Разрешавате ли редовно множество съмнения или запитвания за вашия онлайн софтуер?
Ако отговорът е ДА, може да имате работа с потребители, които тепърва ще разбират вашия продукт и ще изследват пълния му потенциал.
Постоянното получаване на въпроси относно вашия софтуер може да заеме много честотна лента на поддръжката, което води до често прекъсване на работата на оператора. За да помогнете на вашия екип за поддръжка да избегне този сценарий, можете да опитате да създадете своята онлайн софтуерна документация.
Съдържание
Какво е онлайн документация?
Онлайн документацията действа като ръководство, което помага на потребителите да разберат какво представлява продуктът и обяснява неговите характеристики стъпка по стъпка. Той дори помага на потребителите да разберат възможните начини, по които продуктът може да им помогне в пълния си потенциал.
Можете да добавяте изображения, видеоклипове, GIF файлове на продукти и други, за да покажете как различни функции на продукта могат да бъдат активирани и управлявани. Онлайн документацията за софтуерни решения може да варира в зависимост от сложността на въпросния продукт. За някои документацията може да изглежда като раздел с често задавани въпроси, докато за други може да изглежда като задълбочено разглеждане на продукта.
Как работи онлайн документацията?
Има много начини, по които работи инструментът за онлайн документация. Ето бърз списък, който да ви помогне да прецените как може да бъде полезен, след като бъде внедрен.
- Работи като централна система за съхранение: Можете да защитите цялата информация, свързана с продукта, и да създадете централен достъп за клиенти и екипи за поддръжка, към които те могат да се обърнат, когато имат съмнения относно функция или как работи.
- Спестява време и енергия: Когато създадете централно хранилище на продуктова информация, помагате както на клиентите, така и на представителите за поддръжка да спестят време и енергия в търсене на правилното решение. Можете дори да избегнете честото изгаряне и да помогнете на екипите за поддръжка да се съсредоточат върху неотложни проблеми с поддръжката.
- Насърчава ангажираността и задържането: Инструментите за софтуерна документация също ви помагат да поддържате клиентите ангажирани с марката през цялото им пътуване. Клиентите могат да избегнат търсенето на отговори около продукта или неговата функционалност в интернет. Те ще се върнат към ресурса, който сте разработили, и ще останат свързани с марката. Това е чудесен начин да ги държите ангажирани с марката и в същото време да ги задържите.
- Предлага задълбочени познания за продукта: От настройката до всички функции, можете да ги намерите с онлайн документация. Можете дори да разберете кога е пусната новата версия и как се различава от предишната. Той помага на потенциалните клиенти в процеса на вземане на решения, тъй като те също така включват случаи на употреба и казуси от различни индустрии.
- Подобрява обслужването на клиенти: Едно от най-големите предимства на наличието на онлайн документация за вашия бизнес е подобряването на обслужването на клиентите. Можете да помогнете на вашия екип да спести време и да насочите клиентите към решение, което отговаря на техните въпроси, без да чакат на опашки или да очакват имейл.
Как да изберем правилното решение за онлайн документация?
Простото разбиране на онлайн документацията и как тя работи за една организация няма да ви помогне да изберете най-добрия инструмент. Но следният списък с критерии може. Ето кратък списък с неща, които един бизнес трябва да търси, когато избира инструмент за онлайн документация.
#1. Интуитивен редактор
Един прост, но богат на функции редактор е задължителен, когато търсите инструменти за софтуерна документация. Разберете, че не един, а много хора може да редактират една статия в един и същи изглед. Затова е важно всеки да види кой каква промяна прави в статията.
#2. Интелигентно търсене
Опцията за търсене е забележителна функция за всяка платформа за документация. Нищо не е по-катастрофално от посетител, който напусне вашата онлайн документация разочарован след няколко минути, защото не може да намери правилната информация или продукт, дори ако ги имате на склад. Функцията за интелигентно търсене ще спести време на потребителите и ще им помогне бързо да намерят отговори. Търсенето трябва да бъде подкрепено с тагове, свързани ключови думи и др.
#3. Задълбочен анализ
От съществено значение за всеки бизнес е да идентифицира как се представя неговата онлайн документация сред клиентите/потенциалните клиенти. Ето защо е важно да проверите дали вашият софтуер за база знания ви помага да проследявате следните показатели:
- Посещения на страницата
- Най-посещавани статии
- Неуспешни търсения
- Отговори за обратна връзка към всяка статия
- Степен на отпадане
- Средно време, прекарано в статии
- Нови срещу завръщащи се клиенти
Списъкът продължава. Но ако някое от софтуерните решения предлага тези показатели, не се колебайте да изберете опцията.
#4. Сигурност
Активите, добавени към базата от знания, като информация за продукта, неговите видеоклипове и изображения, са от изключително значение за всяка организация. Следователно защитата на тези активи трябва да бъде един от приоритетите, когато търсите най-добрия софтуер за онлайн документация за вашия бизнес. Ето списък с въпроси, които можете да зададете на доставчика на услуги, преди да финализирате продукта:
- Каква е вашата стратегия срещу неоторизиран достъп?
