Outlook ви позволява да създавате правила за имейлите, които изпращате и получавате. Правилата са страхотна функция за автоматизация, която ви помага да контролирате и сортирате имейла си. Друга също толкова впечатляваща, но по-малко обсъждана функция в Outlook е бързите стъпки. Това е функция за автоматизация, която автоматизира действия като преместване на имейли или копирането им. С помощта на бързи стъпки можете да преместите всички нови имейли в определена папка с едно щракване. Това ще ги премести от вашата входяща кутия в собствената им специална папка „Днес“. Отнема много малко за настройка и можете да изпълнявате бързата стъпка няколко пъти на ден. Ето какво трябва да направите.
По подразбиране Outlook сортира имейлите в секции с дата, т.е. „Днес“, „Вчера“ и „Миналата седмица“. Много е лесно за вас случайно да преминете към имейл, който е получен „Вчера“, докато преглеждате имейлите, които сте получили „Днес“. Това е така, защото секциите „Днес“ и „Вчера“ не са различни места. Те са просто секции за относително време във вашата входяща кутия. Ще използваме тези секции, за да преместим всички нови имейли в папка.
Отворете Outlook. В раздела Начало щракнете върху „Създаване на ново“ в кутията с инструменти „Бързи стъпки“.
Ще се отвори нов прозорец за конфигуриране на нова бърза стъпка. Дайте име на Quick Step. Ако не му дадете име, той ще наследи името от действието, което сте задали за него.
Отворете падащото меню Действия и изберете „Преместване в папка“ от изброените опции. Outlook ще ви помоли да изберете папка или да създадете нова. Създайте нова папка, наречена „Днес“. Под секцията „По избор“ на същия този прозорец задайте клавишна комбинация, за да задействате бързата стъпка. Щракнете върху „Край“ и сте готови.
Върнете се в Outlook и свийте секцията „Днес“. Изберете го така, че да има светло синьо подчертаване. Когато изберете секцията „Днес“ в свито състояние, вие избирате и всички имейли в нея.
Щракнете върху бързата стъпка, която току-що създадохте, в кутията с инструменти за бързи стъпки или докоснете клавишната комбинация, която сте задали за нея.
Всички имейли, които сте получили днес, ще бъдат преместени в папката, която сте създали/задали под Quick Step. Когато преминавате през тези имейли, няма случайно да преглеждате по-стари имейли.
Можете да създадете друга бърза стъпка, която изтрива всички имейли от папката „Днес“, която току-що създадохте. Това ще гарантира, че папката е празна и готова за следващата партида имейли в края на деня. Можете да използвате набор от бързи стъпки, за да сте сигурни, че премествате всички имейли, които сте получили днес, в новата папка. Можете да изпълнявате бързата стъпка няколко пъти на ден и да сортирате новите имейли, когато пристигат.
Този съвет е безполезен, ако не успеете да изчистите папката „Днес“ в края на всеки ден. Просто ще се окажете с друга папка, пълна с имейли.