Управлението на проекти се нуждае от ефективни стратегии за всеки процес, от планирането и изпълнението на проекта до окончателното му доставяне. Софтуерът за управление на проекти играе важна роля в организирането и управлението на различни аспекти на проект на всяка стъпка от неговия жизнен цикъл.
Цялостният процес не е лесен; изисква усилия от всеки един член на екипа, за да работи ефективно и да изработи качествен проект навреме. За тази цел ръководителите на проекти и ръководителите полагат много усилия, координирайки всичко.
Дори една-единствена дезинформация или грешка може да накара целия екип да понесе последствията от качеството и времето за изпълнение, да не говорим за бизнес имиджа и фирмената култура.
Използването на инструмент за управление на проекти може да ви спести от тези рискове и неефективност и да гарантира, че ще завършите проекта си навреме с удовлетворение на клиента.
Нека обсъдим какви са тези инструменти и как могат да ви помогнат.
Съдържание
Какво е софтуер за управление на проекти?
Софтуерът за управление на проекти е инструмент, който помага при планирането на проекти, разпределението на ресурсите, планирането на задачи и подобрява координацията между членовете на екипа. Той също така позволява на ръководителите на проекти, потребителите и заинтересованите страни да управляват бюджетирането и разходите, документацията, управлението на качеството и правилното администриране.
Инструментът за управление на проекти е създаден специално, за да помогне за подобряване на производителността на вашия екип и да гарантира, че проектите се доставят навреме с качество. Някои от общите характеристики на софтуера за управление на проекти включват:
- Планиран проект
- Планиране на задачи
- Разпределяне на ресурси
- Проследяване на напредъка
- Създаване на пътни карти
- Проследяване на грешки
- Бюджетиране
- Гарантиране на сигурност и поверителност на данните
- Планиране на издаването
- Отчитане и анализи
Защо ви е необходим софтуер за управление на проекти?
Организациите с множество проекти и големи екипи могат да се изправят пред предизвикателства, за да изпълнят своите проекти. Много задачи се нуждаят от вашето внимание, като идея, планиране, изпълнение и доставка. И всяка стъпка е от решаващо значение, за да предоставите качествен проект и да направите вашите клиенти щастливи да управляват вашия бизнес.
Правенето на всичко ръчно отнема много време, пари и труд. Можете също така да попаднете на риск от пропускане на крайни срокове или компромис с качеството поради неефективно управление на проекта.
Софтуерът за управление на проекти помага да се оптимизира цялостният процес на завършване на проект. Тя ви позволява да оптимизирате всяка стъпка, така че да можете да доставяте проекти навреме, без да правите компромис с качеството. Той подобрява връзката с вашите клиенти и изгражда доверие и помага за поддържането на солиден имидж на марката.
Ето някои от предимствата на използването на инструмент за управление на проекти:
Рационализира работния процес
С помощта на инструмент за управление на проекти можете да рационализирате работния си процес през целия жизнен цикъл на проекта. Това ще ви спести от извършването на ръчни, повтарящи се задачи, които са досадни и отнемат време. Вместо това инструментът може да автоматизира различни процеси.
Можете лесно да възлагате задачи, да планирате задачи ефективно, да наблюдавате изпълнението, да проследявате напредъка, да интегрирате други инструменти, които вече използвате, и да използвате други функции, за да завършите проектите си успешно в по-кратки срокове за изпълнение с първокласно качество.
Централизира цялата информация в инструмента
Когато започне действителната работа по проект, има вероятност от дезинформация или лошо управление. В резултат на това служителите може да се почувстват претоварени от натоварването, броя на файловете и целите за завършване на проекта изглеждат много далечни.
Но използвайки ефективен инструмент за управление на проекти с централизирано табло за управление, всеки член на екипа може да бъде на една и съща страница, като споделя информация чрез инструмента. По този начин вашият екип работи без прекъсвания, объркване или прегаряне.
Насърчава плавен комуникационен поток
Пропуските в комуникацията могат да доведат до неефективност на проекта. Това може да създаде дезинформация или спорове и никой не иска това по време на работа (или по всяко време). Обменът на информация чрез имейли е бавен и понякога дори няма да получите отговори, когато имате нужда от тях спешно.
