Софтуерът за управление на задачи е ефективен за координиране на вашия екип и за ускоряване на вашия проект към завършване.
Той подобрява вашата външна и вътрешна комуникация на работното място и работния процес, въпреки че се трупат нови проекти или приоритетите ви се променят.
Работата е там: с разрастването на вашия бизнес организирането на задачи и тяхното управление стават трудни. Изисква гладко сътрудничество между служители, отдели и екипи, за да се постигне навременна работа.
Това отчет казва, че 80% от всички служители прекарват почти половината от цялата си работна седмица в преработка поради лоша комуникация. Същият доклад подчертава, че 46% от ръководителите на екипи на компанията признават, че завършването на проект в рамките на крайния срок е най-големият им проблем.
За щастие, софтуерът за управление на проекти е изобретен за справяне с тези проблеми!
Докладът също така казва, че софтуерът може да спести средно 498 часа на служители на година. Това означава, че не е нужно да се справяте с разхвърляни табла за управление, скучни електронни таблици, лесни за губене лепкави бележки, трудности при приоритизиране на задачи и търсене и сортиране на имейли.
В тази статия ще ви запозная с някои от най-добрите инструменти за управление на задачи, за да можете да използвате силата на автоматизацията и да управлявате проекти ефективно с ефективна комуникация.
И така, нека започнем лова!
Но преди това,
Съдържание
Какво е софтуер за управление на задачи?
Софтуерът за управление на задачи е организиран инструмент за идентифициране, разпределяне, управление и наблюдение на задачи за вас и вашия екип.
Той идва с интуитивно табло за управление, където можете да видите цялата ключова информация от това колко задачи се изпълняват, нивата на приоритета им, времето за изпълнение и крайния срок за всяка една от тях. Помага ви да коригирате работните графици въз основа на наличността на работа и ви предпазва от объркване.
Има много функции, персонализиране и интеграция, които съвременните мениджъри на задачи ви предоставят, така че можете да завършите проекта си, без да се изтощавате.
Ефективно организиране на задачите
Вашият екип и вие можете да работите едновременно по множество проекти всеки ден. Той включва задачи по проекти, публикации в социалните медии, дейности по човешки ресурси, фактури, счетоводство, насрочване на срещи и списъкът може да продължи безкрайно. Става много по-лесно от това, което сте правили само с химикал и хартия или листове в Excel, по този въпрос.
Бъдете информирани за крайните срокове
Множеството проекти означават множество крайни срокове, което може да създаде объркване. Но софтуерът за управление на задачи го улеснява с ясни крайни срокове, показващи се срещу всяка задача в таблото ви за управление. Можете също така да проследявате напредъка на всяка една от тях и да управлявате всички задачи и подзадачи.
И въпреки че сте забравили краен срок, не се притеснявайте. Това е така, защото много инструменти за управление на задачи идват с автоматични известия за крайни дати чрез имейли, така че вие да предприемете действия, когато все още има време.
Ефективно сътрудничество
Можете да навигирате в идеи с вашите екипи в реално време и да поканите членовете на екипа си да предприемат действия. Не е необходимо срещата да е дълга, за да убиете времето на вашия екип. Можете да правите всичко с елегантното и интелигентно решение, предлагано от софтуера.
И така, сега е моментът да разгледаме нашия най-добър софтуер за управление на задачи.
понеделник
Управлявайте вашите проекти ефективно, от основни задачи до сложно управление на портфолио, с помощта на Monday. В допълнение към всички основни възможности, този инструмент за управление на задачите включва разпределяне на ресурси, основни етапи на проекта, график и управление на риска.
Преглеждайте проектите си с помощта на надеждните диаграми на Гант и управлявайте нещата, променяйте и контролирайте вашите зависимости, базова линия и етапи на всяка стъпка от жизнения цикъл на вашия проект. Преобразувайте прозрения в реални действия и вземайте бизнес решения в зависимост от данните в реално време.
Можете да донесете данни от различни програми и проекти и след това да ги централизирате творчески в един изглед. Актуалните данни на живо ви помагат да управлявате работното си натоварване въз основа на текущия си капацитет и съответно да разпределяте ресурси. Бързо задайте персонализирана автоматизация, за да получавате предупреждения за управление на задачи, одобрения на бюджет и т.н. и да останете актуализирани за текущия статус на проекта.
