Наемането на облачна счетоводна система помага при управлението, счетоводството и защитата на вашите финансови данни с по-добра ефективност, рентабилност и мащабируемост.
Работата е там, че начинът, по който малките и средни предприятия (МСП) управляват финансите си, се промени драстично през годините. Голяма част от тази промяна се дължи на облачното счетоводство.
Облачното счетоводство не само помогна на бизнеса да се откаже от старите и изостанали счетоводни системи, но също така може да се противопостави на много финансови борби, свързани с традиционните методи.
В днешно време много фирми бавно интегрират облачното счетоводство, за да извлекат максимална полза и да рационализират своята финансова система.
Ще ви помогне да управлявате всичко онлайн, включително всички финансови аспекти, с които работят типичните малки и средни предприятия.
В тази статия ще обсъдя облачното счетоводство и неговите предимства за малките и средни предприятия.
Съдържание
Какво е облачно счетоводство?
Cloud accounting е онлайн счетоводна услуга, която ви помага да получите достъп и да управлявате всичките си финанси през интернет. Вместо да имате счетоводен софтуер на вашия компютър, ще имате софтуера в облачна платформа.
Облачното счетоводство е основно програма за софтуер като услуга (SaaS), предлагана като абонаментен модел и просто трябва да плащате месечна такса за абонамент. Този софтуер е подобен на всеки популярен традиционен счетоводен софтуер, използван на вашия компютър за управление на вашите финанси.
Следователно няма да се сблъскате с проблеми по време на счетоводството или да се борите с процеса след прехода. Единствената разлика от традиционните е, че облачните счетоводни системи се хостват на отдалечен сървър и можете лесно да получите достъп до тях от всеки от вашите уеб браузъри.
В резултат на това ви освобождава от неудобството да ги инсталирате на всеки компютър за вашите служители и рисковете от загуба на данни в случай на повреда. Облачното счетоводство предлага повече гъвкавост и сигурност, тъй като счетоводната информация се съхранява в облака и имате достъп до нея навсякъде.
Освен това ви помага да създадете разпределена работна сила; вашият служител просто ще се нуждае от интернет, за да работи със същия софтуер като всички останали.
Предимства на облачното счетоводство
Много малки и средни предприятия се възползват от облачното счетоводство, тъй като им помага да се справят с много проблеми, свързани с традиционното счетоводство. Някои от многото предимства на облачното счетоводство включват следното:
#1. Лесен достъп
Красотата на облачното счетоводство е, че имате достъп до всичките си фирмени финанси от всяка точка на света, само през вашия интернет. Това е едно от най-големите предимства, защото вие и вашият екип няма да сте ограничени до компютри за достъп до вашите финансови данни.
Най-хубавото е, че облачният счетоводен софтуер е проектиран да обслужва разпределени служители и дистанционна работа. Със споделен достъп всеки от вашите служители може да получи достъп до необходимата информация по всяко време, без да отваря офис компютър.
Лесният достъп също така осигурява гъвкава работна среда и няма да се налага да разчитате само на едно устройство за работа.
#2. Ефективност на разходите
Облачното счетоводство може да бъде рентабилно за малките и средни предприятия със своя абонаментен модел. Просто трябва да плащате стандартна сума на месечна база, за да използвате софтуера, а цената ще варира в зависимост от допълнителните функции и броя на достъпите.
За традиционния счетоводен софтуер ще трябва да платите значителни предварителни разходи. Освен това ще трябва да похарчите повече за хардуера, за да стартирате този софтуер бързо. Но облачното счетоводство решава този проблем и помага на малките и средни предприятия да изберат инструмент за счетоводен софтуер и да планират според бюджета си.
#3. Спестява време
Когато интегрирате облачно счетоводство във вашия бизнес, можете да спестите много време в сравнение с традиционния софтуер. Цялата ви финансова информация, като продажби, транзакции, покупки и приходи, ще се актуализира автоматично от вашия акаунт към книгите.
Не е нужно ръчно да въвеждате цялата информация за счетоводство или да харчите за Excel, ръчна документация и други повтарящи се задачи. Така можете да спестите време и да се съсредоточите повече върху бъдещи цели.
#4. Мащабируемост
С ръчна финансова документация и тромави програми, за малките предприятия беше предизвикателство да се увеличават или намаляват. Облачното счетоводство обаче решава проблема, като адаптира и персонализира услугите според вашите нужди.
Така че, когато бизнесът се разрасне, няма да се налага да харчите много за настаняване на повече потребители или интегриране на допълнителни функции, за да се погрижите за увеличеното работно натоварване.