Инструмент за управление на проекти помага за насърчаване на комуникационния поток във вашия екип, като им позволява да коментират проекта директно, да водят здравословни дискусии и да предоставят обратна връзка бързо, като същевременно гарантират сигурността на данните.
Подобрява прозрачността на екипа
Поддържането на прозрачност във вашия екип изгражда доверие и отваря вратата към по-добро сътрудничество. Ако задачите, процесите и напредъкът не са ясно видими за всички, това води до съмнения и излишни разходи поради проследяване на процеси на всяка стъпка.
С инструмент за управление на проекти до вас можете да активирате по-голяма прозрачност и всеки, участващ в проекта, ще бъде наясно със състоянието и процесите на проекта. Това ще им помогне да разберат следващите си стъпки и да организират ефективно задачите.
Увеличава ефективността на разходите
Ръчните и повтарящи се процеси отнемат не само време, но и усилия и разходи. Когато използвате един софтуер, за да планирате и организирате задачи, да си сътрудничите с хора и да напредвате с централизирани прозрения, това ще ви спести пари и време.
Предимства на самостоятелно хостваните инструменти за управление на проекти 👍
Ако започнете да търсите най-добрия софтуер за управление на проекти, ще получите много опции. Понастоящем направете кратък списък на софтуера въз основа на размера на вашия екип, бюджета и изискванията. Тук можете да изберете самостоятелно хостван или базиран на SaaS софтуер за управление на проекти.
Предимствата, свързани с първото, са, че изходният код е достъпен безплатно за използване от всички и можете също така да го променяте и разпространявате въз основа на вашите нужди. Инструментите с отворен код и безплатните инструменти за управление на проекти позволяват манипулиране на кода за оптимизиране на софтуера чрез добавяне на повече функции, премахване на грешки и т.н.
И така, ето някои от безплатните инструменти за управление на проекти с отворен код, които можете да разгледате.
OpenProject
OpenProject е гъвкав, ефективен, класически и хибриден софтуер за управление на проекти с отворен код. Ще имате достъп, за да защитите поверителността си с най-високите стандарти за поверителност и сигурност на данните. Инсталирането му във вашата инфраструктура ви помага да получите пълен контрол и собственост върху данните.
Използването на инструмента ще ви даде представа за всички ваши данни и тяхното съхранение без никакво външно влияние. Освен това ще позволи на вашия екип да работи по-продуктивен, по-приятен и по-прост начин. Освен това вашият екип ще може да проследява работата си, за да постигне по-добри резултати, като същевременно организира задачите бързо и разпределя задачите на всеки в екипа.
OpenProject има всичко на едно място, за да можете да комуникирате по-добре. Оптимизирайте креативността и опита на съотборниците чрез споделени графики, за да визуализирате и създавате планове за проекти.
Анализирайте подробните дейности, за да разработите план и уведомете всеки как да продължи и кога да изпълни проекта, като разбере обхвата. Гъвкавите екипи също ще измерват, учат и изграждат, за да предоставят по-бърза и по-добра работа с всяка итерация.
OpenProject предоставя необходимите инструменти за получаване на методологии като Kanban и Scrum и гъвкаво разработване на продукти. Това е голяма общност за разработчици, ентусиасти с отворен код, фирми и т.н., където могат да намерят перфектната настройка, за да избират между помещения и гъвкави опции за хостинг.
Предприятието на място предоставя първокласна, професионална поддръжка и функции за сигурност за самостоятелно хоствания OpenProject. Според вашия брой потребители, изчислете цената си. Изберете опциите за поддръжка и период на абонамент, за да получите вашето приложение от $405/година за 5 потребители.
Ако имате нужда от хостинг на OpenProject, тогава можете да опитате Платформа Каматера.
Focalboard
Търсите ли алтернатива на Notion, Asana и Trello?
Е, можете да отидете за Focalboard, който е софтуер за управление на проекти с отворен код и самостоятелно хостван. Той помага да организирате, управлявате, проследявате и дефинирате работата във вашите екипи, като използвате изгледа на таблото Kanban. Има две издания:
- Личен работен плот на Focalboard: Това е настолно приложение за лични проекти и проекти със задачи. Това е единичен клиент, който работи на локален сървър, за да постигне оптимална производителност и скорост.