Съберете всички членове на екипа си заедно в обща платформа и разбийте комуникационните бариери и ги подравнете, за да придвижите проекта си напред с подобрена скорост. Персонализирайте работните потоци с методи като Agile, Sprints, Waterfall и др., въз основа на нуждите на вашия проект.
Можете също така да видите състоянието на проекта с един поглед с техните удобни за потребителя табла, позволяващи ясна визуализация. Monday поддържа мощни интеграции с инструменти като Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier и др. Започнете с този инструмент в понеделник с 14-дневен БЕЗПЛАТЕН пробен период.
ClickUp
Персонализирайте всичко и управлявайте задачите си като професионалист с помощта на богатия на функции инструмент на ClickUp. Помага ви да правите бързи поправки и да разбърквате задачи въз основа на новите изисквания на проекта. Той прави възлагането на задачи и екипната комуникация лесни с чат в реално време.
Можете също да персонализирате ClickUp, за да го направите гъвкав въз основа на вашите нужди с най-малките детайли, които могат да ви помогнат да завършите проекта. ClickUp позволява множество възложители, класифициране на задачи въз основа на приоритет и ви позволява да проектирате работни потоци и след това да ги дублирате, където пожелаете.
Можете да използвате проследяването на времето, за да спрете и стартирате времето, като използвате глобален таймер, вграден със задачи. Преглеждайте задачата си в множество оформления, като изглед на списък, изглед на дъска, изглед на календар, изглед на кутия, изглед на Гант, изглед на формуляр, изглед за вграждане, изглед на дейност, изглед на карта, изглед на таблица, времева линия, мисловни карти и като документ , чат или натоварване.
Използвайте команди с наклонена черта, за да активирате менюта за бърз достъп и да коригирате ефикасно задачите по отношение на техните детайли, да изберете опции за форматиране, да вградите или прикачите файлове и т.н. Получавате също шаблони за задачи за многократна употреба, за да създавате процеси и събития.
Други включени функции са филтриране, търсене и сортиране на задачи; управление на повтарящи се задачи; лента с инструменти за много задачи, дефинирана йерархия, тави със задачи, рендиране с плъзгане и пускане, споменаване на задачи и чернови; подзадачи, контролни списъци, групово разсрочване, управление на портфейли и епоси, поддържа webhooks и др.
ClickUp показва висока наличност до 99,99% за последната 1 година и предлага поверителност и сигурност от висок клас. Той поддържа огромни 1000+ интеграции с инструменти като Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom и др.
Wrike
Подобрете навременната си доставка и опростете натоварването, като използвате Wrike като софтуер за управление на задачи, на който се доверяват 2,3 милиона потребители в глобален мащаб. Разбийте работата на малки управляеми парчета с персонализирани процеси и изгледи.
Активирайте сътрудничество в реално време в споделено пространство, за да организирате цялата информация за проекта, актуализации и решения. Избягвайте срещи за състоянието, като предлагате изчерпателни отчети и видимост на проекта за целия екип и вашия клиент. Персонализирайте таблото за управление, за да правите важни списъци със задачи и да сортирате задачите автоматично по приоритет и краен срок.
Задайте крайни срокове, отчитайте напредъка и обсъждайте подробности, като използвате силата на автоматизацията, за да увеличите нивата на доставка. Намалете задачите на администратора, като използвате персонализирани формуляри за заявки и маркирате съотборници, от които се нуждаете за изменения, заявки или заявки в контекста.
Намалете броя на имейлите и преминете напред и назад към един и същ процес, като използвате инструменти за сътрудничество в приложението. Планирайте проекти, дефинирайте резултати и вземайте по-добри решения, без да е необходимо да пишете за обемисти имейли.
Независимо дали избирате Agile или водопад, Wrike може да се адаптира към него бързо за секунди, където можете да виждате задачите ясно в различни изгледи, като диаграми на Гант, календари, дъски Kanban и др. Намалете циклите в процеса на преглед на проекта чрез вградени решения за проверка за да имате обратна връзка в пълен контекст, уверете се, че клиентите имат скорошни версии на файлове, обсъждайте лесно промените и коригирайте проблеми в реално време.
Генерирайте персонализирани отчети за минути с помощта на шаблон или ги създайте от нулата с ценни прозрения, които можете да споделяте и експортирате. В допълнение към това можете да анализирате ефективността и напредъка за отделни членове и екипа като цяло.
