Как да създадете Gmail филтри, за да организирате лесно вашата входяща кутия

Ключови изводи

• Филтрите на Gmail ви позволяват да организирате и управлявате входящата си поща чрез добавяне на етикети, маркиране на имейли като прочетени или изтриване на имейли.
• Създайте филтри от лентата за търсене, имейл или менюто с настройки, за да приложите критерии и автоматизирани действия към входящата поща.
• Редактирайте или изтрийте филтри в раздела Филтри и блокирани адреси на настройките на Gmail, за да поддържате входящата си кутия организирана и подредена.

Филтрите на Gmail са точно това, което подсказва името. Те ви помагат да поддържате пощенската си кутия организирана и разчистена, като пренасочват имейлите автоматично. Ето как да създавате, персонализирате и управлявате филтри в Gmail.

Как да създадете филтри в Gmail

За да създадете филтри в Gmail, ще трябва да използвате компютър. Към момента не е възможно да създавате филтри чрез мобилното приложение Gmail (iOS или Android).

Има няколко начина за създаване на филтър в Gmail, но най-лесният начин е да използвате лентата за търсене. Придвижете се до горната част на входящата си кутия и изберете иконата на плъзгача с надпис „Показване на опциите за търсене“.

Освен това можете да създадете филтър директно от имейл във входящата си кутия. За да създадете филтър от получен имейл:

Отворете имейл, който отговаря на вашите критерии.

Кликнете върху опцията Още до информацията за подателя.

Изберете Филтриране на съобщения като това от списъка с опции, които се появяват.

Трябва да се появи прозорецът „Опции за търсене“ с вече попълнени критерии От. Тази опция работи най-добре, ако получите няколко имейла от един и същи адрес.

След като приложите желаните критерии за филтър в прозореца с опции за търсене, изберете Създаване на филтър до бутона Търсене.

Трябва да ви бъде представен списък с потенциални автоматизирани действия, които да бъдат извършени, когато получите имейл, който отговаря на дефинираните критерии.

Този списък трябва да включва опцията за архивиране на имейл, маркиране като прочетено, поставяне със звезда, изтриване, маркиране винаги или никога като важно и прилагане на етикет или категория към него. Можете също да изберете да приложите филтъра към съществуващи разговори във входящата ви поща, които отговарят на същите критерии.

За да научите повече за това как да зададете критериите за вашите филтри, разгледайте Статия на Google Workspace по темата.

Примери за полезни филтри в Gmail

Ще разгледаме някои практически примери за филтри на Gmail, които могат значително да подобрят управлението на вашата електронна поща.

1. Филтрирайте имейли въз основа на ключови думи в Gmail

За да блокирате всички имейли, съдържащи думата „инвестиция“ от определен подател, можете да следвате стъпките, описани по-долу:

Отворете прозореца Опции за търсене.

Въведете имейл адреса на подателя (или пропуснете тази стъпка, за да блокирате всички податели).

Въведете думата „инвестиция“ в полето Съдържа думите.

Ако искате да филтрирате имейли въз основа на множество термини, използвайте оператора „ИЛИ“, за да ги разделите; След това Gmail ще търси имейли, съдържащи поне един от посочените термини. За имейли, които трябва да включват всички термини, можете да съедините думите с интервали или да използвате „И“.

Можете да щракнете върху Търсене, за да намерите всички текущи имейли, които отговарят на избраните критерии.

След като сте готови, щракнете върху Създаване на филтър и поставете отметка в квадратчето до Изтриване, за да изпратите всички имейли, които отговарят на критериите, в кошчето. (Вместо това можете да изберете да ги архивирате, като изберете Пропускане на входящата кутия).

Изберете Създаване на филтър отново.

Трябва да видите съобщение, че филтърът ви е създал. Всички имейли, които съдържат въведените думи, ще бъдат изтрити веднага щом бъдат доставени.

