Една от предизвикателните задачи на всеки собственик или мениджър на бизнес проект е да създаде действащ WBS за управление на проекти. Това е един от основните инструменти за управление на всеки търговски проект. Следователно WBS инструментите са наистина полезни за ръководителите на проекти.
Ако намирате създаването на WBS шаблон за предстоящия проект за предизвикателство, попаднали сте на правилното място! Ще обясним WBS в управлението на проекти на прост език. Също така ще ви запознаем с някои изключително популярни и популярни инструменти, които топ мениджърите на проекти използват за създаване на WBS листове по време на работа.
Съдържание
Какво представлява структурата на разбивката на работата (WBS)?
Структурата на разбивката на работата (WBS) е таблица, която идентифицира и изброява компонентите на проекта и резултатите. WBS в управлението на проекти е инструмент, който дава на ръководителите на проекти ясна представа какво съдържание/продукт/услуга проектът трябва да достави на клиента.
По същество трябва да създадете WBS шаблона като йерархия от компоненти, които проектът трябва да произведе. Тази структура също помага на ръководителите на проекти да организират задачите и задълженията на екипа по проекта в малки части от цели.
Повечето WBS инструменти за бизнес проекти са с повече от 3 нива по-дълбоки. Можете обаче да намерите до 2 до 4 нива на дълбока йерархия от резултати и компоненти в WBS листа на малък проект.
Какви са видовете WBS?
#1. Базирана на доставка WBS
Както подсказва името, този WBS лист ще се фокусира главно върху резултатите от проекта. Те могат да бъдат физически продукт, цифрово съдържание или онлайн услуга (уебсайт/мобилно приложение). Лесно свързва обхвата на проекта с всеки резултат. Мениджърите на проекти често използват този WBS шаблон, за да създават бюджети на проекти, оценки на ресурсите и т.н.
Истински пример би бил WBS лист за производство на автомобили. Интериорът, каросерията и електрониката са първите позиции в йерархията. След това можете да свържете подходящите компоненти, които трябва да произведете за всяка от тези глави.
#2. WBS, базиран на процеси
Този тип WBS инструмент ще дефинира вашия проект, свързан с работни фази, функции и стъпки. Можете лесно да присвоите различни стъпки на различни умения и дисциплини. Помага да определите какъв вид инструменти имате нужда, изисквания за умения и т.н.
Пример от този вид ще бъде проект на WBS за проект за разработка на мобилно приложение. Тук фазите на разработката на приложението като конфигурация, системни тестове, преглед на критични системи и потребителски системи формират йерархията от първо ниво. Вече можете да свържете други фази към съответните заглавки.
Какво прави WBS предпочитано решение за ръководители на проекти?
#1. Дава яснота от най-високо ниво на отговорните ресурси на проектните задачи. Следователно ръководителите на проекти могат незабавно да се свържат с правилния член на екипа, ако имат нужда от статуси на задачи.
#2. Никога няма да пропуснете стъпки или резултати от проекта, когато внедрите ефективен WBS шаблон.
#3. Тъй като WBS листът подчертава визуално всички резултати и фази, ръководителите на проекти могат да осигурят навременно завършване на всяка част от задачите/резултатите.
#4. Инструментът WBS също ви помага да коригирате бъгове и грешки във вашия проект, които не могат лесно да бъдат идентифицирани в началото на проекта.
Вижте този най-добър списък с най-добри инструменти, които ви помагат да създадете ефективен структурен лист с разбивка на работата:
понеделник
Освен че е първокласен софтуер за управление на проекти, понеделник.com също ви предоставя WBS шаблон. С негова помощ ръководителите на проекти могат безпроблемно да планират и контролират своите проекти. Този шаблон е не само безплатен, но и готов за използване, така че получавате примерен график за разбивка на работата, за да започнете веднага.
Потребителите могат да изтеглят този интуитивен шаблон, за да разработят електронен персонализиран план чрез добавяне на елементи за действие и реорганизиране на задачите въз основа на матрицата за приоритизиране на проекта. С този шаблон изпълнението на плана става лесен процес.
Всичко, което трябва да направите, е да присвоите всеки елемент за действие на членовете на екипа. Позволява ви да проследявате напредъка на всеки етап чрез различни показатели. Шаблонът се предлага и с функции, като добавяне на нов елемент с едно щракване, търсене или филтриране на дъска, споделяне и т.н.