Свържете се Wrike с инструментите, които вече използвате като Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter и много други.
Smartsheet
Smartsheet е инструмент за управление на задачи, използван от водещите играчи в различни индустрии. Неговото табло за управление на проекти обединява всичко в едно табло, което улеснява лесното планиране и сътрудничество.
Този инструмент се захранва от автоматизация на работата, където можете да задавате тригери за автоматизиране на повтарящи се задачи. Освен това можете да визуализирате всичко в изгледи на Gantt, канбан дъска, карти и решетка, за да получите важните знаци по предпочитания от вас начин.
В допълнение, той е оборудван с отчитане в реално време, което дава така необходимата информация за корекции на курса, ако е необходимо.
Можете също така да интегрирате Smartsheet с бизнес инструментите, които може би вече използвате, като Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce и др.
И можете да изпробвате това безплатно за 30 дни и да разберете защо това е избраният инструмент за управление на задачи за над 90% от компаниите от Fortune 100.
Съвместна дейност
Създавайте задачи с несравнима детайлност, както и персонализиране въз основа на вашето целево използване Съвместна дейност. Той ви дава пълна видимост и възможност да откривате тесните места и да ги коригирате във вашите планирани и възложени задачи.
Контролирайте задачите си чрез добавяне на тагове, правилно разпределение, оценка на времето и задаване на крайни дати. Визуализирайте как вашият екип прекарва времето си в различни задачи и вижте списъци с артикули и решавайте стратегически оценки. Използвайте шаблони, за да рационализирате работния процес и да автоматизирате повтарящата се работа, за да намалите натиска на администраторите и най-добрите практики за управление на мащаба.
Те предлагат различни шаблони, които могат да ви помогнат да спестите време, да ускорите работата и да подобрите процесите. Тези шаблони са за управление на проекти и задачи и навлизане на клиенти за насърчаване на по-добри бизнес отношения.
Teamwork предлага мобилни приложения, за да можете да работите отвсякъде, несравнима поддръжка на клиенти и хостинг в Северна Америка, Австралия и Европа. Те поддържат високи стандарти за сигурност, за да защитят вашите данни. Той се интегрира с HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack и др.
Paymo
Завършвайте проекти навреме и работете върху множество задачи едновременно с уверено използване Paymo. Помага да планирате задачи с ключови детайли, да си сътрудничите ефективно с вашия екип и лесно да наблюдавате напредъка на задачите.
Групира задачите, за да ги поддържа структурирани и ги възлага на съотборници с няколко кликвания. Гледайте от птичи поглед задачите си заедно с тези на подчинените си, ако сте мениджър. Задайте статус на приоритет на различни задачи като нисък, нормален, висок или критичен и напредвайте с работата ефективно и ги завършете в дадените срокове.
Paymo разполага с подробен изглед на задачи за чат със съотборници в реално време. Вие решавате кой може да получава известия за актуализация. Прикачете файлове от Google Диск или вашия компютър и ги организирайте безпроблемно във вашия проект. Можете също така да визуализирате файлове директно в браузъра и да ги изтеглите.
Paymo предоставя типове изгледи като Kanban Board, Simple, Gantt Chart, Calendar и Table, така че можете да изберете тези, подходящи за вашия проект. Можете дори да добавите разширени филтри, за да персонализирате изгледа на задачите. Създайте и прикрепете етапи към вашия списък със задачи и маркирайте ключови постижения в жизнения цикъл на проекта.
Никога не пропускайте крайните срокове на задачите, като настроите сигнали, които ви уведомяват по имейл, когато настъпи определената дата. Превърнете повтарящи се задачи или проекти в шаблони и избягвайте да ги създавате от нулата. Имате и възможност да дублирате проекти с избрани елементи.
Асана
Управлението на задачите и проследяването им става лесно, ако имате Асана до теб. Той ви помага да управлявате всичко от самото начало, като делегирате задачи на членовете на екипа и задавате конкретни срокове, за да гарантирате навременното завършване на вашите проекти.
