PayPal е бърз и ефективен начин за създаване на фактури и получаване на плащане. Независимо дали сте на свободна практика, собственик на бизнес или някой, който иска да научи как да създава професионални фактури за няколко минути, тази статия е за вас.
В тази статия ще разберете как да създадете фактура с помощта на инструмента за фактуриране на PayPal, като следвате 7 прости стъпки. Ще научите как да правите професионални фактури и да улесните клиентите си да ви плащат.
PayPal позволява на фирми, фрийлансъри и обикновени хора да изпращат фактури до клиенти и също така предоставя шлюз, който помага на клиентите да извършват плащането по безпроблемен начин.
Съдържание
Защо PayPal е добър избор за фрийлансъри и малки фирми?
- Инструментът за фактуриране на PayPal е полезен за създаване и изпращане на професионално изглеждащи фактури до клиенти.
- PayPal ви позволява да плащате в местна валута без конвертиране на валута.
- Предлага се в повече от 200 държави/региони и поддържа 25 валути.
- Функцията за проследяване на плащанията на PayPal ви помага да проследявате вашата фактура.
- PayPal осигурява стабилна сигурност. Така транзакциите са сигурни, което е от решаващо значение за свободна практика или бизнес.
- Клиентите имат различни предпочитания за начини на плащане. (плащане с кредитни карти или банков превод)
- PayPal ви позволява да създавате персонализирани връзки, за да позволите гладки транзакции.
- Фактурите на PayPal са полезни за международни клиенти.
- PayPal поддържа запис на всички транзакции, което опростява счетоводството.
- Можете да изпращате фактури, да проследявате плащания и да управлявате финансите си от мобилния си телефон.
- Автоматична система за напомняне за плащане на Paypal.
Сега нека обсъдим подробно как да създадете акаунт в Paypal и да изпратите фактура на клиент.
Как да създадете акаунт в PayPal
Стъпка 1: Посетете PayPal уебсайт
Стъпка 2: Кликнете върху „Регистрация“
Регистрация в PayPal
Стъпка 3: Решете и изберете дали искате „Индивидуален“ или „Бизнес“ акаунт.
Видове акаунти в PayPal
Стъпка 4: След като направите своя избор, попълнете важни подробности като вашия имейл адрес, мобилен номер, парола, адрес и име.
Имейл адрес
Стъпка 5: Разгледайте добре Условията и Политиката за поверителност и се съгласете с тях.
Стъпка 6: Щракнете върху „Създаване на акаунт“ или „Напред“, за да създадете своя акаунт. След това PayPal ще ви изпрати код на вашия имейл и телефон. Проверете имейла си и въведете кода, за да потвърдите имейла си.
PayPal имейл потвърждение
Стъпка 7: Можете да свържете кредитна/дебитна карта или банкова сметка към вашия PayPal акаунт.
Свързване на банкова сметка
Стъпка 8: Можете да зададете въпроси за сигурност.
Въпроси за сигурността на PayPal
Забележка: Въз основа на вашето местоположение и активност PayPal може да поиска допълнителна информация за потвърждение
Но какво ще стане, ако имате личен акаунт и искате да го превключите към бизнес? Ето няколко лесни стъпки за превключване на вашия акаунт от личен към бизнес.
Как да преминете от Paypal Individual към Business Account
Стъпка 1: Влезте в личния си Paypal акаунт
Стъпка 2: Кликнете върху иконата за настройка (⚙️) в горния десен ъгъл на таблото за управление на PayPal.
Настройка на Paypal
Стъпка 3: В настройките на вашия акаунт трябва да видите опция с надпис „Надстройване до бизнес акаунт“ или нещо подобно. Кликнете върху него. ИЛИ Превъртете надолу, като кликнете върху „Надстройка до бизнес акаунт“
Надстройте до бизнес акаунт
Стъпка 4: Предоставете бизнес информация като име на фирма, бизнес адрес, бизнес имейл адрес, юридическо име и бизнес уебсайт (по избор).