- Използвате ли защитни стени или двуфакторно удостоверяване за защита на данните?
- Спазвате ли поверителността на данните?
Въпроси като тези ще ви помогнат да получите яснота относно това как доставчикът на услуги предлага сигурност на данните на своите потребители.
#5. Версиониране
Платформата поддържа ли версия?
Като продуктов бизнес вие трябва да гарантирате, че еволюцията на продукта е уловена и документирана. Потребителите могат да включат вашия продукт на различни етапи на развитие. Може да се наложи да преразгледат по-старата документация за по-добро разбиране на функцията на продукта. Това не е полезно само за крайните потребители, то е задължително и за екипа за разработка на продукта.
Така че платформата трябва да поддържа версия с времеви печат.
#6. Управление на работния процес
Вашата база знания трябва да ви предлага пълен контрол на достъпа за успешно управление на работния процес. Например, ако сте администратор, това трябва да ви позволи да присвоите роли на хора, които ще имат достъп до софтуера за писане и редактиране. Тези, които пишат статията, трябва да имат ограничен достъп, докато тези, които редактират статиите, ще имат различен контрол.
#7. Персонализиране
Както знаем, персонализирането служи на удовлетвореността на потребителите и доверието във вашата марка. Отнася се и за вашия сайт с документация. Ако потребител попадне на вашия сайт с документи, той трябва да го почувства като част от вашата марка. Платформата трябва да ви даде свободата да персонализирате своя сайт с онлайн документация, не само с лого и фавикон, но и с персонализиран домейн, персонализиран URL адрес и да проектирате вашия сайт с документация.
Ето някои от най-ефективните инструменти за онлайн документация.
Въпреки че съветите как да изберете софтуера за онлайн документация са полезни, би било чудесно, ако имате няколко опции, за да започнете търсенето на най-добрия инструмент в индустрията. Този раздел изследва най-добрите решения, които могат да ви помогнат да изградите пълна онлайн софтуерна документация безпроблемно.
Нека се потопим!
Документ360®
Document360 ви предлага цялостно решение за онлайн документация, което включва, но не се ограничава до просто търсене, мениджър на категории, управление на тагове, шаблони за статии и др. Неговият потребителски интерфейс с плъзгане и пускане ви помага да изброите всички категории и техните подкатегории в реда, който желаете.
Това не е всичко Предлага се с AI-задвижвано търсене, частен хостинг, възможности за създаване на версии, архивиране и възстановяване и др. Богатият редактор е нещо, което трябва да проверите. Можете да избирате между Markdown и WYSIWYG редактор.
Позволява пълно персонализиране на сайтовете с документация, а описанията на статиите ще ви позволят да добавите същината на статията, което помага за бързо търсене и SEO. Той поддържа сътрудничество на следващото ниво с екип от редактори, сътрудници и издатели. Можете също да настроите известия за премахване или актуализиране на остарели статии.
Той се интегрира с широк набор от технологии за помощ, chatbot и CRO, като Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack и много други. Освен това можете да се интегрирате с всяка друга платформа, като използвате JavaScript фрагменти.
Планът започва от $99/месец.
Щракнете върху помощ
Clickhelp, инструмент за създаване на помощ, ви помага да създавате софтуерна документация безпроблемно. Това базирано на облак решение е известно с това, че помага на своите потребители да рационализират сътрудничеството между екипа по документация. Това означава, че ще им помогне да проследят промените и да направят допълнителни подобрения след потвърждение за това кой пише и редактира документите.
Той дори ви помага да подобрите съдържанието, като предлага подробна информация за това как се представят статиите чрез отчети. Тези, които имат съмнения относно миграцията на данни от платформи като MS Word, HTML, CHM и други, могат да оставят притесненията си зад гърба. Clickhelp е специализирана в миграцията на данни от тези и други платформи. Нещо повече, простият му потребителски интерфейс прави конфигурацията лесна.
Планът започва от $55/месец.
Сливане
Confluence, подобно на други решения за онлайн документация, помага на потребителите да създават софтуерни документи, които могат да бъдат организирани категорично. Това дърво на страниците прави възможно разширеното търсене, като по този начин помага на клиентите да намират подходящи статии по-бързо.
Освен това можете да откриете, че си сътрудничите вътрешно с други екипи, за да рационализирате коректността и качеството на съдържанието. За рационализиране на вътрешното сътрудничество и защита на активите на съдържанието и потребителските разрешения. Това ще ви помогне да споделите достъпа до акаунта с екипи, които са част от процеса на писане и редактиране.
Платеният план започва от $55/месец.
Нуклино
Nuclino е друг инструмент за софтуерна документация, който вашата организация може да вземе предвид, когато търси най-доброто решение на пазара. Този доставчик на услуги твърди, че помага на своите потребители да вдъхнат живот на съдържанието с творчески активи като изображения, видеоклипове и др. Той дори поддържа функции като автоматично запазване, което ви помага да запазите напредъка на вашето съдържание, докато изграждате вашата софтуерна документация.
