Хартата на екипа е един от най-ефективните начини за увеличаване на сътрудничеството и екипната работа в проект, бизнес или компания. Когато по подходящ начин създадете такъв документ, можете да мотивирате и насърчите членовете на вашия екип да работят като едно цяло.
Документирането на ролите и отговорностите на екипа по проекта и редовният преглед се превърнаха в необходимост на времето. Това е така, защото индустриите и предприятията се променят с безпрецедентна скорост. Компаниите започнаха да прилагат екипни харти и техните шаблони, за да бъдат в крак с нуждите на дигиталната ера.
Искате ли да научите повече за екипните харти? Продължете да четете тази статия, за да намерите задълбочена дискусия по темата, нейните цели, предимства, изготвяне и безплатни шаблони, които да ви насочат в ситуации от реалния живот.
Съдържание
Какво е екипна харта?
За да дефинират активите, препятствията и целите на екипа по проекта, собствениците или мениджърите на проекта използват документа за харта на екипа. Понякога подобна харта може също да очертае границите и посоката на екипа. Накратко, това е много подобно на пътните карти за продукти или проекти, с изключение на това, че хартата на екип е само за отделен екип.
Хартата на екипа на проекта трябва недвусмислено да дефинира отговорностите и ролите на всеки член на екипа. Той акцентира върху фокуса си върху резултатите на членовете на екипа и как да се изготви план за доставки за известно време. Освен това, той гарантира плавно ангажиране на екипа в дългосрочен план и по време на значителни преходи в проекта или бизнеса.
Висшето ръководство, техните подчинени, ръководителите на проекта и членовете на екипа на проекта трябва да постигнат консенсус, преди да създадат хартата на екипа. Предполага се, че смекчава объркването относно ролята на екипа в бизнес процеса или проекта.
Цели на създаването на харта на екипа
Хартата на членовете на екипа на проекта е незаменима част от по-широкия процес на планиране на ресурсите на проекта. Трябва да изготвите документа, като имате предвид следните цели:
- Първо, дефинирайте резултата от проекта, в който екипът ще работи под формата на резултати. Тези резултати могат да бъдат услуги, продукти или прости резултати.
- След това трябва да зададете роли за членовете на екипа въз основа на индивидуалните резултати от проекта. Например, назначаване на фронтенд разработчик, бекенд разработчик, дизайнер, тестер и маркетолог за проект за разработка на приложение.
- Третият елемент е да се определят отговорностите въз основа на ролите. Включете подходящи клаузи, за да гарантирате необходимото изменение на отговорността, когато проектът го изисква.
- Трябва също така да настроите правилен канал за взаимоотношения от най-ниското до най-горното ниво на проекта. Той ще осигури подходяща командна верига за докладване на задачи, грешки и резултати.
- И накрая, трябва да има набор от основни правила в съответствие с политиката за приемливо поведение на бизнеса.
Ползи от използването на екипна харта
Ето предимствата, които можете да очаквате от хартата на членовете на екипа:
- Ако вашият бизнес персонал се страхува от нови трансформации, хартата на екипа може да им помогне да се включат, тъй като функционира като ръководство как да се работи.
- Той също така помага на екипа или ръководителя на проекта да установи отчетност в екипите, за да гарантира, че служителите автоматично избират задачите си.
- Хартите на екипа включват подробни отговорности и роли на всички членове на екипа. Така ресурсите не губят време в отгатване на задачите си в рамките на проекта.
- Заинтересованите страни в бизнеса и собствениците на проекти ще знаят целта на екипа. Това ще позволи на висшето ръководство да вземе стратегически решения за увеличаване или намаляване на силата на екипа.
- Екипните харти също помагат на ръководителите на проекти да разрешават конфликти, когато множество екипи активно работят върху един проект.
Важни атрибути на екипната харта
Атрибутите на екипните харти ще се променят от проект на проект. Но следните десет характеристики са донякъде общи:
- Цели и мисия на екипа
- Предистория на проекта
- Споменаване на бюджет, обучение и ресурси
- Оперативна структура на екипа
- Роли и отговорности на членовете на екипа
- Метрики за оценка на ефективността на екипа
- Описание на обхвата на проекта и екипното участие
- Ръководство за комуникация за определяне на политика за срещи на екип
- Списък на проектни задачи и етапи
- Подписи на всички членове на екипа
След като включите горните атрибути, можете да използвате вашето въображение и креативност, за да подобрите хартата на екипа.
Създаване на екипна харта: Ръководство стъпка по стъпка
Хартата на членовете на авторския екип е приятна и лесна, когато използвате добър шаблон. Трябва също така да предпочетете съвместното изготвяне на документа, вместо да позволявате на един човек да работи върху него. Ето как можете да създадете такъв за свой собствен проект или бизнес:
#1. Започнете с контекст на хартата, като идентифициране на очакванията на заинтересованите страни, капацитета за принос на членовете на екипа, личните очаквания и ръководителя на екипа.
#2. Предайте въпросите на всички членове и ги накарайте да напишат собствените си отговори.
