Управлението на ресурсите е процесът, използван от мениджърите на ресурси или компаниите за управление на техните ресурси за постигане на организационни или проектни цели. Ресурсите могат да бъдат хора, време, устройства и финанси.
С правилното управление на ресурсите можете ефективно да управлявате ресурсите и да изпълните проекта с намалени разходи и в рамките на бюджета.
Инструментът за управление на ресурсите може да помогне за разпределяне на правилните ресурси за правилната задача или проект, за да се свърши работата в рамките на бюджета и навреме и без големи проблеми или ескалация в проекта.
Кредит за изображение: wikimedia.org
Съдържание
Какво е значението на управлението на ресурсите?
При управлението на ресурсите един от най-важните критерии за съответствие на ресурсите е правилното разпределение на ресурсите. Когато служителите се използват прекалено или недостатъчно, това причинява огромно прегаряне, което може да доведе до висок процент на изтощение.
Чрез интегриране на процеси и технологии в автоматизацията управлението на ресурсите може да бъде проектирано ефективно и ефективно. Ако се направи правилно, мениджърите могат идеално да разполагат с хора и ресурси с ограничен бюджет. Според а проучване от PMI Pulse, Лошото управление на ресурсите може да загуби до 11,4% от ресурсите на компанията.
По време на тази глобална пандемия Covid и културата на работа от дома карат компаниите да приемат инструменти за управление на ресурсите, за да управляват ресурси и да изпълняват проекти в рамките на обхвата и сроковете.
Накратко, планирането на ресурсите е един от основните критерии, които трябва да бъдат изпълнени, за да се изпълнят ангажиментите по време на изпълнението на проекта. Той помага при планирането на проекти, осигурява видимост на необходимите ресурси и умения, помага за преместването на ресурси чрез използване и капацитет и позволява приоритизиране на дейности за спазване на крайните срокове на проекта.
Как се извършва управлението на ресурсите?
Поради напредъка на технологиите, предишните методи за управление на ресурсите са премахнати или поне са предпочитани в настоящия сценарий.
Традиционни календари, работни листове на Excel, Microsoft Access, документи на Word бяха използвани за управление, присвояване и планиране на ресурси в миналото.
Кредит за изображение: quickscrum.com
Традиционният или който и да е ръчен метод за управление на ресурсите би отнел много време и може да не даде очакваните резултати, особено при управлението на множество проекти и екипи на различни места и културата на WFH (работа от вкъщи).
Днешните инструменти за управление на ресурсите дават по-добра видимост на проектите или задачите, върху които работят, тяхната наличност и графици. Неговият механизъм за свързване в реално време позволява на мениджърите, служителите и заинтересованите страни да бъдат актуализирани и да получат ясна представа за текущите проекти и проектите в процес на подготовка, което помага да се вземат информирани решения и да се определят етапи.
Някои от предимствата на инструментите за управление на ресурсите са изброени по-долу:
- Задайте очаквания и следвайте, за да затворите
- Увеличете гъвкавостта при управлението на отдалечени екипи
- Лесни за планиране и планиране на действия с кратки срещи
- Проследяване в реално време на работния статус на служителите
- Възниква наличност и свързаност на екип и мениджър според техните нужди
- Микроуправлението може да бъде премахнато, което води до цялостно удовлетворение
Защо малките и средни предприятия (МСП) трябва да приемат софтуер за управление на ресурси (RMS)
Ресурсите са актив за всяка организация, независимо от размера. Ако ресурсите са разпределени правилно, не трябва да има ескалация, прекъсване, срив и най-важното загуба на приходи. RMS и други CRM инструменти ще помогнат на компаниите да постигнат своите бизнес цели и да останат конкурентоспособни на днешния конкурентен пазар.
На първо място, разходите, уменията и липсата на видимост при внедряването са факторите, които карат МСП да използват RMS за управление на своите бизнес операции. С въвеждането на SaaS (софтуер като услуга), базиран RMS и лесни за използване и прости платформи, сценарият се промени днес.
Новата осъществимост на абонаментното ценообразуване на RMS също насърчава МСП да прилагат RMS за ефективност на бизнеса.
RMS помага на МСП да планират ресурси и да възлагат задачи правилно, да повишават прозрачността, да позволяват автоматизация, да поддържат цифрова трансформация, да бъдат конкурентоспособни, да подобряват работния процес, да решават проблеми с разпределението на ресурсите, да намаляват сложността на множество проекти, единна точка на отчетност, висок контрол и т.н.
В раздела по-долу ще видим някои от най-добрите софтуери за управление на ресурси в индустрията, полезни за малкия и среден бизнес.
Teamdeck
Teamdeck е широко използван RMS всичко в едно. Компанията твърди, че нейните приложения за управление на ресурси се използват от екипи от Северна Америка, Южна Америка, Европа, Австралия, Близкия и Далечния изток и Африка.
Инструментът включва всички опции за достъп, необходими за управление на ресурси като планиране, планиране, отчитане на времето, управление на ваканции и др. Неговият прост изглед на календара ви позволява да изпълнявате важните задачи за проследяване на неразпределени ресурси, присвояване на дейности към тях и наблюдение на техния график.
От приходите или фактурирането на точки мениджърите могат да изчислят KPI (ключови показатели за ефективност) и ROI (възвръщаемост на инвестицията), а техните адаптивни отчети помагат да се определи ангажираността на екипа.
Софтуерното табло за управление помага при прогнозиране на изискванията за бъдещи проекти въз основа на проекти в процес на подготовка.
Характеристика
- Разширено отчитане като бюджет или отчети за заплати
- Правилно управление на ресурсите, включително почасови последващи действия и ваканции на екипа.
- Управление на отпуски на ресурси, включително одобрение/отхвърляне, официални празници, липса на ресурси и причини.
- Контролирайте използването на ресурсите, като наблюдавате използването в различни проекти
Накратко, цялата екипна работа може да бъде планирана и контролирана с този софтуер, а решенията, управлявани от данни, могат да се вземат въз основа на разширени структури за отчитане. Базира се на софтуерен абонамент и е най-евтиният в тази категория, започващ от $0,9 на месец, но на тази цена не се предоставя достъп до мобилното приложение и приложението Teamdeck.
Wrike
Wrike софтуерът е част от световноизвестната компания за виртуализация и облак Citrix. Той има широка функционалност, като гарантира, че ресурсите и мениджърите на екипи остават структурирани през целия жизнен цикъл на проекта.
Софтуерът създава визуални проекти чрез Kanban дъски и диаграми на Гант и работи заедно в разпръсната среда и множество проекти.
Таблото за управление разделя работата в три раздела: Задачи, Проекти и Папки. Папките са йерархична структура за организиране на задачи в проекти. Всеки проект има определена рамка. Ръководителят на проекта може да разпредели конкретните задачи към отделни ресурси с данни и срокове.
Софтуерът има вградени шаблони, които спомагат за максимално увеличаване на ресурсите и производителността на проекти по няколко начина, включително създаване на продуктови пътни карти, видимост на входящи проекти, ефективни комуникационни планове, разделяне на сложни проекти на лесни за изпълнение фази и т.н.
Характеристика
- Автоматизация на проекти и оценка на риска
- Осигурява 360-градусова видимост на крайните дейности
- Персонализирани инструменти за всеки екип и всяка индустрия
- Мощни инструменти като гласови команди и интелигентни отговори
Платформата Wrike позволява 400+ интеграции като Salesforce, различни CRM инструменти, Slack, Microsoft Teams и много други, които няма да спрат или попречат на успешното изпълнение на ангажиментите. Софтуерът е базиран на абонамент и цената му започва от $9,8 потребител/месец. Има и 14-дневен пробен период.
това трябва да отиде на #3
Smartsheet
Smartsheet ви прави професионалист в управлението на ресурси с поглед от птичи поглед към рутинните дейности на вашата организация.
