Стандартният прозорец за съставяне на имейл има поле До, поле Подател и поле за тема. Може да видите и две други полета: CC и BCC. Тези две полета не са задължителни, т.е. можете да изпратите имейл, без да ги попълвате, и често може да са скрити от потребителския интерфейс по подразбиране.
Съдържание
CC и BCC
Полетата CC и BCC са полета за въвеждане на имейл или няколко имейла. Когато изпратите съобщение, всички включени в полетата До, CC и BCC ще го получат.
CC означава Carbon Copy, а BCC означава Blind Carbon Copy. Ако не сте сигурни какво означава копие, това е термин, измислен от реликва в реалния свят; въглеродна хартия. Карбонова хартия е хартия, покрита с мастило (което ще изцапа ръцете ви и всичко останало, с което влиза в контакт). Вмъква се между два листа. Пишете върху хартията отгоре и тя автоматично се копира на хартията отдолу с любезното съдействие на копирната хартия.
Важно е да знаете, че CC и BCC не изпращат отделни съобщения. Едно и също съобщение, една и съща нишка се изпраща на всички.
Разлика между CC и BCC
Имейл адресите, които са въведени в полето CC, са видими за всички останали, на които е изпратено съобщението. Ако изпратите копие на някого в имейл, получателите, добавени в полето До, ще могат да видят всички включени в полето CC.
Имейл адресите, които са въведени в полето BCC, не се виждат от никого. Те са „слепи“ или скрити. Ако искате да изпратите имейл до някого, но също така да включите някой друг в списъка с получатели, без други хора да разберат, полето BCC е инструментът за работа.
Етикет на имейл: Използване на CC
Няма закони и писания за използването на CC и BCC. Има обаче етикет на имейл, който трябва да следвате, когато използвате тези полета. Ако не го направите, ще си спечелите врагове на работа.
Полето CC трябва да се използва, когато;
Искате да държите някого в течение за нещо, но това не изисква отговор от него
Чувствате, че съобщението е нещо, за което човекът може да трябва да знае в даден момент
Взаимен надзорник
Супервайзер/мениджър за вас и другия човек, ако работите в различни отдели/секции. Това е най-добре да се използва, ако ръководителят/управителят изисква документация за това кога работата е възложена между отделите.
Кога да не се използва CC;
За да държите надзирател в течение, когато не е необходим.
За да използвате съобщението като документация за работата, която вършите
За да докаже теза
Противоречиво използване на CC;
Не трябва да използвате ненужно CC и да включвате хора в съобщения, когато не е необходимо да бъдат включени. Въпреки това, ако подозирате, че колега няма да проследи нещо, освен ако в съобщението не е включен ръководител, можете също да го добавите.
Трябва също да го използвате, ако мениджър изисква доказателство, че работите.
Етикет за имейл: Използване на BCC
Използването на BCC по същество означава, че „разказвате“ на някого. Използвайте това внимателно. Никой не знае кой друг е получил съобщението, когато добавите хора в полето BCC. Мислете за това като тайно записване на среща или позволяване на някого да слуша.
BCC трябва да се използва пестеливо и внимателно. Ще има момент, когато трябва да го използвате и ще бъде очевидно кога трябва да го направите. Извън това, не оставяйте BCC хора в имейлите. Вместо това използвайте полето CC.
Заключение
Полето BCC е скрито, така че никой няма да разбере, че сте го използвали. Полето CC не е скрито и използването му ще бъде очевидно. Получателите ще знаят дали са добавени към полето CC или BCC. Уверете се, че хората, на които сте BCC, не използват бутона Отговор на всички.