Инструментът ви позволява да приоритизирате задачите, така че всеки във вашия екип да може да разбере кои задачи трябва да бъдат изпълнени първо. По този начин вашият екип може да планира нещата, като същевременно е ефективен и продуктивен. Asana помага за подобряване на сътрудничеството чрез споделяне на файлове, идеи, обратна връзка и т.н., което позволява на съотборниците да имат достъп до ключова информация, когато имат нужда от нея. Получавате впечатляващи функции, включително множество изгледи на задачи като:
- Списъчен изглед за картографиране на задачи в списък и организиране на подробности на едно място
- Изглед на дъски, за да организирате работата на дъска като лепкави бележки, така че да можете бързо да навигирате през етапите.
- Календарен изглед за откриване на припокривания и пропуски в графика на задачите ви, така че да можете бързо да правите корекции.
- Изглед на времева линия, за да начертаете работата по конкретна времева линия, където можете да преглеждате връзката между различни задачи и да ги проследявате, дори ако плановете ви се променят
Други функции включват изпращане на неограничен брой съобщения, регистрационни файлове за дейността, съхранение на файлове със 100 MB/файл, сътрудничество с максимум 15 членове, преглед на възложителя и крайни дати, кратко описание и преглед на проекта, интеграции за проследяване на времето и още 100+ интеграции с вашето ежедневие приложения.
Мобилното приложение на Asana също е достъпно както в App Store, така и в Google Play, така че можете да управлявате задачи отвсякъде и да правите бързи промени в реално време. Основната цена на асана е БЕЗПЛАТНА завинаги.
Техните платени планове започват от $10,99 (когато се таксуват годишно) за допълнителни функции като интуитивни табла за управление, персонализирани полета, разширено отчитане и търсене, неограничен брой сътрудници, формуляри, правила, административна конзола, важни етапи и др.
понятие
Един от най-добрите мениджъри на задачи в този списък е понятие, безспорно. Помага ви да планирате, изпълнявате и проследявате проектите си на едно място, като същевременно улеснява гладкото сътрудничество с вашия екип. Поддържайте екипа си в съответствие с обща пътна карта на проекта, за да избегнете объркване.
И винаги, когато получите идея, можете да я споделите и да документирате задачите в база данни, така че изпълнението на вашия проект да се ускори. Notion ви позволява да персонализирате всичко, за да добавите и дефинирате свойствата на вашата база данни за генериране на продуктивен работен процес.
Можете да преглеждате данните по различни начини – като дъска, календар, таблица или да ги филтрирате по свойства. Обединете работата си заедно, като всеки елемент има отделна страница. Той ще осигури ново платно за всяка задача и можете също да създадете страница вътре в страница и да съхранявате свързаните задачи на едно място.
Добавете полезна информация в проекти, създайте друга база данни, проследете подзадачи, добавете филтри, за да видите задачите си и лесно превключвайте между проектите. Започвайте разговори, излагайте коментари и канете колеги да напреднат в работата, без значение към кое място или часова зона принадлежат.
Notion ви позволява да работите по един и същ проект едновременно с други съотборници, за да позволите сътрудничество в реално време. Те ви уведомяват за споменавания и коментари по проект, така че можете да отговорите на екипа си бързо и да спестите времето си, прекарано в проверки на състоянието или срещи.
Започнете с Notion, което също се предлага като уеб приложение и настолно приложение, което можете да изтеглите за Mac, Windows, iOS и Android. Той е безопасен и сигурен със SSL криптиране и 100% базирана на облак архитектура, защитена с VPC и одит на сигурността на тримесечие. Освен това, той също така включва SAML единично влизане в техния план Enterprise, за да ви помогне да управлявате достъпа на потребителите в мащаб.
Todoist
Използвайте Todoist за да повиши увереността ви, че всички ваши проекти напредват с правилната скорост и завършват навреме благодарение на ефективното управление и организиране на задачите. Преглеждайте проектите си ясно и проследявайте всяка дейност, така че да контролирате нещата лесно и никога да не пропускате актуализация.
Използвайте „бързо добавяне“, за да заснемете задачи, да ги организирате за секунди и да запомните крайни срокове с повтарящи се дати. Фокусирайте се върху правилните неща, като приоритизирате задачите, решавате какво да правите по-нататък, създавате подзадачи и раздели и добавяте любими, за да имате предвид основните проекти, филтри или етикети.
Споделете работното си натоварване, като делегирате задачи, предоставяте ключова информация на всички с коментари и наблюдавате промените. Поставяйте цели ежедневно или седмично и визуализирайте осезаем напредък и тенденции в продуктивността. Инструментът идва с Todoist Karma, който ви дава точки, когато изпълнявате задачи и поддържате поредиците си, а също така можете да показвате напредъка в цветни графики.
