Управлението на бизнес включва работа върху списък с ежедневни приоритети за постигане на желания краен резултат.
Управлението на задачите е начин да гарантирате, че винаги работите върху задачи с висок приоритет и сте възможно най-ефективни.
Лесно може да звучи, предизвикателство е да се проследяват мащабни проекти и още по-трудно е да се прилага за малки проекти.
Ако работите с много членове на екипа, тогава трябва да разполагате със софтуер за управление на задачи.
Този блог ще разгледа различни аспекти на управлението на задачи и ще определи как да преодолеете проблемите със софтуера за управление на задачи.
Съдържание
Какво е управление на задачите?
Управлението на задачите е критична част от всеки успешен проект. Без подходящо управление на задачите е предизвикателство да се гарантира, че всички задачи са завършени навреме и че проектът остава на път.
Правилният начин за управление на проекти е да се съсредоточите върху изпълнението на приоритетни задачи и да създадете набор от предстоящи задачи.
Управлението на задачите включва планиране, организиране и приоритизиране на задачи за постигане на етапи. Това включва създаване на списък със задачи, възлагане на задачи на членове на екипа и определяне на крайни срокове. Също така е важно да наблюдавате напредъка и да правите промени в плана, ако е необходимо.
Въпреки че може да звучи лесно да управлявате проекти и да ръководите екипи, има много предизвикателства, които може да срещнете по пътя си.
Нека разгледаме подробно някои от тези предизвикателства при управлението на задачи.
Предизвикателства в управлението на задачите
Управлението на всеки проект е свързано с много предизвикателства.
Трябва да създадете и подредите няколко задачи в систематичен ред. Докато вие също трябва да се грижите за задачите, да общувате с членовете на екипа и да спазвате крайните срокове на проекта.
Нека разгледаме някои от често срещаните предизвикателства при управлението на задачи.
- Липса на екипно сътрудничество: Без подходяща система за управление е трудно за членовете на екипа да си сътрудничат по текущите и предстоящите задачи.
- Неправилно споделяне на информация: Правилната и точна комуникация е в основата на успешното завършване на проекта. По този начин членовете на екипа могат да работят заедно, а бизнес заинтересованите страни могат да бъдат в крак с текущите проекти.
- Неправилна организация на задачите: Трудно е да се проследят възложените задачи в таблиците на Excel и да се проверяват изпълнените задачи в случай на забавени срокове.
- Екипни конфликти: Успешното управление на проекти изисква синхрон между лидери и изпълнители. Липсата на посока, неразбирателството и недоразуменията обаче могат да създадат конфликти в екипа. Това се превръща в значително препятствие в дългосрочен план и фокусът се измества от работата към други непродуктивни мисли.
- Неяснота в разпределението на задачите: Липсата на система за управление на проекти създава неяснота в разпределението на задачите. Това може да доведе до възлагане на задачи на членове, които не отговарят на необходимите умения и да доведе до провал на проекта.
За да преодолеете предизвикателствата при управлението на задачите, можете да изберете платформа като Monday.com
Това е работен инструмент, базиран на облак, където екипите могат да създават работни потоци и да структурират потока от проекти.
Monday.com е 100% без код, така че всеки, участващ в даден проект, може лесно да направи промените, като създаване на задачи, задаване на крайни срокове, задаване на приоритети и добавяне на коментари.
Време е да разгледате някои от функциите на Monday.com, които ви помагат да организирате проекти по по-добър начин.
Визуални табла за управление
Таблата за управление на Kanban в понеделник позволяват на вас и вашия екип да визуализирате къде стоят нещата във всеки един момент.
Можете да използвате времева линия, календар, диаграми и други изгледи, за да проследявате напредъка от върха до всеки последен детайл.
Инструментите за данни от понеделник ви позволяват да приоритизирате задачи, да споделяте файлове и да проверявате визуално работния статус на членовете на вашия екип. По този начин можете да вземате по-добри решения за това как да продължите напред с вашите проекти.
С неговия лесен за използване интерфейс можете бързо да създавате персонализирани табла за управление и да задавате бюджети с един поглед.
Автоматизация
Monday.com предлага достатъчно автоматизация без код, за да спестите време за ненужни срещи и да получавате ръчни актуализации по имейл. Вместо това можете да създавате работни потоци за различни екипи и да синхронизирате датите на крайните задачи с Google Календар.
Можете също така да интегрирате Monday с популярни приложения за автоматизация на трети страни като Zapier, за да създадете персонализирани тригери. Всеки път, когато се задейства събитие, то автоматично създава нов елемент в таблото ви за управление в понеделник.
