Срещите без дневен ред са основната причина за непродуктивните сесии. Нека променим играта с тези шаблони за дневен ред за продуктивни срещи.
И така, живеете в общ живот, но не сте присъствали на безсмислени срещи? Шегуваш ли се? Всички сме били част от няколко срещи, на които или не получаваме шанс да допринесем, или нямаме никакви намеци за дискусията.
Следователно се връщаме на нашата маса без конкретни резултати и непродуктивни часове. За щастие все още можете да внесете положителна промяна в срещата си чрез дневния ред.
Днес в тази статия не само ще ви помогна да разберете какви са дневните редове на срещите, но също така ще ви дам някои от най-добрите шаблони за дневен ред на срещите, за да извлечете максимума от вашата среща. Нека не отнемаме много време сега и да започнем продуктивността.
Съдържание
Какви са ползите от документирането на дневния ред на срещите?
Преди да се спрем на ползите от документирането на дневния ред на срещите, позволете ми да ви кажа какво представляват дневните редове на срещите. Дневният ред на срещата е кратък план или план на срещата, споделен от организатора с всички участници. Дневният ред на срещата помага на екипа да определи ясни очаквания за срещата, на какви въпроси трябва да се отговори и др.
И така, връщайки се на въпроса, какви са ползите от документирането на дневния ред на срещите? Ето няколко предимства от документирането на дневния ред на срещите.
Всеки може да допринесе
Основното предизвикателство на всяка непланирана среща е, че не всички участници могат да продължат да говорят на срещата. Това може да се дължи на различни причини; или не знаят какво да говорят, или другите не им дават да говорят. Но нещата могат да се обърнат, ако документирате срещата си. Тъй като документацията на срещата позволява на всички участници да знаят защо, как и кога е срещата.
Оптимизирайте времето
Документацията за срещата не се състои от нищо конкретно за времето. Но все пак може да помогне срещата да остане кратка и продуктивна. Той насърчава членовете на екипа да разберат целите на срещата преди това и разрешава всички обърквания. Освен това документацията за срещата помага да се избегнат разговори извън темата, което спестява време.
Може да бъде в крак с дискусията
Основната характеристика на документирането на срещите е добре категоризираните и организирани данни. Благодарение на тези характеристики, участниците в срещата могат лесно да бъдат в крак с дискусиите и да дават своите точки, тъй като знаят какво следва и кога могат да говорят.
Поддържайте запис на дискусията
Срещите са съществен елемент от всеки бизнес и предприятие. Може да се наложи да присъствате на две или повече срещи на ден, а понякога дори и на една. Но можете ли да запомните всяка точка и план, направени на срещата?
Следователно документацията за срещи може да ви помогне да водите всички важни бележки по организиран начин. Освен това документацията от срещите може да се използва по-късно и за споделяне на резюмето на дискусията с отсъстващи участници.
Как шаблонът за дневен ред на среща може да ви помогне да организирате и рационализирате срещата?
В момента, в който разберете какво представлява дневният ред на срещата и какви са ползите от нея, със сигурност ще бъдете любопитни да знаете как да съставите дневен ред на срещата. Но планирането на дневен ред за среща не е толкова просто, колкото едноминутно „Направи си сам“. Но интернет обаче направи повечето сложни задачи лесни.
Следователно, вместо сами да планирате дневен ред за среща, винаги можете да изберете онлайн шаблони за дневен ред за среща. Тези предварително разработени шаблони, които очертават причините и структурата на срещата, имат няколко предимства. Основните предимства на използването на шаблони за дневен ред на срещи са обсъдени по-долу.
Рационализиране
Шаблоните за дневен ред на срещата ви помагат да съставите продуктивен дневен ред на срещата, като допълнително рационализирате срещата си чрез прилагане на ясно ръководство за всички присъстващи на срещата. Тези шаблони включват всички необходими теми и действия, които да бъдат обсъдени на срещата.
В резултат на това присъстващите не трябва да мислят за всички основни точки в последния момент. Вместо това те могат да се подготвят още преди с помощта на документация.
