Шаблоните за планове на проекти помагат на екипите да бъдат на път да постигнат целите с по-добра продуктивност, сътрудничество и ефективност.
Когато един проект върви гладко, без да пропуска нито една стъпка, всички, участващи в процеса, от членовете на екипа до мениджърите, получават усмивка на победа на лицата си.
Има много процеси и задачи при стартиране на проект, от мозъчна атака и производство до наблюдение на проекта и анализиране на отчетите.
Екипите трябва да се погрижат за всеки един детайл, за да поддържат проекта в правилния план, като например организиране на срещи, възлагане на работа, получаване на обратна връзка, подобряване на работния процес и т.н.
Може да стане малко сложно и отнемащо време, ако правите всичко ръчно.
Но като използвате шаблони за планове на проекти, можете да рационализирате всеки процес и да съхранявате записи на едно място. Това ви дава ясен план, показващ откъде да започнете и коя задача е с приоритет.
Така всеки знае какво трябва да направи и в какъв срок трябва да завърши целия проект.
В резултат на това можете да ускорите работния процес и бързо да постигнете целите, докато измервате качеството.
Нека разберем няколко неща относно плана на проекта, неговите основни съставни части, предимства, някои неща, които трябва и не, и най-добрите шаблони за планове на проекти.
Съдържание
Какво е план на проекта?
Планът на проекта дефинира документ или лист в Excel, където можете да съхранявате всички ключови подробности за вашите проекти, включително начални и крайни дати, етапи, собственици, задачи, крайни срокове и т.н. Той позволява на членовете на вашия екип да управляват задачите си според дадени инструкции, без да пропуснете нито една стъпка.
Перфектният план на проекта включва изложение на вашата работа, списък с ресурси, график на проекта, структура на разбивката на работата и очевидно план за риска. Помага за предотвратяване на тежки усилия и прекомерен бюджет.
Какво имате предвид под шаблон на план на проект?
Шаблонът за план на проект е инструмент, който действа като градивен елемент за вашите проекти с висока стойност. Използването на тези шаблони улеснява работата ви, за да започнете с плана на вашия проект. Шаблоните за планове на проекти включват примерни задания, тагове за задачи, секции, раздел с приоритет и др.
С план на проекта като план на компонентите, вашият екип може да разбере проекта в дълбочина, за да постигне целите. А един добър шаблон за план на проект помага да се очертаят резултатите, графикът и обхватът на проекта.
Кои са най-важните компоненти на плана на проекта?
Плановете на проекта могат да се различават от проект до проект, но всички те съдържат повече или по-малко една и съща информация. Перфектният проектен план съдържа:
- Резюме, което обобщава цялата информация за проекта на една страница
- Цели на проекта, които очертават крайната цел на проекта
- Ключови отговорности, които очертават ролите на всеки индивид в екипа
- Ключови резултати и задачи, които подчертават най-необходимите резултати, както и задачите в целия проект
- Налични ресурси, за да гарантираме, че имате всички ресурси за завършване на проекта и ще добавим още, ако е необходимо
- Анализът на риска помага да се идентифицират възможните рискове преди началото на проекта, за да се състави планът по съответния начин
- Ключовите етапи идентифицират показателите, от които се нуждаете, за да измерите напредъка на проекта
- Предложен краен срок за проект ви показва очакваното време за всяка задача, резултат и етап.
- Подробностите за бюджета ви показват предложения бюджет за проекта
- Планове за извънредни ситуации
- Комуникационни стратегии, които трябва да се поддържат през времевата линия на проекта
- Стратегия за оценка за оценка на успеха и неуспехите на проекта
Защо планирането на проекта е от решаващо значение?
Човек, експерт по работа с проекти, може да каже какво е необходимо за управление на целия проект. Но нещата се промениха в света на технологиите. Сега ще намерите много инструменти, като шаблони за планове за проекти, за лесно планиране на вашия проект от самото начало.
Нека да разгледаме предимствата на използването на шаблони за планиране на проекти.
Подобрява екипното представяне
Когато мениджърите имат перфектни планове за своите проекти, те могат да следят всеки член на екипа въз основа на неговите задачи и крайни срокове. Насърчава вашия екип да работи ефективно.
Това особено работи, когато работите върху дълги проекти, където екипът може да няма мотивация по пътя. Използвайки шаблони за планове за проекти, вашият екип може да проследява напредъка си и да се учи от грешките си, за да се представя по-добре. С ясна картина на всичко ефективността ви може да се увеличи значително.
Повишава производителността
Когато работите по проект без солидно планиране на проекта, ще трябва да помислите какви стъпки да предприемете по-нататък и докъде сте стигнали в проекта. Но с планирането на проекта вие ще знаете точния статус на вашия проект и какво да правите след това. По този начин спестявате време и тежък труд, което води до по-висока производителност.
По-добро екипно сътрудничество
Перфектният инструмент за планиране на проекти казва на всеки в екипа точно какво трябва да се направи в рамките на графика, за да се постигне целта. Следователно всички членове на екипа са на една и съща страница, което позволява на мениджъра лесно да разпределя роли, да оценява напредъка и представянето и да търси области за подобрение. Екипите могат също да комуникират лесно помежду си с пълните подробности, които притежават.