- Персонален сървър на Focalboard: Това е самостоятелно хостван сървър, който помага за по-доброто сътрудничество с вашия екип.
Щракнете върху „добавяне на нови дъски“, за да изберете проектни задачи от различните шаблони.
Променете създадената дата, приоритет, настройки за сортиране, настройки за филтриране и групиране по настройки според вашите предпочитания. Можете също така да плъзгате карти от една колона в друга, за да промените свойството на групата. Освен това редактирайте картите винаги, когато искате да знаете набора от свойства и съдържание и списъка с коментари.
Изгледите на таблици ви помагат да видите картите на едно място, за да задържите курсора на мишката над заглавието, за да отворите такава. Освен това всяка дъска има шаблони за карти и шаблони за дъски, за да персонализирате всяка дъска според вашия екип. Вземете личен работен плот на вашия Mac и Windows или личен сървър на Ubuntu.
Рестя
Вземете платформата за управление на проекти с отворен код на Рестя за управление на задачи, чат, задачи и т.н. Restya е подобна на Trello канбан дъска, която ще предлага разширена категория Extend Restyaboard и безброй опции като скриптове, потребителски стилове, джаджи, интеграции и т.н.
Имат приложението MyRestyaboards, което е съвместимо с операционните системи iPadOS и iOS. Той проследява много Restya дъски и можете лесно да импортирате съществуващи дъски от Asana, която се използва при управление на проекти и работа.
Това е облачно базирано решение за управление на проекти, където можете също така незабавно да импортирате работата си от Kantree, гъвкав инструмент за управление, който помага за организиране, сътрудничество по проекти, управление и планиране. Освен това можете лесно да прехвърляте дъски от Pipefy, Taiga, Taskwarrior, Trello и Wekan към Restya Board.
Отделна дъска управлява всеки проект и можете да създавате множество дъски и да ги управлявате едновременно. Използвайте съществуващи шаблони за незабавно и бързо стартиране и дублирайте една дъска няколко пъти с различни имена. В допълнение, клавишните комбинации ви позволяват да извършвате някои действия като изтриване и добавяне на членове, отваряне на карти, гласуване и т.н.
Създайте една цифрова платформа с класифицирани проекти и описания. В тази цифрова платформа ще получите интерактивен интерфейс, по-добра видимост на организацията и опция за редактиране, добавяне на член, премахване на член, промяна на разрешенията, сортиране и изтриване.
Прегледайте прости табла или приложете филтри, за да видите списък с табла и задайте видимостта му на публична или частна. Можете също да видите картите в мрежов формат или изглед на списък. Restya ви предоставя изглед на календар заедно с цветови вариации, за да го направите различен и подчертан.
Допълнителните функции, които ще имате, са изглед на Gantt, изглед на отчет, покана за членство, изглед на списък с членове, редактиране на режим на видимост, промяна на фона, модифициране на текстури и шарки, персонализирана опция за фон, автоматичен абонамент, производителност и много повече.
ERPNext
Надградете ежедневния си стил на работа чрез софтуер за управление на проекти с отворен код ERPNext. Позволява ви да организирате задачата си, да планирате, планирате и анализирате проектите, като си сътрудничите с екипа си, за да ускорите работата.
ERPNext може да следи крайните срокове на вашия проект с ясна представа за плана. Можете да управлявате всичко от едно работно пространство и да опростите проектите, като откриете подход, ръководен от задачи.
ERPNext предлага лесно сътрудничество, като ви позволява да разделите проекта на малки задачи и да ги възложите на вашите съотборници. Освен това ще получите достъп до напредъка на вашия проект и неговата ефективност чрез приоритети и ясен обхват, етапи и очаквани времеви графики.
Освен това ERPNext ви позволява да споделяте и качвате мултимедийни файлове като изображения, документи и видеоклипове. Постигнете гладка комуникация с всички с помощта на автоматични отговори на входящи имейли.