Пестене на време
Подготвянето на дневен ред на срещата не е лесно. Освен че мислите за всички съществени ключови точки, вие също трябва да организирате и категоризирате дневния ред в специфична форма, за да избегнете пропускането на подходящи теми.
Тук на помощ идват шаблоните за дневен ред на срещите. Шаблоните за дневен ред на срещи вече имат добре организирани и категоризирани данни. Трябва да добавите само основните точки в тях и тази функция не само спестява вашето време, но също така ви позволява да покриете всички теми, без да отделяте много време.
Многобройни опции
Както знаем, не всички срещи са еднакви. Така че дори дневният ред на срещата не може да бъде същият. Но все пак не е нужно да се притеснявате, тъй като няколко онлайн платформи предлагат множество типове шаблони за дневен ред на срещи.
Независимо дали търсите консултация 1:1 или имате екип, можете да намерите и организирате срещата си чрез онлайн шаблони за дневен ред за секунди. Дори планирането на проекти става по-лесно с помощта на правилните шаблони за срещи.
Според скорошно проучване около 83% от служителите прекарват до 33% от работната си седмица на срещи, а средният служител прекарва най-малко 3 часа работа на срещи. Тези цифри са повече от достатъчни, за да кажат колко време отнемат срещите.
В допълнение към това, тези много часове също могат да отидат напразно, ако срещите не донесат желания резултат. Ето защо е от съществено значение да имате добре организиран дневен ред на срещата, за да спестите време и да имате продуктивен резултат. Ето някои от най-добрите шаблони за дневен ред на срещи, на които можете да разчитате за следващите си срещи.
Хюго
Когато търсите шаблони за дневен ред на срещи, винаги ще виждате Hugo в горната част. Не е заради добрата маркетингова стратегия, а и заради техните услуги. Hugo предлага повече от 80 безплатни шаблона за дневен ред на срещи, направени от опитни хора. Можете да намерите шаблони за различни срещи като идеи за рекламни кампании, срещи с всички участници, основни протоколи от срещи и др.
Шаблоните за дневен ред на срещи от Hugo поддържат Word и Google Docs. В допълнение към това можете да ги използвате и във Fellow. Hugo предоставя шаблони в 13 различни категории, включително гъвкави шаблони за срещи, срещи един на един, шаблони за срещи и т.н.
Hugo идва с много повече допълнителни функции за потребителите. Например, Hugo позволява на потребителите да си водят бележки, да подготвят дневен ред за срещи съвместно, да синхронизират календари и др. Hugo е удобен за потребителя сайт. Следователно можете да свикнете с него за част от времето.
Хюго е свободен. Винаги обаче можете да изберете премиум версията за повече функции.
Canva
Това е популярно приложение, което повечето от нас използват ежедневно. Но знаехте ли някога, че нашето любимо приложение за редактиране Canva също може да ви помогне да изградите перфектен дневен ред за срещи? Ако не, няма притеснения; сега знаеш.
Canva е мощно приложение с няколко шаблона като покани, публикации в социални медии и какво ли още не. Но шаблоните за дневен ред на срещата добавят черешката на тортата. Canva предлага десетки безплатни шаблони за дневен ред на срещи, които могат лесно да се използват, редактират и отпечатват.
Можете да намерите както официални, така и неформални шаблони в приложението. Освен това, Canva предлага и адаптивни шаблони за представяне на дневен ред, които могат да ви помогнат да направите срещата си още по-автентична и продуктивна. Тъй като вече сме запознати с Canva, използването на този сайт не би било толкова трудно за никого.
Асана
Търсите ли шаблони за дневен ред за срещи, които покриват всички нужди на вашия офис? Асана може да ви спаси. Asana е безплатен онлайн уебсайт, който може да вдъхне живот на вашите срещи и да ги направи по-продуктивни и вълнуващи.
Това е лесен за използване уебсайт с най-добрите шаблони за дневен ред за срещи. Шаблоните на този сайт намаляват тежестта ви, тъй като тези шаблони включват всички основни теми и точки, които трябва да бъдат обсъдени на среща.