Това означава, че няма ръчно създаване на задачи. Лесна работа!
Интеграции
Понеделник разбира болката, през която преминават ръководителите на проекти за комбиниране на разделени комуникационни нишки.
За да преодолеете тази травма напред-назад, Monday предлага безпроблемни интеграции с любимите ви комуникационни инструменти като Slack, Microsoft teams, Outlook и много други за подобряване на възможностите на работния процес.
Например, тяхната интеграция с Gmail ви позволява да трансформирате имейли в елементи за действие и да държите екипа в течение за разговорите.
Канбан и работен процес на Гант
Kanban е визуален метод за рационализиране на работния процес на вашия екип.
Той ви помага да показвате данни в лесен за разбиране формат на колона и ви помага да вземате решения по-бързо. Освен това е лесен за използване от членовете на екипа и синхронизира промените в реално време.
Освен това, таблата за управление на Kanban са чудесен начин за проследяване на итерации и изоставания, така че да можете да наблюдавате етапите.
А с диаграмите на Гант можете да превърнете електронните таблици в интелигентни визуални табла, които ви помагат да проследявате важни дати, етапи и зависимости. Така че можете да сте сигурни, че всичко ще бъде направено навреме и според вашите високи стандарти.
Случаи на използване на Monday.com
След като вече сте наясно с функциите на Monday, нека да видим как можете да използвате Monday.com за работа с проекти.
Разработване на софтуер
Управлението на Sprint цикли и следването на гъвкава методология е от решаващо значение за индустрията за разработка на софтуер.
Има крайни срокове за текущи задачи и рационализиране на предстоящите задачи. За да бъдете ефективни, трябва да коригирате и приоритизирате задачите в реално време.
Понеделник ви помага да планирате, приоритизирате и управлявате спринтове, създавате пътни карти и споделяте продуктовата визия със заинтересованите страни. Можете също така да автоматизирате възлагането на задачи и одобренията за дизайн на продукти и да ги интегрирате с инструменти като GitHub.
Маркетинг и планиране на съдържанието
Компаниите отделят много време за създаване на маркетингови кампании.
Процесът обикновено включва одобрения за идеи, творчески обезпечения и чести срещи с копирайтъри и дизайнери за извършване на промени.
С Monday.com можете да наблюдавате всичките си маркетингови кампании в едно табло за управление. Техните визуални табла ви помагат да вземате решения по-бързо и поддържат всички в синхрон относно промените в кампаниите и графици.
Вместо да пишете имейли за промени, можете директно да пишете върху файлове, за да избегнете актуализации на състоянието напред-назад. Не само това, вие сте свободни да се свържете понеделник с любимите си приложения като Adobe Photoshop, Acrobat и други.
Човешки ресурси и операции
Със системата за управление на служителите от понеделник екипите по човешки ресурси могат да проследяват процеса на набиране на персонал и да улеснят процеса на адаптиране.
Без подходяща система за управление на служителите, HR ще има нужда от асистент, който да провежда ежедневни срещи, да планира интервюта и да проследява ежедневното представяне на служителите.
За да добавите още, Monday предоставя готови HR шаблони за проследяване на присъствие, ваканции и поддържане на информация за служителите. Можете дори да интегрирате платформи като Slack, LinkedIn и Gmail, за да импортирате автоматично данните на служителите.
Продажби CRM платформа
Monday.com служи като централизирана система за комуникация с вашите клиенти. Можете да използвате CRM софтуер, като се интегрирате с вашия имейл, създавате имейл шаблони и изпращате имейл отговори от едно табло за управление.
Освен това можете да автоматизирате повтарящи се задачи по продажбите като обаждания и срещи, да задавате напомняния и да проследявате изпратени имейли за генериране на нови потенциални клиенти.
Като всеки друг Saas инструмент, наличен на пазара, Monday.com също идва с много предимства и някои недостатъци. Въпреки че предимствата превъзхождат недостатъците, решаването им е от съществено значение, преди да изберете който и да е инструмент.
Нека първо да разгледаме плюсовете на Monday.com.
Професионалисти
- Monday.com има лесен за разбиране интерфейс, доста лесен за използване и може лесно да се мащабира, докато вашата компания расте без никакви проблеми.
- Настройката с едно щракване превключва между различни изгледи на визуализация като Gantt, Kanban, календар и времева линия.
- Понеделник предоставя готови шаблони за планиране на кампании, навлизане на клиенти, управление на контакти, управление на задачи, проследяване на присъствие и много други.