#3. Сега е време да изготвим мисия за хартата на екипа. Можете да започнете, като съберете информация за целите за успех, целите, които трябва да бъдат постигнати, работата с добавена стойност за подкрепа на екипа и т.н.
#4. Следващата стъпка е да създадете етапи, цели и крайни срокове, свързани с мисията на проекта. Тук можете да обясните ролите, отговорностите и менторите. Освен това можете да споменете:
- Кой на кого ще се отчита
- Лицето, което оценява индивидуалното представяне
- Кой получава задължението да общува с по-висшата власт
#5. След това трябва да създадете подробен план за оценка на ефективността. Трябва да настроите показатели, интервали за оценяване, начин на оценяване и формат за точкуване.
#6. След като финализирате горното съдържание, преминете към физическото отпечатване на документа за споделяне. Можете също така да разпространявате цифрово проекта на хартата. Независимо от начина на споделяне, трябва да получите потвърждение от всеки член на екипа.
Ето някои от най-добрите безплатни предложения за шаблон за харта на екипа, за да създадете харти на екип с най-високо качество за професионални нужди:
Стенопис
Стенопис е популярен инструмент за бяла дъска, който позволява съвместното създаване на екипни харти. Ако използвате шаблона за харта на екипа на този инструмент за сътрудничество, можете без усилие да очертаете жизненоважните елементи на екипната връзка и комуникация. Трябва също така да можете да посочите набор от умения и концепции, които ще ръководят вашия екип в бъдеще.
Има две различни версии на шаблона за харта на екипа Mural. Единият е пример за попълнена харта на екипа, а другият е празният дизайн на същия документ. След като приключите със създаването на документа чрез сътрудничество, експортирайте го в различни форми като PDF, PNG и компресиран HTML с данни.
Миро
Миро е още един успешен онлайн борд за сътрудничество за отдалечени и хибридни екипи. Той също така идва с няколко безплатни шаблона за харта на екипа, които можете да персонализирате без усилие. Освен това можете да споделите връзката към онлайн шаблона с целия си екип за съвместна работа по харта на компания или екип на проект.
Miro също така очертава пълни инструкции за редактиране на своите безплатни шаблони като харта на екип за продажби или академичен екип на своя портал за шаблони. Можете да се регистрирате безплатно с вашия акаунт в Google и да започнете да персонализирате примерния документ според вашия проект. Ако трябва да експортирате документа, можете да го запишете като изображение, PDF или Miro шаблон.
Създателски
Създателски е световно признато визуално работно пространство за създаване на блок-схеми, диаграми, инфографики и харти на екипи. Той разполага с обширна библиотека от шаблони за различни бизнес документи, включително харти за проектни екипи. По този начин можете да изберете този, който отговаря на вашите изисквания за бизнес или проект, и да го редактирате.
Creately обаче предлага ограничен брой шаблони на екипни харти за безплатни потребители. Можете да изберете формат три по три или два по три по два. Наличните шаблони от Creatly са подходящи за леки и фокусирани документи за хартии на екипи. Говорейки за експортиране, той предлага PDF, JPEG, CSV, PNG и SVG формати.
DocFormats
DocFormats е най-високо оценен и надежден портал за шаблони на бизнес документи като предложения за събития, оценки на служители, маркетингови брошури и т.н. На този уебсайт ще намерите и някои примерни документи за харта на професионален екип. В DocFormats има повече от 10 шаблона за хартии на екипи.
Библиотеката му включва проекти, здравеопазване, гъвкаво развитие, тип колони и визуални екипни харти. Можете да изтеглите RTF и Word файловете от портала. След това можете да редактирате документа според вашите изисквания.
Sample.net
Може да сте посещавали Sample.net за неговото висококачествено и надеждно съдържание на бизнес, продажби и маркетингови документи. Този път ви препоръчваме да посетите отново, за да можете да получите повече от 50 готови за бизнеса шаблони за хартии на екипи.
Той предлага разнообразие от примерни документи за харти на екипи относно групови задачи, граници на екипа, работа в екип, рубрика за оценяване, графичен дизайн, план за действие за управление, изпълнително ръководство и много други.
Шаблонните документи са в различни типове файлове. Можете да щракнете върху един шаблон, за да видите кратък поглед на типа файл за изтегляне. Повечето от изтеглянията са налични в PDF формати, така че ще ви е необходим инструмент за PDF редактор, за да персонализирате шаблоните.
Последни мисли
Тази статия трябва да ви служи като справка за екипни харти и техните шаблони, когато трябва да създадете такива за вашия проект или бизнес. Можете също така да следвате ръководството стъпка по стъпка за създаване на екипна харта, споменато по-горе.
Освен това статията ви запознава и с 5 популярни и най-добри шаблона за харта на екип, които можете да използвате безплатно в подходящи проекти и бизнес операции.
Само съставянето на действаща харта на екипа не е краят на вашите отговорности. Трябва да го споделите по подходящ начин с екипа и собствениците на проекта. Освен това ще трябва да пазите документа от любопитни очи в кибер света. Следователно трябва да използвате всеки софтуер за управление на документи за лесно администриране на съдържание.