Управлението на проекти и приоритизирането на нещата става ли твърде сложно за вас? Колко чудесно би било, ако имаше начин да ви помогнем да разберете какви задачи изискват какъв вид внимание и енергия.
Това е мястото, където матрицата на въздействието на усилията или матрицата 2×2 влиза в действие. Това е инструмент, който опростява приоритизирането и помага на екипи и индивиди да се свържат отново с целите си и да идентифицират приложими стъпки, за да започнат работата.
Ако търсите лесен шаблон за матрица на усилията за въздействие, тази статия е отлична уводна точка. Но първо, нека ви запознаем с основите на матрицата на усилието на удара.
Съдържание
Какво представлява матрицата на въздействието на усилията?
Матрицата на въздействието на усилията или матрицата 2 × 2 не е нищо друго освен инструмент, който фирмите и отделните лица използват за ефективно приоритизиране на задачите. Приоритизирането се случва чрез анализиране на усилията, които трябва да бъдат положени за дадена задача и сравняването им с въздействието, което ще има.
В по-голямата си част матрицата на усилията за въздействие се създава чрез мозъчна атака с вашия екип. Това ви позволява да идентифицирате общия брой задачи и проекти за всички членове на екипа. След това можете да разберете важността и спешността на тези задачи.
С това упражнение можете да определите реда на задачите, които трябва да бъдат изпълнени, за да постигнете най-добро въздействие с най-малко усилия.
Обикновено задачите с най-малко усилия и най-голямо въздействие са тези, върху които трябва да се съсредоточите. Това обаче не означава, че задачите с малко усилия и ниско въздействие са безполезни. Понякога дори те могат да помогнат по един или друг начин.
4-те квадранта на матрицата на въздействието на усилията
4-те квадранта на матрицата на ударното усилие са показани по-долу:
Тези четири блока са разделени по въздействие върху оста X и усилие по оста y. Всеки от блоковете е както следва:
#1. Бързи печалби – малко усилие и голямо въздействие
Този блок включва всички задачи, които могат да бъдат изпълнени лесно или бързо, но оказват значително влияние върху компанията или работата ви. Задачите в този блок са с най-висок приоритет.
#2. Големи проекти – голямо усилие и голямо въздействие
Този блок включва всички задачи, които изискват значителни усилия и имат огромно въздействие. Те се считат за дългосрочни цели на компанията и имат доста висок приоритет.
#3. Попълване – малко усилие и ниско въздействие
Този блок включва всички задачи, които могат да бъдат изпълнени лесно, но не оказват достатъчно голямо въздействие. Така че задачите в този блок не са с най-голям приоритет.
Все пак можете да изпълнявате тези задачи в допълнителното си време или когато не се чувствате продуктивни, просто за да премахнете тези задачи от пътя.
#4. Неблагодарни задачи – голямо усилие и малко въздействие
Този блок включва всички задачи, които отнемат много време и усилия, но не осигуряват достатъчно въздействие. Тези задачи са крайно ненужни и трябва да бъдат оставени неизпълнени, ако всички други задачи трябва да бъдат изпълнени.
Кога да използваме матрица на въздействието на усилията?
Матрицата на усилията за въздействие е задължителна, върху която трябва да работите, когато вие или вашият екип имате множество проекти или задачи с широк спектър от потенциални ползи.
Също така имате нужда от него винаги, когато сте объркани относно най-добрия курс на действие или решавате откъде да започнете.
Понякога матрицата 2 × 2 може дори да ви помогне да организирате работния си процес и да го направите чист.
Обикновено стартиращите фирми или по-малките организации имат много различна работа, която трябва да бъде извършена от много малка група хора. В такава хаотична структура много идеи и проекти могат да бъдат възпрепятствани. Така че една матрица може да подреди тази бъркотия и да накара организацията да работи.
Ето списък с невероятни предимства, които матрицата на усилията за въздействие има за вас и вашия екип:
Ползи от матрицата на въздействието на усилията
#1. Поддържайте всички в течение и синхронизирайте
Най-добрата полза от матрицата на усилията за въздействие всъщност е начинът, по който тя събира всички на една страница за работа за постигане на цел. Вашият екип може също да използва шаблони за матрица на усилията за въздействие, за да добави още един слой на организиране на работата.
#2. Оптимизирайте ресурсите и тяхното разпределение
Когато знаете какви задачи трябва да бъдат изпълнени и кога трябва да бъдат изпълнени, можете да управлявате ресурсите си и да ги разпределяте правилно. Така че критичните ресурси се запазват за приоритетните задачи.
#3. Създава последователност от работни задачи и приоритизира задачите
Матрицата на усилията за въздействие помага да се създаде последователност от действия/задачи, организирани въз основа на приоритет. Това създава линеен път, по който екипът да следва.
