Проблемите ще се появят във всеки проект, независимо какви предпазни мерки предприемате и колко рационализирана е системата. Но разполагате с мощен метод, известен като анализ на първопричината (RCA), който ви помага да установите проблемите без усилие.
Експертни мениджъри на проекти и бизнес лидери използват процедурата RCA, за да открият проблеми, които вредят на бизнеса. Идентифицирането на проблемите също ви помага да разработите решения, за да избегнете същите проблеми в бъдеще.
Ако сте бизнес мениджър, ръководител на проекти, ръководител на операциите или стажант в бизнеса, трябва да научите за метода RCA и поддържащите инструменти или шаблони.
Продължете да четете статията, за да откриете основна и разширена информация за RCA. Ще намерите и някои лесни за използване шаблони за анализ на първопричината, които ще ви помогнат по време на кариерата ви за управление на проекти.
Съдържание
Какво представлява анализът на първопричината?
RCA е процедурата за намиране на първопричините за проблеми и затруднения за разработване на подходящи решения. Процесът счита за наистина ефективен систематичното предотвратяване и разрешаване на точните проблеми, вместо просто да се борави с отделни симптоми.
Вашият екип може да изпълни процедурата RCA чрез набор от принципи, методологии и техники. Трябва да формулирате процеса, така че екипът да може да използва ресурсите на RCA, за да идентифицира елементите, причиняващи проблеми, за всяка бизнес тенденция, проект или събитие.
Системата за анализ на първопричината ви помага да идентифицирате основната причина за повреда или спиране на организиран процес. Например обработката на билети за обслужване на клиенти, производството на стоки и т.н. винаги ще се изправя пред нови предизвикателства. Вашето оръжие за борба с такива нови проблеми е RCA и неговата документация.
Почти всички индустрии или търговски дейности използват този инструмент за откриване на по-дълбокия проблем в основата на операциите или процесите на обслужване. Не е икономически изгодно да се решава един и същ проблем всеки път. Следователно, трябва да идентифицирате действителната причина и след това да я отстраните веднъж завинаги, като използвате RCA техниката.
Защо е важен анализът на първопричината?
#1. Намалете разходите
Ако неподдръжката на фабричните машини причинява счупване на движещи се части, можете да се свържете с производителя, за да смените тези части. Ако се случва често, това ще увеличи производствените разходи. Вместо това можете да извършите RCA, за да определите основната причина за обслужване на инструмента, което ще спести време и пари.
#2. Откриване на недостатъци и основни причини
Ако вашият бизнес се занимава с продукти, услуги, процеси, технологии и системи, извършването на RCA преди пускането на продукта ще ви помогне да идентифицирате основните грешки в дизайна. След като ги коригирате и доставите продукти или услуги, ще спечелите доверието на клиентите.
#3. Разработете рационализиран инструмент за отстраняване на неизправности в процеса
Документите на RCA позволяват на всеки, свързан с процеса, да разрешава бъдещи проблеми след помощна статия. По този начин не е необходимо да спестявате експерт или да плащате на трети страни всеки път, когато се появи стар проблем.
#4. Направете работните места по-безопасни
Повечето работни места, които се справят с критични и опасни задачи, извършват RCA, за да открият проблеми с безопасността на работното място. Той помага на организацията да поддържа съответствие с местните или международни изисквания за безопасност на работното място.
#5. Пуснете продуктите на пазара по-бързо
Ако извършите RCA усърдно, преди да започнете производствения процес, можете да разрешите грешките в дизайна, които обикновено се появяват, когато крайните потребители използват продукта. Така вие ще изведете качествени продукти на пазара по-бързо от вашите конкуренти.
#7. Реагирайте незабавно на проблем
RCA помагат на бизнеса да разработи стандартни оперативни процедури (SOP) за проблеми с безопасността, прекъсвания на софтуера, повреди на процеси, природни бедствия и т.н. Следователно вашият екип може просто да следва SOP и да реагира по-бързо на нови и стари проблеми.
Задължителни компоненти на шаблон за анализ на първопричината
Ако създавате RCA шаблон или персонализирате съществуващ, имайте предвид, че трябва да включите следните елементи в RCA документа:
#1. Описание на събитието
Трябва да създадете подробен SOP за описание на събитие в RCA. Освен това трябва да има приет за цялата компания формат, в който персоналът или ръководителите ще въвеждат подробности. Данните за описанието трябва да съдържат дата, час, определение на инцидента, свидетели, жертви и др.
