Използването на ефективна платформа UCaaS в полза на вашия бизнес не само в настоящето, но също така може да ви помогне да получите технологично предимство в идните години.
Решения като UCaaS са много търсени в наши дни заради гъвкавостта, удобството, скалируемостта, оптимизацията на разходите и други предимства, които предлагат на съвременния бизнес, изправен пред силна конкуренция.
Доказано е, че те са от съществено значение в критични моменти като неотдавнашната пандемия, когато служителите трябваше да работят от разстояние.
Наличието на усъвършенствани инструменти и ресурси за отдалечената работна сила предлага по-добра производителност, рационализирана работа и успех.
В тази статия ще обсъдя UCaaS и най-добрите UCaaS платформи, които можете да изберете, за да оптимизирате комуникацията във вашия бизнес.
Съдържание
Какво е UCaaS?
Унифицираните комуникации като услуга (UCaaS) е механизъм за доставка в облак, използван за бизнес комуникации. Той позволява обединените комуникационни услуги да бъдат налични и достъпни от облака за бизнеса, от предприятия до малки и средни предприятия.
UCaaS е един от термините във Всичко като услуга (XaaS), като SaaS, PaaS, IaaS и т.н. Също така е част от усилията за дигитална трансформация, които насърчават приемането на облачни услуги в индустриите в световен мащаб. Той поддържа шест основни комуникационни функции:
- Корпоративна телефония
- Унифицирани съобщения
- Мобилност
- Незабавни съобщения, както и присъствие за екипи и отделни лица
- Решения за срещи като видео, аудио и уеб конференции
- Процеси, поддържащи комуникации, като сътрудничество в работния поток, комуникационни платформи, контактни центрове и др.
Тъй като е базиран на облак, фирми от всякакъв вид и размер могат лесно да го приемат. Той им предлага предимствата на лесно мащабиране, безпроблемна настройка, спестяване на разходи и др.
Как работи UCaaS?
Базираната в облак UCaaS инфраструктура се доставя, притежава, управлява и поддържа от доставчик на услуги. Следователно, клиентите не трябва да конфигурират или настройват каквато и да е инфраструктура сами, за да започнат. Някои от неговите характеристики са:
- Мултинаемател, включително разделени наематели, обитаващи споделена унифицирана комуникационна инфраструктура като центрове за данни, компютри, стелажи, общо оборудване, мрежа и блейдове
- Уеб портал за самообслужване за предоставяне, управление и наблюдение на използването и ефективността
- Услугите се лицензират срещу периодична, месечна или абонаментна такса
UCaaS рационализира комуникационните услуги и решения в предприятието. Той предоставя чат, SMS, видеоконференции, център за контакти и много други възможности. Всичко се случва в интернет; по този начин няма да имате нужда от допълнителен VolP хардуер, за да предоставяте услуги на клиентите си. Доставчиците на UCaaS услуги ще се справят с цялата конфигурация на бекенда, телефонията, функциите и сигурността.
За да ви помогнем да разберете работата на UCaaS, е необходимо да обсъдим VolP или протокола Voice-over-Internet, който захранва гласовата функционалност на UCaaS. VoIP преобразува звука в пакети с данни и го предава на облачен доставчик на телефонни услуги. Също така известията за гласова поща и телефонните номера работят с помощта на универсалния протокол за започване на сесия (SIP).
UCaaS използва VolP в най-голяма степен без усложнения. Това позволява на вашия екип да осъществява лесно обаждания и всеки да работи отдалечено с приложения, инсталирани на техните мобилни устройства и компютри.
В допълнение, центровете за данни UCaaS могат да издържат на тежки метеорологични условия, пренапрежения и прекъсвания на електрозахранването, което води до непрекъснатост на бизнеса и мащабируемост, което е трудно и скъпо за управление за бизнеса, ако създаде своя собствена платформа UCaaS.
Освен това UC услугите на практика се управляват с безпроблемно сътрудничество, съобщения и видео приложения. Всичко е проектирано по такъв начин, че може да намали сложността и да ви осигури плавни, обединени комуникации във вашата организация, независимо дали на място или от разстояние.
UCaaS компоненти в детайли
UCaaS разполага с различни инструменти за комуникация, аудиоконференции и телефония до споделяне на файлове, обмен на имейли и видеоконференции.
Така че една добра UCaaS платформа трябва да предлага всички тези възможности заедно с интуитивен интерфейс за лесна навигация и по-добра производителност. Той трябва също да предлага интегриран контактен център, вградени комуникации, чат, видео и глас.
