Приоритизирането на работата може да изглежда доста просто. Просто попълнете този, който вашият клиент казва, че е спешен. Но това не е професионалният начин за приоритизиране на задачи и за бизнес проекти. Има много наука зад подчертаването на определени задачи. Тази наука е известна като матрица за приоритизиране на проекти.
За да развиете бизнеса си и да се конкурирате с конкурентите си, имате нужда от нещо повече от брилянтна концепция, квалифициран екип и усъвършенствани инструменти. Имате нужда от висококачествено изпълнение на задачите, независимо дали става дума за разработване на приложения или производство на потребителски стоки.
Можете да постигнете отлично качество на изпълнение само когато вашият екип е дисциплиниран и следва научен начин за възлагане на задачи, изпълнение и преминаване към друга задача. Матрицата за приоритизиране е един такъв инструмент, който прави проектните задачи рационализирани и прави повече за по-малко време чрез планирано изпълнение на ценни задачи по-бързо.
Продължете да четете тази статия относно матрицата за приоритизиране на проекти, предимствата, случаите на употреба и шаблоните на матрицата за приоритизиране.
Съдържание
Какво представлява матрицата за приоритизиране?
Матрицата на приоритетите е инструмент за анализ на проектни задачи, използван главно с други инструменти за управление на бизнес процеси. Използва се и с техниките на Six Sigma за оценка на избора, използвайки определени критерии и решавайки къде трябва да се съсредоточат бизнесмените.
Независимо дали проектът е проста задача или сложна, която ще отнеме години, можете да използвате инструмента и за двата сценария. Освен това, това не е просто инструмент за приоритизиране на задачи за бизнеса. Фрилансери, соло предприемачи и професионалисти също могат да използват този инструмент за работа или лични причини.
Понякога заинтересованите страни по проекта може да имат затруднения при вземането на решение коя задача трябва да бъде приоритетна. За разрешаване на такива проблеми матрицата на приоритетите работи като научна база за избор на правилната задача с правилната стойност и спешност.
Матрицата за приоритизиране може да приеме различни форми в зависимост от сложността на проекта и критериите за оценка. Например, някои са прости като квадрантите на мрежата 2X2 със „Стойност“, нанесена срещу „Цена“. Напротив, някои могат да бъдат много сложни като дизайн и изпълнение, когато слеете матрицата на приоритетите с методологията на Six Sigma.
Шест сигма матрица за приоритизиране
Методологията за управление на Six Sigma е непълна с инструмента за матрица на приоритетите. Тъй като Six Sigma е за анализ на пропуските, непрекъснато подобряване на процесите и елиминиране на отпадъците, матрицата на приоритетите се вписва перфектно в този подход на управление.
В този процес матриците за приоритизиране сравняват повече от един набор от данни, поне два, и използват претеглени критерии, за да класират задачите за акцент. Тъй като приоритетната матрица Six Sigma оценява множество набори от данни, крайният инструмент става нещо повече от квадрант 2X2.
Състои се от:
- Изходни променливи като заглавки на колони в горната част на диаграмата
- Въведете променливи като редове в левия панел
- Претеглен резултат, процент, ранг и състояния в крайната дясна страна на таблицата
- И изчислен претеглен резултат в долната част на заглавките на колоните
Когато използвате абсолютния метод на Six Sigma за приоритизиране на проектни задачи, можете да вземете подходящи решения логично. Освен това всички заинтересовани страни могат да постигнат консенсус, когато използват Six Sigma.
Според Лин Хамбълтън, водещ бизнес консултант, разработчик на стратегии и автор, матриците за приоритизиране на Six Sigma могат да бъдат от три различни типа. В нея авторът е споменал следното Съкровищница с методи, инструменти и най-добри практики за растеж на Six Sigma Книга:
#1. Когато променливите с по-висок резултат са по-важни, критериите за консенсус трябва да бъдат изборът. Той взема предвид целия принос на член на екипа, за да генерира консенсусен модел с числени резултати.
#2. Комбинираната матрица е по-скоро диаграма на причината и следствието, както и матрица на приоритета. Този метод изчислява ефектите на всички променливи върху другите.
#3. Пълните аналитични критерии са най-сложният инструмент за приоритизиране на Sig Sigma, използван главно от мениджъри на портфолио от проекти за оценка на множество проекти и тяхното въздействие върху модела на бизнес приходите и взаимоотношенията с клиентите.
Предимства на матрицата за приоритизиране
#1. Организирането на голям брой задачи според тяхната важност и стойност става по-лесно с инструментите за матрица на приоритета. Тъй като не е лесно да запомните всички задачи на огромен проект, отделянето на важни елементи от по-малко важните може да се превърне в догадки, ако не използвате този инструмент.
#2. За разлика от друг софтуер, този инструмент може да се персонализира. По време на проект целият екип може да седи заедно и да добавя повече променливи или да премахва някои според задачите. Следователно ще намерите много различни видове приоритетни матрици.
