеделник
Прилагателни като монотонен, скучен, скучен или досаден изскачат, когато хората си помислят за понеделник, но понеделник има за цел да промени цялата представа. Понеделник е специално създаден да отговаря на нуждите на служителите, работещи по екипен проект. Екипите могат да създават персонализирани работни потоци, а Monday интелигентно се адаптира, за да отговаря най-добре на нуждите на екипа.
Понеделник е идеален за фирми от всякакъв размер и се предлага с множество функции.
- Дава ви гъвкавостта да възлагате задачи на членовете на екипа и да проследявате напредъка на всеки член. Тази функция елиминира липсата на яснота при натоварване, докато работите по онлайн проект.
- Техният потребителски интерфейс е чист и ви позволява да визуализирате по-голямата картина чрез интуитивното и удобно за потребителя оформление.
- Маркирайте членовете на екипа с помощта на @, което значително улеснява комуникацията. Членовете на екипа вече не трябва да комуникират чрез дълги имейли за най-малките нужди.
- Интегрирайте всички приложения под един покрив, за да го направите едно гише за екипни проекти. Можете да въвеждате файлове от Google Диск, Dropbox и други, като използвате понеделник.
- Не се ограничава до една платформа; вместо това платформата гарантира, че имате достъп до вашия проект на всички основни платформи. Понастоящем Monday е наличен в мрежата, Android, iPhone и iPad.
ClickUp
ClickUp е приложение „всичко в едно“, което има за цел да улесни проектите за екипно сътрудничество със своя набор от специализирани функции. Неговите напълно адаптивни и уникални функции го правят задължителен за фирми от всякакъв размер. Можете лесно да управлявате групови задачи, документи, напомняния, цели, календари и други с помощта на ClickUp.
Освен това получавате функционалност за съобщения, където можете да изпращате индивидуални или групови съобщения на една и съща платформа.
Някои предимства от използването на тази платформа включват:
- Получавате осем различни опции за изглед за управление на проекти за екипно сътрудничество.
- Има моменти, когато член на екипа работи по няколко проекта едновременно. ClickUp ви позволява да създавате персонализирани редактируеми статуси за всеки отделен проект.
- Това е перфектен инструмент за администратори, тъй като те могат да възлагат задачи на множество членове едновременно. Администраторите могат да проследяват всяка възложена задача, като използват табличния изглед и функционалността за многозадачност.
- ClickUp използва методологията SCRUM, за да предостави информативна, но ясна представа за различни параметри в платформата.
- Интеграциите на трети страни са безпроблемни и платформата ви позволява да въвеждате файлове от всички популярни приложения.
Опитайте ClickUp, за да видите как помага.
Документ360
Документ360 е платформа, където екипите могат да събират и запазват важна информация на едно място. Той предоставя всичко необходимо от инструмент за сътрудничество с документи: лесно споделяне, работен процес, хронология на версиите, коментиране, маркиране, напомняния за преглед и т.н.
Той предлага безпроблемен потребителски интерфейс, който улеснява генерирането и разпространението на съдържание за преглед. Има вградена възможност за търсене, така че вашият потребител може бързо да открие информацията, която търси в документацията.
Създавайте и управлявайте вашите статии с мощни готови функции за документация като:
- Създавайте ръководства с инструкции, стандартни оперативни процедури, наръчник за служителите, референтни документи, системни документи и бележки за изданието.
- Document360 разполага с редактори за богат текст като WYSIWYG и Markdown редактори. Освен това се поддържат множество версии и коментиране на статии за вътрешно сътрудничество с членовете на вашия екип.
- Мениджърът на категории ви помага при създаването на категории и подкатегории, групирането на сравними файлове заедно и установяването на добре структурирана йерархия на цялата ви информация.
- Той автоматично съхранява съдържание и винаги можете да възстановите предишната версия на съдържанието, което сте изтрили.
- Document360 ви позволява да предоставите множество роли на вашите потребители, което ви позволява да управлявате кой има достъп до какво съдържание.
- Позволете на вашите служители или клиенти лесен достъп до вашата документация с безпроблемно влизане.
Document360 се свързва с множество различни софтуерни приложения, включително Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier и Integrately, за да осигури безпроблемно екипно сътрудничество.
Зохо писател
Зохо е още един пълен с функции инструмент за текстообработка, базиран на облак, който синхронизира вашите документи в реално време. Zoho гарантира, че вашите документи на MS Word ще бъдат импортирани в платформата без никакви грешки при форматиране. Освен това Zoho ви позволява да си сътрудничите по екипни проекти, като използвате техните функции за споделяне в реално време. Докато споделяте вашите документи с други членове на екипа, можете да видите тяхното движение на курсора и редакциите, които правят.