Ключовите компоненти на UCaaS са:
Телефон или телефонна система
Платформите UCaaS идват с качествена телефонна система с основни функции като пренасочване на повиквания, маршрутизиране, запис, блокиране на ID, автоматичен оператор, гласова поща, управление на обаждания и т.н. Използва облачна PBX и VolP, за да позволи на бизнеса да прави/получава повиквания на Интернетът. Усъвършенстваните решения могат също да мобилизират AI за по-добра ефективност и богата информация.
Видеоконференции
Видеоконференциите станаха все по-необходими за процъфтяването на съвременния бизнес, особено след пандемията от covid-19. Служителите може да работят отвсякъде и ако искате да обсъдите нещо важно или да проведете среща, този начин на комуникация е отличен, независимо откъде се присъединяват участниците.
UCaaS решенията могат да предложат телефонни и видео разговори с множество участници и един към един, за да поддържат офис срещи, уебинари, презентации, чатове и др. Това засилва сътрудничеството, независимо от фактора разстояние.
Имейл и незабавни съобщения
С незабавни съобщения членовете на екипа могат лесно да разговарят онлайн в реално време. Това е полезно за бързи брифинги, напомняния и редовни комуникации. Освен това е страхотен за предоставяне на поддръжка на клиенти, тъй като е удобен, ефективен и ненатрапчив.
По същия начин имейлът е полезен за бизнеса и остава ефективен. Това е най-професионалният начин за комуникация, а също и ефективен. Можете да използвате имейли заедно с други комуникационни канали, за да рационализирате работния процес и да предоставите на служителите и клиентите предпочитания от тях начин на комуникация.
Инструменти за сътрудничество
Платформите UCaaS включват различни инструменти за сътрудничество за подобряване на работата в екип и комуникацията. Той предлага функции като бързо планиране, споделяне на екрана, споделяне на файлове, запис, обучение, както и управление на проекти, клиенти и служители.
Облачни и клиентски базирани
UCaaS е базиран на облак, което означава, че всяка UCaaS платформа и услуга се хоства в облака или през интернет от доставчика на услуги в техните центрове за данни. Това ви позволява да имате достъп до тези услуги от всяко място, като използвате всяко устройство и работите от разстояние.
Предимства на UCaaS за бизнеса и отдалечените работници
Както беше обсъдено по-горе, UCaaS идва с много предимства както за бизнеса, така и за потребителите, включително отдалечени работници. Някои от ползите са както следва:
Мащабируемост
UCaaS ви позволява лесно да мащабирате вашия бизнес софтуер и ресурси нагоре или надолу въз основа на вашите изисквания. Можете също така да добавяте/премахвате потребители незабавно, без да планирате предварително. Това е предизвикателство в локалните решения, ако искате да мащабирате. Ще трябва да инвестирате толкова много във вашия технологичен стек и да го преоткриете, за да поддържате такава мащабируемост. Но в UCaaS това е възможно с едно натискане на бутон.
Гъвкавост и достъпност
UCaaS решенията са лесни за достъп за всеки от всяко място. Това осигурява гъвкавостта на работа от вкъщи или от всяко друго място, което служителите желаят, което го прави чудесно за отдалечени работници. Тъй като приложенията и решенията на UCaaS се внедряват през интернет или облак, можете да получите достъп до всички комуникационни инструменти на всяко устройство, било то смартфон, лаптоп, настолен компютър или таблет.
Намаляване на разходите
UCaaS се доставя на клиенти като решение, базирано на абонамент. Просто платете определена сума за определен период и имате достъп до всички комуникационни функции и инструменти на едно място, без да се налага да инсталирате скъп хардуер или софтуер или да харчите за неговата поддръжка.
Всичко, от което се нуждаете, е да инвестирате във вашите системи заедно с качествена честотна лента за достъп до UCaaS решенията. В допълнение, всички услуги и функции ще бъдат определени за избрания от вас план и ще бъдете защитени от непредсказуеми комуникационни разходи или колебания. Това ви помага да управлявате бизнес разходите, като в същото време подобрявате възвръщаемостта на инвестициите си.
С UCaaS можете да спестите от телефонни сметки с фиксирана месечна такса за неограничени разговори и не изисквате предварителни разходи. Не е нужно да плащате за вградени разширени UCaaS функции, тъй като те са включени в избрания от вас абонамент. Освен това няма да се налага да харчите за ИТ персонал за целите на наблюдението и поддръжката, тъй като всичко ще се поеме от доставчика на услуги.
Пестене на време
Всяка секунда е от значение, когато сте в бизнеса. Интересни възможности могат да почукат на вратата ви по всяко време. Следователно трябва винаги да сте готови.
Но какво ще стане, ако отделите толкова много време и ресурси за изграждане на всичко от нулата вътрешно и след това за неговата поддръжка, сигурност, съответствие, функционалност и т.н.?
Вашата основна функционалност и бизнес може да бъдат засегнати, особено ако нямате работна сила или бюджет.
