Светът става цифров и безхартиен, от официални документи, изпити и плащания до подписи.
Дигитализацията революционизира живота и работните места, като ви дава възможност да изберете електронен подпис.
Подписването на документи с помощта на химикал става остаряло. Пандемията от covid-19 наля масло в огъня, като засили работата от разстояние, където електронните подписи изглеждаха единствената опция.
Ето защо е непрактично да се използват традиционни подписи за лична и бизнес употреба, особено когато се работи с хора от огромни разстояния.
Да не говорим, че физическите подписи изискват лични срещи, сканиране, отпечатване, изпращане по пощата или факс на документа до съответния персонал. Целият този процес е досаден, времеемък и трудоемък.
Тук е полезен софтуерът за електронен подпис! Той автоматизира процеса и ви спестява от проблеми.
Така че, ако искате да подобрите производителността и работните си процеси, като същевременно избягвате проблемите, свързани с вековната практика на подписване, ето вашият шанс.
Пригответе се да научите повече за електронните подписи, заедно с някои от най-добрите софтуери за тях.
Съдържание
Какво е електронен подпис?
Електронният подпис (eSignature) е кодирана форма на подпис, указваща одобрение на електронен договор или документ. И софтуерът, който позволява на хората да подписват документ онлайн, може да се нарече софтуер за електронен подпис.
Можете да качите документ през вашия компютър, таблет или смартфон и след това да го изпратите на множество хора, използвайки софтуера. По този начин те могат да го подпишат онлайн, без да се налага да преминават през традиционния процес.
Със софтуера eSignature можете лесно да събирате и съхранявате подписи, като добавяте формуляри за влизане във вашите документи.
И не се притеснявайте за неговата сигурност, защото тези типове софтуер ви позволяват да проверите подписа и да защитите всички данни, въведени в него чрез силно криптиране. Добрите доставчици на софтуер могат също така да предложат повече функции за сигурност, като журнали за проверка, удостоверяване и други.
Например, може да сте се подписали с името си, докато получавате пратката си чрез куриерска услуга с помощта на мобилен телефон или таблет. Точно това е електронен подпис.
Ето! Знаехте го.
Някои случаи на употреба:
- Договори за продажба
- Споразумения с доставчик или продавач
- Свежи формуляри за клиенти
- Одобрения от клиенти
- Промяна на поръчките
- Включване на служителите
- Правни документи като спално бельо за интелектуална собственост
- Проверка на възрастта и съгласие на родителите
- Споразумения за неразкриване на информация и канали
Законни ли са електронните подписи?
Друг важен въпрос, който идва на ум на почти всеки по отношение на електронните подписи, е – законни ли са?
да Непременно.
Електронните подписи са правно обвързващи.
През 2000 г. САЩ наложиха Закона за ESIGN, което направи електронните подписи законни за всяка виртуална употреба. По подобен начин други региони по света, като например elDAS в Европа, също последваха примера.
Сега компаниите и самостоятелните предприемачи не трябва да остават ограничени да изпълняват договори на хартия.
Как може да помогне на вашия бизнес?
Популярността на електронните подписи нараства като горски пожар. Според Statistaтранзакциите с електронен подпис се увеличиха от 200 милиона през 2014 г. до около 754 милиона през 2017 г. Предвижда се те да нараснат с 39% и може да достигнат над 9 073 долара милиона до 2023 г.
каква е причината
Да разберем.
Бърз работен процес за спестяване на време ⏱️
Използвайки eSignature, изразходваното време е по-малко, тъй като документите могат да се присвояват незабавно онлайн. Не е нужно да чакате съответното лице да пристигне и след това да го подпишете, което възпрепятства работния процес, като задържа задачите за продължителен период от време.
Тази технология е особено благословия за здравеопазването и други критични бизнеси, където одобрението трябва да бъде направено незабавно.
Повишено удобство 💯
Пътуването до далечни места само за получаване на одобрение вече изглежда вековна практика. Когато имате силата на интернет и софтуера за електронен подпис, можете да вземете одобрения за нула време, което увеличава удобството и от двете страни.
Екологично 🌲
Тонове хартия се използват за производството на хартия всяка година, което влошава околната среда. Преминете без хартия, за да спасите дърветата и околната среда, така че следващото поколение да види по-зелена екосистема от нас.
Спестете ресурси ✂️
Електронните подписи не само спестяват време, но и разходи. Не хабете ресурсите си за пътни разходи или купуване на повече мастило и хартия. Освен това можете също така да освободите част от работната сила, участваща в сканирането, печатането и доставянето на документите, за да работят по други важни дейности.
Вече сте запознати с прости неща, които могат да ви помогнат много, когато изберете електронния подпис пред физическите подписи.
