Електронните подписи или eSignature са полезни за извършване на бизнес с партньори, отдалечени работници и международни клиенти.
Спомняте ли си последния път, когато подписахте с химикал и хартия?
Подписът на хартия с писалка изисква сканиране, отпечатване, лична среща, изпращане по пощата, факс и други до съответния персонал. Целият процес може да бъде трудоемък, времеемък и досаден.
Точно тук се появява електронният подпис.
Dropbox Sign и DocuSign са два страхотни инструмента за електронен подпис, които можете да опитате.
И така, нека сравним тези две платформи за електронен подпис, за да разберем коя е по-добра за вашите изисквания.
Съдържание
Какво е електронен подпис?
Електронният подпис (eSignature) е законен и ефективен начин за бързо и електронно подписване на документи. Той се ползва с доверие по целия свят, тъй като е сигурен. Електронните подписи могат да заменят ръкописните подписи в различни процеси.
С прости думи, електронният подпис е подпис в електронна форма. Можете да използвате компютри или електронни устройства, за да удостоверите подписващия и да гарантирате сигурността на документа.
Можем да кажем, че електронно указание за намерението на дадено лице да приеме условията на документа или набор от данни и да върне тези данни с електронен подпис, е известно като електронен подпис. Има три вида електронни подписи:
- Прости електронни подписи
- Разширени електронни подписи
- Квалифицирани електронни подписи
Може да се използва в различни ситуации, като транзакции, договори и административни процедури. Електронните подписи са надеждни, приложими и законни по целия свят. Това ще ви помогне да ускорите процеса на подписване и можете да спестите часове от този процес.
Електронните подписи са новият начин за правене на бизнес с вашите клиенти, поради което трябва да имате приложение за електронен подпис, на което можете да се доверите.
С инструмента eSignature можете да получите удобен и бърз начин за решаване на проблеми с подписа. Можете да гарантирате безопасността на клиентите си и да върнете документите лесно, без да мърдате никъде.
Това е по-скоро екологичен подход, който може да спести милиони разпечатки на хартия. Освен това помага да поддържате вашия документ организиран, отчетен и достъпен.
Освен това използването на електронни подписи може да спести много време и пари. Освен това рационализира работните ви процеси в бизнеса и може да донесе ефективност на индустрията или отдела.
Електронните подписи могат да се използват в различни индустрии като продажби, човешки ресурси, финансови услуги, ИТ, наука за живота, правителство и др.
Нека сравним Dropbox Sign и DocuSign, като започнем с Dropbox Sign.
Какво е Dropbox Sign?
Dropbox Sign (известен преди като HelloSign) е приложение за електронен подпис и управление на цифрови транзакции, което включва проследяване на подписи, история на подписите, подписване на документи, съответствие с нормативните изисквания и др.
Позволява ви да поискате електронни подписи и да добавите правно обвързващи подписи към документите. Той е собственост на Dropbox, който обещава да позволи на клиентите да сключват сделки по-бързо, да попълват спешни документи навреме без грешки, незабавно да включват нови служители и много повече.
Dropbox Sign е полезно решение за хора на свободна практика. Фрилансерите могат лесно да изпращат документи на своите клиенти и да получават документи като споразумения за електронно подписване. Платформата е здрава, с множество интеграции, възможности за персонализирано брандиране и др.
От частни потребители до големи компании могат да използват тази платформа без никакви проблеми. Независимо дали искате да го използвате на вашия мобилен телефон или настолен компютър, приложението му се поддържа от всички устройства, така че можете да го използвате, където пожелаете.
Освен това Dropbox Sign се предлага на повече от 20 езика и може да се интегрира с популярни инструменти като Salesforce, Slack, HubSpot и др. Освен това, той опростява работните процеси и прави комуникацията между клиенти, доставчици и колеги по-лесна.
С Dropbox Sign можете:
- Събирайте електронни подписи сигурно и безопасно с криптиране на данни
- Сключвайте сделки бързо с автоматизирани процеси за предложение и подписване на договор
- Автоматизирайте задачите, засилете съответствието и управлявайте риска в неговите функции за изкуствен интелект
- Насочвайте документи към назначените ви работници, за да управлявате вътрешни работни потоци
- Създавайте и редактирайте своите договори, като използвате шаблони за многократна употреба и персонализиране
- Преминете от забързаната работа с документи към работа без хартия, за да спасите дървета
Dropbox Sign предлага безплатен пакет, който включва основни функции и три заявки за подпис всеки месец. Това го прави добър вариант за тези, които имат нужда от подписване с малък обем.