Вместо това, изборът на UCaaS ще ви осигури услуга минус всички главоболия по управление и поддръжка; можете да оставите всичко на доставчика на услуги.
Сътрудничество и производителност
Мощните комуникационни инструменти, доставени в облака, помагат на всички ваши служители, особено на отдалечените служители, да си сътрудничат ефективно. Той насърчава здравословна работна култура с всички, които са свързани и споделят прозрения и са на една и съща страница, независимо дали служителите са от същия отдел или различни.
По подобен начин UCaaS помага за повишаване на производителността на служителите, като прави информацията достъпна на една ръка разстояние чрез облачно решение и ефективна комуникация и сътрудничество между служителите и вашите клиенти.
Според Cisco75% от потребителите са изпитали подобрена производителност, използвайки UCaaS, докато работят на множество сайтове в даден бизнес.
Освен всичко по-горе, използването на UCaaS платформи предлага и други предимства, включително:
- Вградено резервиране на гласови решения за по-добра надеждност
- Лесно управление и отчитане на използването
- Рационализирано изживяване на служителите и потребителите със съществуващите инструменти
- Единна точка за контакт за отстраняване на проблеми чрез доставчика на UCaaS
- Сигурност и съответствие с разпоредби като HIPAA, PCI-DSS, SOC и др.
Някои важни условия на UCaaS
Дистанционна работа
Дистанционната работа е термин, използван в съвременния бизнес пейзаж, който означава, че служителите могат да работят по възложените им задачи, без значение колко прости или сложни са, извън традиционно работно място като офис. Хората могат да се свързват с помощта на телекомуникационни инструменти като телефонни разговори, видеоконференции и т.н. и да си сътрудничат от всяка точка на света, при условие че имат стабилна интернет връзка.
Виртуален офис
Виртуалният офис е настройка за физическо лице да изпълнява задачите си от разстояние. Има устройството (смартфон, iOS, настолен компютър и т.н.), което те използват за достъп до всички ресурси, уебсайтове, офис файлове и други инструменти. Може да прилича на бюрото ви в офиса и можете да го проектирате така, че да изглежда професионално и модерно. Можете да използвате удобен стол, за да седнете, да работите, да се отпуснете и да повтаряте заедно с маса и други важни неща, от които се нуждаете, докато работите.
Работно място за сътрудничество
Съвместното работно пространство е такова работно пространство, което се фокусира върху сътрудничеството между служителите в една организация. Това се прави, за да се намалят сложностите, да се преодолеят пропуските в комуникацията и да се насърчи здравословна работна среда. В съвместно работно пространство служителите изпитват чувство за принадлежност към организацията и са насърчавани да дават най-доброто от себе си, независимо дали работят от офиса или от разстояние.
Така че, ако търсите най-добрата платформа UCaaS, ето някои препоръки за вас.
Vonage
Получете обединени комуникации само с едно приложение – Vonage за съобщения, глас, социални мрежи, факс и видео. Той предлага 50+ функции и други интегрирани решения, мащабируемост и глобално присъствие, повишена свързаност и продуктивност, 99,999% време на работа и качество на услугата (QoS).
Основни функции:
- Vonage срещи, интуитивен инструмент за видео сътрудничество, който да използвате за цялата си организация
- Администраторски портал за управление на телефонни системи
- Мобилни и настолни приложения, за да поддържате вашите инструменти и екипи свързани
- Бизнес пощенска кутия за улавяне и адресиране на проблеми по-бързо с помощта на SMS, Facebook Messenger и MMS
- Виртуален асистент с изкуствен интелект, който предлага гласово самообслужване на клиентите
- App Center за интегриране на приложения с висока стойност за подобряване на продуктивността и потребителското изживяване
- Блокиране на ID на обаждащия се
- Поле за индикатор за заетост, за да идентифицирате кои телефони се използват
- Call Announce, за да разберете причината за обаждането и да се обадите на конференция
Vonage е лесен за настройка, бърз за мащабиране и лесен за приемане. В допълнение, той позволява на служителите да взаимодействат с клиенти и помежду си практически по всяко време и навсякъде.
мащабиране
Обединете вашите срещи, чат и глас с едно решение – мащабиране който предлага гъвкавост на комуникацията и улеснява сътрудничеството.