Подобрява качеството на проекта
Когато няма объркване или съмнение поради ясно изложен план, можете да работите с увереност. Всеки ден, когато започнете задачата си, знаете откъде да започнете и какво да завършите в същия ден. Вие работите съответно и завършвате работата навреме. При перфектното планиране на проекта има и буферно време, за да разберете, ако трябва да извършите отново някоя задача.
Какво трябва и какво не трябва да се прави при планирането на проекта
Направи:
- Помислете за ново развитие
- Бъдете подкрепящ член
- Защитете екипа си от ненужни смущения
- Бъдете позитивни през целия проект
- Отделете необходимото време, за да завършите задачите си
- Поставете си цели и работете върху тях
- Поемете отговорност
- Поставете етапи и крайни срокове
Не:
- Не пренебрегвайте лошите новини
- Опитайте се да не поемате ненужни рискове, докато планирате
- Избягвайте да споделяте планове преди дискусията
- Предотвратете вашия екип да се занимава с ненужни неща
- Никога не се паникьосвайте от резултата; продължавайте да се подобрявате
Сега нека разгледаме някои от най-добрите шаблони за планове за проекти.
Smartsheet
Получете изчерпателен списък с шаблони с План на проекта Smartsheet за Microsoft Word. Можете да използвате шаблоните, за да насочвате, ръководите и управлявате текущия си проект. Използването на прости шаблони на планове за проекти ще ви помогне да проследявате детайлите на проекта си, да управлявате времеви линии и да визуализирате състоянието на проекта.
Smartsheet ви помага да запазите всички критични подробности във формата на документ, като начална и крайна дата, подробности за бюджета, необходими ресурси и други, с лесния за използване и изчерпателен шаблон. Това е платформа, базирана на облак, която позволява на вашия екип да планира добре, да управлява всеки детайл на проекта и да изпраща отчети.
Поставете основната си цел, идентифицирайте действията, необходими за постигането на тази цел, и назначете лице, което да отговаря за всяка задача с шаблона на план за действие. Освен това можете да зададете приоритет на задачите, да посочите дати и да прегледате състоянието, за да поддържате проекта напред.
С Smartsheet никога не пропускайте никакви стъпки в целия проект. Професионално проектираните шаблони могат да държат вашите вътрешни и външни заинтересовани страни, висше ръководство и клиенти в течение на всяка фаза на проекта.
Smartsheet предлага шаблони, с които бихте искали да работите, като например план за изпълнение на проекта, план за проект от една страница, план за проект за печат, план за гъвкав проект, план за строителен проект, план за управление на програма, диаграма на етапи, контролен списък за проекти, списък със задачи за проекти, проследяване, отчет за състоянието и др.
Изпробвайте Smartsheet безплатно и зарадвайте екипа си с изчерпателните шаблони.
Wrike шаблони
Премахнете бариерите, постигнете целите си и намерете по-добра яснота в проекта си с Wrike. Този надежден инструмент може да трансформира начина, по който сте планирали проекта си, и да ви помогне да правите всичко на една ръка разстояние.
Получете 360-градусова видимост, мощна автоматизация и междуведомствено сътрудничество с лекота. Wrike предлага различни шаблони, които допълнително ви помагат да зададете вашата цел, етапи и крайни срокове за проекта, като възлагате задачи на всеки член.
Шаблонът за комуникационен план ви помага да структурирате критична информация в целия проект, като дефинирате кой за какво е отговорен, какво съдържат и каква е честотата. С този шаблон можете да поддържате заинтересованите страни актуални.
Шаблоните на Wrike предлагат ефективен подход за управление на вашия проект чрез разделяне на сложни проекти на управляеми. Можете да зададете крайни срокове, да проследявате напредъка визуално и да изпълните проекта си в рамките на бюджета и времето. Също така, с помощта на шаблони за планиране на проекти, можете да управлявате входящите заявки чрез формуляр и да проследявате цялостното представяне с отчети с приложими действия.
Стартирайте Wrike безплатно.
TemplateLab
TemplateLab предлага 48 професионални шаблона за Microsoft Excel, Word и PDF за планиране и изпълнение на вашия проект. Независимо дали става дума за планиране на проект за събитие, планиране на обновяване на дома, планиране на реконструкция на кухня или планиране на ИТ проект, ще получите всичко в шаблона за ефективно управление на проекти.
С помощта на тези шаблони определено можете да видите какво има и какво предстои. Можете да задавате цели, да идентифицирате резултати, да планирате планове, да правите поддържащи планове по време на извънредна ситуация, да управлявате комуникацията, човешките ресурси и т.н. TemplateLab също ви помага да завършите нещата лесно в рамките на дадения срок и бюджет.
Използвайки шаблони за планиране на проекти, можете да дефинирате всяка основна задача, да предоставите преглед на управлението и рамка за контрол и да оцените необходимите ресурси и време. Докато визуализирате шаблоните по ваше предпочитание, ще разберете какво да включите в кой ред или колона, за да получите перфектните отчети.
