Препоръчваме да използвате OHIO (само обработвайте веднъж), за да сортирате имейлите си. Съществена част от OHIO е архивирането на имейли, които трябва да запазите – извадете ги от входящата си кутия! Ето защо архивирането е критично и защо не трябва да се занимавате с папки.
Съдържание
Защо трябва да архивирате имейлите си
Кратко обобщение от нашата статия в OHIO: вашата входяща кутия не е архив, кошче, шкаф за документи или сметище. Това е входяща кутия!
Когато имате стотици или хиляди имейли във входящата си поща, те бързо се погребват. Извън погледа е извън ума. Много по-трудно е да намерите конкретни имейли, това кара вашия имейл клиент да работи по-бавно (дори ако имате достъп до имейла си през браузър като Gmail) и може да изразходва хранилището ви, ако използвате Outlook или Apple Mail на телефона си.
Изводът: Няма смисъл да държите всичките си имейли във входящата си поща и има много добри причини да не го правите.
Имайки това предвид, трябва да обработвате имейл (отговорете/препратите го, да го превърнете в задача, да настроите среща) и след това или да изтриете имейла, или да го архивирате. Ето как трябва да го направите.
Къде трябва да архивирате имейлите си
Вашите имейли трябва да отидат в папка Архив. Те не трябва да влизат в една от няколкостотин внимателно организирани папки; те трябва да влязат в една архивна папка.
Това е доста смело твърдение, така че е необходимо малко обосновка.
Първо, йерархията от папки изисква време за настройка и поддръжка, време, което би било по-добре да се изразходва за обработка на вашите имейли. Второ, може да отнеме доста усилия, за да решите къде трябва да отиде имейл – имейл от ваш колега за това защо може да пропусна краен срок за проекта влиза ли в папката за този проект? Папката за този човек? Папка с научени уроци?—и вземането на решения отнема време и отнема много време. И накрая, може да бъде безумно трудно да намерите имейли на по-късна дата, когато те могат да бъдат в някоя от няколко папки и всяка папка има стотици имейли.
Един архив улеснява преместването на вашите имейли от входящата ви поща, защото не е нужно да използвате никакви ресурси за мислене или вземане на решения. Просто обработвате пощата и я премествате в архива си. Не може да бъде по-просто и когато се опитвате да останете на върха на безкрайния поток от имейли, искате процесът ви да бъде възможно най-прост и лесен. Всяка трудност или раздразнение се увеличава в мащаб, така че нещо, което е незначително досадно или гадно време за един имейл, ще бъде огромно досада и време за стотици имейли.
За някои хора това ще бъде добре дошло облекчение за изтезанието на структурата на папките, но други хора ще трябва да дишат в хартиена торба при самата мисъл да загубят старателно проектираната, сложна, логична и красива структура на папки. Ако това сте вие, тогава, за съжаление, това ще бъде трудно за преглъщане. Ние осъзнаваме болката ви, въпреки че сме сигурни, че дългосрочните ползи от един архив ще компенсират повече от краткосрочната болка от промяната на вашата система
Как да архивирате вашите имейли в групово
Вероятно изглежда очевидно, че за да архивирате имейлите си, просто трябва да ги преместите в папката си Архив и сте прави за това. Но ако имате стотици или хиляди имейли във входящата си кутия, преместването им поотделно ще изглежда доста обезсърчително. В идеалния случай трябва да намерите начин да ги преместите на едро.
Ако използвате клиент като Microsoft Outlook или Apple Mail, е лесно да избирате поща групово. Щракнете върху имейл във входящата си кутия, превъртете надолу, натиснете клавиша SHIFT на клавиатурата си и изберете друг имейл. Всички имейли между първия и втория ще бъдат избрани. Можете да ги плъзнете и пуснете във вашата архивна папка или да използвате бутона Архив. Подобно на иконата на флопи диск, която се използва за представяне на Save, има стандартна икона за архив, която изглежда като традиционна картонена архивна кутия. Това е както в Outlook, така и в Apple Mail (както клиентските приложения, така и мобилните приложения) за бутона Архив.
Ако използвате клиента на Outlook, можете също да създадете действие Quick Step, което маркира всички избрани имейли като прочетени и ги премества в папката Архив с едно щракване на бутон (или клавишна комбинация).
Ако сте решили да започнете отначало, винаги можете да изберете всички имейли във входящата си кутия, като използвате клавишната комбинация Ctrl + A (Command + A на Mac) и да ги архивирате. Не можем да ви кажем дали това е правилното нещо, но със сигурност ще получите празна входяща кутия много бързо.
В уеб интерфейс като Gmail можете да избирате страница по страница, като щракнете върху квадратчето за отметка в горната част на страницата.
След като изберете имейлите, щракнете върху Архив, за да ги преместите.
Няма клавишна комбинация за избор на всички имейли във входящата си поща в Gmail (въпреки че * + a ще избере всички имейли на страницата), но когато изберете всички имейли на страницата, лентата за съобщения ще се появи над имейлите което ви дава възможност да изберете всички имейли във входящата си кутия.
Щракнете върху тази връзка, за да изберете всички имейли във входящата си кутия. Лентата за съобщения ще се промени, за да ви позволи да отмените избора.
Колко имейла трябва да архивирате?
Броят на имейлите, които искате да архивирате наведнъж, наистина зависи от вас. Както казахме преди, празна входяща кутия е в най-добрия случай временно, а в най-лошия почти невъзможно. Вие не контролирате какво идва във входящата ви кутия, защото всеки с вашия адрес може да ви изпрати нещо. Така че дори и да успеете да изпразните входящата си кутия, тя няма да остане празна. Въпреки това не е лоша цел, към която да се стремите, защото наличието на празна входяща кутия, дори и за кратко време, определено премахва малко напрежение от раменете ви. Но той няма да остане празен, поради което управлението на вашия имейл е процес, а не цел. И разбира се, не е нужно да архивирате имейл, ако не е необходимо да го съхранявате, можете да го изтриете – това е отлична опция за спестяване на място.
Така че вместо да съсредоточавате всичките си усилия върху архивиране (или изтриване) на всяка една поща във входящата си поща, фокусирайте се върху постижими цели, които ще намалят стреса от имейла ви. Само вие знаете какво ще намали стреса по имейл, но примерните цели са:
В края на деня не е останала поща с висок приоритет
Няма поща на повече от два работни дни във входящата ви кутия
Няма поща от вашия персонал/мениджър/клиенти (изтрийте според случая) в края на седмицата
Разберете кой имейл ви причинява най-много стрес. Обработвайте и архивирайте (или изтрийте) тези имейли като приоритет.