През последните години има промяна в културата на бизнеса и на работното място. Работодателите все повече насърчават безхартиения офис софтуер, за да улеснят бързия, удобен и по-лесен достъп до информация.
С този тип офис служителите могат да работят по своите графици и информацията се разпространява по-лесно в цялата организация.
С нарастващите опасения за околната среда, фирмите стават все по-зависими от офисите без хартия. Всяка година средният офис работник генерира повече от 2000 паунда отпадъци, според проучване, проведено от Националната асоциация на доставчиците на офис продукти (NAOP).
От предприятията зависи или да увеличат усилията си за рециклиране, или да намалят количеството отпадъци, които генерират.
Може да помислите за безхартиен офис модел, ако вашата компания търси устойчив подход за намаляване на генерираните отпадъци. Той елиминира необходимостта от традиционни документи като писма, отчети и фактури, използвайки безхартиен офис софтуер.
Фотокопирането и сортирането на купища хартия може да бъде премахнато, спестявайки време на административния персонал. Освен това фирмите могат да спестят пари за печат с офис без хартия.
Може да изглежда обезсърчително да нямате хартия в офиса си, но не е толкова трудно, колкото си мислите. В това ръководство ще обясним основите на безхартиения достъп и ще дадем съвети как да започнете.
Следните стъпки ще ви помогнат да организирате офиса си и да го направите по-ефективен, улеснявайки живота ви на работа.
Съдържание
Въздействие върху околната среда поради офисите, ориентирани към хартията
Хартията е универсален материал, който се използва от векове. Може да се използва за различни цели, от писане и печат до опаковане и изолация. С нарастващата популярност на използването на хартия е важно да сме наясно с въздействието на отпадъците върху околната среда.
Той има значително въздействие върху околната среда поради високото си производство и потребление. Всъщност, според Програмата на ООН за околната среда (UNEP), хартиената промишленост е една от трите най-вредни за околната среда индустрии в света.
Ориентираните към хартия офиси допринасят за щетите върху околната среда, когато дигиталните платформи станат новото нормално.
Какво е безхартиен офис?
Офисите без хартия са популярна тенденция в бизнеса, където служителите не са длъжни да носят никакви документи със себе си. С безхартиения офис всички документи, които се извършваха в офисите, вече могат да се извършват по електронен път.
Това намалява използването на хартия и позволява на служителите да работят от всяка точка на света. Офисът без хартия е важен поради няколко причини и вероятно ще стане още по-популярен през следващите години.
Предимства на безхартиен офис
Не е тайна, че технологиите непрекъснато се развиват. Отминаха дните, когато трябваше да разбъркваме хартия из офиса си, за да останем организирани.
Модерният безхартиен офис софтуер може лесно да намира заявки в най-големите документи за секунди. Ето защо офисите се движат към офис без хартия с днешния усъвършенстван софтуер за офис без хартия, включително цифрови файлове и електронни записи.
Ето няколко предимства защо трябва да обмислите приемането на безхартиен офис:
Подобрява комуникацията
За разлика от старите времена, когато служителите трябваше да чакат с часове, докато документите пристигнат в пощенските им кутии, сега те могат да получат незабавен достъп до информация, когато имат нужда от нея чрез цифрови системи. Това означава по-бързо време за реакция на заявките на клиентите и подобрена комуникация между служителите и ръководството.
Намалява енергийните разходи
Хартията изисква много енергия за производство и транспортиране, което се натрупва с времето. Преминавайки без хартия, можете да намалите консумацията на енергия в офиса си, като използвате електронни документи вместо физически. Това може да намали сметката ви за енергия наполовина или повече.
Спести време
Когато всичко е цифрово, няма нужда да копирате и поставяте информация от един документ в друг.
Можете лесно да получите достъп до всяка информация, от която се нуждаете, направо от комфорта на бюрото си, без да губите допълнително време в търсене. Това спестява време, намалява ненужния стрес и напрежение и гарантира, че никога няма да пропуснете този критичен краен срок.