По отношение на видовете, Asana предлага както основни, така и разширени шаблони. Тук можете да намерите добре структурирани шаблони за дневен ред на срещи, базирани на конкретни видове срещи. Независимо дали търсите срещи за стартиране на проекта, срещи за екипна мозъчна атака, срещи в цялата компания или друг тип шаблон, Asana може да улесни работата ви за секунди.
Smartsheet
Smartsheet е безплатен онлайн уебсайт, който предлага няколко шаблона за дневен ред на срещи. Сайтът предлага добре организиран и изчерпателен списък, което прави търсенето ви лесно и по-трайно.
Този сайт включва различни типове шаблони за дневен ред на срещи като класически шаблони за дневен ред за срещи, шаблони за дневен ред на конференции, шаблони за дневен ред за неформални срещи, шаблони за дневен ред за срещи на борда и други.
Освен няколко шаблона, Smartsheet е удобен инструмент за бизнеса, тъй като този сайт предлага много допълнителни функции като сътрудничество в реално време, автоматизиран работен процес, по-добра видимост и др. Като цяло можете да заключите, че Smartsheet е перфектен помощник за срещи.
Trello
Trello е популярен и надежден уебсайт и приложение. Trello се счита за перфектния мениджър на проекти. Тази платформа ви помага да организирате задачи, да управлявате проекти и др. По отношение на шаблони, Trello предлага множество шаблони за дневен ред на срещи, които могат лесно да се използват и персонализират.
Освен това Trello също така позволява на своите потребители да качват изображения и документи, за да управляват работата си по-ефективно. Освен това можете също да си сътрудничите с членовете на вашия екип направо от сайта, за да споделите дневния ред на срещата и да ви спаси.
Миро
Намирането на една платформа за всички нужди на вашия офис е люлка за котка. Но Миро има всички тези характеристики. Miro е безплатен уебсайт с няколко шаблона за дневен ред на срещи и разширени функции.
Основният шаблон на Miro е дневният ред на срещата на екипа. Този шаблон включва всички основни данни, които по-късно могат да бъдат използвани за вземане на разумни решения относно компанията. Шаблоните за дневен ред на екипни срещи могат да ви помогнат да прегледате напредъка, да споделите подходящи актуализации на проекта, да разпознаете индивидуалните усилия и др.
Шаблонът за дневен ред на срещата на екипа се счита за мощен шаблон. Този шаблон може лесно да се персонализира за всеки друг отдел, като маркетингови кампании, планиране на спринт и т.н.
Атласиан
Ако търсите продуктивен шаблон за дневен ред за срещи на всички, търсенето ви може да завърши със следния сайт. Atlassian е безплатен уебсайт, който предлага множество типове шаблони за дневен ред на срещи. Но този сайт е най-известен със своя шаблон за дневен ред за срещи на всички.
Срещите на всички се считат за едни от най-критичните срещи във всяка организация. Имайки това предвид, този сайт ви предлага най-добрите шаблони за дневен ред за срещи, които предоставят прозрачен и свързващ формат.
Този шаблон от Atlassian включва everAtlassiany тема за дискусия. От цели до акцент върху определен отбор, този шаблон няма да разочарова срещата ви от каквито и да е условия. Шаблонът за дневен ред за срещи на Atlassian предоставя продуктивен и задълбочен формат на дневен ред, който всеки бизнес трябва да избере.
Заключение
Срещите са съществена част от организацията. Той позволява на членовете на екипа да знаят своите цели, текуща позиция, планове и други фактори на компанията. Но каква е ползата от прекарването на часове в срещи, ако присъстващите се върнат с „Каква е ползата от тази среща?“
Това кара една компания да използва шаблони за дневен ред на срещи. Днес в този блог говорихме за някои от най-добрите шаблони за дневен ред на срещи, които не само могат да направят вашата среща продуктивна, но и да й вдъхнат живот.
Можете също така да разгледате някои от най-добрите приложения за отдалечени срещи за Slack и Teams.