Организирайте проекти с прости или задълбочени оформления; плъзнете и поставете задачи, където пожелаете. Todoist също предлага красиви шаблони, така че можете бързо да подготвите продуктова пътна карта, дневен ред на срещи, седмичен преглед и т.н.
Интегрирайте Todoist с приложенията, които използвате, така че да не се налага да сърфирате от едно приложение в друго; можете централизирано да организирате всичко тук. Можете да го свържете с 10+ приложения и добавки, включително Dropbox, Alexa, Google Calendar и др.
Trello
Trello е известен инструмент за управление на задачи, който 1M+ екипи от всякакъв размер избраха, за да управляват своите проекти, да си сътрудничат и да подобрят своята графика на продуктивността. Работи по уникален начин, за да отговори на изискванията дори на отделните хора и големия бизнес. Можете да започнете да използвате дъска, карти и списъци на Trello, за да забележите разликата.
Можете да разширявате и персонализирате задачите с добавени функции, докато работата в екип напредва. Trello предлага интуитивни функции за срещи, събития, проекти и поставяне на цели. Таблото на Trello ви помага да възлагате задачи, да задавате времеви линии, включва показатели за производителност, календари и множество изгледи и показва статистика.
Използвайте карти Trello, за да организирате работата, да ги проследявате и да споделяте със съотборници. Можете да отворите карта, за да намерите контролни списъци, прикачени файлове, крайни дати, разговори и т.н. Съсредоточете се върху нещата, които имат значение, и оставете автоматизацията да се справи с останалото с Trello, който включва „Butler“, за да намалите досадните задачи или кликвания.
Той използва команди за обработка на естествен език (NLP), за да активира автоматизация без код за вас. Настройте фино специфичните нужди, като свържете Trello с мощни приложения като Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive и др. Изтеглете приложението Trello на вашия смартфон с iOS или Android, за да го използвате безпроблемно по всяко време.
nTask Manager
Когато става въпрос за софтуер за управление на проекти, компаниите обикновено внимават за инструмент за анализиране, планиране, сътрудничество и управление на ежедневни задачи. Оттук идва nTask Manager, известен като мощен софтуер за управление на проекти. Той има потенциала да опрости планирането на проекти за екипа и да рационализира зависимостите на задачите, управлението на ресурсите, финансовото резюме, планирането на проекти и резултатите.
nTask Manager е пълен с няколко функции като управление на срещи, проследяване на проблеми, списък със задачи, графики, управление на риска и дъска Kanban. Също така, човек може да интегрира инструмента с любимите си приложения за успех на проекта.
Инструментът е пълен с функции като:
- Бюджетиране и финансово резюме
- Планиран проект
- Поставяне на крайъгълен камък
- Разпределение на ресурсите
- Свързване на проекти и възлагане на задачи
- Шаблони за табла за предварително изграждане
- Персонализирани състояния
- Неограничени Канбан дъски
- Прикачете документи и коментари
- Множество правоприемници
- Приоритет и статус на задачата
- Задаване на действителни крайни и планирани дати
- Линия на напредъка
- Зависимости на задачите
- Създаване на подзадачи
nTask предлага повече гъвкавост и ефективност при управление на задачи и поддържане на фокус. Човек може също да подобри възможностите за вземане на решения с помощта на инструмента чрез задаване на зависимости и добавяне на задачи. Целта е да се предложи прозрачност между членовете на екипа, да се поддържа отчетност и да се подобри екипната комуникация.
Инструментът е идеален за проследяване на времето, изразходвано за задачите, и генериране на отчети за график. Предлага се с автоматичен таймер, ръчно въвеждане на време, подаване на график и одобрение/оттегляне на график. Потребителите могат също да получават актуална информация за повтарящи се срещи, да синхронизират срещи с календара, да проследяват решения или действия и да обсъждат бележки или дневен ред на срещите.
Заключение
Управлението на проекти стана много по-лесно с появата на инструменти за управление на задачи. Затова, моля, изберете някой от тях, за да създавате задачи, да ги възлагате на членовете на вашия екип, да проследявате техния напредък, да си сътрудничите ефективно и да събирате прозрения.
Сигурен съм, че бихте завършили повече проекти навреме с висококачествени резултати, използвайки софтуера.