Ежедневното изправяне пред хората и тичането зад тях, за да изпълните крайните срокове, може да бъде трудна работа.
Управлението на бизнес може да бъде обезпокоителна задача, изправена пред възходи и падения. Без действително управление на задачите не е лесно да се поддържа запис на крайните срокове. Това е основната причина, поради която само няколко процента от фирмите успяват. Тъй като натоварването и ежедневните задачи винаги са на ръба на наклона, обичайно е да губите представа за графици и задачи.
Да предположим, че проектът, предприет от една организация, е огромен, както и екипът. От гледна точка на мениджъра е съвсем разбираемо, че ще са необходими значителни усилия, за да се получи необходимият резултат.
Най-доброто възможно решение, с което разполагаме, е да използваме инструменти за управление на задачи и проекти за ефективно управление на задачите и проектите. Инструментите се обработват цифрово, което ни позволява да управляваме всичко, свързано с управлението на проекти чрез онлайн пространството. Тези прости инструменти ни позволяват да разгледаме работния процес на организациите. Използва се за проследяване на темповете на работа и работните часове на екипа. Също така помага да се поддържа определено темпо според изискването на задачата.
Но първо, нека разберем проблемите, с които би се сблъскал ръководителят на проекти без инструментите за управление на проекти.
Съдържание
Проблеми без инструменти за управление на задачи и проекти
- Несигурни очаквания – Очакванията от проекта са неясни както от страна на клиента, така и от страна на мениджърите. Липса на неопределен начин на действие на системата от началото до края. Неясни цели могат да доведат до пълен провал на проекти.
- Нездравословна комуникация – Пропастта в комуникацията между членовете на екипа, ръководителя на проекта или клиента може да доведе до нежелани резултати, оставяйки задачата уязвима без завършване.
- Екипни конфликти – Ще има случаи, в които хора с различни характери и набор от умения ще трябва да работят заедно. Конфликтите водят до намалена производителност и отрицателна способност за решаване на проблеми на целия екип.
- Ненадминати крайни срокове – Късното изпълнение на задачите от некомпетентни членове на екипа или мениджъри или лошата комуникация намалява задържането на клиенти.
- Неясно разпределение на работата – Неясното разпределение на ролите води до нездравословна работна среда, изпълнена със стрес, неясноти и разочарование.
Тези проблеми обаче могат да бъдат елиминирани чрез използване на инструменти за управление на задачи и проекти. Освен това ще забележите огромно подобрение в ефективността и производителността на вашите служители. Тези инструменти могат да се окажат ефективни по следните начини:
- Потребителите работят интелигентно и ефективно, осигурявайки по-висок процент на успех.
- Управлявайте и разпределяйте работното натоварване чрез задаване, присвояване и изпълнение на приоритети.
- Управлявайте разходите по проекта, бюджета и присъствайте на срещи дистанционно по всяко време от всяко място.
- Новите членове могат да бъдат интегрирани в екипа ефективно с минимални усилия.
- Планирането и организирането на задачи става по-лесно.
- Без ръчен или умствен ангажимент, тъй като повечето неща са автоматизирани.
Предимства на инструментите за управление на проекти
Освен това е полезен, независимо от размера на бизнеса. Тези инструменти са нещо, което всеки бизнес трябва да притежава. Някои от основните предимства на инструментите за управление на проекти са:
- Подобрява координацията и сътрудничеството между членовете на екипа.
- Следи графика, като гарантира, че крайните срокове се спазват преди или навреме.
- Чрез използването на правилните инструменти членовете на екипа могат да бъдат поддържани в крак с текущите процеси.
- Споделянето на документи е бързо и лесно, като се поддържа прозрачност.
- По-добрата комуникация между членовете на екипа води до подобрена производителност и управление на времето.
Тъй като инструментите за управление на проекти приоритизират задачите и управляват нещата от едно място, по-голямата част от работата се извършва от машината. Това ще ви спести време и енергия. Инвестирането в правилния инструмент ще донесе значителна възвръщаемост на инвестицията.
С някои инструменти възвръщаемостта може да достигне до 150% или дори повече. Инструментите също са много бюджетни и рентабилни, като гарантират, че лимитът ни за конкретен проект няма да бъде прекрачен. Освен това увеличава производителността чрез генериране на продуктивни работни потоци и постигане на целите в рамките на времето.
Има много налични инструменти, особено тези, които са нови в света на бизнеса и искат да изпробват тези инструменти. За да избегнете объркване, ето някои от най-добрите с безплатен доживотен достъп с ограничени функции.
nЗадача
nTask е софтуер за управление на проекти, който позволява на екипи или членове да участват, анализират, планират и ефективно да управляват ежедневните задачи. Той помага на своите потребители да се приведат в съответствие с планирането на проекта, разпределението на ресурсите, управлението и крайните срокове чрез създаване на списък със задачи. Така че не е нужно да се притеснявате, че ще пропуснете важна задача.
