Проследяването на разходите е процес на водене на бележки за това къде отиват вашите пари.
Колко често следите разходите си?
Почасово, ежедневно, месечно, тримесечно или годишно? В началото може да изглежда като огромно количество работа, но с времето ще разберете значението й.
Грижата за нашите финансови ресурси е от изключителна важност и започва още от дните ви в колежа. За някои започва още преди това. В наши дни е необходима само една медицинска сметка, която може да доведе хората до ръба на фалита.
Проследяването на разходите месечно и годишно е препоръчителният метод за собственици на фирми и физически лица.
Съдържание
Значение на проследяването на разходите
- Поддържайте навиците за харчене: Проследяването на разходите ще ви помогне да идентифицирате, ограничите или премахнете вашите навици за прахосничество. Освен това ще ви помогне да вложите парите си там, където трябва.
- Предотвратяване на преразхода: Проследяването на разходите ще предотврати явното преразходване, като ви принуди да създадете месечен бюджет. Харченето на приходите ви според бюджета, определен от вас, е полезно в дългосрочен план.
- Контрол върху финансите: Ако сте постоянно задлъжнели, това вероятно е защото не контролирате разходите си. Проследяването на разходите ще ви даде свободата да влагате парите си в продуктивни неща.
Да приемем, че сте пазарували с приятелите си през уикенда. Тогава осъзнахте, че в крайна сметка сте купили неща, които не искате. Направил си го само заради натиск от връстници. Вместо това инвестирането на тези пари в себе си чрез закупуване на книга за самопомощ или записване в някакъв хоби клас може да е било полезно.
Защо да се фокусирате върху проследяването на разходите в бизнеса?
От съществено значение за лицата, притежаващи малък и среден бизнес, е да следят разходите. Освен това е необходимо личните разходи да бъдат отделени от бизнес, тъй като компанията е независима единица. Вашият бизнес може да е вашата страст и трябва да се третира като такъв, тъй като:
- Това ще ви предпази от неприятности: вашият бизнес има право на правна защита, която вие като човек може да нямате. Ако вашите разходи не са отделни, вие противоречите на тези предложения, оставяйки себе си отговорни, ако клиент заведе дело. В този случай вашите активи може да са застрашени.
- Подготвя ви за данъчния сезон: няма да се налага да търсите сметки и касови бележки в шкафа или таблото на колата си. Освен това, когато пътувате извън града за бизнес среща, можете да поискате определена сума за направени разходи. Някои бизнес разходи не се облагат с данъци и могат да бъдат заявени като разходи за бизнес срещи. Работата на вашите счетоводители също ще бъде по-лесна, тъй като ще бъде лесно да се разграничат облагаемите неща от необлагаемите.
- Преброяването на печалбите ще стане лесно: ще можете да извиквате числата на печалбите си правилно без предположения, когато клиентите поискат. В крайна сметка това ще помогне за поддържането на бюджета на компанията чрез отразяване на разходите.
Един от начините за проследяване на бизнес разходите е чрез използване на приложения за проследяване на бизнес разходи. Приложение за проследяване на разходи ви помага да поддържате своевременен и точен запис на вашите разходи, като следвате разписки и сметки. Някои приложения се свързват директно с вашата банка и кредитни карти, спестявайки ви време, като избягвате ръчна работа.
Нека сега разгледаме някои от най-добрите приложения за проследяване на разходите за вашия бизнес.
Zoho Expense
Zoho предлага едно от най-добрите приложения за проследяване на разходите. Неговият UI/UX е много задоволителен за клиентите, предлагайки широка гама от решения. Zoho гарантира, че няма непроследени разписки и ги съхранява цифрово. Можете също така автоматично да препращате разписките си по имейл. Дори ако вашият бизнес е в чужбина, Zoho ви позволява да въвеждате разходите си в различни валути.
Тук можете да създадете персонализирана страница за разходи и да позволите на служителите си да разделят разходите. Ако вашият бизнес изисква много пътувания, вашите разходи за пробег могат да бъдат проследени със Zoho със 100% точност. По този начин можете да ограничите разходите си.
Съвместим е с всяка платформа, включително Android и iOS. Zoho предлага на начинаещите 14-дневна безплатна пробна версия.
Уолстър
Wallester е една от най-популярните платформи за проследяване на корпоративни разходи. Той предлага универсално решение за всички нужди на бизнеса, като проследяване, записване, споделяне на методи на плащане, настройка на нови методи на плащане и много други.