Ако сте убедени, тогава разгледайте някои от най-добрите софтуери за електронен подпис на пазара, за да се възползвате от предимствата му.
eversign
Автоматизирайте както клиентските, така и вътрешните подписи, както и използването на одобрения eversign. Подписването с този инструмент е сигурно и лесно при използване на всяко устройство и помага на фирми от всякакъв мащаб и размер.
Той разполага с вграден редактор, който ви предоставя полезни инструменти за модифициране, подписване и изпращане на всички документи за нула време. eversign също така разполага с напълно функционален и мощен REST API, базиран на JSON, за автоматизиране на функционалностите.
Неговите функции са подобни на това, което сте виждали в предишните инструменти, като шаблони, одитни пътеки, лично подписване, интеграция, съответствие и т.н. За сигурност той предлага 256-битов SSL, плюс те го обработват внимателно с наблюдаван инфраструктура.
Можете също да планирате всеки документ с автоматично изтичане, да го премахнете за постоянно или да го експортирате някъде другаде частно. Можете да добавите до 25 члена към екип или да управлявате няколко бизнеса.
Използвайте го безплатно за 5 документа всеки месец и 3 API документа. Или използвайте неговите платени планове, започващи от $9,99/месец за неограничен брой документи и разширени функции.
подпишете сега
Приемете помощта на подпишете сега за генериране на електронни подписи за различни случаи на употреба и засилване на вашия работен процес. Изпратете документи, за да бъдат подписани от няколко получатели или подпишете свои собствени файлове с няколко щраквания. Техният мощен и лесен API ви помага лесно да вградите електронни подписи във вашия уебсайт или приложение за минути.
Дори и да нямате интернет връзка, можете да подпишете документите си навсякъде. Тя ви позволява да направите заявка за допълнителна информация или документи, да зададете известия при завършване, да поканите групово множество получатели и да зададете конкретни поръчки за подписване за вашите шаблони.
Можете да създадете уникална връзка за подписване за подписване на документите, да поискате незадължителни секции за плащане във вашите формуляри за попълване и да персонализирате съобщенията за покана за подписване. Добавете копие (CC) към някои получатели, които може да се нуждаят от известия заедно с дата на изтичане. signNow също ви уведомява, в случай че получател откаже да подпише вашия документ.
Съвместим е с PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 тип II и 21 CFR част 11 и има разширени възможности за защита от заплахи. signNow има невероятно RESTful API, което може бързо да се интегрира с други инструменти.
PandaDoc
Запечатайте вашите сделки с правно обвързващи и удобни електронни подписи, като използвате PandaDoc.
Повече от 20 хиляди компании вече използват това решение, за да спестят своето време и ресурси. Използвайте PandaDoc за изпращане на предложения, оферти, договори, плащания, които изискват одобрения.
Можете да се възползвате от това решение, като го използвате навсякъде и на всяко устройство; обичате да рационализирате работата бързо. PandaDoc никога не прави компромиси със сигурността и е изградила своята технология за електронен подпис с пълно съответствие с UETA и ESIGN. Предоставят и електронен сертификат към всеки подписан документ.
Избягвайте догадки; вместо това използвайте техните анализи на документи плюс известия, за да получите незабавна перспектива, когато вашият потенциален клиент отвори документите, които сте изпратили, или ги прегледа и коментира. Те предлагат над 200 професионално изглеждащи шаблона, които са предназначени да оставят трайно впечатление върху вашия бизнес.
PandaDoc също се интегрира с огромен брой интеграции, за да ускори вашия работен процес. Включва HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack и др.
Нитро знак
Осигурете на своите потенциални клиенти наистина удобно изживяване при използване на електронно подписване Нитро знак.
Той елиминира нивата на използване, излишъците и не ви струва на подпис. Независимо дали работите с договори, електронни таблици, формуляри, чертежи и други документи, Nitro ви предоставя необходимите инструменти за опростяване на електронното подписване.
Той е съвместим с множество уеб браузъри и мобилни устройства. Nitro Sign е сигурен и съвместим със законодателството на САЩ за електронния подпис. Улеснява безпроблемното сътрудничество чрез споделяне на документи онлайн, преглеждане и анотиране към тях в облака.
Можете лесно да поканите други да коментират документите и да проследите работните процеси, като преглеждате анализи и известия в реално време. За да защити вашите документи и данни, Nitro Sign използва двуфакторно удостоверяване, одитни пътеки и усъвършенствани сертификати за съответствие от HIPAA, SOC тип II, Privacy Shield и др.
Ускорете вашите проекти и осигурете по-добро изживяване на вашите клиенти чрез създаване, комбиниране, конвертиране и организиране на PDF файлове на вашето устройство. Следователно, това помага да се елиминират човешките грешки, участващи в процеса.