Основни функции:
- Срещи: Сигурно HD аудио и видео, вградени решения за сътрудничество и интегриране на календар
- Чат: Незабавна връзка с клиенти и опростява други служители, планирайте и провеждайте телефонни разговори и ad hoc срещи, проследявайте задачи и споделяйте файлове
- Телефон: Използвайте Zoom телефон, превърнете обаждане във видео и използвайте облачно VolP телефониране от лаптоп, мобилен телефон, настолен компютър и таблет
- Видео уебинари: Мащабиране на уебинари, които могат да бъдат мащабирани до 50 000 души, включително над 100 видео панелисти с най-високо видео и аудио качество и опция за персонализиране на настройката, поточно предаване на живо и регистрация
- Zoom Rooms: Конферентна зала за съвместна работа от разстояние или от офиса
- Сигурност: 256-битово AES-GCM криптиране и други функции за сигурност на срещата
- Поддържани платформи: macOS, Windows, Linux, Android OS и iOS
Използвайки Zoom, вие получавате ясен брой обаждания, криптирани и сигурни облачни комуникации, бързи съобщения и опростен стек от технологии.
Nextiva
Nextiva прави комуникацията по-лесна, като ви позволява да свързвате телефонни системи с бизнес приложения, автоматизация и AI на една единствена платформа, за да ви помогне да управлявате бизнеса си добре.
Основни функции:
- Автоматизация за извършване на повтарящи се комуникационни дейности като автоматични отговори, изпращане на имейли, провеждане на проучвания и т.н. и спестяване на време
- Анализ за получаване на задълбочено бизнес и клиентско разузнаване
- Здрави вградени инструменти за стимулиране на сервизни екипи и продажби
- Облачна телефонна централа с маршрутизиране на повикванията
- HD телефонни разговори
- Споделяне на екрана
- CRM интеграции
- Разширените функции включват регистриране на разговори, запис, опашки, трансфери, пренасочване, ID, задържана музика, автоматични обслужващи лица и др.
Nextiva ви позволява да взаимодействате с клиенти и служители на множество комуникационни платформи като телефон, имейл, видео, текст и социални медии.
Microsoft Teams
Използвайте популярната платформа Microsoft Teams за връзка с хора на работа, у дома и в училище.
Основни функции:
- Поддържа всички устройства от настолни компютри и лаптопи до смартфони и таблети
- Криптиране на данни за файлове, разговори, чатове и срещи
- Споделяне на файлове, анкетиране и автоматизация на задачи
- Съхранение в облака
- Хостинг на уеб семинари, регистрации, срещи с клиенти и др.
- Инструменти за отчитане
- Интеграция с инструменти като Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint и др.
Teams ви свързва с вашите колеги, приятели и семейство и имате достъп до споделени ресурси навсякъде, за да учите и правите нововъведения чрез обаждания, споделяне на видеоклипове и чат.
Бутони за набиране
Говорете, срещайте се и изпращайте съобщения на вашите клиенти и служители, използвайки Бутони за набиране, което предоставя красиво работно пространство, за да ви помогне да създадете смислени взаимоотношения. Без значение къде са вашите екипи и клиенти, той върви с вас навсякъде, обединявайки комуникациите.
Той предлага прекрасни функции и интеграции и продължава да обновява, за да предлага по-добри решения.
Основни функции:
- Захранвани от изкуствен интелект видеосрещи, продажби и център за контакти
- Разширява се до 70+ държави с безплатни и местни #
- Почти 100% ъптайм SLA
- Опция за събиране на CSAT при всички клиентски обаждания
- Вградено разпознаване на реч, както и обработка на естествен език (NLP)
- 74+ налични интеграции
- БЕЗПЛАТНА пробна версия за 14 дни
Можете да разчитате на тази платформа от корпоративен клас за всички ваши комуникационни нужди, независимо от вида и размера на вашия бизнес.
GoTo
Поддържайте връзка с вашите колеги, клиенти и важни хора, като използвате просто решение – GoTo. Тази базирана на облак телефонна система е защитена и проектирана за отдалечена и гъвкава работа.
Основни функции:
- Визуален редактор с плъзгане и пускане за лесна конфигурация
- Облачна PBX и международни разговори
- Маршрутизиране на обаждания, HD видеоконференции, автоматичен оператор, телефонен указател и др.
- Пренасяне на текущи номера или добавяне на безплатен номер
- Персонализируеми планове за набиране и маршрутизиране на повиквания
- Рационализиран работен процес в контактния център
- 99,999% време на работа, разпределена облачна архитектура и ниска честотна лента
GoTo поддържа всички устройства и е лесно да превключвате между вашите настолни приложения, настолен телефон или мобилно приложение.
Заключение: Защо UCaaS е жизненоважен за бъдещето?
Инвестирането в правилната платформа UCaaS ще предложи по-добра комуникация във вашата организация – между вашите служители и клиенти. Той също така ще предложи по-добра мащабируемост, надеждност, гъвкавост и ROI.
Според а Доклад на IDC за 2012 г, пазарът на UCaaS достигна $47,2 милиарда през 2020 г. Като се има предвид неговият растеж и увеличеното използване през годините, се очаква той да се задържи много години. Така че изберете най-добрата платформа UCaaS и се насладете на предимствата й за вашия бизнес.