Познаването на заинтересованите страни, техните интереси и как те могат да повлияят на даден проект е от съществено значение за неговия успех, поради което картите на заинтересованите страни стават популярни в наши дни.
Бизнесът понякога е изправен пред неочаквани рискове, свързани с техните проекти и трудности, докато управлява своите ключови играчи и тяхното въздействие върху проектите. Също така комуникационните бариери могат да затруднят сътрудничеството, ако не се третират по подходящ начин. Следователно би било най-добре, ако намерите начин да прецените тези рискове и въздействия, като използвате безпроблемни комуникационни канали.
Въпреки това правилната карта на заинтересованите страни може да ви помогне да управлявате ефективно вашите заинтересовани страни, да оцените техните интереси и влияние и да намалите изоставеността във вашите проекти, така че да можете да преминете към успешно завършване.
За щастие, не е необходимо да рисувате тези карти ръчно, тъй като има много софтуерни инструменти, които да служат на целта.
В тази статия ще обсъдя картите на заинтересованите страни, как те могат да ви помогнат и някои от инструментите за картографиране на заинтересованите страни, които да ви помогнат да създадете страхотни карти.
Да започваме!
Съдържание
Какво е карта на заинтересованите страни?
Картата на заинтересованите страни е дизайн, представящ връзката на заинтересованите страни с проект или организация.
Тази карта може също да покаже как тази връзка се развива за определен период от време. Разглеждайки това, можете да научите въздействието на заинтересованите страни върху проект и организация и резултата от организация или проект върху заинтересованите страни. Виждате ли, работи и в двете посоки.
Картата на заинтересованите страни се изчертава като графика, състояща се от две оси. Оста x представлява нивото на влияние на заинтересованите страни, докато оста y представлява тяхното ниво на интерес. Квадрантът, зает от заинтересованата страна, определя честотата, интензивността и ангажираността.
Картата представя хора, участващи в проект и засегнати от него, като ви дава ясна картина на групите, интересите и мотивите на заинтересованите страни.
Така че, когато създавате карта на заинтересованите страни, осигурете няколко неща:
- Картата трябва да бъде ориентирана към детайли, така че да може да представи пълен преглед на всички заинтересовани страни
- Трябва да е лесно за разбиране, защото не всеки може да разбере, ако го направите сложно.
- Той трябва да предава информация ясно и бързо, за да позволи на съответния персонал да взема решения бързо.
- Организирайте заинтересованите страни в различни групи въз основа на нивото на влияние, тяхното естество и споделени интереси.
Защо картографирането на заинтересованите страни е важно?
Ето предимствата от създаването на карти на заинтересованите страни за вашата организация и проекти:
За лесно идентифициране на ключови играчи: Картите на заинтересованите страни ви помагат да идентифицирате заинтересованите страни в проекта, включително тези, които са ключови играчи, отговорни за успеха на вашия проект.
Можете да ги разгледате с един поглед и да разберете кого да информирате, наблюдавате или насочвате към различните етапи на проекта. Това ще гарантира успешно завършване на проекта в определеното време с минимален шум.
За бързо вземане на по-добри решения: Разглеждайки картата на заинтересованите страни, ще имате цялата съществена информация за заинтересованите страни. Следователно можете бързо да вземате по-добри решения и да използвате пълния им потенциал, като ги ангажирате на правилните места.
Дори ако нещо се обърка, можете да се справите с това с бързо вземане на решения, за да спасите организацията си от възможни рискове и щети.
Ефективна навигация на плана: Картата ще ви помогне да анализирате силата и интересите на вашите заинтересовани страни. По този начин можете да дефинирате стратегии въз основа на това прозрение и да навигирате плана съответно. Това ще помогне на вашия екип да се придържа към плана и ще гарантира, че проектът ще завърши успешно навреме.
Подобрена продуктивност: Ако можете да идентифицирате и оцените заинтересованите страни по проекта, можете да изградите продуктивен план за ангажиране. Той ще насочи усилията, времето и ресурсите на вашия екип на правилните места и ще гарантира, че работата ви се движи по начина, по който трябва да бъде, поддържайки вашата корпоративна репутация.
По-добра комуникация: Тъй като можете да категоризирате заинтересованите страни въз основа на техните интереси, нива и други фактори, можете да присвоите съответно роли. Това ще накара всички да се придържат към една и съща стратегия и поток от отговорности.
Следователно те могат да комуникират ефективно помежду си и с организацията без объркване или дезинформация.
Къде се използват картите на заинтересованите страни?
Можете да използвате карти на заинтересованите страни в различни случаи на употреба, включително:
- Ако планирате да стартирате продукт или услуга, можете да картографирате заинтересованите страни и да направите силни стратегии.
- Когато навлизате на нов пазар или географско местоположение, провеждането на проучване на пазара е от решаващо значение. Картите на заинтересованите страни могат да ви помогнат в това.
- Можете да създадете карти на заинтересованите страни, докато прилагате своите маркетингови стратегии като рекламна кампания, програма за лоялност и др.
Как да създадете карта на заинтересованите страни?
