Как да намерите и премахнете дубликати в Google Sheets

Ако сте обикновен потребител на Google Таблици, вероятно сте се сблъскали с проблем, при който случайно сте добавили дублиращи се записи в електронната си таблица. Тази ситуация може да изхвърли набора от данни, за който сте работили толкова усилено. Може да не знаете, че случаят е възникнал, особено когато компютърът ви се обърка или когато ударите тракпада на вашия лаптоп.

Твърде лесно е да пропуснете нещо, когато във вашата електронна таблица има огромно количество данни. Типичните резултати включват грешки в изчисленията и дублиращи се клетки, които са трудни за идентифициране при търсене на източника на проблема.

За щастие има няколко различни метода за подчертаване на дубликати във вашите електронни таблици.

• Използвайте вградената функция за премахване на дубликати.
• Използвайте маркиране, за да намерите дубликати.
• Копирайте уникални клетки и ги преместете в нов лист.
• Използвайте търсачка на дубликати на трета страна.
• Създайте обобщена таблица, която брои дубликати на индивидуална основа.

Горните процеси улесняват намирането на тези дублиращи се записи, така че да можете да ги изтриете или да ги игнорирате, ако е необходимо. Ето вашите опции.

Използвайте функцията за премахване на дубликати на Google Таблици

Независимо дали се опитвате да намерите дубликати в една колона, две колони или цял работен лист, функцията Премахване на дубликати премахва точно клетки със същите данни. Имайте предвид обаче, че премахва всички дубликати, дори и да не са свързани със същите данни.

Маркирайте колоните, които искате да проверите за дублиращи се данни.

В менюто в горната част изберете „Данни -> Почистване на данни“ и след това изберете „Премахване на дубликати“.

Ще се появи диалогов прозорец. Маркирайте квадратчетата до всяка колона в списъка, който искате да проверите, или можете да отметнете „Избор на всички“ и след това да кликнете върху „Премахване на дубликати“.

Google Таблици показва колко копия са намерени и премахнати, за да можете да сте сигурни, че процесът работи по предназначение.

Използването на вградената функция „Намиране и премахване на дубликати“ на Google Sheets е най-лесният начин за премахване на дубликати, но понякога може да искате да прегледате копията, преди да ги премахнете. Страхотен начин да направите това е с цветно подчертаване.

Маркирайте дубликати с помощта на цветове за лесно премахване

Когато става въпрос за идентифициране на грешки във вашите електронни таблици, използването на акценти за открояване на всяка неправилна информация е друг добър начин.

Отворете своя „файл на Google Таблици“. и маркирайте „колоната или колоните“, които искате да редактирате.

В лентата с менюта в горната част изберете „Форматиране“.

В падащото меню изберете Условно форматиране.

Изберете желания от вас „диапазон“ от новото меню, което се показва.

Под „Правила за форматиране“ променете падащото меню, озаглавено „Форматиране на клетки, ако…“ на „Персонализирана формула е“.

Поставете следната „формула“ в полето, разположено под опцията „Персонализирана формула е“:
=брой, ако(A:A,A1)>1.

Под секцията „Стил на форматиране“ изберете „Икона на цвят за запълване“, за да маркирате съдържанието си с жълт фон на клетка (или всеки цвят по ваш избор).

Кликнете върху „Готово“, за да запазите промените, да прегледате дубликатите си и да изтриете тези, които намерите като легитимни копия.

Вашата електронна таблица вече ще подчертае вашите дублиращи се клетки в цвета, който сте избрали, и можете да сканирате селекцията за всякакви дубликати.

Забележка: Най-добре е да маркирате клетките на колона, започвайки с ред 1, вместо да избирате клетки в средата. Формулата не обича използването на ред 2 като първа колона. Пропусна няколко дубликата в избраното поле (A2:B9). След като беше добавен ред 1 (A1:B9), той намери всички копия. Вижте двете изображения по-долу.

Изображение #1: показва пропуснати дубликати при избор на клетки от ред 2 като първи клетки (A2 и B2):

Изображение #2: показва всички дубликати, докато избирате клетки от ред 1 като първи клетки (A1 и B1):

Уверете се, че всички съществуващи дубликати са правилни, тъй като някои копия изобщо не са дубликати. Те могат да бъдат един и същ номер за два различни акаунта, потребители, служители и т.н. След като потвърдите клетките за копиране, които не ви трябват, ги изтрийте. Накрая можете да затворите менюто за форматиране и да възстановите стандартния цвят на клетките си.

Копирайте уникални клетки в Google Sheets за лесно премахване на дубликати

Ако предпочитате да сортирате необработените си данни автоматично, най-добре е да копирате всички уникални клетки, а не дубликати. Този процес осигурява по-бързо сортиране и филтриране. Ако сте сигурни, че информацията ви е правилна и бихте предпочели да премахнете дубликатите вместо това, опитайте метода по-долу.