2. Сортирайте входящата си кутия в Gmail с помощта на филтри за адресиране на Plus

Плюс адресирането е функция, която ви позволява да добавяте знаци към своя имейл адрес и пак да получавате съобщенията във входящата си кутия. Това може да се използва за създаване на еднократни имейл адреси за бързи регистрации и за организиране на имейли от различни податели.

За да използвате адресиране с плюс, просто добавете знак плюс (+) към вашия имейл адрес преди символа @. Например, [email protected] ще стане [email protected].

Можете да използвате този нов адрес, за да се регистрирате за бюлетин и след това да създадете филтър за автоматично прилагане на етикет към имейлите, изпратени от този бюлетин. Друго предимство на тази функция е, че ако започнете да получавате спам имейли, можете лесно да разберете коя компания е продала вашия имейл адрес.

За да използвате плюс адресиране за филтриране на имейли, следвайте стъпките, изброени по-долу:

Отворете прозореца Опции за търсене.

Вмъкнете вашите критерии в полето Съдържа думите: {до:[email protected] доставен до:[email protected]}. Не забравяйте да замените „makeuseof+tech“ с персонализирания си имейл адрес.

Къдравите скоби могат да се използват вместо оператора OR и изпълняват същата функция тук. Има други оператори за разширено търсене, които можете да използвате при търсенията и филтрите си в Gmail и те могат да бъдат намерени в списъка Помощ за Gmail.

Кликнете върху Създаване на филтър и изберете Прилагане на етикета.

Можете да изберете подходящ етикет от падащото меню. Ако нямате подходящи етикети, можете да създадете нов.

Когато сте готови, щракнете отново върху Създаване на филтър.

3. Филтрирайте имейли въз основа на тема или подател в Gmail

Може да искате да настроите филтър на Gmail, за да категоризирате всички имейли, свързани с конкретна тема или от определен подател, в един етикет. Gmail обаче комбинира критерии в прозореца с опции за търсене, като използва оператор И, вместо оператор ИЛИ. Така че това води до филтър, който избира имейли, отговарящи на всички зададени критерии, вместо да намира имейли, които отговарят на всеки един критерий.

Въпреки че можете да създадете отделни филтри за всеки критерий, много по-лесно е да използвате полето „Има думите“. За да създадете филтър за организиране на всички имейли, свързани с работата, под етикета „Работа“, трябва да следвате процес, подобен на описания по-долу:

Отворете прозореца Опции за търсене.

Въведете подателя, предшестван от оператора from:. Можете да посочите множество податели, като използвате къдрави скоби или оператора OR.

Можете да посочите ключова дума, която да търсите в реда за тема, като използвате оператора за тема:.

Ако искате филтърът да търси определени думи в имейла (не непременно само в реда за тема), въведете ги, след като посочите подателя. Не забравяйте да свържете няколко ключови думи с оператора OR.

В следващия прозорец изберете етикета, който да приложите към имейли, които отговарят на критериите. Избрах етикета „Работа“.

Не пропускайте да разгледате нашия списък с интелигентни филтри на Gmail, за да се справите с претоварването на имейли за още примери за полезни филтри на Gmail.

Как да редактирате и изтривате филтри в Gmail

Ако вече не се нуждаете от определени филтри или искате да ги редактирате, за да включват определени критерии, ето как да редактирате и изтриете филтрите си в Gmail:

Изберете иконата на зъбно колело и щракнете върху Вижте всички настройки.

Кликнете върху Филтри и блокирани адреси.

Изберете редактиране или изтриване до филтъра, който искате. Когато редактирате, променете критериите за филтриране, които искате, и изберете Продължи > Актуализиране на филтъра.

Ако искате да премахнете няколко филтъра, щракнете върху квадратчето за отметка до всеки един и изберете Изтриване в долната част, когато сте готови.

Филтрите могат да опростят процеса на управление на вашите имейли и поддържане на вашата входяща кутия подредена. Но филтрите не са единственият начин да поддържате входящата си кутия организирана. Можете също така да научите как да сортирате входящата си кутия в Gmail по подател, тема и етикет.