Характеристики на Dropbox Sign
Dropbox Sign има уникални функции, което го прави чудесен избор за всеки. Обикновено се фокусира върху опростяване на процеса за потребители и организации. Нека обсъдим неговите характеристики:
#1. Шаблони
Можете да превърнете вашите често използвани документи в Dropbox Sign шаблони, за да рационализирате всяка заявка за подпис. Можете да форматирате документите за няколко минути, за да направите всяко изпращане лесно и бързо.
Всичко, от което се нуждаете, е четири стъпки, които да следвате, докато форматирате документите:
- Качете своя документ: Изберете документ, който изпращате многократно, като споразумение за неразкриване или W2.
- Решете кой ще подпише: Задайте роля на подписващ, като клиент, собственик на бизнес, служител, наемател и т.н.
- Поставете полета или интервал: За всяка роля плъзнете и пуснете полетата за подпис, където искате подписващият да попълни тази част.
- Запазване, изпращане и повторно използване: След като създадете шаблон, ще бъде лесно да изпратите документа бързо и безпроблемно без повторения.
С тази функция можете да автоматизирате досадната си работа, да опростите груповите изпращания, като използвате възможности за много подписващи лица, и да подготвите документите за незабавно подписване.
#2. Редактиране на документ
Функция като редактор на документи е много често срещана функция във всяко приложение. С помощта на инструмента можете да добавяте полета във вашите документи, така че подписващият да може да попълни необходимата информация. Той включва функции за навигация, което е уникална функция в Dropbox Sign.
Dropbox Sign ви позволява да добавяте персонализирано брандиране и да персонализирате езика на приложението. Това помага на вашата компания да издигне своята марка и да подобри комуникацията със заинтересованите страни. Когато добавяте имейл елементи, трябва да качите фирмено лого, да добавите фирмен слоган, да редактирате името на подателя и имейл подпис.
#3. Изпращане на документ
Има няколко начина за изпращане на документи. Dropbox Sign може да качи CSV файл, генериращ връзка за подписване или CSV файл за масови подписи и лично подписване.
Когато изпращате документи по имейл, можете да персонализирате заглавието на документа, да поискате прикачени файлове, да персонализирате съобщение за подписващите и да присвоите CC.
#4. Подписване и съхранение на документи
Dropbox Sign предоставя ценни функции, включително бутон „Напред“, насочващ получателите към празното поле за директно подписване.
След като изпълните документите, те трябва да бъдат достъпни лесно и ефективно. Dropbox Sign е базирана в облак платформа за съхранение на документи, която съхранява всички ваши документи и ви дава достъп за използване, когато пожелаете.
#5. Сигурност
Софтуерът за електронен подпис трябва да се предлага със специална сигурност и правни изисквания. Dropbox Sign предлага SSL криптиране, двуфакторно удостоверяване, съответствие с международното право, съответствие с HIPAA, съответствие с ESIGN и защитено съхранение на документи.
Инструментът предоставя отчети за одит за проследяване на съществените промени и дейности на всеки документ. Те се прикачват автоматично към подписаните документи.
#6. Интеграции и API
Dropbox Sign има много интеграции и API, който помага за рационализиране на работните процеси с документи. Можете да интегрирате любимите си инструменти с Dropbox Sign и да създавате персонализирани приложения чрез функционалностите на Dropbox Sign.
#7. Поддръжка на клиенти
Dropbox Sign има по-добра поддръжка на клиенти. Той използва чат на живо и имейл канали, за да комуникира със своите клиенти. Поддръжката е достъпна 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата и ще получите страница за състоянието на приложението, поддържани ресурси и известия за актуализация на платформата.
Какво е DocuSign?
DocuSign, основано през 2003 г., е едно от първите приложения за електронен подпис с над 1 милион клиенти, 44 езика и 400 интеграции.
Инструментът за eSignature събира и управлява ефективно документи от местоположението или устройството, предоставя следи за одит и рационализира вашите работни потоци. С DocuSign можете лесно да изпращате, нотариално заверявате и подписвате цифрови документи.