Lucidchart
Lucidchart е интелигентен софтуер за диаграми, който ви помага да стимулирате иновациите чрез диаграми и сътрудничество. Използвайки създателя на WBS, потребителите могат да направят структура на разбивка на работата за своите проекти за няколко минути. Инструментът се предлага с интуитивен интерфейс и някои стабилни функции за персонализиране на WBS според нуждите на вашия проект.
Потребителите могат да започнат да създават структурата, като плъзгат фигури върху платното и вмъкват задачи в отделни форми. Той също така ви позволява да дефинирате собствеността върху задачата и да правите разлика между задачи и подзадачи чрез своите обширни функции за форматиране.
Lucidchart предлага сътрудничество в реално време, чат в редактора и коментиране за незабавни актуализации и споделяне. Този базиран на облак инструмент може да бъде достъпен от всяко място и от всяко устройство. Освен това има условно форматиране, което ви помага с цветното кодиране на задачите и организирането на роли и други елементи от структурата.
Създателски
С инструмента WBS на Създателски, можете да управлявате резултатите от проекта по по-добър начин. Със своя софтуер за структурна разбивка на работата ръководителите на проекти могат да визуализират обхвата на проектите. На тази лесна за използване визуална платформа потребителите могат да разбият проекта на по-управляеми етапи за лесно управление на работата.
Creately ви позволява да добавяте подробни документи, връзки и прикачени файлове към всеки WBS резултат. Той също така поддържа импортиране на данни от инструменти за управление на проекти, така че потребителите да могат да идентифицират пропуски и припокривания в изискванията на проекта.
Платформата WBS съдържа различни вградени инструменти за създаване на табла за управление, презентации и отчети за заинтересованите страни. Освен това той поддържа множество интеграции на приложения за експортиране и импортиране на данни за проекти.
Този инструмент е създаден за истинско екипно сътрудничество. Сега многофункционалните екипи могат да останат в съответствие чрез комуникация и сътрудничество в реално време. Той съдържа функции като сътрудничество между много потребители, коментари за споменаване, проследяване на състоянието на ниво работно пространство, множество нива на достъп и роли и интелигентни известия за свързване на всички отвсякъде.
EdrawMax
Търсите ли софтуер за структурна разбивка на работата, където можете да получите безплатни и лесни за персонализиране шаблони? Отидете за EdrawMax за визуализиране на целия ви обхват на проекта чрез създаване на интерактивен WBS. Като създадете структурата на този инструмент, можете да организирате целите по прост и предвидим начин.
Тук можете да избирате от множество шаблони за структурна разбивка на работата, които могат да се използват директно. Освен това има богата библиотека със символи, от която можете да добавяте полезни символи, като ги плъзнете и пуснете върху платното. За тези, които искат да разработят съдържанието на диаграмата, EdrawMax позволява импортиране и експортиране на допълнителни данни за персонализиране.
Потребителите могат да изтеглят структурата от този WBS инструмент в различни формати, включително PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG и PNG. След това те също могат да споделят и качват тези файлове на различни платформи. Той също така поддържа вграждане на диаграмата в имейли, социални медии и уебсайтове.
PlanHammer
PlanHammer е платформа за лесно създаване на онлайн WBS диаграми. Това е мощен софтуер с мощни възможности за управление на проекти. Софтуерът позволява на потребителите да разбиват проектите си, като същевременно възлагат задачи на своите съотборници и сътрудничат с тях.
Тъй като този WBS инструмент ви позволява да създавате гъвкава структура, можете да разширявате и свивате дървета на задачите, ако искате да покажете само клона, върху който работите в момента. Щраквайки върху бутона за информация, потребителите могат също да получат подробности за всяка задача.
PlanHammer прави добавянето и премахването на задачи и подзадачи изключително лесно в WBS. Освен това за всяка родителска задача се наслаждавате на пълната свобода да показвате подзадачите в разширен или списъкен стил.
Този интерактивен инструмент за създаване на диаграми на WBS улеснява споделянето на екрана и базираното на Chromecast телевизионно предаване за невероятно представяне/ Освен това можете да го отпечатате от PDF файла и да споделите хартиеното копие със заинтересованите страни.
Пракси
Използвайки Пракси, можете да се отличите в управлението на WBS проекти по два начина. Можете или да използвате неговото интерактивно приложение, за да създадете WBS от нулата. Или можете да използвате неговия WBS шаблон, за да го персонализирате според вашите нужди.
За да използват шаблона, потребителите трябва да го прегледат и да разгледат включените във вашия проект задачи от гледна точка стъпка по стъпка. След това те трябва да изброят всички подзадачи и да завършат таблицата с помощта на необходимите данни. С напредването на работата членовете на екипа трябва да го актуализират, така че ръководителят на проекта да има ясна представа за него.