Неговото мощно проследяване на времето позволява проследяване до ниво минута, за да извлечете максимума от вашата работна сила. Разделът „Хора“ позволява базиран на роли достъп и може да помогне при управлението на служители на пълен работен ден и изпълнители.
Освен това можете да проверите прегледа на всеки проект и да имате цифрите, показващи всяко недостатъчно или прекомерно използване на ресурсите.
Освен това Smartsheet поддържа 100 операции по планиране на отмяна и повторение в активна сесия на браузъра.
С неговите шаблони за проекти можете едновременно да актуализирате или импортирате няколко проекта.
В крайна сметка отчетите за време, разходи, бюджет и използване улесняват анализирането на цялостното представяне и съответното подобряване за бъдещи проекти.
И накрая, имате всичко и още, което да изпитате от първа ръка с 14-дневен безплатен пробен период без кредитна карта.
Прогноза
Прогноза платформата е награден софтуер. Той спечели много титли от водещата световна платформа за оценка G2 за най-добро управление на проекти, управление на ресурси, управление на задачи и много други.
Това е цялостен софтуер за управление на проекти, който помага да се гарантира окончателното изпълнение на дейностите и усвояването на капацитета на всички ресурси. Други негови модули като управление на проекти, екипно сътрудничество, управление на времето, бизнес разузнаване и автоматизация на работата с изкуствен интелект могат лесно да бъдат интегрирани с неговата платформа за управление на ресурсите.
Една от неговите уникалности е, че той е един от най-бързите стартиращи софтуери, който помага на екипи от малкия и среден бизнес да го внедрят по-бързо и да започнат да доставят. Той има по-висок процент на приемане от потребителите в сравнение с всеки друг софтуер в тази категория.
Характеристика
- По-бързо проследяване на времето на ресурсите въз основа на предложения с изкуствен интелект
- Предоставя преглед в реално време на използването и капацитета на всички ресурси
- Коригирайте работното натоварване, за да избегнете проблеми
- Автоматично изчислява използването на ресурси, за да разбере по-добре времето, прекарано в употреба.
Софтуерът за прогнозиране помага на мениджърите на ресурси или проекти да планират и коригират дейностите, за да се справят с пречките и да определят стандарти за спазване на крайните срокове. Цената започва от $29/място/месец за минимум 10 места. Този софтуер е достъпен за 14-дневна пробна версия.
Activecollab
Activecollab е друг лесен за използване софтуер, който се справя с всички фази на управление на проекти, включително управление на работа, екипно сътрудничество, управление на време и ресурси, управление на клиенти и рентабилност.
Мениджърите или директорите могат да използват този софтуер, за да планират дейностите по проекта и да управляват ресурсите от началото до завършването.
Това е лесна среда за изграждане на ефективна комуникация и сътрудничество с вашия екип, други мениджъри и клиенти. Безплатно е за малки проекти с ограничение от 3 потребители.
Характеристика
- Автоматизирано планиране на задачи
- Импортирайте проекти от други приложения и интегрирайте Zapier, Slack, Webhooks
- Списък със задачи и изглед Kanban
- Интегриране на облачно хранилище
Проста платформа за оценка на състоянието на проекта, времето, изразходвано за ресурси, и рентабилността на бизнеса, което помага да се гарантира, че ангажиментите са в рамките на бюджета. Цената започва от $7,5 за трима потребители. Можете да тествате този софтуер безплатно в продължение на 14 дни, преди да го използвате в работната си среда.
Поплавък
Поплавък беше изрично разработен за управление на ресурсите, планиране и планиране на капацитета. Той помага за създаване и възлагане на задачи за секунди, добавяне на фази и крайни срокове на проекта, присвояване на ресурси и управление на капацитета на екипа.
Според компанията той се използва в различни индустрии, включително агенции, консултантски фирми, архитектурни фирми, ИТ фирми и други.
