Графиците са полезни при генериране на заплати, счетоводство или бюджетиране на проект и фактуриране на клиентите.
Графикът е един от основните компоненти, които допринасят за гладкото функциониране на всеки бизнес. Те са документи, които поддържат отчет на работното време на служителите в една компания.
Платимите часове на счетоводните служители са сложна задача, която изисква висока степен на прецизност. Въпреки това ще бъдете повече от изненадани да разберете, че много компании все още се придържат към остарелите начини за проследяване на платените часове на своите служители, отдалечени екипи и фрийлансъри.
Не може да се отрече, че ръчното проследяване на времето, изразходвано за задачи, е много неефективно. Ето недостатъците на използването на хартиени таблици с часове:
- Графиците на хартиен носител никога не могат да гарантират точност, а непроследените минути ви помагат да загубите много приходи от клиентите си.
- Базираните на хартиен носител графики нямат начин да преобразуват времето, прекарано в проекти, в показатели за производителността на служителите и нямате представа колко ефективни са били вашите служители
- Работата с ръчни графици е труден орех, тъй като те започват да се трупат с времето. Преразглеждането им означава да губите ценното си време за тривиалната задача да прегледате купчина документи.
- Ръчните графици отнемат много време, за да ги прегледате, за да видите дали изчисленията се събират. Освен това генерирането на фактури и заплати отнема много време.
- Традиционните методи за проследяване на времето са предразположени към човешка грешка и вие непременно ще видите неточности в процедурата. От друга страна, автоматизираният процес на поддържане на графики повишава производителността и не оставя място за грешки.
След като вече знаете как традиционният метод на графики за работно време вреди на вашия бизнес, крайно време е да изберете шаблон за график за работно време, който може точно да проследява платените часове на вашите служители и да ви спести време и пари.
Нека видим защо трябва да изберете шаблон за график вместо онлайн инструмент за проследяване на времето.
- Шаблонът за график може да бъде изтеглен безплатно от всеки; следователно е отличен избор за малки фирми и фрийлансъри, които не могат да използват платените инструменти за проследяване на времето, базирани на облак.
- Тези шаблони за график са налични в много файлови формати; следователно можете да ги използвате на всяка платформа по ваш избор. Освен това не се нуждаете от технически познания; изтеглете тези шаблони и започнете да ги използвате веднага.
- Базираните на Excel безплатни шаблони за график имат вградени формули, които ускоряват изчислението. Така че те са подходящ избор за фрийлансъри да добавят дължимите часове и почасови ставки, когато генерират фактури за своите клиенти.
- Фрилансерите не могат да синхронизират целия софтуер за проследяване на времето, използван от техните различни клиенти, тъй като това може да доведе до много объркване и непременно да повлияе на работния им процес. Следователно те могат да изберат всякакви безплатни шаблони за график, за да проследяват платените си работни часове в края.
Като цяло безплатен шаблон за график е идеален за вас, ако сте на свободна практика или малък бизнес. Тук препоръчваме осемте най-добри шаблона за график, които могат да ви помогнат да поддържате запис на работните си часове и да въведат прозрачност в работата ви.
Съдържание
Clockify
Clockify е отличен инструмент за проследяване на времето за използване от корпоративни, фрийлансъри и дори компании с хибридна работна среда, които имат членове на екипа както на място, така и от разстояние.
Той предлага безплатни шаблони за разписание за отпечатване в различни файлови формати като Word, Excel, PDF и Google Docs. Безплатната версия няма ограничения за размера на екипа. Това означава, че добавяте толкова членове на екипа, колкото желаете, и проследявате таксуваните работни часове и продуктивността на служителите по различни проекти.
Мениджърите могат лесно да изтеглят тези шаблони за графики и да ги персонализират според политиката на тяхната компания. Clockify предоставя различни варианти на шаблони за графики:
- Месечно
- Полу-месечно
- Ежеседмично
- Двуседмично
- Ежедневно-Почасово
- Ежедневен график на ръководителя
- График на проекта: Това е полезно за проследяване на разходите и продължителността на проекта, необходими в края за генериране на сметката. Шаблонът на проекта може лесно да управлява няколко проекта и да улови времето, изразходвано за задача, разходи, таксувани часове и др.