Напълнете
Това е може би най-доброто и най-добре закръгленото решение за електронен подпис в момента. Това също е може би най-лесният метод, чрез който можете да попълвате PDF файлове и също да изпращате подписи, които биха издържали в съда. Едно от най-добрите неща за Напълнете е, че може да се използва на почти всеки компютър, iOS или дори устройства с Android. Това наистина помага за крос-платформената функционалност и достъпност.
Потребителите на Fill също могат да бъдат спокойни, че са в сигурни ръце. Fill отговаря на глобалните стандарти за сигурност, както и на стандартите за поверителност. Те също следват най-добрите практики, когато става въпрос за сигурност. Ето защо Fill се използва широко в индустрии като здравеопазване, правоприлагане, недвижими имоти и финансови услуги.
Потребителите ще се радват да знаят, че техните данни се съхраняват изключително сигурно с криптиране, което е с военен клас и е в съответствие с HIPAA. Освен това Fill предоставя на своите потребители някои интелигентни анализи. Това може да бъде от голяма полза за много различни бизнеси.
DocuSign
Ускорете работата си от договори, писма с оферти и откриване на сметки до фактури, като използвате DocuSign. Изпращайте споразумения и ги подписвайте онлайн със сигурност, без значение какво устройство използвате вие или другата страна.
Елиминирайте повтарящите се ръчни задачи и спестете долари, които са похарчени ненужно; вместо това използвайте техните безпроблемни предложения и впечатляващи функции. Предоставя приложения за три платформи – Android, Windows и iOS, за да можете да работите отвсякъде.
Запознайте се със състоянието на вашето споразумение докъде е стигнал процесът и задайте напомняния за автоматично получаване на известия на всяка стъпка. Можете да включите стандартни полета в споразумението си, като дата и подпис, или да създадете персонализирани полета и да ги запазите.
DocuSign позволява на потребителите да влизат на 43 езика и да изпращат документи на 13 езика. Стандартизирайте целия процес и спестете време, като съхранявате документи, които често използвате, и повторно използване на маршрута на получателя, потребителските полета и т.н., използвани в тези документи.
Свържете и интегрирайте електронните подписи с инструментите и софтуера, които използвате, защото DocuSign поддържа 350+ интеграции и водещи API, включително Salesforce, продукти на Google, SAP и т.н. Устойчивата инфраструктура на DocuSign им позволява да предоставят 99,99% наличност, много необходима за вашата работа.
Не се притеснявайте за сигурността, тъй като DocuSign отговаря на строгите стандарти за сигурност, използвани в световен мащаб, включително ЕС и САЩ, и също така използва силни и модерни технологии за криптиране на данни. Той е в съответствие с регулаторни органи като UETA, US ESIGN Act и EU elDAS. Те също така съхраняват и генерират прецизни одитни пътеки за вашите документи.
Цената му започва от $10 на месец.
Adobe Sign
Adobe Sign е друг добър вариант за вас. Този опростен инструмент ви помага да изпращате документи с лекота, точно като имейли. Всичко, което трябва да направите, е да качите файл, да въведете имейл адреса на подписващия и да натиснете бутона „изпрати“.
От страна на подписващия, той може да щракне върху връзката, която сте изпратили, и сам да подпише там с помощта на браузър на всяко устройство, независимо дали е смартфон или компютър. За тяхно удобство Adobe не изисква от тях задължително да се регистрират или изтеглят.
Можете да преглеждате състоянието на подписа, да изпращате напомняния, да преглеждате подробни проверки или да отменяте заявки за вашите транзакции. Adobe Sign може да работи без усилие с различни инструменти, така че можете да изпращате документи от инструменти като Microsoft 365, Dropbox, Box и други.
За сигурност той е съвместим със стандарти като PCI DSS, SOC 2 Type 2 и ISO 27001. Той също така поддържа различни файлови формати, включително Adobe PDF и други PDF файлове, MS Word, Excel и PowerPoint, Text, WordPerfect, графики като PNG , GIF, JPG, JPEG, TIF и BMP; заедно с HTML и HTM.
SignEasy
С повече от 10 години последователни иновации, SignEasy вече помогна на 35k+ организации да автоматизират процеса на подписване с eSignatures. Забравете за отпечатването, сканирането и изпращането на документи по факс; вместо това използвайте този лесен за използване инструмент, който предлага отлично преживяване при подписване.
Просто вмъкнете подписи в документ с пръст, стилус или мишка. Или можете също да качите изображението на ръкописния подпис, направен на хартия. Тя ви позволява да изпращате документи в паралелна или последователна последователност до множество хора. Можете също така да позволите на хората да ги подписват в определен ред, един по един или наведнъж.
Можете да прегледате хода на изпращане на документи, като проверите кой трябва да ги подпише или кой вече го е направил. Изпращайте насочени известия или имейли като напомняне и получавайте известия, когато се извърши действие. Другите функции включват широка интеграция, съответствие, глобално разпознаване, разширена сигурност с удостоверяване с пръстови отпечатъци, пароли и SSL сертификация.