Можете да изтеглите примерните шаблони на проектни планове в PDF формат, за да видите как ще изглежда всичко, докато стартирате проекта. TemplateLab също предлага безплатни шаблони за планове в Word, Excel или PDF формат, за да ви помогне да планирате вашите проекти.
понеделник.com
Започнете с готови шаблони, предлагани от понеделник.com за по-добро планиране на проекти във вашата организация. Неговият център за шаблони предлага различни шаблони за различни бизнеси, индустрии и екипи.
Съберете етапи, крайни срокове, бюджет, заинтересовани страни, задачи и други на едно място, за да планирате и управлявате перфектно всеки аспект от проекта. Проследявайте напредъка и се уверете, че никакви задачи не могат да се пропуснат. Освен това ви помага да разберете потока на фазите с различни изгледи, така че да можете да следите входящите крайни срокове.
Можете да създавате групи според етапа или категорията на проекта и след това да ги прецизирате, за да покажете екипна и индивидуална собственост. Категоризирайте всяка задача въз основа на приоритета и състоянието, така че вашият екип да има ясна представа за всичко, което трябва да знае.
Интегрирайте със съществуващите си бизнес инструменти, за да синхронизирате крайни срокове, файлове и много повече, правейки работата ви лесна и бърза. Можете също да го интегрирате с Gmail, Dropbox, Excel, Jira, Google Calendar, Outlook и Drive.
ClickUp
Независимо дали планирате прост или сложен проект, ClickUp ви предлага най-полезните шаблони за перфектно планиране на проекти, така че никога да не пропуснете нищо в своя поток. Той също така предоставя предварително създаден документ, който ви помага да организирате различни елементи на проекта в един документ.
Шаблонът за пътна карта ви позволява да информирате членовете на вашия екип за графика на проекта в пълна визуална форма. Очертайте очакванията и свържете към определените задачи за по-добро изживяване. Освен това шаблонът за бюджет ви помага лесно да визуализирате разходите и да планирате бъдещия бюджет.
Шаблоните ClickUp ви дават увереността в приоритизирането на планирането на проекти, статуса на организиране и др. Организирайте своите работни процеси, крайни срокове и файлове, така че да можете да се съсредоточите върху създаването на работа. Той също така предлага шаблон за диаграма на Гант, който дава ясна картина на проекта.
Започнете да използвате шаблоните безплатно.
След това нека се заровим в софтуер за управление на проекти, който ви позволява лесно да управлявате целия си проект.
понеделник.com
Сътрудничете, управлявайте и планирайте всеки проект с Monday, от основни проекти до сложни. Позволете на членовете на вашия екип да дадат най-доброто от себе си, свържете всяка подвижна част от вашия проект в една платформа и стимулирайте по-голямо въздействие, за да постигнете целите си.
Можете дори да управлявате множество проекти с този софтуер за управление на проекти. Monday.com ви позволява да създавате табла за управление, да разбирате тесните места, да познавате рисковете, да възлагате задачи на вашите екипи и много повече, за да можете да продължите да се движите по-бързо.
Автоматизирайте одобренията на проекти и приоритизирайте задачите, за да спестите ценно време и усилия. Ще получите също формуляри с възможност за персонализиране, за да създавате незабавно елементи върху дъските и лесно да проследявате нещата по пътя. Можете също така да наблюдавате ефективността и лесно да вземате ефективни решения.
Изпробвайте отделни проекти безплатно и разберете тяхната употреба.
Smartsheet
Добре дошли в един нов свят на управление на работата със Smartsheet, който ви позволява да управлявате вашите проекти, да автоматизирате процесите и да разширявате корпоративните програми в една платформа. Той предоставя набор от работни потоци, табла за управление, отчети и изгледи за проследяване и заснемане на вашите планове, графици и ресурси.
Компании от всякакъв размер могат лесно да се мащабират с увереност, за да осигурят възможно най-високата стойност с необходимите шаблони и инструменти. Smartsheet също се интегрира със софтуера, който вече използвате във вашата организация. Полезно е за ИТ специалисти, дизайнери и други, които зависят от проекти.
Намерете необходимите ресурси и започнете да управлявате проекта си от самото начало.
Съвместна дейност
Изпълнете своя важен проект със софтуера за управление на проекти Teamwork. Тя ви позволява да видите всичко от началото до края на едно място, така че да можете лесно да управлявате проекти.
Получете разширените функции, които искате за управление на вашия проект, от проследяване на времето до разпределение на ресурси и бюджетиране. Добавете бюро, чат, пространства или CRM към управлението на проекти, настроено безпроблемно, за да имате още по-добро изживяване.
Започнете безплатния си пробен период днес и подобрете производителността и рентабилността си.
Заключение
Управлението на проекти от началото до края е предизвикателство за организациите. Използвайте най-добрите шаблони и софтуер за планиране на проекти, за да планирате и изпълните проектите си с по-голяма гъвкавост, лекота и увереност. Помага ви да спестите време и да намалите усилията и психическия стрес.
Можете също така да разгледате някои от шаблоните за пътна карта на проекта.