Можете да изтеглите безплатно шаблона за график на Clockify от техния уебсайт във всеки формат по ваш избор.
понеделник
понеделник е базирана на облак работна операционна система, която предлага шаблон за работен график за възлагане на задачи в седмичните смени. Този шаблон за седмичен работен график рационализира работния график на вашите съотборници и ви представя ясна картина на проекта.
Създаването на вашия седмичен работен график с помощта на шаблона за седмичен график за понеделник е чудесен начин за гладко планиране на работата във вашата организация. Освен това, този шаблон за седмичен график, базиран на облак, е мащабируем според размера и отделите на вашата компания. Освен това е достатъчно гъвкав, за да се адаптира към стандартите, работния процес, проектите и задачите на вашата компания. Можете да създадете седмичния график в три прости стъпки:
Изберете подходящ шаблон за седмичен работен график от множеството интуитивни шаблони, създадени да отговарят на нуждите на вашата организация. Сега съобразете тези шаблони според политиката на компанията, като добавите изпълними задачи и ги приоритизирате според търсенето на проекта. И накрая, всичко, което остава да направите, е да разделите тези активни елементи между членовете на екипа. Сега можете да наблюдавате състоянието на задачите и проектите на всеки етап.
Шаблонът за работен график на седмична смяна в понеделник ви позволява да изпълнявате следните задачи.
Импортиране и експортиране на Excel листове: Лесно експортирайте работния график в Excel формат за по-нататъшна употреба. По същия начин можете да импортирате своите листове за работни графици в Excel в таблото за управление, за да подобрите тяхната функционалност.
Управление на разрешенията: Можете да предоставите разрешения „само за четене“ на членовете на вашия екип, така че те да могат да преглеждат възложените им задачи. Не е нужно да се притеснявате, че членовете на екипа могат да променят графика.
Извършвайте търсения: Възможностите за търсене и разширените филтри ви позволяват бързо да видите подробности за служителите, работещи в определена смяна. Просто въведете имената на служителите или данните за смяната, за да получите необходимите подробности.
Шаблонът за график за понеделник е безплатен за екип от до двама членове. Ако вашият екип е повече от двама, можете да изберете един от четирите премиум плана, а именно Basic, Standard, Pro и Enterprise, започвайки от $24 на месец. Планът Enterprise може да се персонализира според вашите изисквания.
Разписание на Office 365
Разписание на Office 365 е прост, но продуктивен инструмент, съвместим с SharePoint 2013, SharePoint 2016 и SharePoint Online в рамките на Office 365. Този график на Excel предоставя на мениджърите прост начин в рамките на SharePoint за проследяване на времето, прекарано от членовете на екипа за изпълнение на различни задачи и проекти .
Office 365 Timesheet е перфектен шаблон за проследяване на времето за малки фирми, договорно наети служители или хора на свободна практика. Това им позволява да проследяват и управляват редовните и извънредните работни часове, дадени на текущия проект. По-късно ръководителят може да оцени тези графици и да ги одобри всяка седмица. Те могат също така да използват този ефективен шаблон за график за проследяване и сравняване на ефективността и производителността на отделните членове на екипа, работещи по даден проект.
Този базиран на Excel шаблон за работен график е много персонализиран и лесно записва времето на пристигане, изчакване и обедната почивка на служителите за всеки ден от седмицата. По същия начин мениджърите могат лесно да изчислят общите таксувани часове чрез автоматично разделяне на редовните и извънредните часове на служителите.
Office 365 Timesheet може лесно да се редактира и е достъпен на различни платформи и устройства. Можете да експортирате тези шаблони за график във формати Excel, CSV и PSD. По-късно те са полезни за преглед, анализ и генериране на фактури в бъдеще.
