Как да намерите и премахнете дубликати в Numbers на Mac

от

Когато работите с много данни в Apple Numbers на вашия Mac, може да попаднете в ситуация, в която имате дубликати. Това може да са имена, имейл адреси, продукти, цветове или нещо друго.

Намирането и премахването на дубликати може да бъде предизвикателство, ако имате много данни в електронната си таблица. В крайна сметка Numbers няма бутон „премахване на дубликати“.

Тук ще ви покажем няколко различни метода, които можете да използвате, за да намерите дубликати и след това или да ги маркирате, или да ги премахнете, ако желаете.

Намерете дубликати в числа със сортиране

Ако нямате много данни в електронната си таблица, можете да я сортирате и да проверите за дубликати ръчно. Този метод е по-бърз от преминаването през клетките на Numbers една по една, но само ако нямате хиляди редове в листа.

Сортиране по една колона

Ако трябва да сортирате само една колона в електронната си таблица, за да намерите дубликати, изпълнете следните стъпки:

  • Изберете таблицата с данни, като щракнете където и да е в таблицата.
  • Преместете курсора върху колоната, по която искате да сортирате.
  • Щракнете върху стрелката до буквата на колоната и изберете Сортиране възходящо или Сортиране низходящо от менюто с действия, което се показва.

    • Сортиране по множество колони

    Ако трябва да сортирате по няколко колони, за да намерите дубликати в електронната си таблица, използвайте тези инструкции вместо това:

  • Следвайте същите стъпки като по-горе, но вместо да изберете опция за сортиране в менюто за действие, щракнете върху Показване на опциите за сортиране.
  • Дясната странична лента трябва да се отвори към менюто за сортиране.
  • Уверете се, че Сортиране на цялата таблица е избрано в първото падащо поле.
  • В падащото поле Добавяне на колона под заглавката Сортиране на редове по няколко колони изберете първата колона, по която искате да сортирате. Под това изберете Възходящо или Низходящо.
  • Заглавката за сортиране на редове вече трябва да е Сортиране по и друго падащо поле за добавяне на колона трябва да се появи под първото правило, което сте направили. Изберете друга колона от падащото меню Добавяне на колона и изберете нейния ред на сортиране.
  • Данните трябва да се сортират автоматично, но ако не, щракнете върху бутона Сортирай сега в горната част на страничната лента.
    •   11 най-добри приложения за шрифтове за iPhone, за да преобразите играта си за текстови съобщения

    След като сортирате данните си, трябва по-лесно да можете да забележите дубликатите и да ги маркирате или премахнете, както е необходимо.

    Намерете дубликати в числа с функции

    В Apple Numbers има две вградени функции, които можете да използвате за намиране на дубликати. Това са функциите IF и COUNTIF. Точно като функциите IF и COUNTIF в Excel, IF може да покаже дубликати като True или False или дума, която присвоите, а COUNTIF ще покаже колко пъти се появява даден елемент, за да посочи дубликати.

    Намерете дубликати с функцията IF

    За да илюстрираме как работи функцията, нашите примерни данни ще показват имена на продукти в колона A, а нашата таблица има заглавки на колони в ред 1. Трябва да сте сортирали данните си според горните методи, за да работи това. Просто следвайте тези стъпки за вашата собствена електронна таблица:

  • Добавете друга колона или преминете към празна колона във вашия лист, където искате да добавите дублиращия се индикатор.
  • Щракнете върху клетката във втория ред на новата или празната колона под заглавката и отворете редактора на функции, като въведете знака за равенство (=).
  • Въведете IF(A2=A1, “Дубликат”,” “) в редактора. Това ще сравни клетката с тази над нея и ще въведе думата Duplicate, ако е дубликат. Ако не е дубликат, ще влезе в интервал. Можете да промените A2 и A1 на B2 и B1 в зависимост от колоната, в която искате да търсите дубликати.
  • Щракнете върху отметката, за да приложите формулата.
  • Копирайте формулата в следващите клетки, като щракнете върху клетката, в която се намира, и я плъзнете надолу в колоната, когато видите жълтия кръг на границата.

    • Искате ли „Дублираните“ клетки да изпъкват още повече? Опитайте да персонализирате клетките на вашата таблица в Apple Numbers, за да ги направите с различен цвят, за да знаете кои редове да изтриете.

    Ако предпочитате да не използвате собствена дума и просто да показвате True за дубликати и False за недубликати, можете просто да въведете (A2=A1) в редактора. Това работи без добавяне на IF преди него.

    Намерете дубликати с функцията COUNTIF

    Ще използваме същите предварително сортирани примерни данни, както по-горе, като използваме колона A и нашите заглавки на колони. Ето как да използвате функцията COUNTIF за намиране на дубликати:

      Как да деактивирате сензорната лента на вашия MacBook Pro
  • Добавете друга колона или преместете в празна колона във вашия лист, където искате дублиращия се индикатор.
  • Щракнете върху клетката във втория ред под заглавката на новата или празната колона и отворете редактора на функции, като въведете знака за равенство (=).
  • Въведете COUNTIF(A,A2) в редактора. A е колоната, а A2 представлява реда.
  • Щракнете върху отметката, за да приложите формулата.
  • Копирайте формулата в следващите клетки по същия начин, както в стъпка 5 по-горе.