Намалява отпадъците
Голяма част от намаляването на отпадъците е ограничаването на това, което отива в кофата за боклук. Като останете без хартия, можете да избегнете отпечатването на безброй парчета хартия, които се хвърлят в кошчето.
Вместо това съхранявайте цялата информация цифрово на вашия компютър или в цифрови файлове. Това означава по-малко отпадъци и по-малко пътувания до центъра за рециклиране.
Как да внедрим идеята за безхартиен офис на работното място?
Управлението на цялата хартия, която натрупвате в днешния дигитален свят, може да бъде трудно. Но когато внедрите безхартиена среда, това не само прави бизнеса ви по-ефективен, но също така помага при проблеми като рециклиране и съхранение. Ето няколко начина как да преминете без хартия за вашия бизнес:
#1. Използвайте платформи за облачно съхранение
Преходът към офис без хартия става все по-популярен, но не е без предизвикателства. Едно от най-големите предизвикателства е, че много служители все още разчитат на хартиени документи, за да завършат работата си.
Това означава, че те се нуждаят от достъп до тези документи, където и да се намират, което може да е проблем, ако са далеч от бюрото си или компютърът им се срине.
Един от начините за решаване на този проблем е използването на облачни платформи за съхранение. Тези платформи позволяват на служителите да съхраняват документите си по електронен път и да имат достъп до тях от всяко устройство. Това елиминира необходимостта да носят много хартиени документи и улеснява проследяването на всичко, от което се нуждаят.
Друго предимство от използването на тези платформи е, че те могат да ви помогнат да спестите пари. Ако съхранявате документите си по електронен път, няма да се налага да плащате за мястото им на вашия твърд диск. Това е особено важно, ако имате много документи за съхранение.
Като цяло използването на облачни платформи за съхранение е чудесен начин да подобрите ефективността на вашия безхартиен офис. Те предоставят лесен начин за достъп на служителите до документите им, което минимизира времето им за търсене.
#2. Внедряване на инструменти за електронна комуникация
Не е тайна, че електронните средства за комуникация стават все по-разпространени на днешното работно място. Офис служителите от всички нива възприемат тези инструменти като имейл, Microsoft Office 365 или Slack, за да повишат ефективността и да намалят отпадъците от хартия.
Едно от най-значимите предимства на използването на тези инструменти е, че те могат да помогнат за премахване на ненужната документация. Това спестява време и енергия и намалява риска от човешка грешка.
В допълнение, електронните средства за комуникация също могат да помогнат за подобряване на ефективността и производителността в офиса. Като позволяват на служителите да споделят файлове и да си сътрудничат по проекти в реално време, тези инструменти могат да увеличат ефективността с до 50%.
Компаниите, които успешно внедриха тези инструменти, значително повишиха производителността и удовлетвореността на служителите.
#3. Обучете служители относно електронния софтуер
Докато предприятията преминават към безхартиено работно място, служителите трябва да бъдат подходящо обучени, за да избегнат потенциални инциденти. Като накарате служителите да се обучават как да работят без документи, можете да сте сигурни, че могат да обработват всички файлове или документи, които трябва да се съхраняват електронно.
Това не само ще спести време и пари на вашия бизнес, но също така ще помогне на вашия екип да остане продуктивен и безопасен, докато работи в среда без хартия.
#4. Създайте електронно работно пространство
Офисите без хартия стават все по-популярни, не само защото са по-щадящи околната среда, но и защото са по-добри за производителността на вашите служители.
Създаването на електронно работно пространство, съобразено с вашите нужди, гарантира, че всеки във вашия офис е продуктивен и може да се съсредоточи върху работата си.
Софтуерът за безхартиен офис улеснява работа без хартия
Ръчното извършване на всяка стъпка, включена в създаването на работно пространство без хартия, може да бъде вбесяващо.
Освен това управлението на такава сложна връзка от различни приложения е задача. Ето няколко безхартиени офис софтуера, създадени специално, за да позволят на офисите лесно да преминат към цифров начин без много обучение или разпределение на ресурси.