Получавайте актуална и точна информация по всяко време, когато трябва да сте в крак с разходите и бюджетите, да планирате по-добре за всеки проект и да видите как е изразходван бюджетът. Освен това ви позволява да създавате софтуер за проекти с отворен код.
Taskcafe
Taskcafe е инструмент за управление на проекти с отворен код, който помага за управлението на различни задачи чрез интерфейс на дъска Kanban, като задава крайни срокове и добавя контролни списъци и етикети. След като влезете в изгледа „Моите задачи“, ще видите всяка възложена задача.
Ще получите също опции като лични проекти, коментари за задачи, дейности за задачи и т.н. Ако търсите алтернатива на NextCloud, Trello и т.н., можете да имате Taskcafe, който ще пасне на вашия работен процес и ще ви помогне да управлявате лесно всеки проект. Той е в алфа етап на разработка и има много полезни и уникални функции.
Orangescrum
Вземете мащабируем и сигурен инструмент за управление на проекти с отворен код – Orangescrum за управление на гъвкави и прости проекти за вашите екипи. Помага ви да правите стратегии, да го планирате добре, да изпълните плана си и да позволи на вашия екип да завърши в рамките на крайния срок, за да завърши успешно проект.
Orangescrum ви помага да планирате всичко стратегически, за да постигнете по-висока ефективност и оптимални резултати. Освен да създавате планове за проекти, можете също да ги наблюдавате и доставяте безпроблемно. Също така помага за сътрудничество в реално време и минимално използване на ресурси, когато разпределяте роли на вашите съотборници.
Orangescrum интегрира вашия работен процес с визуално планиране на проекти, за да увеличи процента на успех. Получете информация за представянето на портфолиото и инициативите чрез данни в реално време във вашите табла за управление. Освен това можете да управлявате финансови дейности и бюджети, като наблюдавате разходите по проекта и разходите за ресурси, за да постигнете по-високи маржове на печалба.
Защитете данните си с ролеви контрол на достъпа (RBAC) и единично влизане. Можете също да изтеглите Orangescrum на устройства с Android или iOS, за да управлявате същата работа навън. Освен това централизирайте информацията за вашия проект за лесен достъп от всяко място.
Ако сте стартиращ бизнес и искате да следите работата, изберете плана за стартиране само на $9/месец за 10 потребители и се възползвайте от предимства като неограничени задачи, проекти, диаграма на Гант, състояние, напомняне за задачи, 5 GB място за съхранение и 5 гости потребители.
Тайга
Изпълнете проекта си, както е обещано в рамките на бюджета с Тайга – инструмент за управление на проекти с богати функции и простота със своя интуитивен интерфейс за многофункционални гъвкави екипи. Позволява ви да си сътрудничите с вашия екип, за да дефинирате резултатите и да използвате техните знания.
Започнете да подреждате задачите и приоритизирайте резултатите, за да позволите на всеки член да ги завърши навреме. Тъй като комуникацията е важен момент във всяко управление, Taiga ви помага да взаимодействате бързо със съотборниците си, за да споделяте напредъка на задачите. В допълнение, позволете на вашите съотборници да преглеждат текущите дейности и да проверяват изпълнените задачи.
С Taiga можете да активирате по-добра прозрачност с вашия екип относно текущото състояние и разпределението на ресурсите и да разберете по-добре усилията, необходими за завършване на проекта. Има лесен за използване интерфейс, който помага за подобряване на начина на работа и изпълнение на задачи.
Можете да промените работните потоци и да добавите повече функции без никаква сложна настройка между проекта. Taiga също така предлага надеждност, независимост, адаптивност, гъвкавост, сигурност, производителност и стабилност, за да ви помогне да изпълните отлични проекти.
Регистрирайте се безплатно, за да получите до 5 частни проекта, неограничен брой обществени проекти и до 300 MB място за съхранение. Ако искате да имате повече предимства, изберете план от $5/потребител/месец.
Събуждане
Събуждане е отворено цифрово работно място, което ви позволява да подобрите организационната си продуктивност. Ще ви помогне да комуникирате безпроблемно с екипа си, да каните външни потребители, да споделяте файлове, да работите съвместно върху документи и да започнете видео среща.