Той поддържа файлови формати като MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG и т.н. Също така позволява запазване на незавършените ви документи, така че можете да се върнете по-късно и да правите редакции, заедно с опцията за достъп до файловете офлайн. Импортирайте вашите документи от облака, SD карти, имейли и други приложения.
Качеството на неговите подписи също е високо, наподобяващо физически подписи. Можете да използвате повторно съществуващите шаблони, да добавяте изображения, анотации, инициали, освен текстове, и да задавате потребителски полета и долни колонтитули на имейл за по-бърза работа. SignEasy се предлага на 24 езика. Със сигурност можете да вземете техния 14-дневен безплатен пробен период.
HelloSign
С доверието на хиляди хора и фирми по целия свят, HelloSign е лесно решение за електронен подпис. Сега той е собственост на Dropbox, така че можете да използвате силата на двете невероятни платформи.
Предлага се под формата на уникален уеб интерфейс, добавка на Salesforce или удобен за разработчици API.
Имате възможност да използвате повторно документи за подпис като шаблони заедно с куп функции като персонализирано брандиране, прикачени файлове на подписващия, бели етикети, сложно управление на екипи, вградени електронни подписи и интеграция на Salesforce. HelloSign е жалба до HIPAA, така че не е нужно да се притеснявате.
Цената му започва от $15/месец, когато плащате годишно. Можете също да тествате HelloSign безплатно, без да въвеждате данните на кредитната си карта.
Docsketch
Docsketch е безплатен инструмент за по-бързо подписване и изгражда електронни подписи по изключително интуитивен начин. Това е причината, поради която този инструмент е лесен за всеки с каквито и да е умения да го използва. Той архивира и защитава вашите подписани документи, така че никой да не може да ги подправя в никакъв случай.
Docsketch е съвместим както със САЩ, така и с глобалните закони за електронен подпис. Задайте процеса на подписване, за да ги питате един по един; Изборът е твой! Ако зададете някакъв ред, съответното лице ще бъде уведомено автоматично, когато дойде техният ред. Освен това ще ви помогне да видите колко души остават да подпишат документа ви.
Можете да превърнете документ в шаблон за многократна употреба, така че да имате достъп до него по всяко време и навсякъде. С всеки подписан файл получавате подробен отчет с правна информация. Той включва автоматично откриване на празен ред във вашите файлове, което помага за правилното позициониране на полетата. Следователно настройката на документи за тяхното попълване става лесно и по-бързо.
Използвайки неговата функция „Изпращане като документ за продажба“, можете да получите одобрение на определени типове документи, като оферти, оценки и предложения. Ако получателят е готов да одобри, той може да щракне върху бутона „Одобряване“ и след това ще бъде преведен през следващите стъпки.
Допълнителни съвети за избор на добър софтуер за електронен подпис
Може да откриете, че този софтуер предлага подобен набор от функции, но те са уникални по начина, по който предоставят решения. Следователно изборът между тях може да бъде объркващ. Затова разберете няколко неща и тогава вземете своето решение.
- Обем на документи: Определете колко често изпращате документи, които се нуждаят от електронни подписи. Ако е много малко пъти в годината, тогава няма смисъл да получавате софтуер, който предлага много голяма честотна лента. Вместо това изберете диапазона въз основа на вашите изисквания за обем.
- Съответствие: Не се доверявайте сляпо на решение. Проверете нивото на сигурност и разпоредбите за съответствие, които спазват. Той трябва да провери автентичността, да предостави одитни пътеки и други важни характеристики, които доказват неговата автентичност.
- Интеграции и API: Проверете колко безпроблемно е софтуерът да се интегрира с инструменти на трети страни, които вече използвате. Освен това разберете дали предоставят персонализиран отворен API за вграждане на функционалност за електронен подпис директно във вашето приложение или уебсайт.
- Междуплатформен: уверете се, че избраният от вас софтуер е лесно съвместим с различни платформи. Не трябва да се сблъсквате с трудности, ако изпращате договор от вашия смартфон с Android, а получателят използва macOS.
- Типове документи: софтуерът за eSignature трябва да поддържа множество типове документи и формати, така че да не се сблъсквате с проблеми по средата.
Заключение
Електронните подписи станаха съществени както за съвременния бизнес, така и за физическите лица. Той е широко приет от бизнеса и има благословиите на разпоредбите за съответствие, които са много необходими при работа с клиенти от различни страни.
Така че, ако все още не сте използвали тази технология, не е твърде късно. Вземете софтуер за електронен подпис сега и ускорете работния си процес по-бързо от всякога!
След това генерирайте вашия имейл подпис.