#3. Можете да използвате матрици за приоритизиране на съществуващ проект за нови проекти. Просто създайте шаблон на този инструмент и актуализирайте теглата, критериите, променливите, задачите и т.н., когато проектът се промени.
#4. Този инструмент е лесно разбираем от всички съотборници, дори и тези, които не са технически разбираеми. Просто въведете списъка със задачи, резултатите и критериите. Инструментът ще свърши останалото.
#5. Инструментът работи с обективност в центъра си и следователно фирмите могат да загубят личния багаж, който идва с ръчната работа.
#6. Ръководителите на проекти и собствениците могат ефективно да делегират задачите си на подчинени и да увеличат максимално използването на определената работна сила с помощта на този инструмент.
Кога да използвате матрицата за приоритизиране
Можете да се доверите на този инструмент, когато:
- Приоритизиране на сложни задачи, билети или проблеми, включващи няколко променливи, спрямо които тези елементи трябва да бъдат оценени.
- Оценяване на входни данни за класиране на грешки, билети, задачи, проекти и т.н., за присвояване на рангове.
- Планиране на задачи за бизнес или личен проект по рационализиран начин с цел навременно завършване.
- Изготвяне на документ от една страница, който визуализира ключови области на фокус на проект.
- Подходящо делегиране на задачи на членовете на екипа, без да се дестабилизира графика на проекта.
- Насърчаване на съвместната работа в екипа на проекта.
Ако се чудите за кого ще бъде полезен този инструмент:
- Работещ от вкъщи персонал, който се грижи за офис задачи и домашни задължения.
- Фрилансерите и изпълнителите трябва да оценяват своите проекти и да изпълняват задачите по съответния начин.
- Микро, малките, средните и големите предприятия оценяват проектите въз основа на бизнес стойността.
- Мениджъри на проекти, които наблюдават повече от един проект и екип по проекта.
Как да използвате матрицата за приоритизиране
Ако искате да използвате този инструмент ефективно, трябва да разберете изцяло квадрантите на матрицата на приоритета:
Квадрант 1
- Задачите с висока стойност изискват малко усилия, но въздействието е по-високо от другите.
- Задачите в този правоъгълник са спешни и критични, така че ги изпълнете възможно най-рано.
Квадрант 2
- Големите проекти изискват повече усилия и резултатното въздействие също е високо.
- Най-често тези задачи не идват с краен срок.
- Трябва да зададете разумни етапи за тези проекти и редовно да ги постигате.
Квадрант 3
- Това често са задачи с малко усилия и въздействие.
- Когато е възможно, делегирайте тези задачи на вашите подчинени или колеги.
Квадрант 4
- Тези задачи не добавят много към бизнес възвръщаемостта на инвестициите (ROI), но изискват големи усилия.
- Трябва да завършите тези задачи по-късно от другите квадранти.
- Може също така да искате да импровизирате своя бизнес процес, за да елиминирате напълно подобни задачи.
След като разберете квадрантите, е време да използвате приоритетната матрица:
#1. Изберете проекти или задачи от матрицата, тъй като тя претегля според променливите и избраните критерии.
#2. Елементите, избрани от матрицата, автоматично ще имат истинска стойност за вашия бизнес. Въпреки това, проверете отново, за да избегнете финансови загуби.
#3. Изберете следващата задача от приоритетната матрица според класирането на задачите. Този инструмент безпроблемно функционира като приложение за планиране на проекти.
#4. Опитайте се да използвате софтуер или шаблон на матрица за приоритизиране, за да поддържате файлове с матрица за приоритизиране. Вашите заинтересовани страни могат бързо да прегледат работните ви приоритети. Освен това можете да използвате отново шаблона в бъдеще.
Най-добри практики на матрицата за приоритизиране
#1. Изберете критерии за класиране на задачи или проблеми чрез подходяща сесия за мозъчна атака на собственика на проекта, мениджъра, членовете на екипа и крайните потребители.
#2. Използвайте процеса на аналитична йерархия (AHP), за да постигнете ясен и силен консенсус между заинтересованите страни. След това задайте претеглените критерии, на които всеки може да се довери.
#3. Процесът на оценяване трябва да бъде силно съвместен. Можете да използвате различни инструменти като онлайн формуляри и бели дъски, за да постигнете консенсус относно субективната преценка на приоритетната матрица.
Сега е моментът да разгледате някои инструменти и шаблони, които могат да ви помогнат с приоритетни матрици:
Smartsheet
Smartsheet е световно признато работно пространство и инструмент за управление на проекти, който различни размери на бизнеса използват с гъвкавост и успех. Ако вашето работно място вече има абонамент за това базирано на облак приложение, можете лесно да използвате неговия център за решения за управление на проекти, за да създадете лесен за използване съвет за приоритизиране на продукти.
След като сте в Центъра за решения на приложението Smartsheet, ще намерите различни табла за проекти като Финанси и счетоводство, Клиенти и клиенти, Човешки ресурси и т.н. В групата за разработване на продукти трябва да намерите необходимата матрица за приоритизиране.