#2. Хронология на събитията или тенденциите
Разделът с графика трябва да включва подробно описание на всички инциденти преди, по време и след инцидента или възникналия проблем. Това ще помогне да се открият основните причини за събитието. Можете да включите данни като час, дата, участващи лица, повредени машини, възпрепятствани данни и т.н. във времевата линия.
#3. Методът и екипът за разследване
Успехът на целия RCA процес ще зависи от неговата методология и екипа, който ще извърши процедурата. Методът на RCA трябва да следва стандартните принципи, инструменти и шаблони. Въпреки това, в зависимост от производствения процес или системата за предоставяне на услуги, трябва да персонализирате определени параметри.
След като финализирате процедурата за RCA, начертайте RCA документ и го изпратете на отделите за преглед и обратна връзка. Анализирайте обратната връзка и коментарите, за да съставите окончателния шаблон за анализ на първопричината, който отделът или компанията ще следват.
Сега съберете опитни хора от процеса и им обяснете RCA процедурата. Това ще бъде екипът, който отговаря за стриктното следване на предложения от компанията RCA метод.
#4. Основни причини/Резултати от разследването
След като имате RCA, трябва да проучите проблемите до възможно най-подробното ниво. Отново трябва да има специален екип за тази задача. Можете да включите оперативни мениджъри, сътрудници по процеси, инженери, специалисти по данни и т.н., в зависимост от вашия бизнес.
Процесът на разследване също ще изисква предварително одобрени процедури за запис, анализ и докладване на данни.
#5. План за действие за коригиране на процеса/продукта
След като следователите излязат с решения на проблемите на RCA, трябва да документирате тези предложения. Сега изгответе друга СОП, за да обучите засегнатите служители как да се справят с подобни инциденти в бъдеще.
Понякога фирмите ще трябва да получат одобрение на такива SOP от техническия контрол, контрола на качеството и фабричните мениджъри, така че всеки да остане в течение.
Някои популярни инструменти за анализ на първопричината
#1. Диаграма на Парето
Този RCA инструмент също е известен с правилото 80-20. Можете да го използвате, за да визуализирате честотата на инцидентите и техните натрупани ефекти. Авторът на диаграмата на Парето, Вилфредо Парето, каза, че 20% от потенциалните грешки ще причинят 80% от неуспехите в даден процес.
По този начин, с помощта на тази диаграма, можете да се съсредоточите върху 20% от потенциалните елементи на вашия продукт или услуга, които е вероятно да причинят дефекти на продукта или сривове в услугата.
Диаграмата на Парето е по същество лентова графика, която включва причините и честотата на грешките. Ако можете да създадете графиката точно, тя ясно ще визуализира изкривяването между неуспехите и причините. Повечето мениджъри на процеси смятат за изненадващо, че малки фактори причиняват повечето неуспехи.
#2. 5 Защо
Това е най-простата процедура за провеждане на RCA. Трябва само да създадете шаблон за анализ на първопричината с въпроси, базирани на защо. Обикновено трябва да попитате защо даден инцидент 5 пъти. Това би трябвало да ви позволи да стигнете до основната причина за повреда на всеки процес или продукт.
Има обаче 5 RCA, базирани на Whys, които могат да съдържат повече от 5 въпроса. Тъй като процесът изисква възможности за разследване и разпит, трябва да следвате процес за цялата компания за такъв RCA. В противен случай може да не се доверите на констатациите от RCA, който използва произволни въпроси.
Анализът на 5 Защо включва главно изявление на проблема и след това 5 въпроса за разглеждания проблем. Например, защо един агент спря да обработва билети на клиенти? Ако отговорът е интернет, тогава защо интернет се провали. Просто продължавайте да задавате повече въпроси, докато стигнете до първопричината.
#3. Диаграма на рибена кост
Диаграмата на Ишикава или рибена кост е друг популярен визуален метод на RCA. Крайната диаграма изглежда като рибена кост и оттам идва и името. Създател на инструмента е Каору Ишикава, известният иноватор в управлението на качеството от Япония.
Най-дясната или най-лявата част на диаграмата е грешката или проблемът. След това начертавате права линия и включвате категории потенциални причини като процедури, околна среда, хора, оборудване и т.н. Сега, в тези раздели, трябва да поставите подробните причини.
Бизнесите използват най-вече този инструмент в своя шаблон за анализ на първопричината за проблем, който е неизвестен или никога не е възниквал преди. Освен това, експертите също използват диаграмата на рибената кост, за да анализират сложни проблеми, да открият различни аспекти на първопричината и да открият тесните места в процеса.