Платформата позволява интегрирането на съществуващи корпоративни работни потоци за управление на проекти, планиране, забавени актуализации и др. Освен визуализация на ресурсния капацитет и отчети за проекти, този софтуер може също така да управлява сложни изисквания на проекта.
Характеристика
- Тази платформа предоставя прогнози за ресурси, показващи оценки на проекта спрямо действителните стойности.
- Предварително попълнен вграден график помага на ресурсите да свършат работата с лекота.
- Гъвкавост при планиране на ресурсите за мениджъри и за регистриране на време за ресурси отвсякъде
- Защита на личните данни, подкрепена от съответствие с GDPR и SOC2
Float е една от най-популярните платформи за управление на ресурси в тази категория. Лесен за използване и лесен за прилагане, започвайки от $6 на месец. Има и 30 дневен пробен период.
Савиом
Савиом е усъвършенстван софтуер за управление на ресурси с персонализирани опции за конфигурация, които могат да бъдат променяни според изискванията на проекта. Твърди се, че софтуерът помага за намаляване на разходите за ресурси с 10 до 30% и увеличава използването на ресурсите с 10 до 20%.
Една от нейните уникалности е, че платформата предвижда пълна прозрачност на ресурсите, включително изисквания, неплатени ресурси, прекомерно и недостатъчно използване, планиране на капацитета с помощта на многоизмерен анализ в реално време.
Това е всеобхватна платформа за управление на ресурсите, която помага на МСП да прогнозират нуждите от ресурси предварително въз основа на анализ на търсенето и предлагането.
Софтуерът ви помага бързо да идентифицирате и разпределите правилните ресурси навреме, въз основа на възможности, местоположения, области на интерес и т.н.
Характеристика
- Разберете финансирането на проекти като разходи, приходи, маржове на печалба,
- Оптимизирайте нефактурираните ресурси, за да подобрите използването на ресурсите
- Той помага да се идентифицират пропуските между действителните и прогнозираните ресурси, подобни на матрицата на ресурсите
- Интелигентно бизнес табло за анализ и отчитане
Ако търсите цялостен софтуер за управление на ресурси за инженеринг, счетоводство, ИТ, строителство, консултации, Saviom е вашият най-добър избор. Той помага при планиране на ресурси, планиране на капацитет, отчитане и анализ, както и интеграция с други платформи за работни процеси. Цените са налични при запитване за оферта.
Процес
Процес е софтуер за работа и управление на ресурсите. Това е лесен за използване софтуер за създаване на множество работни потоци, присвояване на различни ресурси и проследяване на напредъка.
Един от ключовете за управление на работния процес е организацията на документи и този софтуер предоставя прост интерфейс за създаване, организиране и споделяне на документи между екипи.
Интерфейсът за плъзгане и пускане позволява на мениджърите да създават и възлагат задачи на екипи за минути и да проследяват напредъка и да получават известия чрез таблата за управление. Една от неговите уникалности е, че можете да създавате задачи въз основа на условия, които са изпълнени, като например: if / then.
Характеристика
- Създаване на работен поток въз основа на матрица за одобрение, еднократна или многоетапна
- Възможност за интегриране на повече от 1000 приложения
- Автоматично планирайте и присвоявайте работни потоци и актуализирайте другите си приложения
- Интегрирани форми за автоматично събиране на данни от други приложения
Това е цялостен софтуер за екипно сътрудничество и управление на работни потоци с множество функции като автоматизация на задачи, вградени планирани работни потоци и други модули за автоматизация, които улесняват създаването, присвояването и проследяването на работни потоци и ресурси. Софтуерът може да се използва безплатно за 14 дни с разходи, започващи от 25 щатски долара на месец/потребител.
Instagantt
Instagantt е платформа за диаграма на Гант за управление на проекти. Диаграмата на Гант е метод на стълбовидна диаграма, който може да се използва за планиране, планиране и проследяване на проекти от всякакъв размер.
Освен че е платформа за лентови графики, той също има различни вградени функции, които помагат за управлението на задачи, екипи и бюджети и правят проектите успешни.