Можете да издавате нови виртуални разплащателни карти на вашите служители за целите на корпоративните разходи по всяко време и навсякъде. Неговата стабилна система за уведомяване винаги ви държи в течение за разходни дейности в реално време.
Освен това можете да разрешите тегленето на малки пари в брой да замени офисната заключваща кутия за дребни пари, която е изключително несигурна и неудобна.
Като бизнес мениджър или заинтересовано лице можете да вземате решения в реално време за покупки и разходи, като деактивирате картата от своя страна. Да не говорим, че можете също да създавате виртуални карти за конкретни проекти и да разпределяте достъп до множество членове на екипа.
Разработчикът също така работи върху нова функция, наречена проследяване и качване без разходи. Тази нова система за напомняне за проследяване на разходите ще напомня редовно на служителите да качват разписки, фактури, ваучери и др.
Инструментът за проследяване на разходите на Wallester работи онлайн чрез уеб браузъри и на мобилни телефони и в момента предлага безплатни пробни версии. Следователно, проверете го, за да разберете дали това е правилният инструмент за наблюдение на разходите за вашия бизнес.
Precoro
Бизнесите, които искат да получат пълна видимост на организационните разходи, могат да разчитат на Precoro. Този ефективен софтуер за управление на разходите предлага информация за оперативните разходи и гарантира правилното използване на бюджета.
Можете да автоматизирате работния процес на одобрение с този софтуер, който не само ще спести вашето време, но и ще спести време за повишаване на ефективността. Проследяването на фактури, разписки и искания за възстановяване става лесно с тази платформа. Можете дори да интегрирате Precoro с вашия счетоводен инструмент за двупосочна синхронизация на данни.
Този софтуер ви позволява да създавате правила за харчене, така че никога да не надвишавате бюджета си. Неговото табло за управление в реално време е идеално за визуализиране на общите ви разходи. Освен това компаниите могат да получат задълбочени отчети за различни категории.
За да изградите безпроблемен работен процес, можете да го интегрирате с QuickBooks, Xero, NetSuite, Amazon Business Punch-in и Slack. Моделът на ценообразуване също е напълно прозрачен и се предлага с 14-дневен безплатен пробен период.
Divvy
Divvy е цялостно решение за управление на разходите за вашия бизнес. Платформата има някои уникални функции, които я правят правилният избор за всеки бизнес. С Business Credit можете да получите достъп до финансиране от всякакъв размер. Трябва само да кандидатствате за кредитна линия в рамките на няколко минути и да започнете да харчите с помощта на карти Divvy.
Управлението на разходите става доста лесно, защото можете да категоризирате всяка покупка, направена с карти Divvy, с няколко кликвания. Така че няма нужда от ръчно отчитане на разходите в компанията.
След като изградите бюджета за вашата компания чрез Divvy, можете да получите проследяване и контроли в реално време, за да поемете пълен контрол върху бюджетите на вашата компания.
Най-хубавото на този софтуер за проследяване на разходите от световна класа е, че е напълно безплатен за използване. Няма скрити такси. Освен това можете да получите толкова физически и виртуални карти за вашите служители, колкото е необходимо. Наградите от Divvy за вашите разходи го правят още една причина да изберете тази платформа.
Кажете сбогом на традиционните отчети за разходите и кажете здравей на тази усъвършенствана система за проследяване на разходите.
Плео
Pleo е финтех стартъп, който управлява разходите на бизнеса с помощта на карти Pleo: кредитни и дебитни карти. Можете да организирате разходите си, като щракнете върху няколко бутона на екрана.
Можете да интегрирате Pleo заедно с други счетоводни инструменти. Тя ви позволява да зададете вашите лимити на разходите, да ги персонализирате по всяко време и да предложите най-добрите практики за харчене. Освен това, веднага щом бъде извършено плащане от вашата Pleo карта, ще получите известие и този разход ще бъде добавен.
Pleo е приложение за малки и средни предприятия и има три различни ценови диапазона. Pleo освобождава от натоварването ви от несравнима и досадна ежедневна работа и ви позволява да се съсредоточите върху бизнеса си.
FreshBooks
FreshBooks е приложение за проследяване на бизнес разходи, което помага за проследяване на разходите за малки и средни предприятия. Вашият акаунт ще се актуализира всеки ден чрез свързване на вашата банкова сметка и кредитна карта.