Отворете „Документа на листове“, който искате да сортирате. Маркирайте „колоната“, която искате да редактирате. Този процес записва диапазона на колоните за следващата стъпка.

Щракнете върху „празна колона“, където искате да се показват уникалните записи. Докато е маркирано (не щракайте върху клетка), поставете следната формула: =UNIQUE(). Естествено трябва да се постави в горната клетка.

Въведете „координатите на клетката“ на оригиналната колона в скобите, като например: (A3:A9).

Натиснете „Enter“, за да преместите новите си данни в колоната, която сте посочили по-рано.

След като това приключи, можете да проверите записите ръчно или да импортирате данните си в работната си електронна таблица.

Използвайте добавка на трета страна, за да намерите и премахнете дубликати в листове

Има онлайн плъгини, налични за използване с Google Таблици. Ще намерите добавките в Google Workspace Marketplace, включително инструменти за автоматично премахване на дублиращи се записи.

Премахване на дубликати от Ablebits

Подходящ инструмент, известен като Remove Duplicates by Ablebits, ви позволява бързо да намирате дубликати в цял лист с информация или чрез търсене в две колони.

Можете да премествате, изтривате и маркирате резултати. Инструментът включва две настройки на съветника: намиране и изтриване на дубликати и намиране на уникални клетки или качества във вашия документ. Тези две опции улесняват проследяването на информацията, докато вървите.

Като цяло, използването на съветник за намиране на вашата информация може да си струва в дългосрочен план. Тази опция е предимно за потребители, които непрекъснато търсят дубликати в своите електронни таблици и които предпочитат да прекарват време в нещо друго.

Използвайте обобщена таблица, за да намерите дублиращи се редове в листове

Основната таблица е удобен инструмент за по-внимателно разглеждане на данните. Основната таблица не изтрива автоматично дублиращи се клетки или редове; той предоставя разбивка на това кои колони имат дубликати, за да можете ръчно да прегледате данните си и да видите какво, ако има нещо, трябва да премахнете.

Създаването на обобщена таблица е по-задълбочено от другите методи, показани в тази статия. Трябва да добавите обобщена таблица за всяка колона, за да сте сигурни, че резултатите са еднакви и че точно идентифицират дубликати.

Забележка: Ако нямате имена на колони в електронната си таблица, обобщените таблици няма да работят точно за намиране на дубликати. Опитайте временно да добавите нов ред и след това наименувайте колоните, като използвате този нов ред.

Ето стъпките за използване на въртяща се таблица за идентифициране на дублиращи се клетки или редове.

Изберете „всички данни от таблицата“, след което отидете на „Данни -> Опорна таблица“.

Регулирайте обхвата на клетките, ако е необходимо, след което изберете „Създаване“.

Изберете „Добавяне“, което е до „Редове“. Тази стъпка избира колоната за намиране на дубликати. Да, правилно прочетохте. Изберете желаната от вас колона от падащото меню. Ако загубите редактора на централна таблица, щракнете върху попълнена клетка, за да я върнете обратно.

Сега изберете „Добавяне“ до „Стойности“ и изберете „същата колона като по-горе“, но я задайте да се обобщава с „COUNT“ или „COUNTA“. Вече трябва да е по подразбиране.

Новата обобщена таблица идентифицира всички дубликати, както е показано по-долу.

Ако искате да видите друга колона, можете да повторите стъпките по-горе (за да запазите предишните си резултати) или да отворите отново редактора на централна таблица и да промените съществуващата таблица.

Опорната таблица се променя, за да покаже новите корекции.

Както беше споменато по-горе, методът на въртящата се таблица е малко по-заложен. Все пак ви дава конкретен отчет за местоположенията на вашите дублиращи се записи, който може да бъде полезен за анализ на данни. За повече информация относно осевите таблици вижте урока на Alphr за създаване, редактиране и опресняване на централни таблици в Google Таблици.

Като цяло, дублирана клетка в Google Sheets може да причини проблеми с вашите данни, ако не сте внимателни, особено когато сортирате финансова информация в полезна електронна таблица.

Най-честите причини за дублиране са:

• Няколко души добавиха един и същ клиент, фактура, категория, артикул и т.н.
• Импортирането на данни се добавя към вече наличните данни за втори път.
• Действията за копиране/поставяне добавиха дублиращи се записи.

За щастие идентифицирането, премахването и изтриването на идентични клетки с данни е изненадващо лесно в Google Таблици, което е положително, ако непрекъснато се занимавате с електронни таблици в ежедневния си работен процес. Ако търсите нещо за по-бързо сортиране на съдържанието, винаги можете да използвате добавка като Remove Duplicates by Ablebits, за да сте сигурни, че информацията ви е добре сортирана и организирана.

Имате ли опит, съвети или въпроси относно използването на някой от методите, споменати в тази статия? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу.