Microsoft Outlook съхранява вашите имейли, задачи и срещи като PST или OST файлове. И двете вършат една и съща основна работа. Въпреки това, има някои разлики, които са важни, в зависимост от това дали искате да архивирате, възстановите или преместите данните си.
За да обясним разликата между PST и OST файловете, трябва да обясним малко технологична история – по-конкретно разликата между POP и IMAP имейл протоколите. Ето кратък преглед.
Съдържание
Какво е POP?
Традиционният протокол за имейл, използван при комутируема връзка, беше Post Office Protocol (POP). Текущата версия на POP е версия 3 (POP3).
POP изтегли всичките ви имейли на клиента и след това по подразбиране ги изтри от имейл сървъра. Това означаваше, че само копие на имейлите ви е било на вашия компютър. Можете да конфигурирате POP да не изтрива имейли от сървъра.
Въпреки това, в онези дни хората обикновено проверяваха имейла си само от един компютър, така че всъщност нямаше нужда да се съхранява второ копие на сървъра.
Когато използвате POP, всички промени, които правите във вашия имейл клиент, не се отразяват в имейл сървъра. Ако изтриете имейл в имейл клиента, нищо не се случва на имейл сървъра и обратно.
Какво е IMAP?
Протоколът за достъп до интернет съобщения (IMAP) е по-модерен протокол, който изтегля копие на вашия имейл от сървъра към клиента на вашия компютър. Всички промени, които правите във вашия имейл клиент, се синхронизират със сървъра. Ако изтриете имейл на вашия компютър, той също се изтрива на имейл сървъра и обратно.
IMAP е много по-подходящ за съвременния свят. Вече имаме достъп до един и същ имейл акаунт на множество устройства и повечето хора имат „винаги включени“ широколентови или оптични връзки и мобилни данни. Всичко, което правите с имейла си, се синхронизира, ако използвате IMAP.
Например, ако изпратите имейл от телефона си, можете да погледнете в папката „Изпратени“ на таблета си и имейлът, който сте изпратили, също ще бъде там. Ето защо препоръчваме да използвате IMAP, освен ако нямате конкретна причина да използвате POP3.
Също така е важно да се отбележи, че Microsoft използва Messaging API (MAPI), а не IMAP за своите имейл акаунти. Въпреки че се различават, MAPI и IMAP синхронизират вашите имейли между клиента и имейл сървъра.
POP, IMAP и PST и OST файлове
Ако имате POP акаунт, Outlook съхранява всичките ви имейли и срещи във файл Personal Storage Table (.pst). PST файл може да бъде импортиран в Outlook. Това го прави идеален за преместване на имейла ви на нов компютър или създаване на резервно копие, което можете да запазите, в случай че компютърът ви се срине или стане неработоспособен.
До Microsoft Outlook 2013 PST файловете се използват и за IMAP или MAPI акаунти. Въпреки това, като се започне с Outlook 2016, клиентът съхранява всичките ви имейли и срещи от IMAP и MAPI акаунти във файл офлайн таблица за съхранение (.ost).
OST файловете автоматично се синхронизират с имейл сървъра, стига да имате интернет връзка. За разлика от PST файловете обаче, не можете да импортирате OST файл в Outlook – защото не е нужно.
Ако настройвате Outlook на нова машина и се свързвате с вашия имейл акаунт чрез IMAP или MAPI, всичките ви имейли ще бъдат на сървъра и ще се изтеглят автоматично.
Критичната разлика между PST и OST файловете е, че съдържанието на PST е достъпно само в този файл. Съдържанието на OST обаче е достъпно и на имейл сървъра и на всяко друго устройство, което използвате за достъп до вашия имейл акаунт.
Кога имате нужда от тях?
През повечето време няма да се налага да се притеснявате за PST и OST файлове. Малко вероятно е да видите или да получите директен достъп, освен ако не отидете да ги търсите.
Те наистина са важни само когато премествате данни на нов компютър или искате да архивирате имейлите си. Ако използвате имейл акаунт POP3, ще трябва да копирате PST файла на новия си компютър и след това да го импортирате в Outlook, или ще загубите всичките си имейли.
Ако използвате IMAP или MAPI, трябва да сте наясно само с размера на вашата пощенска кутия на имейл сървъра. Ако някога достигнете максималния размер и искате да запазите всичките си имейли, ще трябва да експортирате част от тях в PST файл и след това да ги изтриете от имейл сървъра.
След това все още ще можете да преглеждате тези имейли, ако импортирате PST файла в Outlook, но те вече няма да бъдат на имейл сървъра.