#4. Привежда екипа в съответствие с целите на компанията
Заедно с намирането на приоритетните задачи, матрицата също така обяснява защо задачите трябва да бъдат приоритизирани. Така че екипът разбира целите зад него и на свой ред разбира целите на компанията.
#5. Спестяване на време и максимизиране на ефективността на работния процес
С матрицата можете да избегнете прекарването на време за неща, които изискват твърде много време за много по-малко въздействие. Така вашият работен процес става по-чувствителен към времето и ефективността на работата ви се увеличава.
Колкото и лесно да изглежда матрицата на усилието за въздействие, все още има няколко неща, които можете да направите, за да увеличите максимално ползите и полезността на тази практика.
Съвети за улесняване на матрицата на усилията за въздействие
#1. Определете ясни цели за матрицата
Причината за всички неща е важна навсякъде. Уверете се, че сте намерили това и за матрицата. Наличието на ясни цели и причини за създаване на матрицата ще ви даде точна насока за правилното изпълнение на тази практика.
#2. Обмислете всички дейности и задачи с вашите съотборници
Мозъчната атака винаги дава възможност за холистична дискусия за нещата. Правейки това с вашите съотборници, ще внесете различна гледна точка към матрицата и задачите могат да бъдат приоритизирани с мисълта за всички.
#3. Създайте солиден план за действие за процеса след създаването на матрицата
Просто съставянето на матрицата на усилията за въздействие няма да свърши нещата. Всъщност да имате солиден план за действие и да го изпълнявате е единственото нещо, което ще успее. Така че, уверете се, че имате готов план за всички задачи и техните последователности за плавен работен процес.
#4. Имайте силна комуникация в екипа и правете отчети за задачите
След като работата започне, ще трябва проактивно да комуникирате с екипа дали последователността или приоритетите са достатъчно точни.
Ако има области на подобрение, не забравяйте да създадете отчет за това как е минало, за да направите корекции за следващия път, когато правите друга матрица на усилията за въздействие.
Това беше всичко, което трябваше да знаете за Impact Effort Matrix. Сега, нека видим няколко шаблона за матрица на въздействието на усилията, които ще улеснят живота ви!
Миро
Миро е фантастичен инструмент, предназначен за екипи и отделни лица за създаване на диаграми, таблици, карти и други за планиране и организиране на неща.
Докато използвахме този шаблон, ето няколко неща, които открихме:
- Аспектът на проектиране е много удобен за потребителя и всеки с основни познания за модифициране на тези шаблони за дизайн може да използва този инструмент
- Няма много помощ при обяснението как работи шаблонът на матрицата на усилието за въздействие, така че на начинаещ може да се наложи да проучи какво представлява и как се прави.
- Докато стартирате първия си дизайн, инструментът изисква вашия опит в използването на инструменти за проектиране като Miro, което го прави удобен за начинаещи по отношение на дизайна.
Miro е freemium инструмент, така че можете да го използвате за създаване на шаблони безплатно. Можете обаче също да го надстроите, за да получите достъп до премиум функции като неограничен брой проекти, сътрудничество с множество членове на екипа и т.н.
Lucidspark
Lucidspark е друг инструмент за проектиране, специално създаден за производителност и задачи, свързани с работата. Той разполага с опростен потребителски интерфейс и лесно създаване и редактиране на шаблони.
Ето характеристиките на шаблона на матрицата на усилието за въздействие Lucidspark:
- Потребителският интерфейс е лесен и бърз; можете бързо да създадете матрицата, като добавите проектите в полетата
- Шаблонът разполага с основен дизайн, но можете да добавяте изображения и да променяте цветовете и шрифтовете, за да го направите свой собствен
- Основното оформление на четирите квадранта е направено така, че да включва задачи с различни нива на усилие и въздействие, не просто да ги дефинирате в един блок, но можете да ги преместите съответно.
Можете да започнете с Lucidspark безплатно, но можете също да го надстроите, за да имате достъп до други премиум функции.
Canva
Canva е инструмент за проектиране, който може да се използва за всякакви дизайнерски нужди. Можете да го използвате, за да правите диаграми за производителност като матрица на усилието за въздействие, дизайнерски лога, инфографики и много други.
Ето няколко неща относно шаблона Canva за матрицата на усилието на удара:
- Разполага с множество дизайнерски функции като добавяне на елементи, цвят и промени на шрифта, добавяне на изображения и видеоклипове, създаване на анимации и т.н., което донякъде е пресилено
- Страхотен инструмент за потребители, които често ще го използват за други изисквания за дизайн и създаване на съдържание
- Шаблонът за матрица на усилията за въздействие се отличава с традиционен дизайн, който може да изброява само задачи под блоковете и няма персонализирани нива за същите.
Само за производителност, Canva може да изглежда твърде напреднал за много начинаещи.
Въпреки това, той може да бъде отличен инструмент за средно напреднали или напреднали потребители за създаване на уникални дизайни и шаблони.