- Надеждна платформа за организиране на информация за проекти, сътрудничество с екипи, добавяне и възлагане на задачи и правене на проекти достъпни за всеки в организацията.
- Вградени интеграции с популярни комуникационни инструменти като Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Calendar, Dropbox и много други.
минуси
- Тяхното мобилно приложение често не се синхронизира с уеб приложението в реално време, така че трябва да опресните няколко пъти, за да получите актуализирания изглед.
- Ограничена автоматизация с имейл и функция за проследяване на имейли, които не са налични чрез Pulse.
- Въпреки че са налични много интеграции, липсва пълна интеграция на функции със Salesforce и други популярни платформи на трети страни в своите достъпни планове.
- В плановете за начално ниво липсват важни функции като частни табла, автоматизация и много основни интеграции. Някои други софтуери за управление на задачи предлагат тези функции в тяхната безплатна версия.
Monday.com се предлага в пет ценови плана, от които можете да избирате:
Индивидуален план
Ако започвате свой бизнес и имате само двама членове в екипа, можете да използвате безплатната версия на Monday.com.
В рамките на индивидуалния план имате достъп до до 3 дъски, 200+ шаблона, 20 типа колони и пълни документи.
Основен план
Основният план е най-добрият избор, ако сте група от няколко членове. Той е достъпен и на цена от само $8 на място/месец за управление на табла за екипни дейности.
Основният план включва приоритетна поддръжка на клиенти, неограничени безплатни зрители и достъп до функциите на индивидуалния план.
Стандартен план
Стандартният план е най-популярният за сътрудничество с вашия екип и увеличаване на общата производителност.
Този план за ценообразуване ви дава достъп до времева линия и изгледи на Гант, изгледи на календар, автоматизация на процеса на настройка и интеграции на платформа.
Професионален план
С плана Monday’s Pro можете да рационализирате сложния процес и да получите достъп до всички функции на Monday.com.
Този план е на цена от $16 място/месец и ви позволява да създадете табло за управление, което може да комбинира до 10 табла в него.
Корпоративен план
Корпоративните планове могат да помогнат за мащабиране на процесите на автоматизация и интеграция. Можете да създадете табло за управление, което комбинира до 50 табла вътре в него.
Въпреки че Monday.com оглавява списъка със софтуер за управление на проекти, има друг подобен софтуер Saas, който можете да опитате.
Ето списък с нашите три най-добри алтернативи на Monday.com.
Щракване
ClickUp е друг невероятен софтуер за управление на проекти, специално създаден за отдалечени работни екипи. Това е лесна за използване платформа, която предлага почти всяка функция, налична на Monday.com.
ClickUp помага на вашия екип да остане продуктивен и организиран и да си сътрудничи без усилие върху визуални бели дъски. Членовете на екипа могат да създават спринтове, да чатят, да възлагат задачи, да добавят коментари и документи, да разпределят ресурси, да задават крайни срокове и да получават известия за всичко на едно място.
Wrike
Wrike е решение за ръководители на проекти, които се нуждаят от помощ при събиране и организиране на изискванията на проекта, създаване на планове за проекти и визуализиране на графици върху диаграма на Гант.
С Wrike е лесно да правите промени в плановете на проекта с напредването на работата и всички участващи екипи ще получават известия за всички промени.
Smartsheet
Smartsheet е отлична опция, ако търсите облачно приложение, готово за предприятие, което може да ви помогне с управлението на работата и сътрудничеството. С милиони потребители по целия свят, Smartsheet се ползва с доверие от много фирми.
Приложението на Smartsheet е подобно на електронна таблица, което го прави лесно за използване и познато на много хора. Подходящ е за проследяване на задачи, канали за продажби, планиране на задачи и рационализиране на бизнес процеси.
Можете да използвате Smartsheet за автоматизация на работния процес, сътрудничество в съдържанието, управление на проекти, регистриране на дейности, планиране, проследяване на данни в реално време и др.
Резюме
Опитахме се да предоставим кратък преглед на Monday.com и как той може да ви помогне да рационализирате ефективно вашите бизнес задачи.
Надяваме се, че сте намерили нашата статия за полезна и сте готови да организирате лесно проектите си в Monday.com. Той е лесен за използване, достъпен и се ползва с доверието на стотици фирми по целия свят.
И така, какво чакате? Проверете понеделник сега.
Можете също така да проучите най-добрия начин да управлявате работата си по продажбите с CRM за продажби в понеделник.