Всеки екип или компания може да започне с инструментите за сътрудничество на Praxie чрез дефиниране на задачи и създаване на елементи за действие. Неговият софтуер, базиран на облака, също включва функции, като табла за управление на напредъка, импортиране на данни от различни SaaS приложения или документи и интуитивен интерфейс.
OpenProject
OpenProject ви предлага софтуер за управление на проекти с отворен код, който в същото време е стабилен и сигурен. Този инструмент поддържа вашия процес от край до край на управление на проект със структурата на разбивката на работата.
В инструмента OpenProject можете да разделите целия проект на управляеми резултати и дейности с помощта на изгледа на списък. Освен това можете или да създадете задача бързо с вградено създаване, или да използвате изгледа на цял екран за задачи с подробна информация. Той също така показва напредъка на задачата и изразходваното време за по-добър анализ на проекта.
MatchWare MindView
MatchWare MindView е инструмент за мисловно картографиране с възможност за разработване на структура за разбивка на работата. Този ефективен софтуер за разработване на концепции се предлага с 6 взаимозаменяеми изгледа за създаване на WBS. Можете лесно да направите структурата в оформление отгоре надолу или ляво-дясно.
Ако е необходимо, данните могат да бъдат експортирани във вградена диаграма на Гант в приложения, като MS Excel и MS Projects. MindView е идеален инструмент за създаване на WBS диаграми, тъй като ви позволява да въвеждате различни елементи мигновено и да ги организирате в структура, която върви с вашия конкретен проект. Освен това структурата може да се редактира безпроблемно, ако трябва да направите някакви промени в нея.
JadeALM
JadeALM ви позволява да създавате WBS диаграми за вашите проекти, така че да имате ясна структура на проекта. Неговата йерархична диаграма е идеална за разбивка на напредъка от върха към дъното. Можете лесно да видите къде принадлежи всяка подзадача и задача в общата картина на проекта.
Тази структура също ви информира какво се случва и къде. Тъй като потребителите могат да разделят проекта на по-малки подзадачи просто и практично, те никога не губят фокуса върху основната стойност и цел. JadeALM също ви помага с реорганизация и предвидимост чрез управление на зависимости между хора, задачи, функции и процеси.
Освен това този WBS инструмент е много полезен за управление на по-малки резултати. Неговото актуализиране в реално време ви позволява да проследявате напредъка, ресурсите и възложителите от един единствен инструмент с пълна последователност, прозрачност и еднаквост.
Какао
Какао е основен инструмент за екипи, които искат да извършат организирана и визуална разбивка на задачите и подзадачите. Той предлага усъвършенстван WBS шаблон, който потребителите могат да персонализират според нуждите на отделните проекти.
Освен че го използвате за един проект, който съдържа множество задачи, възложени на различни хора, можете да го използвате и за по-големи проекти, които се занимават с множество екипи.
Дори и да сте начинаещ потребител, няма да ви отнеме много време, за да научите как да стартирате този инструмент. Той предлага широка гама от уроци, които включват специални и подробни ръководства и видеоклипове. Можете също така да прегледате неговия блог и база от знания, за да разберете за работата на този инструмент.
Cacoo поддържа интеграция с различни инструменти, като Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio и Zapier. Тази функция прави задачата за управление на проекти по-лесна за вас.
Можете ли да използвате диаграма на Гант като WBS?
WBS диаграма показва обхвата на проекта и неговите етапи. Диаграмата на Гант помага да се визуализира времевата линия на дейността по проекта.
Диаграмата на Гант често се счита за вид WBS за управление на проекти. Потребителите могат да организират своя WBS като диаграма на Гант, която съдържа връзки между зависимостите на задачите и етапите на проекта.
Последните думи
Досега сте намерили задълбочена дискусия върху основите на WBS в управлението на проекти. Вие също така открихте някои инструменти от най-високо ниво, които могат да ви помогнат да изготвите професионален и без грешки WBS шаблон.
В професионалната кариера на ръководителя на проекти, умението да изготвят WBS инструмент ги отличава от начинаещите. По същия начин, когато приемете шаблона WBS, вие намалявате затрудненията, увеличавате производителността и в крайна сметка правите повече приходи от аматьорските фирми, които не използват този инструмент.
Може също да ви е интересно да научите за екипните харти, които улесняват ефективното сътрудничество в екип.