Мащабируемостта е лесна със софтуера SaaS, защото няма да се налага да харчите допълнително за сървъри и хардуер.
#5. Удобство за потребителя
Може да сте отличен предприемач, но може да нямате добри познания по счетоводна и финансова работа. Ето защо повечето софтуерни системи за облачно счетоводство са удобни за потребителя, така че всеки да може да ги използва без никакви затруднения.
Тези SaaS програми и тяхната интуитивна система и безпроблемен дизайн могат да направят всичко лесно. Важното е, че няма да се притеснявате от неправилно въвеждане на каквито и да е данни, докато експортирате финансови данни към вашия софтуер, тъй като тези работи са автоматизирани. Облачното счетоводство смекчава всички несъответствия, излишъци и други финансови проблеми и прави счетоводството безпроблемно.
#6. Прави системата интелигентна и организирана
Облачният счетоводен софтуер е известен с това, че внася автоматизация във вашата бизнес операция и помага на бизнеса да стане интелигентен и организиран. Този софтуер правилно организира всички ваши финансови данни и ги структурира така, че да имате лесен достъп за вас и вашия екип до тях.
За разлика от традиционния подход, няма да се налага да разчитате на информация, записана частично на хартия, и това ви помага да разчистите офиса си, тъй като всичко е достъпно в облака. Независимо дали става дума за информация за продажби, транзакции или покупки, всичко ще се актуализира автоматично на сървъра и ще се отрази във вашия софтуер.
#7. Подобрена сигурност
След като прехвърлите бизнес структурата си към облачно счетоводство, ще получите допълнителна сигурност за всичките си финансови данни. Тези софтуерни системи са заредени с различни функции за сигурност като криптиране при източника, многофакторно удостоверяване, автоматично архивиране, защитено плащане и много други функции.
За разлика от традиционния софтуер, облачният софтуер е по-малко податлив на пробиви на данни и атаки от хакери, като гарантира, че вашите финансови данни са правилно защитени. Нещо повече, този софтуер винаги се актуализира с най-новите корекции за сигурност и индустриални стандарти за сигурност, като ви спестява от рискове за сигурността.
#8. Разширяване на обхвата
Основна причина много малки и средни предприятия да използват облачно счетоводство е, че им помага да разширят обхвата си и да създадат рационализирана комуникация между членовете, тъй като всеки има достъп до данни в реално време.
Това също помага за изграждането на добри отношения между счетоводителите и членовете на екипа и намирането на начини за постигане на вашите цели. Освен това ви позволява да интегрирате различни инструменти във вашия софтуер, като CRM, управление на проектора и много други.
#9. Да останем конкурентоспособни
Когато облачното счетоводство автоматизира много задачи, това ви дава време да се съсредоточите върху растежа на вашата компания и да обърнете внимание на други въпроси.
Освен това ви позволява да инвестирате пари и ресурси в различни задачи, което ще помогне на организацията да се конкурира с други. Тъй като рационализира много задачи, той ви помага да развиете компанията си и да надраснете конкурентите си.
Функции, които да търсите в облачния счетоводен софтуер
Когато решите да интегрирате софтуер за облачно счетоводство във вашата бизнес екосистема, трябва да сте бдителни за този, който избирате. Ето някои характеристики, които трябва да имате предвид, докато избирате:
#1. Удобство за потребителя
Удобният за потребителя софтуер ще ви помогне да работите с лекота. Освен от вашия счетоводител, софтуерът ще се използва от други членове на екипа, така че става жизненоважно да имате платформа, която е лесна за разбиране и използване от тях.
#2. Интеграция с други инструменти
Когато разширявате бизнеса си, трябва да интегрирате други финансови инструменти, за да рационализирате работата си и да управлявате натоварванията. Така че изберете софтуера, който ви помага да интегрирате повечето от жизненоважните инструменти, необходими за вашата работа.
#3. Наличие на мобилни приложения
Изберете облачен счетоводен софтуер, който може да ви предостави мобилно приложение за безпроблемен достъп.
Наличието на мобилно приложение за вашия софтуер ще подобри лекотата на използване, защото имате достъп до всяка актуализация с едно докосване. За да проверите за актуализации на разходите, няма да се налага да отваряте лаптопа си и да влизате в акаунта си през браузъра.
#4. Управление на запасите в реално време
Софтуерът трябва не само да ви дава достъп до наличността, която е поръчана, но трябва да ви дава достъп в реално време до оставащата наличност в склада.