Попълнете всички подробности
Стъпка 5: Предоставете допълнителна информация според инструкциите, предоставени от PayPal. PayPal може да поиска допълнителни подробности, като например вашия социалноосигурителен номер, идентификационен номер на работодател (EIN) или друга информация, свързана с данъците.
Стъпка 6: След като предоставите цялата необходима информация, потвърдете и изпратете.
Забележка: PayPal може да ви помоли да потвърдите своя бизнес акаунт, като потвърдите своя имейл адрес или свържете банкова сметка.
Вече можете да изпращате фактури, да приемате плащания под името на вашия бизнес и да се наслаждавате на други предимства на бизнес акаунт в PayPal.
Сега нека научим как да създадете първата си фактура.
Как да създадете фактура в PayPal
Преди да продължите напред, трябва да знаете каква съществена информация трябва да включим в нашата фактура.
Вашите фактури трябва да включват следната информация:
- Вашето име, информация за връзка и бизнес подробности.
- Условия на плащане (срок на плащане, методи на плащане, такси и обща цена).
- Обща дължима сума с валута.
- Име на клиента и информация за контакт.
- Подробен списък с услуги с количества и цени.
- Номер и дата на фактурата.
- Описание на предоставените услуги или работа.
- Всякакви такси или условия за забавено плащане.
- Инструкции за плащане.
Примерна фактура
Можете да добавите допълнителна информация според вашите изисквания.
Нека създадем вашата първа фактура:
Стъпка 1: След като създадете своя акаунт и свържете банкова сметка, влезте във вашия PayPal Business акаунт, като използвате своя имейл адрес и парола.
Стъпка 2: В таблото за управление на вашия акаунт в PayPal Business трябва да видите опция за „Фактуриране“. Кликнете върху него, за да създадете първата си фактура.
Опция за фактуриране в Paypal
Стъпка 3: Кликнете върху бутона „Създаване на фактура“, за да започнете да създавате нова фактура.
Създаване на фактура
Стъпка 4: Попълнете цялата необходима информация.
- Информация за клиента: Въведете имейл адреса на вашия клиент в полето „Фактуриране до“. Можете също така да добавите име на клиент, ако желаете. Освен това можете да създадете фактура за множество клиенти.
- Подробности за фактурата:
- Номер на фактура: PayPal ще го генерира автоматично, но вие можете да го персонализирате.
- Дата на фактурата: Датата, на която създавате фактурата.
- Дата на падеж: Датата, до която очаквате плащане.
- Справка: Можете да добавите референтен номер или бележка, ако е необходимо.
- Артикули: Можете да добавите име на артикул, количество, цена, данък и описание по отношение на вашата услуга.
Нова фактура
- Съобщение: Освен това можете да пишете персонализирани съобщения до клиенти.
- Правила и условия: Ако имате конкретни условия, можете да ги посочите във фактурата.
- Прикачен файл: PayPal ви позволява да привличате файл (JPG, GIF, PNG и PDF до 5 файла и 4MB на файл)
- Бележка до себе си и референтен номер
Стъпка 5: Трябва да добавите описание на „Артикул“ или „Услуга“, както следва.
- Щракнете върху „Добавяне“, за да включите всеки артикул и не забравяйте да посочите описанието, количеството, единичната цена и данъка (ако е приложим) за всеки артикул.
- Кликнете върху „Запазване“ след добавяне на всеки елемент.
Добавете артикул или услуга
Стъпка 6: Можете да персонализирате настройките на фактурата, като щракнете върху „Още опции“ в долната част на фактурата. Тук можете да изберете валута (PayPal поддържа 25 валути), да зададете данъчни опции и да конфигурирате други предпочитания за фактури.
След като попълните всички данни и се уверите, че всичко е точно, щракнете върху бутона „Преглед“, за да прегледате фактурата.
Внимателно прегледайте фактурата за точност и направете всички необходими корекции.
Стъпка 7: След като сте удовлетворени, щракнете върху бутона „Изпращане“, за да изпратите фактурата по имейл на вашия клиент.
Примери за фактуриране на Paypal
Има различни видове фактури, които може да искате да изпратите въз основа на вашата работа и изискване. Нека разберем често срещаните сценарии за генериране на PayPal фактури.