Освен това можете да намерите опции като незабавно търсене, които помагат на клиентите да намерят ефективно подходящи статии. Освен това ще намерите неговите 40+ интеграции за доста полезни, тъй като те ще рационализират работата ви и ще планират бъдещи статии за актуализации на продукти и надстройки на функции безпроблемно.
Планът започва от $5/потребител/месец.
DocuWare
DocuWare е популярен със своите забележителни функции като оптично разпознаване на знаци (OCR), което помага на потребителите да преобразуват текста на изображението в данни. Това помага на техните потребители да добавят подходящи данни по-бързо и да ги направят достъпни за своите клиенти.
Можете също така да проследявате версии на съществуващи документи. Те ще ви помогнат да наблюдавате действителното съдържание, публикувано в първоначалната версия, и промените, направени с всяка нова актуализация на продукта.
Прочетете документите
Read the Docs е решение за техническа документация, което позволява безплатно изграждане и хостване на вашите статии за поддръжка около софтуера. Това е вярно; доставчикът на услуги твърди, че предлага услугата си за документиране безплатно. Можете да управлявате ефективно множество версии на вашите документи.
Не е нужно да се притеснявате и за плащане на потребител. Можете да имате колкото се може повече потребители, които да управляват вашата софтуерна документация. Единствената уловка на продукта са рекламите. За да работят безплатно, те използват реклами като източник за подпомагане на своите операции. Потребителите, избрали безплатната версия, може да попаднат на множество реклами, тъй като техните акаунти не са без реклами. Но тези, които предпочитат без реклами, трябва да платят $5/проект.
GitHub
GitHub е широко известен със способността си да помага на разработчиците да регистрират своите дни за програмиране в своите профили. Ако даден профил показва предимно зелено, това означава, че разработчикът е кодирал често и също така актуализира напредъка си. Но не много знаят, че същата платформа предлага и софтуер за документация.
Очевидно те предлагат GitHub страници и дори wiki платформа за създаване на вашето централно хранилище. Но ако го интегрирате с платформи като Jekyll, неговите GitHub страници ще ви помогнат да създадете безпроблемно пълна продуктова документация. Но имайте предвид, че ще бъде предимно публичен, а не частен. Нещо повече, ще ви трябват добри умения за разработка, за да поддържате документацията в изправност.
Платеният план започва от $19/месец.
Whatfix
Whatfix ви помага да създадете пълно дигитално представяне на вашия продукт. Можете да дадете насоки за това как продуктът работи по възможно най-интерактивния начин с това решение. Можете да създадете пълна документация, често задавани въпроси и други с инсталирания софтуер.
Предлага и подробна платформа за анализ. Ще ви помогне да прецените как всеки читател взаимодейства с всяка статия в хранилището, като по този начин ще ви даде повече възможности да ги подобрите за по-добри резултати или дори реализации.
Хартия Dropbox
Ако смятате, че Dropbox е ограничен до съоръжения за съхранение, бихме казали, че помислете отново. Техният инструмент за документиране, Dropbox Paper, е доста популярен като инструмент за съвместно редактиране. Обещава да обедини едновременно създаването и координацията. Той е идеален за създаване на хранилища както за вътрешни, така и за външни цели.
Интересното е способността му да включва изображения, аудио файлове, видеоклипове и други видове реклами в статиите. Единственото нещо, което затруднява много хора да изберат този инструмент, е неговата ограничена способност за папки. Освен това ще бъде безплатно за тези, които вече имат акаунт в Dropbox. Но ако искате отделен абонамент, препоръчително е да се свържете с техния екип.
HelpDocs
HelpDocs също е един от нашите най-добри избори. Това е така, защото, подобно на другите в този списък, HelpDocs също ви предлага възможността да създавате документация, да я хоствате в своите услуги и дори да наблюдавате ефективността на всички статии, които създавате.
Този софтуер предлага и функцията за плъзгане и пускане, която ви помага да класирате статиите въз основа на тяхната важност или последователност в продукта. Дори ви помага да маркирате няколко статии отделно в редактора за писатели или продуктови екипи. Тези маркери ще им помогнат да идентифицират статии, които трябва да бъдат актуализирани за по-добра производителност и потребителско изживяване.
Планът за този инструмент започва от $46/на месец.
Готови ли сте да изберете най-добрия инструмент за онлайн документация?
Притеснявате се, че клиентите не разбират вашия продукт? Какво ще кажете за създаването на софтуерна документация, която им помага да разберат неговата цел, функционалност и функции?
Чрез изграждането на пълна софтуерна документация можете да гарантирате, че клиентите намират всички отговори, свързани с вашия продукт, на едно място. Те също така могат да избегнат ходенето до екипи за поддръжка и да спестят време и енергия. Изграждането на документация от нулата може да бъде досадна задача и ще изисква повече ресурси от ваша страна. В този случай би било чудесно да използвате софтуер за онлайн документация, за да създадете помощни документи за клиенти.
За да ви помогнем да започнете, ние изброихме най-добрите опции, за да започнете пътуването си към избора на най-добрия инструмент за онлайн документация за вашия бизнес. Надяваме се това да помогне!
Можете също така да разгледате как да създадете красива API документация.