Наличието на достъп в реално време е много важно, защото можете да оцените следващите си продажби и съответно да натрупате инвентар. Това спестява много от ресурсите на вашата компания и ви помага да рационализирате управлението на инвентара си.
#5. Техническа поддръжка
Малко хора го обмислят, но наличието на софтуер с добра техническа поддръжка играе добра роля в поддържането на вашия работен процес.
Когато разполагате с технически специалист за каквато и да е помощ, няма да се налага да се притеснявате за някакъв проблем или проблем, с който се сблъсквате по време на работното време. Техническата поддръжка трябва да е достъпна 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, така че всички потребители, изправени пред проблеми, да могат незабавно да получат експертни насоки за разрешаване на проблема.
Сега нека поговорим за някои популярни софтуерни програми за облачно счетоводство, които можете да изберете за вашата организация.
FreshBooks
Когато се говори за облачен счетоводен софтуер, не можете да продължите, без да обмислите FreshBooks. Това е популярен счетоводен софтуер, предназначен за работещи на свободна практика и малки и средни предприятия, за да посрещне техните финансови изисквания. Подходящ е и за други видове индустрии със значителни ресурси за растеж на бизнеса.
Ще имате достъп до много изследвания и доклади от FreshBooks, които ви дават задълбочена представа за пазара и текущия сценарий. Тази облачна счетоводна програма ви дава достъп до много функции, включително счетоводство, счетоводство, фактуриране, клиенти, прогнози, проследяване на пробег, отчети, предложения, управление на проекти, заплати и др.
За да направи софтуера достъпен за абониране, марката е предложила и четири различни схеми за абонамент – Lite, Plus, Premium и Select.
QuickBooks
Независимо дали управлявате производствена, нестопанска, търговска, ресторантьорска, юридическа или друга професионална услуга, QuickBooks може да опрости вашето финансово управление. Това е друг добре познат облачен счетоводен софтуер сред собствениците на фирми, който ви помага да проследявате приходите и да изчислявате данъка си предварително.
Освен това можете да управлявате електронна търговия, сметки, да изготвяте отчети, да управлявате проекти, да получавате данъчни облекчения и да правите много други неща. QuickBooks също така ви дава достъп до много практични инструменти като генератори на фактури, калкулатори за графики, калкулатори за заплати, шаблони за отчети за приходите и т.н. Можете дори да ги интегрирате в софтуера, за да намалите ръчната работа.
Ще получите четири абонаментни плана – прост старт, основен, плюс и разширен за тази програма, заедно с 30-дневен безплатен пробен период.
градински чай
Популярният облачен счетоводен софтуер сред малките и средни предприятия е Sage, който е спечелил признания от много водещи организации. Въпреки че е предназначен основно за стартиращи фирми и малки предприятия, софтуерът може да се използва в различни индустрии като химическа индустрия, дистрибуция на едро, строителство, храни и напитки и др.
За разлика от други, счетоводният софтуер предлага някои уникални функции като:
- Sage Intact за разширено финансово управление
- Sage X3 за оперативно управление
- Sage Fixed Assets за проследяване на бизнес активи
Страхотно нещо за този софтуер е неговото интерактивно табло, което ви позволява да обедините всичките си данни и да създадете ново табло за управление според вашите изисквания и да ги редактирате от 200 предварително изградени визуализации.
Xero
Независимо дали управлявате малък бизнес или сте счетоводител или счетоводител, Xero е счетоводният софтуер, от който се нуждаете, за да опростите работата си. Xero е напълно функционална счетоводна програма, базирана на облак, която ви позволява да използвате функции като проектор за проследяване, изплащане, банково изравняване и искане на разходи, за да изпълните финансовите си задачи.
Освен това марката е разработила функции, където можете да управлявате клиенти и счетоводни книги, да организирате работни потоци за съответствие и да изпълнявате много други задачи. Едно от основните предимства на Xero е способността му да автоматизира различни задачи и строга сигурност на данните.
Когато изберете абонаментния модел на Xero, ще получите три опции: Starter, Standard и Premium, където стандартът се счита за съотношение качество-цена.
Заключителни думи
Облачният счетоводен софтуер е бъдещето; скоро след като научат за предимствата му, всички малки и средни предприятия ще започнат да го използват. Това е разумна инвестиция, тъй като ще получите ползи като рентабилност, мащабируемост, ефективно изпълнение на задачи, достъпност и други.
Така че наемете облачно счетоводно софтуерно решение за вашия бизнес и се насладете сами на предимствата. Освен това изберете софтуера въз основа на характеристиките, цената и други аспекти, обсъдени по-горе.
След това разгледайте платформата за онлайн курс по счетоводство за всички.