Използването му е безплатно, но наличието на премиум версия ще ви позволи достъп до различни шаблони и други елементи.
Създателски
Създателски е инструмент за проектиране на производителността, специално създаден за фирми и организации за справяне с организационни задачи, като например създаване на шаблон за матрица на усилията за въздействие.
Ето характеристиките на шаблона за матрица на усилията на Creately Impact:
- Шаблонът е лесен и цветен, с много прости начини за записване на задачите под всеки квадрант
- Оформлението на матрицата я прави лесна за разбиране, но не предлага по-високо ниво на персонализиране
- Удобен за начинаещи, но ограничава потребителите да персонализират шаблона за по-добър дизайн и оформление на матрицата
Въпреки че Creately не е най-добрият за персонализиране, той върши работата си много добре и е чудесно решение за ръководители на екипи и мениджъри, които искат да свършат задачата лесно и бързо.
Групова карта
Групова карта е един от най-добрите инструменти в този списък за шаблон на матрица на въздействието. Той съчетава най-доброто от двата свята, т.е. дизайн и ефективност.
Ето характеристиките на шаблона за матрица на усилието за въздействие на Groupmap:
- Шаблонът е изключително добре направен, където можете просто да щракнете навсякъде и да започнете да пишете задачите и пак ще изглежда невероятно
- Оформлението е много подвижно и можете да регулирате микро нивата на въздействие и усилия, необходими за тази задача
- Няма много работа по отношение на дизайна, но шаблонът се отличава с атрактивен дизайн, който върши работата
Що се отнася до дизайна, има ограничение за вашето персонализиране, където можете да промените фона и оформлението на оста, за да отговаря на вашите нужди. Въпреки това можете да направите отлична и ефективна матрица с минимални усилия.
Айоа
Айоа е инструмент за проектиране на карта на продуктивността, където можете да намерите шаблони за блок диаграми на проекти, графики, матрици и др.
Ето характеристиките на шаблона на Ayoa за матрица на усилието за въздействие:
- Шаблонът е лесен за работа и има достатъчно опции за дизайн, за да добавите малко персонализиране
- Оформлението на матрицата на ударното усилие се отличава с течен дизайн с индивидуални проектни кутии за правилно идентифициране на всеки от тях
- Потребителският интерфейс е удобен за начинаещи, но е малко по-бавен от останалите инструменти в този списък
Безплатната пробна версия на Ayoa продължава само 7 дни, след което трябва да получите премиум версията, за да създавате нови шаблони.
Фигма
Фигма е инструмент за проектиране, който предлага различни шаблони за различни видове карти и диаграми, от които организациите се нуждаят за продуктивност и управление на екипи.
Ето характеристиките на шаблона на матрицата на усилието за удар Figma:
- Когато започнете каквато и да е диаграма или шаблон на Figma, ще бъдете посрещнати с урок за използването на инструмента, което е страхотна функция за начинаещи
- Има също поле с инструкции как да използвате шаблона за матрицата на усилието за въздействие и как можете да го персонализирате за по-добра ефективност.
Инструментът е минималистичен и предлага достатъчно насоки за напълно начинаещ да създаде уважавана матрица на усилията за въздействие без чужда помощ. Това е невероятно за потребители за първи път и дори за ветерани, които искат да го направят и да изчистят праха бързо.
Venngage
Venngage е безплатен инструмент за дизайн, използван за създаване на различни шаблони за дизайн и графики. Impact Effort Matrix е част от бизнес версията на Venngage, която е платена версия на инструмента.
Ето характеристиките на шаблона на Venngage за матрица на усилията за въздействие:
- Шаблонът за матрица на усилието за въздействие предлага страхотно плавно оформление, където можете да регулирате количеството усилие и въздействие, които проектът има
- От гледна точка на дизайна, инструментът предлага страхотно персонализиране и приличен стартов шаблон за създаване на атрактивен дизайн за ефективно показване на вашите проекти.
Шаблонът за матрица на усилията за въздействие от Venngage е чудесен инструмент, но нивото на персонализиране, което предлага, не е достатъчно добро, за да оправдае покупката. Независимо от това, ако търсите добър дизайнерски софтуер за множество дизайнерски проекти, това е добър инструмент, който трябва да имате!
Обобщавайки
Матрицата на въздействието на усилията е основна практика за измерване на графика и приоритетите за вашата работа. За да вървите с това, имате нужда и от идеален шаблон, който работи точно по начина, по който ви трябва.
След като използвахме всички тези инструменти, открихме, че не е необходимо да имате високи нива на персонализиране, за да получите приличен матричен шаблон.
Въпреки това, ако изберете инструментите, които предлагат това, можете да увеличите максимално привлекателността и ефективността на матрицата.
Можете също така да разгледате някои шаблони за дърво на решенията.