Едновременното управление на работата и фокусирането върху задачите става по-достъпно чрез задаване на приоритети, за да се гарантира, че всички остават в течение с еднакво темпо. Можете също така да проследявате растежа си, като просто добавяте задачи и насрочвате крайни дати, като формирате диаграми на Гант.
Можете също така да отбележите времето на всеки член на екипа, прекарано в задачи чрез инструмента за проследяване на времето nTask. Ако срещнете някакъв проблем в инструмента, nTask ще ви помогне да го управлявате лесно.
Най-добрата част от този инструмент е неговият растеж. Той непрекъснато добавя нови функции, за да помогне на вас и вашия бизнес да просперирате.
ClickUp
ClickUp е отличен инструмент за канбан дъска за революция в работата ви. Той носи всеки инструмент на едно място. Гъвкавостта на софтуера се дължи на неговия уникален набор от класации.
Наличието на функция за изглед от птичи поглед на всичко улеснява определянето на всичко, което търсите. Това в крайна сметка спестява и вашето време чрез генериране на максимална автоматизация и персонализиране на задачите. Това ще ви позволи свободно да си сътрудничите и да споделяте документи с членовете на вашия екип без проблеми.
С това никога няма да пропуснете задача поради повтарящия се списък за проверка. Освен това можете бързо да прегледате планираните изследвания, преди да ги стартирате. Техническият екип на ClickUp е забележителен за сигурността и поверителността на потребителите. Инструментът предлага безплатно обучение и 24-часова поддръжка за всички свои потребители. Ако сте начинаещ, ще откриете, че е доста лесно да се запознаете с инструмента.
ClickUp отбеляза най-високия брой ъптайм през последните 12 месеца. Той е безплатен за лична употреба, състоящ се от неограничен брой членове за неограничен брой задачи.
Trello
Trello е широко използвано приложение Kanban, което се използва като софтуер за управление на проекти и задачи. Освен това може да се използва и за създаване на списък със задачи.
Trello има някои отлични функции, за да даде на членовете на екипа допълнителен тласък, необходим за спазване на крайните срокове преди време. Задачите ви могат да се управляват, проследяват и изпълняват с помощта на членовете на екипа чрез отваряне на карти. Интегрирането на приложения, с които всеки предпочита да работи, също е опция.
Инструментът е полезен при планиране на събития и управление на теренна работа. Изгледът на картата на Trello гарантира, че вашият екип няма да изгуби поглед, като показва данни, базирани на местоположение.
Планът е безплатен за начинаещи в бизнеса и цели екипи, които искат да организират работните си процеси. Предлага безплатна услуга за всеки, който иска да управлява своя бизнес.
Meistertask
Meistertask е изградил своята база над само няколко критични блока – проекти, задачи и табло за управление. Планът е безплатен за един човек, който е начинаещ.
Работата му може да бъде разбрана, като се разгледат неговите уроци и ръководства. Архивирането на потребителските данни се извършва редовно, а трансферите на данни на всички акаунти са криптирани. Можете да използвате инструмента според вашите работни изисквания с помощта на дъската Kanban.
Тук можете да ограничите броя на задачите, които трябва да изпълните за един ден. Използвайте множество контролни списъци за множество задачи, като следите функциите едновременно. Освен това прикачването на файлове става с минимални усилия. Директно към задачите могат да се прикачват изображения и файлове не по-големи от 200 MB.
Това е приложение на едно гише за начинаещи и собственици на бизнес, спестяващо време и ресурси. Той ефективно предлага безплатни услуги за отделни потребители за управление на основните задачи.
понятие
понятие, ако го потърсите в речника, думата понятие означава идея. Идея е да управлявате цял бизнес или компания с един инструмент.
Техническият екип ви предоставя персонализирани решения според вашите бизнес или лични нужди. Аспектите за всяка група не са ограничени, тъй като инструментът е предназначен за инженерни, дизайнерски и продуктово ориентирани екипи.
Можете да правите повече от просто да си записвате бележки. Организирайте ефективно задачите си с помощта на безпроблемен и генериращ яснота интерфейс. Той подобрява възможностите за работа в екип на хората, обслужващи малки, средни и големи предприятия.
Позволява на членовете на екипа да започнат разговор с всеки, по всяко време, свързан със задачи. Инструментът също така продължава да предлага чести лесни за потребителя актуализации. Безплатно е за студентска и лична употреба.
понеделник
Monday е доверен софтуер от милиони клиенти по целия свят. Има облачна структура. Инвестирането в този инструмент ще генерира възвръщаемост на инвестициите до над 250% поради неговите уникални спецификации.