Съвременните технологии улесниха съставянето на карти на заинтересованите страни. Можете да намерите много инструменти за заинтересовани страни, за да създавате невероятни карти с лекота.
Но въпросът е как да направите това?
Трябва да има някои стратегии, за да започнете, преди да започнете да създавате картата.
И така, ето как да създадете карта на заинтересованите страни в три прости стъпки:
#1. Идентифицирайте вашите заинтересовани страни
Първото нещо, което трябва да направите, е да идентифицирате вашите ключови заинтересовани страни. За целта започнете да ги организирате в три категории – лидери, сътрудници и непреки заинтересовани страни.
- Лидери: Поставете лидери и лица, вземащи решения в тази категория, които определят жизнения цикъл на вашия проект. Те са пряко свързани с проекта и имат най-голямо влияние върху организационната или техническата му част.
- Сътрудници: Поставете сътрудници като ръководители на проекти, техните екипи и ключови отдели. Той също така включва външни заинтересовани страни като клиенти, длъжностни лица по оторизация и доставчици.
- Косвени заинтересовани страни: Поставете странични наблюдатели, които наблюдават развитието на проекта от разстояние. Те може или не могат да се интересуват от проекта или може би да се ангажират с него по-късно.
#2. Извършете анализ на заинтересованите страни
Оценете нивото на ангажираност за всяка заинтересована страна в проекта. Разберете техните интереси към проекта и възможни въздействия и влияния. Помислете как те могат да страдат или да се възползват от проекта и да допринесат за него. Освен това не забравяйте да анализирате мотивите им и да използвате тези прозрения, за да създадете групи и да изработите стратегии.
#3. Предприемам действие
Най-накрая приемете правилен подход за създаване на карта въз основа на интереса или силата на вашите заинтересовани страни. Освен това направете ефективни комуникационни планове.
След като сте запознати с концепцията и как да създадете карта на заинтересованите страни, използвайте инструмент за картографиране на заинтересовани страни, за да създадете карта, която може да представи най-добрата информация за вашите заинтересовани страни.
Ето някои от най-добрите, които можете да разгледате:
Миро
Научете кой влияе върху работните проекти и получете тяхната подкрепа с помощта на на Миро създател на карти на заинтересованите страни. Той ви помага да създавате и съвместно работите с вашите карти с лекота и да централизирате всичките си комуникации за многофункционалните екипни усилия.
Неговият плавен редактор с плъзгане и пускане прави проектирането да изглежда като лека разходка. Дайте възможност на екипа си да обмисля идеи с помощта на безкрайно платно, предварително направени шаблони, мощни функционалности на платформата и мощен пакет от джаджи. Miro предоставя цял набор от инструменти за истории на клиенти, карти на пътувания, планиране на спринт или пътна карта, ретро изображения, телени рамки и много други.
Освен предварително изградени шаблони, можете също да създавате интелигентни рамки и шаблони сами. Работете както искате и открийте своята креативност, използвайки безкрайно платно. Използвайте лепкави бележки, форми, писалка със свободна форма, интелигентно рисуване, стрелки и др.
Ангажирайте се по-добре с отдалечени и разпределени екипи, докато правите мозъчна атака, семинари, процеси и вземане на решения, като използвате работни пространства, които предлагат синхронно и асинхронно сътрудничество, сякаш целият екип е близо. Преглеждайте курсорите на сътрудниците и проследявайте как членовете на вашия екип взаимодействат с дъските.
Можете лесно да споделяте своите карти и документи директно от таблото за управление. Освен това получавайте отзиви, обратна връзка и одобрения, като използвате няколко опции за комуникация с чат, коментари и вградено видео. Изградете център, за да улесните междуфункционалната работа, като използвате различни инструменти.
Стандартизирайте процесите и ги мащабирайте в цялата компания за пълноценна дигитална трансформация, независимо дали членовете на вашия екип се намират по целия свят. Miro се грижи за сигурността, като предлага SSL криптиране, журнал за одит, SSO, филтриране на домейни, разширено управление на потребителите и др. Miro е съвместим с PCI, GDPR и SOC-2. Той също така се интегрира с 20+ услуги като Slack, Teams и Dropbox.
Moqups
Moqups е добро място за създаване на карти на заинтересованите страни с фантастични шаблони, които могат да ви помогнат да приоритизирате, идентифицирате и разберете ефективно ключовите заинтересовани страни на всички ваши проекти.
Можете да анализирате картата, за да осигурите перфектен старт на вашите проекти и да гарантирате участието на ключови играчи от самото начало. Използването на тези шаблони ще помогне на вашия екип да включи ключови фигури от ранните етапи на разработка и да се доближи до успеха на вашия проект.
Той също така осигурява солидна основа за стратегия за ангажиране и комуникация на ниво екип. Картите, създадени в Moqups, ви помагат да приоритизирате заинтересованите страни, като гарантирате, че ресурсите се разпределят въз основа на техните роли.
Откриване и предотвратяване на вредни рискове, които могат да представляват други заинтересовани страни, които може да се чувстват нечути. Освен това можете да свържете вашите карти на заинтересованите страни с други визуални елементи, като телени рамки, диаграми, графики и макети. Можете също така да създадете своя работен процес и да продължите да премахвате пречките в едноцелеви приложения.