Освен това можете лесно да насочвате документи към назначените работници, за да организирате вътрешни работни потоци. Той помага за автоматизиране на задачите, укрепване на съответствието и управление на риска, като използва управлението на жизнения цикъл на договора и функциите за динамичен изкуствен интелект.
Създайте широка гама от договори и ги редактирайте според употребата си с помощта на адаптивни и многократно използвани шаблони.
DocuSign е пригоден за множество индустрии, бизнес сектори и др. Ако имате нужда от документи, които трябва да се подписват редовно и нямате нищо против да плащате за тях, DocuSign е вашата опция.
Със стабилни незадължителни интеграции можете да интегрирате DocuSign с вашите бизнес инструменти, за да рационализирате бизнес процесите. Освен това неограничените възможности за шаблон ще бъдат от голяма полза, тъй като запазва различни документи за подписване и позволява неограничени вариации на подобен шаблон, без да променя нищо.
DocuSign предлага 99,99% непрекъсната работа и над 180 държави го използват за подписване на споразумения. Ако искате да видите договора и да го подпишете, DocuSign ще подготви всичко със своето превъзходно мобилно приложение и поддръжка в браузъра.
Време е да станете герой на вашата компания, като намалите ръчните задачи и рационализирате процесите на изпращане, подписване и управление на документи с DocuSign.
Функции на DocuSign
DocuSign предлага гъвкави функции, които помагат на средни и големи компании да съхраняват и редактират своите документи за нула време. Функции като шаблони, одиторски доклади, лично подписване, многостранно подписване, правно обвързващи подписи и други ви позволяват да се освободите от обичайната си ръчна работа.
Нека обсъдим някои от неговите характеристики в детайли:
#1. Създаване на документ
С милиони потребители по целия свят, DocuSign обработва над един милион документа дневно. Това прави документа широко достъпен и съвместим. То предлага:
- Разширена поддръжка на типове файлове: DocuSign поддържа всякакъв тип файлови типове документи, като Microsoft Excel, Word и PowerPoint, така че можете да изпращате документи за подпис. Той също така поддържа .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx и др.
- Преобразуване на PDF формуляр: Подгответе документи за нула време с преобразуване на PDF формуляр. Докато качвате PDF файл, DocuSign разпознава и преобразува файла автоматично в полетата за подписване.
- 20+ стандартни и персонализирани тагове и полета: С тази функция можете да насочвате вашите клиенти или професионалисти да влизат на правилните места без проблеми. Освен това можете да изпращате стандартни етикети, за да получите подписи, заглавия, инициали, имена на компании, текстове, номера, имена и др.
- Чертеж: Това поле позволява на подписващите и изпращачите да качват подписващи и изображения директно в документа.
DocuSign също така предлага интеграции за облачно съхранение, автоматично поставяне на тагове, PowerForms и допълнителни документи в този раздел.
#2. Полета за данни
Усъвършенстваните възможности на DocuSign за валидиране на полета автоматизират бизнес логиката и рационализират процеса за подписващите. Можете да интегрирате DocuSign безпроблемно с други приложения за предварително попълване на формуляри.
- Пълна функционалност на формуляри: Проектирайте формуляри по начина, по който искате с мощна функционалност на формуляри, която включва квадратчета за отметка, падащи тагове, текст, валутни полета, цифрови полета, радио бутони и др.
- Полета с данни на трети страни: Можете да свържете вашите полета с данни от услуги на трети страни. Данните се актуализират автоматично от системата на трета страна към документа и обратно, което елиминира тежката работа.
- Проверка на данните: Ограничете типа данни, въведен в избраното поле, за да минимизирате транзакциите, които не са в добро състояние. Това ще елиминира грешките при повторно изпращане на документи и въвеждане на данни. Той включва имейл, телефонен номер, 9-цифрен пощенски код, текст, дата, 5-цифрен пощенски код, маскиране на регулярен израз и социалноосигурителен номер.
- Форматиране на полета и логика: Можете да използвате условни полета, за да скриете данни и да ги разкриете, когато е необходимо. Стойностите се изчисляват динамично с изчислените полета въз основа на входните данни в другите полета. Освен това заключените полета защитават данните, а свързаните полета гарантират, че всички промени се отразяват в подобни полета.