Можете да наблюдавате напредъка на отборите, като щракнете върху бутона за статус. Предоставяне на досадната работа на роботи, позволявайки ви да се съсредоточите изцяло върху текущите задачи и повишавайки вашата производителност. Свързването на други необходими инструменти е само с няколко кликвания. Това ще ви принуди да вземате решения, базирани на данни, с бързина и точност.
Инструментът следва подход за управление на конвейер, който позволява на ръководителя на проекта да проверява състоянието на всички задачи в един прозорец. Той елиминира повтарящи се задачи, а в случай на проблеми надеждна поддръжка в чата е на разположение 24 часа.
Todoist
Todoist е един от най-модерните инструменти в последно време. Постоянното добавяне на нови функции поддържа полезността на инструмента.
С помощта на функцията за интелигентно планиране можете да отлагате или отлагате задачите според нуждите на часа. Можете да създадете персонализиран изглед на задачи за вашия работен процес, изобразен с карти в стил Kanban. Графикът ще ви накара да се придържате към крайните си срокове и да проследявате ежедневния напредък.
Отбележете нови заведения и процедури по вашия проект по всяко време и навсякъде, като интегрирате Todoist с приложенията, които използвате, за да изпълнявате други задачи като Alexa, IFTTT и много други.
Предлага се на всички устройства и планът е безплатен за начинаещи за първите пет проекта. По този начин начинаещите могат да научат за важността на организирането и управлението на задачите.
Any.do
с Any.do, преглеждането и планирането на задачите е лесно. Това е уеб-ориентиран инструмент за управление на задачи, достъпен за Android и macOS.
Потребителите могат също да използват този инструмент за управление на лични и екипни цели. Поради опростеното си изграждане на UI/UX, той е предпочитан избор за начинаещи и стартиращи фирми. Разпадането на проекти и задачи на подзадачи и работни процеси могат да бъдат разпределени в групата според наборите от умения.
Any.do предлага интегриране с други парти календари като Google, за да поддържа ефикасността на крайния срок. Можете да въвеждате задачи устно, като се възползвате от функцията за гласово въвеждане.
Можете дори да маркирате важни точки от вашите срещи, за да ги прегледате след това. Закупуването на неговия премиум план, след като сте свикнали с инструмента, е добра идея.
OpenProject
OpenProject е бърз и сигурен софтуер с отворен код за управление на проекти за управление на различни проекти и екипни срещи. Той подпомага проекта през целия му жизнен цикъл.
Отговорностите са разпределени между членовете на екипа, за да се извършва гладко работата. Можете да се абонирате за дейности според вашите нужди и дори да получавате редовни актуализации за тях.
Можете да действате като наблюдател и да преглеждате свършената работа всеки ден. Използването на опции за филтриране е високо ценено за съкращаване на търсенето на необходимия обект. Можете да споделите вашето планиране на работата с основни заинтересовани страни чрез OpenProject.
Има стабилен API, който помага при интегрирането на различни инструменти. Всички устройства поддържат това, независимо от размера на екрана.
Можете или да използвате тяхното облачно предложение, или да опитате Каматера хостинг за да стартирате OpenProject с едно щракване.
Асана
Asana е инструментът за управление на задачи и проекти, който предоставя най-лесния начин за управление и планиране на задачи чрез създаване на диаграми на Гант. Неговият модел на данни с работна графика поддържа висока производителност на екипа през цялото начинание.
Отстраняването на проблеми, с които се сблъсквате при извършване на каквато и да е задача, е бързо, тъй като екипът за поддръжка в чата е на разположение 24 часа. Позволява ви да пренесете мисленето си в реалния свят, като се адаптирате към вашите нужди и изисквания. Можете напълно да контролирате срещите на екипа и да гарантирате, че всеки получава правилната информация относно задачите.
Тъй като е наличен на всички устройства, можете дори да го използвате на Android и iOS, за да се интегрирате с други приложения според вашия работен процес. Неговият дългогодишен списък от функции позволява на потребителите да приемат тази платформа без никакви задни мисли. Неговият основен план е безплатен за лица и екипи, които са нови в бизнеса.
Заключение
Силната зависимост от смартфони, лаптопи и други укрепващи технологии направи работата по-бърза. Помага за увеличаване на ефективността на управлението на задачи и проекти. Въпреки това, безочливият избор на инструмент, който да отговаря на вашите изисквания, само ще навреди на вашия бизнес. Изборът на правилния инструмент е също толкова необходим. В крайна сметка намалява ръчните усилия и помага за спестяване на време, енергия и основни ресурси.
Тези инструменти за управление на проекти са врата за начинаещи и бягство от забързаните задачи за опитни професионалисти.