Шаблонът за график на Office 365 съхранява данните в защитени екземпляри на SharePoint. Това гарантира, че само оторизирани потребители могат да извлекат поверителни данни на компанията. Благодарение на интеграцията на Power BI, Office 365 Timesheet може също да се интегрира със системата от бази данни на вашия служител и да предостави на ръководството полезна информация за представянето на служителя.
Базираният на SharePoint Timesheet на Office 365 предоставя следните предимства на служителите на компанията:
- Възможност за записване на вашите дневни таксувани работни часове под формата на чернови
- Ежеседмично изпращайте изготвените графици на мениджърите или администраторите
- Редактирайте или модифицирайте изготвените графици, преди да ги качите
- Маркирайте изпълнените задачи като таксувани и неплатими
- Отчитайте лесно таксуваните и нетаксуемите задачи
Не само служителите, Office 365 Timesheets също помага на управлението по следните начини:
- Преглеждайте, одобрявайте, отхвърляйте и коментирайте разписанията, предоставени от служителите
- Задайте няколко служители на един мениджър в шаблона
- Добавете лесно служители и техните мениджъри в шаблона за график
- Персонализирайте графика според нуждите на вашата компания
Стандартната версия на Office 365 Timesheet е безплатна и можете да я изтеглите от уебсайта на Microsoft Templates.
ActiTIME
ActiTime е шаблон за проследяване на времето в Excel, който помага на компанията да възприеме централизирания подход в управлението на времето и проекта. Той позволява на бизнеса да направи процеса на проследяване на времето лесен и без грешки, като предоставя начини за преглед на представянето на служителя, всички активни проекти и получаване на други свързани прозрения.
Шаблонът за график ви помага да подобрите работния процес, като възлагате задачите на даден проект на членовете на екипа. Шаблонът за график на ActiTIME може лесно да се интегрира с повече от 200 приложения като Trello, Asana, JIRA, GitHub и други.
ActiTIME предлага следните основни предимства на своите потребители:
- Една платформа за управление на членовете на екипа, проектите, клиентите и таксуваните часове
- Предоставете информация, за да помогнете за генерирането на фактури и сметки, като класифицирате подлежащите на таксуване и неплатими задачи, почасова ставка и други
- Помощ при преглед на представянето на отдалечени и на място членове на екипа, използвайки графика за време
- Достатъчно гъвкав, за да се адаптира към стандартите на вашата компания
Има различни варианти на шаблони за разписание на ActiTime и можете да изберете всеки, който отговаря на политиката на вашата компания. Освен това тези шаблони се предлагат в много файлови формати и на нулева цена.
- Ежедневно
- Ежеседмично
- Двуседмично
- Месечно
Можете да изтеглите всички горепосочени шаблони за графици на ActiTime безплатно от техните уебсайтове в три файлови формата – Excel, Google Sheets и PDF.
Toogl Track
Превключване на песен е популярен шаблон за график, който предлага на бизнеса бърз и надежден метод за проследяване на времето, изразходвано от работниците за изпълнение на задача. Този график помага на компаниите да възприемат по-добър начин за управление на времето и да записват работните часове на служителите по-точно. Ако имате служители, които работят дистанционно, Toogl Track ви позволява да наблюдавате тяхната работа.
Шаблонът на Toogl Track Timesheet е наличен във всички популярни файлови формати като Google Docs, Google Sheet, Excel Spreadsheets, Word Documents и PDF. Освен това те са достатъчно гъвкави, за да се адаптират към всеки бизнес сегмент. По този начин те са популярни сред всички; администратори, служители, фрийлансъри или специалисти по подбор на персонал.
Toogl Track предлага четири варианта на шаблони за графики:
- Ежедневно
- Ежеседмично
- Двуседмично
- Месечно
Те намаляват необходимостта да ги персонализирате ръчно, за да отговарят на графика на вашата компания.