Той има функцията да взема необходимите данни от изображението, което качвате на всяка сметка или разписка. Можете също да съхранявате разписките си във Freshbooks. Така че имате всичко по време на подаването на данъчна декларация. Докато сте в проект, вашият екип може да разбере своите разходи, а също така техните разходи могат да бъдат наблюдавани от вас.
Помага ви да проследявате количеството работа, извършена през деня, отвсякъде. Трябва само да се съсредоточите върху поддържането на вашия бизнес, тъй като всичко е автоматизирано.
Предлаганата цена е минимална за различните планове, но приложението е полезно в дългосрочен план, независимо от цената.
Мента
Можете да видите целия си финансов живот чрез Mint. Mint ви предлага персонализирани решения, персонализирайки вашето изживяване при проследяване на разходите и разходите.
Всички ваши дължими плащания по сметки и месечни разходи могат да бъдат интегрирани в Mint заедно с други приложения. Позволява ви да не пропускате никаква сума и да проследявате къде харчите парите си.
Приложението ви позволява да зададете бюджета си, като гарантира, че го спазвате, като изпраща навременни известия, ако е преразходван. Той също така дава препоръки за спестяване на пари и възможно по-бързо постигане на вашите финансови цели.
Процесът на откриване на акаунт е безопасен и защитен и е достъпен на всички устройства.
Оскъпявам
Expensify позволява на своите потребители да водят запис на неограничен брой разписки. Като синхронизирате вашите акаунти с Expensify, ще ви остане много малко работа през този данъчен сезон. Можете също така да зададете персонализирани данъчни ставки за определена разходна политика.
Ръчното качване на вашите разходи е остаряло. Тук всички ваши сметки и разписки се сканират автоматично само с едно кликване. Освен това, ако сте отегчени от всички тези процеси, можете допълнително да изберете карта Expensify вместо касови бележки.
Можете да опитате безплатната версия, тъй като е лесна за използване и ви предоставя път да мислите в правилната посока за вашите бизнес разходи. Помага ви да проследявате разходите, докато се движите, у дома или в офиса си.
Пейка
Приложението Bench действа като ваш виртуален счетоводител. В Bench софтуерът и човешкият мозък са сдвоени. Основният фокус е върху малките предприятия и предприемачите, които изготвят финансови отчети за своя бизнес.
Екип от всеотдайни експерти поема всичко, а с вас се свързват само ако нещо е необходимо. Счетоводството се извършва ежемесечно и прави вас и вашия бизнес финансово готови за данъци. Специализираният експертен екип е бърз и надежден.
Приложението ви позволява да се съсредоточите единствено върху управлението на вашия бизнес, без да се притеснявате за данъчните режими. Това е един от най-добрите използвани софтуери. Цените са достъпни, а в началото е предоставена и пробна версия, за да разберете по-добре приложението.
В кутия за обувки
Shoeboxed е приложение, което предоставя на своите потребители услуги за дигитализация. Той има за цел да дигитализира действителните приходи, намалявайки човешките грешки. Той също така поддържа интегрирането на различни приложения за улесняване на работния процес.
Приложението обработва данъчни декларации, съхранява сканирани разписки и сметки и предоставя отчети за разходите. Съхраняването на основни документи в архивната папка е полезно при спешна нужда.
С помощта на това приложение можете да създадете онлайн списък на вашия екип и да го актуализирате. Поддържа се както на Android, така и на iOS платформи. Неговата функция за точно проследяване на пробега се използва, когато сте на бюджетно пътуване.
Dext
Dext е приложение за проследяване на бизнес разходи, което иска да останете без хартия и да извършвате минимална документация. Улеснява работата с номера и документи, като става цифров с вашите акаунти.
Dext ще извлече основни данни и ще ги съхрани в паметта си, като качи сметки, разписки или фактури. Той има над 95% точност при попълване на документите и спестява вашето време и усилия. Това ви оставя значително време за развитие на бизнеса ви.
Качете вашите данни от всяко място и от всяко устройство. Той предлага и налага над 30 интеграции за поддържане на вашия работен процес. Приложението е проектирано така, че е лесно за разбиране. Можете да получите своя безплатен пробен период сега, ако вашият бизнес е малък или сте амбициозен бъдещ бизнес ентусиаст.
съгласен
Concur ви помага да се развивате като бизнес професионалист, тъй като приложението непрекъснато расте и добавя нови функции. Тук, като промените настройките според вашите нужди, можете да накарате приложението да се адаптира към вашите начини.