Това е цялостен софтуер за управление на проекти, който помага да се планират крайни срокове на проекта, да се установят зависимости и базови линии, да се разпределят ресурси и да се работи в екип.
Неговата функция за работно натоварване гарантира, че ресурсът не е претоварен или недостатъчно използван, създавайки балансиран екип и работно натоварване.
Характеристика
- По-бързи диаграми на Гант с интуитивна платформа
- Интерактивно табло за визуализиране на срокове, напредък и ресурси за всеки проект
- Лесна интеграция на проекта Asana
Ако търсите награден софтуер за ресурси и управление на проекти, базиран на платформата на диаграмата на Гант, този софтуер е достатъчен. Това усъвършенствано решение за диаграма на Гант се предлага на достъпни цени, започващи от $5/месец. Можете дори да изпробвате пробната версия 7 дни преди да купите.
Mavenlink
Mavenlink е награден софтуер за динамична оптимизация на ресурсите. Той бе обявен за 1-ви за управление на ресурси, управление на проекти и управление на работа от G2 Grids през 2021 г.
Използва се за разполагане на екипи в реално време въз основа на бизнес сценарии с различни нужди. Софтуерът ви позволява да видите въздействието върху производителността и печалбите, когато се правят корекции на ниво ресурс.
Той има уникалност на прогнозиране на ресурсите, необходими за предстоящи проекти. Той също така помага да се анализират изискванията и рентабилността на текущите проекти.
Този софтуер има всичко необходимо за управление на ресурсите в реално време и за посрещане на непрекъснато нарастващи очаквания.
Характеристика
- Проектиран да демонстрира непрекъснато подобрение с реакция в реално време
- Определяне на зони за устойчиво развитие
- Помогнете за балансиране на ресурсните компетенции въз основа на търсенето на проекта
- Оценяване на множество планове едновременно
Mavenlink спечели множество награди. Това е не само усъвършенстван софтуер за управление на ресурси, но също така предоставя платформа за цялостно управление на проекти и задачи с прогнозиране на бъдещите изисквания за ресурси. Цените са налични, когато поискате оферта.
Hubplanner
Hubplanner предлага цялостно решение с няколко ключови функции, като управление на ресурси, планиране на задачи, отчитане на времето и планиране на проекти в едно табло за управление, което е лесно за внедряване и използване.
Неговото просто табло предлага пълна прозрачност на графика на целия екип по проекти и събития. Структурата за отчитане е разработена с оглед на дизайна на ниво предприятие, който предоставя изчерпателни индикатори за проследяване на използването.
Има отделен модул за планиране за планиране, който може да бъде интегриран в управлението на ресурсите. Неговата уникалност е, че мениджърът може да планира бюджета на проекта, да подава тарифи за фактуриране и да изчислява разходите по проекта.
Характеристика
- Лесен график за плъзгане и пускане за проектни екипи
- Може да следи изпълнението на отделни ресурси или проекти
- Може да показва анализи в реално време на всички ваши проекти и ресурси
- Ресурсни отпуски и отпуск, работен процес за заявка и одобрение
Този софтуер може да се използва безплатно за 60 дни. Ако търсите дейност за цялостно управление на ресурсите, плановият център ще свърши работата. Цената му започва от $7 на ресурс/месец.
Заключение
Управлението на ресурсите е една от най-предизвикателните задачи във всяка фаза на управление на проекти, но с правилните инструменти и софтуер може да стане много по-лесно.
Почти всички инструменти за управление на ресурси, обсъдени по-горе, печелят награди, имат почти същата функционалност и са базирани на SaaS с леки разлики в характеристиките. Малките и средни предприятия могат да тестват тези инструменти и след това да постигнат споразумение, преди да финализират покупката.
Интересувате ли се да получите виртуален асистент? Разгледайте виртуалните асистенти за вашия бизнес от тези платформи.
Създайте табло за KPI с помощта на тези инструменти.