Шаблонът за график на Toogl Track предлага следните функции:
Безпроблемно проследяване на времето: Този шаблон за график е лесен за използване и не изисква обширна конфигурация. Кликнете върху новия ред, за да направите нов запис! Можете също да превключвате между ръчен и календарен режим.
Точно отчитане: Toogl Track също ви позволява да проследявате представянето на служителя. Освен това можете да експортирате тези графици в CSV и PDF формати за по-късна употреба.
Безпроблемна интеграция: Toggl Track график може лесно да се синхронизира с повече от 100 приложения. Следователно цялата информация е налична на едно място в добре организирана форма.
Автоматизирано проследяване: Базираният в облак шаблон за график ви позволява да проследявате приложенията си за точно отчитане на времето.
Всички шаблони за график на Toggl Track са достъпни безплатно на техния уебсайт.
ClockIt
ClockIt е онлайн софтуер за проследяване на времето и местоположението, който предлага шаблони за график за наблюдение и записване на влизането и напускането на вашите служители. Подходящ за малки и средни предприятия, това е лесен начин за проследяване на присъствието на служителите и работното време на вътрешните служители или тези, които работят от разстояние.
Тези шаблони за график могат да помогнат на ръководството при автоматизиране на работния процес, записване на присъствието и генериране на отчети за допълнителен анализ.
ClockIt предлага няколко варианта на шаблона за график и можете да го изтеглите като Excel или PDF файлове или като Google Sheet.
- Месечно
- Ежеседмично
- Двуседмично
- Ежедневен график на мениджъра
- График на проекта
Шаблонът за график на ClockIt е достъпен безплатно и можете да го изтеглите като лист в Excel, PDF файл или Google Таблици.
Довико
Довико е инструмент за проследяване на времето, който предлага безплатни шаблони за графики като работен лист на Excel, документ на Word и Google Таблици. Тези шаблони помагат на малкия бизнес да проследява присъствието на служителите, часовете извънреден труд и времето, изразходвано за изпълнение на всяка задача и проект.
Dovico предлага следните шаблони за график за наблюдение и проследяване на времето:
- Шаблон за списък със задачи за управление на времето
- Шаблон за седмичен график
- Шаблон за дневен график
- Шаблон за седмичен график на проекта със задачи (Подходящ за служители, работещи по множество проекти)
- Шаблон за седмичен график на служителите
Шаблоните могат да проследяват платените часове на служителите, извънреден труд, отпуск по болест и отпуск. Служителите могат да изчислят общата сума и да подпишат графика, преди да го изпратят на своите мениджъри.
Всички горепосочени версии на шаблони за график на Dovico могат да бъдат изтеглени безплатно във всеки файлов формат по ваш избор.
Хъбстаф
Хъбстаф е лесен софтуер за проследяване на времето, който предлага прости шаблони за графики за улесняване на проследяването на платените часове, без да отделяте твърде много време за това. Можете да изтеглите тези шаблони за графики като PDF файл, лист в Excel, документ на Word и други файлови формати на Google. Трябва да предоставите вашите данни и да продължите да добавяте часовете, докато работите.
Налични са следните шаблони за разписание:
- Ежеседмично
- Месечно
- Двуседмично
- Ежедневно почасово
- График на проекта
Шаблоните за график на Hubstaff могат да бъдат изтеглени безплатно от уебсайта и можете да започнете да ги използвате незабавно.
Обобщаване
Ако искате да внушите прецизност в проследяването на дължимите часове на членовете на вашия екип, трябва да внедрите един от шаблоните за графики, споменати по-горе, който най-добре отговаря на работната култура и стандарти на вашата компания. Шаблоните за разписание проследяват точно представянето на служителите, като по този начин елиминират неудобството от ръчно управление на платените часове, изключвайки риска от човешки грешки.
Може също да се интересувате от най-добрите инструменти за проследяване на присъствието на служители и най-добрите инструменти за проследяване на времето за екипи или пълномащабен софтуер за управление на служителите.