Смейли
Софтуерът за картографиране на заинтересованите страни на Смейли ви помага да разберете по-добре перспективите на вашите заинтересовани страни и лесно да управлявате техните очаквания. Освен това ви позволява да визуализирате екосистемата на вашите продукти и да намерите взаимовръзки.
Създавайте карти в Smaply, за да научите кои заинтересовани страни влияят върху работата ви и връзките между тях. Вижте как са свързани вашите важни заинтересовани страни, анализирайте тяхното влияние върху вашия продукт/услуга и използвайте прозренията, за да подобрите вашите предложения.
Организирайте заинтересованите страни в различни категории като важни, съществени или интересни и кой от тях е международен, национален или местен. Освен това използвайте филтри, за да видите конкретни отношения, за да разберете ролите на заинтересованите страни. Можете също така да използвате тези прозрения, за да приведете комуникацията си в съответствие с интересите на вашите заинтересовани страни.
Картите с висока разделителна способност от Smaply работят чудесно за вашите работилници. Решете заинтересованите страни, върху които трябва да се фокусирате, и създайте различни типове карти за други продукти. Свържете заинтересованите страни с карта на пътуването и вижте как те могат да повлияят на пътуванията на потребителите.
Можете да добавяте заинтересовани страни, да ги свързвате чрез функция за плъзгане и пускане и да ги местите в картата. Отпечатайте вашата карта и я използвайте в следващия семинар.
Lucidchart
Качи се Lucidchart – отличен инструмент за проектиране – за създаване на карта на заинтересованите страни. Предоставя ви много шаблони за идентифициране на заинтересованите страни и взаимоотношенията между тях. Можете също да го използвате, за да научите техния интерес към конкретен проект.
Познайте нивото на ангажираност, необходимо за всяка заинтересована страна в даден проект. Отворете шаблоните за карти, за да видите изчерпателна карта, която може да се персонализира за вашия случай на употреба. Lucidchart пази вашите данни сигурни, безопасни и поверителни. Той използва 256-битова криптирана връзка чрез TLS 1.2 заедно с AES-256 криптиране в покой за защита на данните.
Услугите за управление на ключове на Amazon предоставят криптографски ключове, осигуряващи Lucidchart. Не се притеснявайте за съответствието, тъй като Lucidchart е съвместим с GDPR, CCPA, PCI и SOC 2 и е сертифициран от Swiss-US и EU-US Privacy Shield. Можете да го интегрирате с Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip и др.
Стенопис
Вземете стотици предварително направени шаблони за картографиране на заинтересованите страни от Стенопис и започнете да анализирате вашите ключови играчи във вашия проект. Полезно е за вашия екип или за заинтересованите страни от страна на клиента да минимизират объркването на отговорностите, когато преминават от неизвестни към основни сътрудници.
Стенописът улеснява визуалното сътрудничество в динамична споделена среда. С почти плоска крива на обучение можете да започнете да използвате инструмента с лекота. Неговият потребителски интерфейс е интуитивен, но ясен, с мощни функции, лесни за използване от всеки с всякакви умения.
Използвайте лепкави бележки и текст, за да добавяте мисли, отзиви и идеи без усилие. Можете също така да изграждате диаграми, като използвате широк набор от конектори и форми, за да улесните сложните работни процеси. Те също така предоставят обширна галерия от икони, които можете да търсите и да направите своя визуална история.
Mural предлага рамки, които ви позволяват да организирате вашите идеи и съдържание по въздействащи начини, за да разгърнете прозрения. Плъзнете и пуснете визуални елементи като изображения и GIF файлове и подобрете сесиите за сътрудничество. Можете също така да пишете и да скицирате със свободна ръка, за да увеличите максимално своята креативност.
Планирайте дейности и останете фокусирани с помощта на таймер и се уверете, че всички гледат едно и също нещо едновременно. Водете участниците през инструкциите и скрийте или покажете следващите стъпки. Можете също така да използвате супер заключването, за да гарантирате, че обектите остават на място или да ги преместите с помощници.
Празнувайте с конфети, фокусирайте се върху положителните моменти и използвайте личен режим, за да предотвратите групово мислене със скрити индивидуални участници. Mural предлага множество начини за комуникация с вашия екип и споделяне на диаграми с прости хипервръзки. Той също така поддържа коментари и текстов чат за сътрудничество по диаграмите.
Изградете мощни работни процеси чрез интегриране на Mural с множество услуги като Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira и др. Те следват най-съвременните практики като най-добрите в класа си протоколи, глобални стандарти и многостранни практики за безопасност за сигурност.
Заключение
Ако планирате да стартирате продукт/услуга или да се подготвите да навлезете на нов пазар, познаването на вашите заинтересовани страни и тяхното управление може да постигне успешно целите ви.
Следователно, начертайте карти с помощта на инструменти за картографиране на заинтересовани страни, за да представите всички ваши заинтересовани страни и да използвате вашите ресурси и техния потенциал ефективно.