Можете да изчислите ROI на вашия бизнес с висока точност. Има достъпно табло за управление, което ви позволява да видите всичките си разходи на една страница. Можете да правите промени в бюджетите си и да ги контролирате по всяко време и навсякъде.
Можете също така да разгледате демонстрацията на работата на приложението, която е доста проста. Concur ви позволява да вземате цялостно финансови решения, подкрепени от солидни данни. Оказва се, че е от голяма полза за собственици на малък бизнес и млади стартиращи фирми.
Удостоверявам
Certify предоставя страхотна информация за управлението на разходите. Този инструмент е лесен за създаване и обработване на отчети и възстановяване на средства. Трябва само да качите снимка на вашите разходи и отчетът се създава автоматично.
Той е идеално изграден за глобален бизнес, тъй като се предлага на над 60 езика и 140 валути. Можете да интегрирате вашите бизнес кредитни карти и правила с приложението и да персонализирате всяко нещо според вашия бюджет.
Тук също се поддържат интеграции с голямо разнообразие от приложения, така че работата ви да не спира. Приложението се поддържа на всички устройства и има безпроблемна производителност и висока удовлетвореност на потребителите.
MMC разписка
MMC Receipt е приложение за проследяване на разходи и сканиране на разписки. Приложението бързо сканира сметки и разписки в различни валути с висока прецизност на данните.
Няма ограничение за качване на касови бележки и брой потребители. Не е нужно да се притеснявате за мястото за съхранение, тъй като приложението има неограничено съхранение в облак и ви позволява да съхранявате без ограничения.
Настройването на функция за многоетапно одобрение дава допълнителен тласък на вашия бизнес. Той оценява дали заснетите данни са готови за експортиране или не, като помага за подобряване на способността ви за вземане на решения.
Можете също така да разгледате демо версията, за да разберете по-добре функциите на приложението и да изпробвате безплатната му версия.
Everlance
Everlance направи управлението на бизнеса основен приоритет на собствениците на бизнес, като автоматизира максимален брой неща. С един ник на екрана можете да сортирате и управлявате разходите си. Персонализирайте вашите лични и бизнес разходи на тази платформа и бъдете без тежести през данъчния сезон.
Прехвърлянето на данни е защитено и организирането на облачно съхранение е лесно. Свържете няколко визитки наведнъж, за да спестите време и усилия за управление на разходите. Предложенията, свързани с данъчни облекчения, са неговата отличителна черта. Можете да спестите данъците си, като предоставите навременна и точна информация.
Екипът за поддръжка на клиенти е на ваше разположение седем дни в седмицата за всякакви въпроси. Можете да изберете безплатната му версия, за да опитате, където предоставя много функции. Освен това можете дори да създадете свой персонализиран шаблон според вашите нужди.
Вълна
Wave е по-фокусиран върху подхранването на малкия бизнес до пълния им потенциал. Има високотехнологичен софтуер, който е лесен за работа и сигурен за управление на вашите разходи.
Той също така ви позволява да проследявате печалбата и загубата си в реално време и ви държи готови за данъчния сезон. Софтуерът е безплатен за използване неограничено време без ограничения и скрити такси.
Единственото нещо, което трябва да имате, докато имате достъп до приложението, е интернет връзка. Поддържа се на всички устройства и е относително лесен за използване. Превключването на данни от различни приложения и уебсайтове е достъпно дистанционно.
Veryfi
Veryfi помага на малките предприятия да растат по-бързо от всякога. Приложението служи на своите клиенти и има неизползван потенциал за растеж.
Тук можете да оцените вашите разходи по проекта или бизнес разходи преди началото на проекта. Данните се въвеждат автоматично в приложението и не е необходимо да се извършва ръчна работа. Можете да преглеждате месечния отчет по всяко време и навсякъде, тъй като е достъпен 24/7.
Предлага се на всички устройства и във всички платформи. Можете да синхронизирате имейла си с Veryfi за по-лесно извличане на сметки и разписки. Има широк набор от други приложения и приложението се използва в различни области.
Заключение
Отминаха дните на намиране на добър счетоводител за вашия бизнес за подаване на данъчни декларации. Всичко, от което се нуждаете, е приложение за проследяване на бизнес разходи и нищо друго. Изборът на правилното приложение за растеж на вашия бизнес и ефективно управление на разходите обаче е също толкова важен. Използването на тези приложения във вашия бизнес ще ви остави достатъчно време, усилия и енергия за вас и вашето семейство.
Ето някои инструменти за помощ при управлението на ресурсите и управлението на Active Directory и Office 365 за вашия бизнес.