Подпишете сега
Много хора са запознати с традиционния хартиен метод при подписване на документи. Този процес обаче понякога може да отнеме много време и няма гаранция, че всички подписи ще бъдат точни.
За щастие, нов онлайн инструмент, наречен Sign Now, улеснява безхартиения процес за подписване на документи онлайн.
Sign Now позволява на потребителите да създават цифрови подписи с помощта на своя компютър или мобилно устройство. След като завършите своя подпис, можете да го запишете във файл или да го споделите с други. Освен това Sign Now предоставя полезни съвети и инструкции, за да гарантирате, че вашите подписи са точни и четливи.
Услугата е безплатна и може да бъде достъпна от всеки компютър с достъп до интернет. Документите могат да се подписват от всяка точка на света и няма нужда да отпечатвате или изпращате по факс документа.
Въведете подробностите за документа, изберете тип подпис и след това изпратете формуляра. Услугата автоматично ще създаде цифрово копие на документа и ще го изпрати на вашия имейл адрес.
Освен това този инструмент може да се използва за различни цели, като подписване на документи онлайн, генериране на споразумения и договаряне на договори. Накратко, ако търсите лесен начин да подпишете юридическите си документи, Sign Now си струва да опитате.
Pdf пълнител
Ще харесате PDF пълнителя, ако сте зает професионалист с много документи за управление. Този онлайн инструмент ви позволява да редактирате, създавате и управлявате документи бързо и лесно.
Попълнете полетата, щракнете върху Изпрати и вашите промени се запазват автоматично. Освен това, ако трябва да отпечатате копие или да го споделите с някой друг, PDF пълнителят може да ви помогне да направите и това.
Това е многофункционален инструмент, който може да се използва за трансформиране на статичен PDF файл в интерактивно изживяване за подателя и получателя.
PDF Filler има различни функции, които го правят идеален избор за хора, които трябва бързо да актуализират или управляват своите файлове. Освен това е чудесен и за хора, които трябва да автоматизират създаването и попълването на PDF документи онлайн.
Вижте най-добрите инструменти за компресиране на PDF [Online + Software].
DeskTime
Управлението на работното и личното време е трудно, но ако търсите приложение, което да ви помогне с това, тогава DeskTime е идеалният инструмент.
С това приложение можете лесно да следите всичко, което се нуждае от вашето внимание, с помощта на автоматичен инструмент за проследяване на времето. Независимо дали става въпрос за часове, прекарани в работа, или колко дълго сте спали снощи, това приложение разполага с всички функции, които ви улесняват да управлявате графика си.
DeskTime е най-доброто приложение за успешно управление на вашия график и онлайн бизнес. Приложението предлага разнообразие от функции, които го правят идеалният инструмент за управление и организация на времето.
Приложението е безплатно за изтегляне и няма покупки в приложението. Може да се използва и за проследяване на вашето собствено време и времето на другите.
Можете също така да използвате това приложение, за да управлявате вашите онлайн бизнес дейности, включително проследяване на вашите продажби и актуализации в социалните медии. Този най-добър инструмент за проследяване на времето е перфектният инструмент за всеки, който иска да подобри ефективността и производителността си.
Изтегляне– Уеб | Android | IOS
Джуро
Сложността на правните договори е доста плашеща, но цифрово решение като Juro е идеално за такива случаи. Това е инструмент за автоматизиране на правни договори, който може да помогне на вашия екип да рационализира създаването, подписването и проследяването на правни договори.
Чрез автоматизиране на ежедневните задачи по договора можете да спестите време и да осигурите точност при създаването на договор. Той също така предоставя потребителски интерфейс, който го прави лесен за използване от всеки от вашия екип.
Това прави процеса по-плавен и по-достъпен за всички участници. В допълнение, Juro се интегрира с няколко популярни легални софтуерни програми, така че можете лесно да управлявате и проследявате своите договори от едно място.
Ползите от използването на Juro включват автоматизиране на процеса на създаване на договори, наблюдение и проследяване на съответствието и автоматизиране на договарянето и изпълнението на договори.