Някои предимства от използването на Zoho Writer включват:
- Базираната в облака природа на Zoho прави екипното сътрудничество ефективно и бързо.
- Документите, които създавате в Zoho, не заемат локално системно хранилище и вместо това се съхраняват в облака.
- Функцията за синхронизиране в реално време гарантира, че вашите документи никога няма да бъдат подправени в случай на бедствие.
- Zoho разполага с нов потребителски интерфейс с лесна навигация до всички жизненоважни опции за текстообработка.
- Администраторите могат да контролират правата за достъп на всеки член в екипен проект и да предоставят разрешения за конкретни функции.
Хартия Dropbox
Dropbox Paper е онлайн документ за екипно сътрудничество от самия технологичен гигант Dropbox. Не е ясно, че Dropbox Paper идва с много повече предимства, ако вашият екип до голяма степен зависи от Dropbox за съхранение на файлове. Екипите могат лесно да организират документи, да възлагат задачи, да създават систематични работни потоци и да си сътрудничат по проекти.
Освен това инструментите за управление на задачи в Dropbox Paper значително улесняват функциите, които иначе биха се усложнили в онлайн сценарий. Платформата ви позволява да споменавате други членове на групата, да възлагате задачи на други и ефективно да управлявате вашите задачи. Някои вълнуващи характеристики на тази платформа включват:
- Можете да обменяте голямо разнообразие от мултимедия на Dropbox Paper, като връзки към YouTube, GIF файлове, Pinterest табла, местоположения в Google Maps, аудио от SoundCloud и много други.
- Хартията поддържа вградени визуализации на файлове за инверсия и скица. Освен това можете да конвертирате вашите документи в PPT, без да използвате приложение на трета страна.
- Можете да изберете шаблон за вашия проект от огромната библиотека с шаблони на Dropbox Paper. Има множество шаблони за мозъчна атака, стартиране на продукти, продуктови спецификации, проекти за проследяване на грешки и много други.
- Dropbox Paper идва с опция за свързване на вашия календар към платформата. Целият ви работен график се синхронизира в платформата. След това Paper се адаптира, осигурявайки достъп до дневен ред, основни документи, задачи и срещи директно през приложението.
- Мобилното приложение ви дава възможност да заснемате изображения с помощта на камерата и да давате обратна връзка.
Гугъл документи
Google Docs е софтуер за текстообработка от Google, който използва различен подход към текстообработката. Повечето текстообработващи програми като Word и Open Office останаха офлайн инструменти, които бяха локални програми, съхранявани в компютър. От друга страна, Google Docs е текстообработваща програма, базирана на облак, която се нуждае от онлайн свързаност, за да работи.
Изборът на онлайн маршрута отваря нов свят от иновации за текстообработваща програма като екипно сътрудничество. Документите ви позволяват да споделяте документ с други членове, което го прави платформа за основно екипно сътрудничество. Моля, обърнете внимание, че Docs е основно текстообработваща програма и няма да получите персонализирани функции като другите списъци в статията. Въпреки това Docs все още е чудесен вариант за екипно сътрудничество, главно ако го използвате като основен текстов процесор.
Някои предимства от използването на Google Документи:
- Google Документи изпраща известие като имейл, когато документ бъде споделен с вас.
- Не е необходимо членовете да се регистрират, особено за Документи; наличието на акаунт в Google е достатъчно, за да използвате платформата.
- Можете да видите последните ревизии на документ и членовете, които са направили промените.
- Можете безпроблемно да импортирате всички важни формати на Word документи в Документи.
- Функцията за синхронизиране в реално време гарантира, че никога няма да загубите данни по време на прекъсване на мрежата.
Ако в крайна сметка използвате Google Workspace за вашия бизнес, може да искате да проверите този софтуер, за да превърнете имейла в мощно бюро за помощ.
малко
малко не е обикновен текстов процесор; вместо това се грижи предимно за проекти за екипно сътрудничество. Можете да създавате бързи динамични бележки, документи, уикита, бази от знания, проекти, клиентски резултати, технически документи и други, като използвате мощни инструменти за управление на Bit. Освен това можете да създавате отделни работни пространства за всички ваши проекти.
Сътрудничеството в Bit е ефективно и ви помага да поддържате прозрачност между различните членове на екипа.
Някои предимства от използването на Bit:
- Функцията Workspace на Bit ви позволява да организирате вашите проекти, клиенти и екипи. Можете също така да премествате документи между различни работни пространства, като елиминирате неудобството от качването на един и същ файл няколко пъти.
- Функцията за споменаване с помощта на „@“ е страхотен стимулатор на ефективността при работа в екипно сътрудничество.
- Bit идва с минималистичен, но иновативен редактор, който ви позволява без усилие да създавате документи. Ефективността се повишава допълнително чрез свързване на редактора и функциите за сътрудничество в реално време.