- Маркиране на полета и документи: DocuSign дава възможност за редактиране на определени полета. Може да управлява заявките и да променя направените инициали. С историята на транзакциите можете да проследявате всички промени.
#3. Подписване на работния процес
DocuSign ви позволява да посочите и поръчате броя на подписващите. Можете да присвоите на получателите различни роли и достъп и ще имате контрол върху всяка стъпка.
Включва серийно, паралелно, смесено маршрутизиране, групово изпращане, разрешения за получатели, правилни документи, напомняния и известия, видимост на документи и шаблони.
#4. Удостоверяване на подписващия
С множество нива на удостоверяване можете да гарантирате, че подписалите са истински. Той увеличава праговете, необходими на подписващите, за да потвърдят самоличността си, преди да им бъде даден достъп до файловете.
Включва удостоверяване на базата на имейл, код за достъп, SMS, телефон, удостоверяване на базата на знания, удостоверяване на самоличност, удостоверяване от трета страна и др.
#5. Опит при изпращане и подписване
Изпращайте лесно документи с DocuSign и оставете клиента да подпише и изпрати обратно документа в рамките на няколко минути. DocuSign прави изпращането и подписването по бърз и лесен начин.
Включва адаптивно подписване, SMS известия, офлайн подписване и изпращане, мобилни приложения, споделен достъп, еластично подписване, брандиране и др.
#6. Докладване
Мощното отчитане на продукта прави работата ви супер лесна. Той позволява на администраторите на акаунти и потребителите на DocuSign да получат ясна видимост в акаунта.
Бизнес статистиката е винаги достъпна и достъпна с достъп в реално време и разширяемо планирано отчитане. Включва състояние в реално време, прозрения за подписване, експортиране на данни, документи, отчети за акаунти и др.
Освен това DocuSign предлага широк набор от функции като съответствие, допълнителни услуги, архивиране и запазване на документи, достъпност, сигурност, международна администрация, политики за пароли и др.
Dropbox Sign срещу DocuSign
И двата инструмента за електронен подпис предлагат подобен резултат. В крайна сметка вие изпращате документа за подпис от вашия клиент с помощта на инструмента. Основните разлики, които можем да визуализираме между DocuSign и Dropbox Sign, са техните функции, цени и поддръжка. Нека видим как и двата се различават един от друг в няколко точки.
Dropbox SignDocuSign Позволява интеграции в по-високите си планове. Позволява интеграции във всеки план. Има стандартни функции. Има разширени функции. По-подходящ за малки фирми. По-подходящ за средни и големи предприятия. Dropbox Sign е по-евтин. DocuSign е по-скъп. Ограничен брой шаблони. Шаблони за многократна употреба в избраните планове. имате опция за управление на контакти Можете да управлявате контакти Няма опция за сравнение на документи Можете да сравнявате документи Не можете да планирате времето си за споделяне на файлове Можете да планирате времето си за изпращане на файлове Потребителите и подателите могат да изпращат и подписват документите на 22 различни езика Можете да изпращате документи на 14 различни езика , а вашите получатели могат да се подпишат на 44 различни езика. С едно щракване можете да изпращате документи до голям списък от получатели в по-високи планове. Автоматично изпраща имейли и уникални документи след импортиране на списък с получатели. Предлага имейл и уеб поддръжка. Предлага имейл, телефон и уеб поддръжка
Заключителни думи
И двата инструмента за електронен подпис, Dropbox Sign и DocuSign, имат отлични функционалности, които могат да бъдат от полза за различни видове бизнес. Dropbox Sign е чудесен вариант за малкия бизнес, тъй като е по-достъпен и има стандартни функции, от които може да се нуждаете. Но ако имате нужда от повече функции и имате по-голям бизнес, може да опитате DocuSign.
Ето защо, ако искате да знаете как тези инструменти могат да бъдат от полза за вашия бизнес, изпробвайте ги сами. Тестването на инструментите ще ви помогне да определите кой е по-добър за вашия случай на употреба.
Страхотното е, че и двата инструмента имат безплатни пробни опции, за да ви помогнат да започнете бързо и да решите кой от тях работи повече за вас.
След това можете да проверите как да добавите подпис към документ на Word.