#1. Таксуване на свободна практика на базата на доставка
При този метод на таксуване плащането е обвързано със завършването и доставката на конкретни артикули или проекти, описани в договора за свободна практика. Фрийлансърът таксува своите клиенти за своите услуги въз основа на конкретните задачи, които предоставя.
Ако сте писател на съдържание на свободна практика и искате да получавате плащане на база дума. Ето някои неща, които трябва да имате предвид:
- Решете скоростта на думата си, която е сумата, която ще таксувате на дума (напр. $0,1 на дума)
- Изяснете детайлите на проекта и броя на думите с вашия клиент.
- Докато създавате фактура, включете вашата информация за контакт, подробности за клиента, условия за плащане и уникален номер на фактура.
- Посочете всяко заглавие на статия или връзка като отделен ред във фактурата. Посочете броя на думите за всяка част, скоростта на думите и общата цена за тази статия.
- Paypal автоматично изчислява общата сума и попълва общата дължима сума, като сумира разходите за всички артикули, посочени във фактурата.
- Напишете съобщение до клиента
- Прегледайте и изпратете.
Фактура за писател на съдържание на базата на доставка
Забележка: Трябва да добавите имейл адреса на клиента.
Не забравяйте да проследите. Можете да използвате функцията за автоматично напомняне на PayPal, за да помогнете с това.
След като получите плащане, запишете транзакцията във вашия счетоводен софтуер или книга. Маркирайте фактурата като платена.
#2. Таксуване на свободна практика на почасова база
Има много платформи, където фрийлансърите таксуват на почасова база. Те измислят почасова ставка за работата си и я умножават по броя на часовете, прекарани в работата.
Ако сте един от тези фрийлансъри и искате да създавате фактури по съответния начин, тази част е за вас!
Има някои неща, които трябва да имате предвид, докато създавате своята фактура.
- Решете вашата почасова ставка, която е сумата, която ще таксувате на час (напр. $25 на час)
- Използвайте инструмент за проследяване на времето или софтуер, за да запишете точно броя часове, които сте работили по проекта. Уверете се, че имате ясни и надеждни записи на задачите, които сте изпълнили.
- Използвайте инструмента за фактуриране на PayPal, споменете вашето име/име на фирма, информация за контакт, подробности за клиента, условия на плащане и уникален номер на фактура.
- Избройте часовете, в които сте работили по различни задачи, като позиции във фактурата. Включете датата, описание на работата, извършена през това време, броя на отработените часове и вашата почасова ставка за всяка задача.
- Paypal автоматично изчислява общата сума и попълва общата сума.
Като следвате тези стъпки, можете ефективно да създавате и управлявате фактури за работата си на свободна практика на почасово таксуване, като гарантирате прозрачност, точност и навременно плащане за вашите услуги.
#3. Продавач продава стоки
Ако сте собственик на бизнес или по-малък продавач, който продава стоки и искате да създадете фактура за множество клиенти едновременно, Paypal има решение и за вас. Можете да създавате персонализирани фактури за всеки клиент. Не само това, можете да изчислите различни данъци върху продажбите, отстъпки и останалата дължима сума на едно място.
Нека следваме тези прости стъпки:
- Включете името, адреса и данните за контакт на вашия бизнес в горната част на фактурата. Тази информация ви идентифицира като продавача.
- Включете името, адреса и данните за контакт на клиента. Можете да добавите няколко имена на клиенти.
- Добавете датата на създаване на фактурата. Задайте уникален номер на фактура.
- Избройте всеки артикул или продукт, който сте продали. Включете кратко описание, количество, единична цена и обща цена за всеки артикул.
Описание на продукта
- Включете всеки данък върху продажбите, ДДС (данък върху добавената стойност) или други приложими данъци. Посочете ясно данъчната ставка и изчислете размера на данъка въз основа на междинната сума.
- Ако предлагате някакви отстъпки, извадете ги от междинната сума.
- Ако таксувате такси за доставка или обработка, включете и тези разходи.
- Изчислете общата дължима сума.
Фактура за продавачи
- Посочете условията за плащане, включително датата на плащане и допустимите методи на плащане.