- Можете да добавяте визуални уеб връзки, мултимедия, видеоклипове, графики, дизайни, вграждания, публикации в социални медии, анкети и много други направо в редактора.
- Bit също така ви дава функция за проследяване на ангажираността на документите, които сте споделили. Тези прозрения са чудесен начин да подобрите документите си и да спечелите повече сцепление.
- Можете да запазите всичките си основни файлове в Bit, за да подобрите използваемостта на решението между платформите.
Сливане
Сливане е споделено работно пространство, което позволява на екипите да си сътрудничат, организират и публикуват ефективно. Той е отворен и съвместен, като помага на вашия екип да изведе най-добрата си работа заедно. Често става трудно да се проследят редакции, коментари или обратна връзка, направени от други членове на екипа, но тази платформа решава проблема. Получавате универсална опция за търсене, която ви позволява да търсите в цялото работно пространство и да намирате съответстваща информация.
Някои предимства от използването на тази платформа включват:
- Confluence ви позволява да интегрирате приложения от Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace е дом на повече от 3000 приложения, които можете да добавите към платформата.
- Платформата е достъпна на множество платформи като Android, iOS и уеб.
- Той предлага първокласна интеграция на Jira директно в платформата.
- Получавате фантастични организационни функции, а опцията за универсално търсене е основен проблем.
- В библиотеката с шаблони има много красиви шаблони за маркетинг, продукти, човешки ресурси и други.
- Получавате безпроблемна интеграция с популярни платформи като Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive и др.
- Сайтовете на Confluence следват контролите за поверителност и проверените от индустрията стандарти за криптиране на данни.
Майкрософт Уърд
Майкрософт Уърд е синоним на софтуер за текстообработка от доста дълго време. Word винаги е бил лидер в индустрията в предоставянето на опростено, но мощно решение за текстообработка. Все пак Microsoft издигна софтуера на по-високо ниво, като въведе функции за екипно сътрудничество. Най-новата версия на Word предлага много функции като:
- Получавате функцията за трансформиране на документи в уеб страници, без да използвате приложения на трети страни.
- Можете лесно да споделите документ с членове на екипа, като използвате функцията за споделяне в реално време в Word.
- Word идва с вграден преводач, който е особено полезен при работа с членове от различен културен произход.
- Можете да добавяте 3D модели директно към вашите документи с помощта на Word.
- Функцията за синхронизиране в реално време гарантира, че никога няма да загубите документите си.
- Word вече е достъпен за Android, iOS, Web и Windows, което улеснява работните потоци между платформи.
понятие
Очаквахте това, нали?
понятие е най-функционалната и лесна за използване платформа за екипно сътрудничество в този списък. Платформата позволява на фирмите да рационализират своите операции, за да поставят цели, да проследяват състоянието на работния процес, да управляват потенциални клиенти и други чрез един централизиран инструмент. Той идва с интерфейс за плъзгане и пускане, за да ви помогне да организирате, пренаредите и разработите нови идеи или планове.
Notion идва със значителни предимства за екипно сътрудничество като:
- Notion позволява на фирмите да създават и поддържат база от знания за многобройни задачи като насоки за проекти, инструкции за кодиране, работни процеси за човешки ресурси и други.
- Платформата идва с вграден календар и Kanban дъски, които членовете на екипа могат да използват, за да създават бързи бележки и да проследяват напредъка си.
- Членовете на екипа могат да добавят коментари към задачи и проекти за по-добра комуникация и прозрачност.
- Можете да използвате API на Notion, за да интегрирате техните системи с различни приложения на трети страни като Slack, Figma и Invision.
- Създаването на списъци със задачи, подготовката на бележки за срещите и настройването на седмичните програми стават изключително лесни с помощта на унифицираната платформа.
Можете също да използвате Notion във вашия потребителски домейн. Въпреки това, ако не сте доволни по някаква причина, можете да опитате горепосочения софтуер за онлайн документи за сътрудничество като алтернатива на Notion.
Последна бележка 👩💻
Онлайн екипното сътрудничество създава ефективно проекти, като същевременно избягва недостатъците на конвенционалното развитие като време за пътуване до офиса и фиксирано работно време. Използването на онлайн документ е необходимо за организиране на вашия работен процес, задаване на дневен ред и много други.
Платформи като Notion, Monday и Paper специално се грижат за проекти, свързани с екип, със своя набор от специализирани функции. Тези платформи са идеални както за фирми от всякакъв вид, така и за физически лица.
Google Docs, Word и Zoho са софтуер за текстообработка, който позволява сътрудничество в реално време. Въпреки това, тези приложения не идват с организационни функции като другите инструменти в този списък.
След това разгледайте някои от най-добрите онлайн електронни таблици за вашия бизнес.