Той също така предлага набор от функции, за да помогне на бизнеса да подобри ефикасността и ефективността в рамките на своите правни договори. Така че, ако търсите начин да автоматизирате процеса на създаване на договор, не търсете повече от Juro.
Файлов център
С нарастващия брой цифрови файлове, които имате, е лесно да бъдете претоварени от количеството данни, които трябва да управлявате. Но един от начините да се справите с това е да използвате инструмент като Filecenter.
С помощта на този инструмент можете бързо да организирате вашите документи и да управлявате всичките си цифрови файлове, което ги прави лесни за намиране.
Filecenter е базирана на облак система за управление на файлове, която улеснява достъпа, споделянето и съвместната работа по файлове от всяко устройство или местоположение. Можете да получите достъп до този инструмент от всеки компютър с интернет връзка.
Не се нуждаете от специален софтуер или хардуер, за да използвате FileCenter. Просто отворете уебсайта и започнете да търсите файловете, от които се нуждаете. Можете също да използвате този инструмент, за да споделяте папки или да съхранявате големи файлове в облака.
Ако търсите лесен начин да рационализирате работния си процес и да ви помогне да останете организирани, тогава Filecenter е идеалното решение.
M-файлове
Ако сте като повечето работещи със знания, винаги търсите начини да бъдете по-продуктивни. Но с постоянния приток на нова информация и проекти може да бъде трудно да се поддържа. Точно тук се намесва M-Files.
Тази управлявана от метаданни платформа за управление на документи е предназначена да помогне на работниците да отключат потенциала си за продуктивност. Платформата M-Files ви позволява лесно да осъществявате достъп и да работите съвместно върху файлове от всяко устройство или компютър, като предоставя централизирано местоположение за всички ваши документи.
Освен това платформата M-Files предлага мощни възможности за търсене, които ви позволяват да намерите точно това, което търсите бързо и лесно.
Едно от най-добрите неща за M-Files е, че могат да помогнат на бизнеса да увеличи печалбите си. Прегледът и създаването на M-файл гарантира, че всички ваши основни бизнес данни са организирани и лесно достъпни.
Това улеснява проследяването на напредъка ви и поддържането на финансовото състояние. Друго голямо предимство на M-Files е, че те са лични. Вашите бизнес данни не са публично достъпни за другите. Това може да защити вашата бизнес репутация и ценни търговски тайни.
Клаудли
Мощните решения за виртуализация на факс през IP на Cloudli ви позволяват да виртуализирате вашите операции, като същевременно запазвате критичните данни в безопасност.
Техните решения ви позволяват бързо и лесно да създавате, управлявате и внедрявате виртуални машини в облака, без да се притеснявате за инфраструктурата, необходима за поддръжката им.
С факс / IP решенията на Cloudli можете сигурно да изпращате и получавате факсове по целия свят, без да се нуждаете от специална факс линия или машина.
Cloudli предлага няколко предимства за бизнеса, който трябва да виртуализира своите операции. Първо, помага за консолидиране на вашата инфраструктура и подобряване на ефективността, като ви позволява да изпълнявате множество приложения на един сървър.
Това ви спестява време и пари, тъй като вече не е необходимо да купувате отделни сървъри за всяко приложение. Той също така защитава вашите данни, като ви позволява да виртуализирате вашите сървъри.
Ако един сървър се повреди, останалите ще продължат да функционират. И накрая, Cloudli може да помогне за намаляване на разходите чрез автоматизиране на комуникацията между вашите сървъри и клиенти.
Заключение
Офисите без хартия стават все по-популярни не само заради ползите за околната среда, но и защото могат да ви спестят много пари.
В това ръководство обсъдихме начини, по които можете да помогнете на вашия офис да остане без хартия. Споменахме и най-добрия безхартиен софтуер, за да помогнете на вашия офис да премине лесно без хартия.
Сега можете да разгледате най-добрите решения за виртуален работен плот за физически лица и фирми.