Twake ви дава свободата да управлявате целия проект, да създавате нови задачи, да местите всяка задача според техния напредък, да възлагате работа заедно със срокове на вашите съотборници. Неговият файлов мениджър с плъзгане и пускане ви позволява лесен достъп до вашите съхранени и споделени документи.
Можете да управлявате етикети и версии без усилие, както и да редактирате вашите файлове. Когато е необходимо, създайте нови екипни събития, прикачете видео връзки за конферентни срещи, конфигурирайте известия за членовете, прикачете подходящи задачи и файлове и задайте крайни срокове.
Освен това инсталирайте безпроблемно приложението, от което се нуждаете, във вашия работен процес с Twake. Всяко приложение е независимо от файлове, календари и дискусии. Можете да работите със същия документ във всякакъв формат като Google Doc, Libre Office, MS Office и др.
Базата данни на Twake е криптирана и следователно вашите файлове са защитени. Освен това имате властта да решавате кой има достъп до файловете. Всички ваши данни и файлове се съхраняват сигурно във Франция. Той е в съответствие с GDPR и позволява сигурни трансфери чрез HTTPS/SSL криптиране.
Започнете да използвате тази платформа за управление на проекти безплатно с ограничени функции или предварителни планове, за да се възползвате повече.
Wekan
Друг безплатен софтуер за управление на проекти с отворен код в този списък е Wekan с канбан дъската. Kanban board е непобедим инструмент, който поддържа работата ви организирана, като поддържане на списък със задачи, работа в екип, планиране на ваканции и преглед на текущото състояние на проекта.
Wekan ви помага да подобрите производителността, като освобождавате време, за да се съсредоточите върху елементите, които са най-важни. Има опция за инсталиране с едно кликване на вашия компютър или сървър. Wekan се използва в много страни и се предлага на 63 различни езика.
Този инструмент има потребителски интерфейс в реално време, който ви позволява да управлявате всичко. Освен това поддържа различни платформи. За да имате Wekan на вашия компютър, имате нужда от основни изисквания.
Би помогнало, ако имате 64-битов Linux Snap или Sandstorm/Windows/Mac, процесори, където съществуват MongoDB и Node.js, минимум 1 GB свободна RAM за Wekan, системен сървър с 4 GB RAM и достатъчно дисково пространство.
ProjectLibre
Ако търсите инструмент за решаване на вашата управленска работа, ProjectLibre е отличен вариант!
Това е алтернатива с отворен код за Microsoft Project и поддържа Mac, Windows и Linux и може да отваря файлове на MS Project. Той също така предоставя опции за управление на множество проекти за екипи.
ProjectLibre може да бъде преведен на 29 езика и можете да превключите езика от падащото меню. Той предлага функции и предимства като диаграми на Гант, PERT диаграми, мрежови диаграми, RBS/WBS диаграми, оценка на спечелената стойност, хистограми на ресурсите и др.
Постно време
Както подсказва името, Постно време предлага „леко“ управление на проекти, което би се харесало на новатори и стартиращи фирми. Той е проектиран да работи безупречно от идеята за проекта до крайната доставка. Този инструмент с отворен код е написан на PHP и JavaScript и използва базата данни MySQL.
Списъкът с функции включва канбан дъски за управление на задачи, изгледи на календари и таблици, диаграми на Гант за управление на важни етапи и Lean Canvas за изследователски табла. Освен това предлага управление на график, табла за управление на проекти, ретроспективи, отчети, двуфакторно удостоверяване и множество потребителски роли.
Можете да интегрирате Leantime със Slack, Zulip и Mattermost; и експортирайте задачи, етапи и графици в CSV. Той използва локална файлова система или AWS S3 за съхранение на файлове и този инструмент е наличен на английски, руски, испански и холандски.
Заключение 👩🏫
Софтуерът за управление на проекти ви помага да ускорите работния си процес, да насърчите по-добра комуникация, да спестите време и пари. Надявам се, че обсъдените по-горе инструменти с отворен код и безплатни инструменти за управление на проекти ви помагат да постигнете тези предимства, за да завършите успешно всеки проект.
Като алтернатива, ако все още не сте готови за самостоятелно хоствано внедряване, можете да опитате управлявани решения за управление на проекти, като понеделник.