- Освен това можете да добавите персонализирани съобщения за клиенти.
- Не забравяйте да споменете политиката за възстановяване и връщане.
Добре структурираната фактура поддържа професионализма и улеснява навременните плащания.
Има много други индустрии и области, където Paypal фактури могат да бъдат изпращани, като услуги, базирани на абонамент, консултантски услуги, електронна търговия и много други.
Най-добри практики за създаване на PayPal фактури
За да осигурите плавен процес на фактуриране и да получите своевременно плащане, разгледайте следните най-добри практики:
1. Точна информация за контакт: Проверете отново имейл адреса на получателя, за да избегнете изпращане на фактури до грешния човек.
2. Изчистване на данните за фактурата:
- Включете ясно и подробно описание на артикула или предоставяните услуги.
- Посочете количества, цени и всички приложими отстъпки.
- Избройте таксите за лесна справка.
3. Номериране на фактури: Задайте уникален номер на фактура за всяка транзакция, за да поддържате яснота и да предотвратите объркване.
4. Условия за плащане:
- Посочете ясно датата на плащане, за да зададете очаквания за навременни плащания.
- Посочете такси за закъснение или неустойки за просрочени плащания, ако е приложимо.
5. Професионален външен вид:
- Използвайте шаблон на PayPal с вашето бизнес лого и данни за контакт.
- Уверете се, че фактурата е добре структурирана и лесна за четене.
6. Валута и методи на плащане:
- Посочете валутата, в която искате да получите плащане.
- Споменете ясно приетите методи на плащане, включително PayPal, банкови преводи или кредитни карти.
7. Данъци и такси:
- Включете всички приложими данъци или такси по прозрачен начин.
- Споменете дали данъците са включени в посочените цени или са добавени отделно.
8. Правила и условия:
- Очертайте своята политика за възстановяване или връщане, ако е приложимо.
- Включете всички допълнителни условия, свързани с транзакцията.
9. Връзки за плащане:
- Използвайте функцията за фактуриране на PayPal, за да генерирате връзки за плащане директно във фактурата.
- Улеснете клиентите да кликват и да плащат директно чрез PayPal.
10. Изпращане и последващи действия: Изпратете фактурата незабавно след доставка на продуктите или услугите. Продължете с учтиво напомняне преди или на датата на падежа, за да сте сигурни, че плащането няма да се забави.
11. Водене на записи: Поддържайте записи на всички изпратени фактури и получени плащания. Използвайте софтуер за фактуриране или електронна таблица, за да проследявате финансовите си транзакции.
12. Съгласуване на плащанията: Редовно съгласувайте получените плащания с вашите фактури, за да откриете всякакви несъответствия.
13. Сигурна комуникация: Използвайте защитена имейл комуникация, когато изпращате фактури, за да защитите поверителна финансова информация.
14. Персонализирани съобщения: Добавете кратко, персонализирано благодарствено съобщение, за да покажете признателност за бизнеса на клиента.
15. Резервна документация: Приложете всички необходими подкрепящи документи, като договори или разписки, към фактурата.
16. Достъпност и яснота: Уверете се, че вашата фактура е достъпна за хора с увреждания, като следвате указанията за достъпност.
Често задавани въпроси
Създаването на PayPal фактура безплатно ли е?
да Фактурата на PayPal е безплатна. Но трябва да платите такси, когато получите плащане от вашия клиент.
Защо трябва да използвате софтуер за фактуриране вместо ръчно създаване на фактура?
Спестява време, намалява човешките грешки и повишава професионализма. Той също така предлага функции като автоматични напомняния и проследяване за по-добро управление на плащанията.
Последни думи
Фактурите са една от важните части на бизнеса и финансите. Paypal е полезна платформа за създаване на фактури в детайли със своята функция за фактуриране. Като следвате горните практики и добавите необходимата информация, можете да създадете свои собствени фактури и да подобрите ефективността на плащанията.
Има много други платформи, които предоставят шаблони и инструменти за създаване на фактури. Ако искате да ги проучите, ето статия за най-добрите генератори на фактури за приемане на клиентски плащания.