#4. Точкова диаграма
Това е RCA инструмент, който ви помага да създадете процес RCA шаблон за сложни проблеми. Когато има повече първопричини от очакваното от правилото 80-20, трябва да визуализирате връзката между причината и следствието.
Точковите диаграми са широко използван инструмент за намиране на корелации между количествено измерими променливи. Тук трябва да направите точкова графика на променливите причина и следствие. Трябва да поставите ефектите по оста X и причините по оста Y.
Ако получената точкова графика показва крива или права линия, тогава компонентите са корелирани. Ако няма корелация, продължете да променяте стойностите на променливите по оста X.
#5. FMEA
Анализът на режима на отказ и ефектите, или FMEA, е много популярен инструмент за RCA сред разработчиците на продукти и дизайнерите. Той помага на екипа за разработка да открие потенциални проблеми, преди да произведе масовия продукт. Обикновено екипът използва един или два прототипа на продукта, за да идентифицира грешки в дизайна и други проблеми.
След това започва анализ на режима на повреда на прототипа, за да се идентифицират всички възможни повреди. Сега просто очертайте проблемите в друга таблица, потърсете първопричините или извършете анализ на ефекта.
Досега научихте основите на анализа на първопричината и неговите инструменти. Намерете по-долу някои полезни шаблони за горните инструменти за анализ на първопричината (RCAT) от следните безплатни ресурси:
Smartsheet
Може би вече знаете Smartsheet като един от водещите бизнес инструменти за цифрово работно пространство, дистанционно сътрудничество и автоматизация на работния процес. Ще бъдете изумени да разберете, че можете също да използвате неговата библиотека с шаблони, за да създавате RCA документи, които действително работят.
Библиотеката Smarsheet е богата на различни видове примери за анализ на първопричината, които лесно се вписват в много бизнес проекти или работни места. Например, той ви дава лесен достъп до следното:
- Прост RCA шаблон
- Six Sigma DMAIC метод за RCA
- RCA шаблон, базиран на инструмента 5 Whys
- Картографиране на здравните причини
- RCA за химическа компания
Горните шаблони също са налични в различни формати като файлове на Microsoft Word, шаблон на Microsoft Excel и Adobe PDF файлове. Можете лесно да изтеглите тези формати, без да прескачате.
Гуру
The Гуру шаблонът за RCA процедура е друг надежден източник за изготвяне на RCA документация за бизнеса. Той ви представя различни безплатни примери и инструменти за метода RCA, като:
- RCA документ, базиран на диаграмата на Парето, който ви помага да идентифицирате проблеми като липса на обучение, твърде малко персонал в сервизния център и лоша подготовка, която кара бизнеса да се бори.
- Техниката 5 защо, за да определите защо оборотът на вашата компания е по-висок от средния за пазара или конкурентите.
- Диаграма на рибена кост като RCA инструмент за идентифициране на първопричини, които са нови или неизвестни.
- Six Sigma и DMAIC за RCA
- FMEA за откриване на проблеми, които възникват по време на жизнения цикъл на разработване на продукта.
TemplateLab
TemplateLab е още един полезен ресурс за различни шаблони за изкуство, недвижими имоти, бизнес, правни въпроси, финанси и т.н. Следователно можете също да разчитате на този ресурс за висококачествено RCA съдържание като формуляри, примери и шаблони.
Съдържанието, налично на тази платформа, е лесно достъпно чрез изтегляне с едно кликване. Ще намерите RCA документи в различни формати като Adobe PDF, Microsoft Excel и Microsoft Word.
Хранилището на документи на RCA е богато на примери от реалния свят като доклади за разследване на RCA, празни формуляри за събиране на данни на RCA, документи на RCA за начинаещи, RCA чрез диаграми на рибена кост и RCA за група за бизнес развитие.
Ще ви бъде по-лесно да редактирате шаблоните, когато изтеглите Word или Excel файлове. Ако получите PDF файлове, трябва да използвате PDF редактор, за да персонализирате примерните документи.
Заключителни думи
В тази статия ви преведем през задълбочена дискусия относно анализа на първопричината. Статията също така очертава някои от жизненоважните инструменти за анализ на първопричината и шаблони, които можете да използвате в сценарии от реалния свят.
Трябва да станете по-уверени и опитни, когато разрешавате проблеми на работното място или проекти чрез анализ на първопричината.
Може също да се интересувате от тези инструменти за структурна разбивка на работата за управление на проекти.