Ако не използвате абонамент от Smartsheet или не искате да изпробвате неговия пробен план, няма нужда да се притеснявате. Smartsheet също така предлага някои основни матрици за приоритизиране, които всеки може да изтегли и използва по каквато и да е причина. Просто посетете този служител Шаблони за Smartsheet библиотечен портал. Ще получите 2 до 3 шаблона, които можете да изтеглите във файлов формат Excel, PDF или Word.
Приоритетна матрица на Miro
Миро е още едно доверено и надеждно решение, което носи няколко бизнес приложения на едно място като бяла дъска, хибридно работно пространство, отдалечена среща, чертане на диаграма, планиране на проекти и т.н. Освен това, това е висококачествено хранилище за различни шаблони за управление на време и проекти като мисловни карти, канбан дъски, планове на услуги, приоритетни матрици и др.
След като посетите библиотеката с шаблони, потърсете „Приоритетизиране“ и ще откриете приложими шаблони за матрица на приоритети като 2X2, 3X3 и RICE (обхват, въздействие, увереност и усилия) шаблони за метод за приоритизиране.
Трябва да персонализирате тези шаблони в рамките на Miro artboard. За разлика от Smartsheet, не можете просто да изтеглите шаблона, за да го използвате в работна книга на Excel. Вместо това можете да експортирате дъската в различни формати за споделяне като JPEG, PDF, CSV и JIRA-съвместими файлове.
Това не е всичко! Миро е високо ценен за онлайн сътрудничество при планиране на проекти и мозъчна атака. Следователно, вие получавате множество инструменти за свързване във вашия шаблон за матрица на приоритет на Miro, като гласуване, режим на презентация, водене на бележки в реално време, чат, видео чат и онлайн споделяне на дъска.
Шаблон на матрицата на Айзенхауер: Evernote
Evernote е едно от водещите приложения за водене на бележки, което също има синхронизиране на документи, сканиране на документи, организиране на графици в календара, рационализиране на задачи и т.н. В съответствие с другите инструменти, споменати досега, Evernote предлага и множество шаблони за бизнес, дома, личен живот и работни цели. Един такъв шаблон е матрицата на Айзенхауер.
Матрицата на Айзенхауер, подобна на матрицата за приоритизиране, отдавна се използва в бизнес процесите за приоритизиране на най-важните задачи. Това е просто квадрант 2X2, където подреждате задълженията си въз основа на техния ранг или важност и спешност.
Например лявата колона включва две подредени заглавки на колони: Спешно + Важно и под нея Спешно + Неважно. Сега дясната колона също има две вертикални заглавки на колони, подредени върху друга: Важно + Неспешно и Неважно + Неспешно.
Можете да персонализирате шаблона в приложението Evernote чрез пробен период или платен абонамент.
Матрица на приоритетите на Google Workspace
Ако вашият организационен код или правила за използване на бизнес приложение ви ограничават в екосистемата на Google Workspace, трябва да опитате Приоритетна матрица, разработен от prioritymatrix.com. Това е специално приложение Google Workspace Marketplace, разработено с ресурси от Google, като двигателя на приложението Google Cloud и т.н.
Неговият интуитивен потребителски интерфейс (UI) осигурява рамка за приоритизиране. Можете също да предадете приоритетите на екипа със съвместни изгледи на проекти. Някои от забележителните му характеристики са:
- Делегиране на задачи
- Управление на задачите
- Управление на множество проекти
- Интегрира се с Gmail, Google Drive, Google Docs и др.
- Сортиране на задачи чрез разширено филтриране
С две думи, инструментът помага на вас и вашия екип да се съсредоточите върху правилната задача. Това обаче е приложение, базирано на абонамент. След като безплатният пробен период приключи, трябва да закупите лиценз за абонамент, за да продължите да използвате инструмента.
Досега научихте, че матрицата за приоритизиране е популярен инструмент за управление на времето за вземане на решения. Много прости и сложни проекти използват този инструмент, за да решат научно кои задачи се нуждаят от незабавно фокусиране и кои могат да бъдат оставени настрана за по-късно изпълнение.
Концепцията и науката зад тази техника са солидни. Той кара екипа ви да постигне максимално съгласуване на задачите с целите на вашия проект. За да оправдае това, инструментът използва претеглено оценяване за класиране на задачите. Но използването на приоритетната матрица може да се окаже недостатъчно поради:
- Научаване на подходящите критерии за прилагане на инструмента
- Правилно претегляне на тези критерии чрез обсъждане с клиенти
- Съвместна работа в реално време и навик за съвместна работа
- Създаване на идеалния шаблон, който може да работи в повечето проекти
С концепциите, обяснени в тази статия и безплатните инструменти за матрица за приоритизиране, ще бъде много по-лесно за вас да опитате да приложите това в соло или екипни проекти.
Може също да се интересувате от най-добрия софтуер за управление на процеси, който има потенциала да стимулира растежа на бизнеса.