    • Сега трябва да видите числа в тази нова колона, показващи колко пъти се появява елементът във вашата дублирана колона. За нашия пример на екранната снимка по-горе можете да видите, че шапката се появява три пъти, палтото веднъж и ръкавиците два пъти.

    Премахване на дубликати от номера

    Можете ръчно да премахнете дубликати с помощта на функцията IF или COUNTIF, като намерите всяка клетка, която казва Дублиране, Вярно или произволно число над 1 и ги изтриете една по една. Сортирането на колоната с формули обаче ви позволява да премахнете дубликатите много по-бързо, но трябва да внимавате да не изтриете оригиналите, както и дубликатите.

    Обединяване и изтриване на дубликати от Apple Numbers

    Може би искате да премахнете дубликатите, но също така не искате да загубите никакви данни. Например, може да имате данни за инвентара за продукти, както в нашия пример. Така че искате да сумирате тези суми, преди да изтриете дубликатите. За да направите това, първо трябва да обедините данните. За тази задача ще използвате както формула, така и функция в Numbers за Mac.

    Обединяване на данните

    За нашия пример ще оставим колоната на индикатора за дублиране, която използвахме с функцията IF, защото ще ни трябва по-късно. След това ще добавим още една колона вдясно за нашите общи суми.

  • Щракнете върху клетката във втория ред на новата колона под заглавката и отворете редактора на функции, като въведете знака за равенство (=).
  • Въведете (B2)+IF(A2=A3,D3,0) в редактора. (Можете да видите разбивка на тези елементи на формулата по-долу.)
  • Щракнете върху отметката, за да приложите формулата.
  • Копирайте формулата в следващите клетки.

    • Ето разбивката на формулата:

    • (B2) е клетката, съдържаща първото ни количество.
    • + ще добави това количество към това, което следва.
    • IF(A2=A3 проверява за дубликат между двете клетки.
    • D3 е мястото, където ще се покаже резултатът от общото количество.
    • 0 ще бъде добавен, ако няма дубликат.
      10 едноплаткови компютъра за вашите следващи проекти за автоматизация

    След като приключите с обединяването на данните, важно е да проверите отново, за да сте сигурни, че всичко се събира правилно.

    Изтрийте дубликатите

    За да премахнете дубликатите от вашия Mac Numbers лист, след като обедините данни, ще използвате отново действието за сортиране. Но първо трябва да създадете нови колони, за да копирате и поставите резултатите от данните като стойности, така че те вече да не са формули.

    Използвайки същия пример, ще копираме и поставим колоните Дублиране и Общо:

  • Изберете двете колони и след това щракнете върху Редактиране > Копиране от лентата с менюта на macOS.
  • Изберете новите колони, където искате да ги поставите, и щракнете върху Редактиране > Поставяне на резултатите от формулата от лентата с менюта.
  • Изтрийте колоните с формулите, като ги изберете отново и щракнете с десния бутон или щракнете върху стрелката на заглавката на колоната и изберете Изтриване на избраните колони.

    • Сега можете да сортирате по оставащата колона с дублирани индикатори, като използвате инструкциите за сортиране в началото на този урок. Трябва да видите всичките си дубликати групирани заедно, за да можете да изтриете тези редове.

    Можете също да премахнете оригиналните колони за количество и дублиране, които сте използвали за функциите и формулите. Това ще ви остави без дубликати и обединени данни.

    Можете също така да филтрирате своята колона Дублиране, така че да виждате само вашите недублирани данни, без да изтривате нищо:

  • Отидете на Организиране > Показване на опциите за сортиране и щракнете върху раздела Филтър.
  • Изберете вашата колона Дубликати под падащото меню Добавяне на филтър.
  • В прозореца Избор на правило, който се показва, изберете Текст в лявото меню, след което Не е от дясното.
  • Ще се появи падащо меню Текстът не е. Въведете „Дубликат“ в текстовото поле под него и натиснете Return (или Enter).
  • Вашата таблица вече ще показва само недублиращите се записи във вашата електронна таблица!

    • Не забравяйте, че преди да изтриете колони, редове или други данни от вашата електронна таблица на Apple Numbers, уверете се, че всичко е правилно и че вече не ви трябва.

    Справяне с дубликати в числа

    Лесно е да имате дубликати във вашите електронни таблици Numbers, каквото и да изчислявате. Надяваме се, че описаните по-горе стъпки ви помагат бързо да идентифицирате всички дубликати, да обедините съответните данни за тях и да ги премахнете за чист лист.

    Освен това се надяваме, че това знание ви насърчава да използвате Numbers по-често. Това е страхотно вградено приложение за Mac, което може да направи много, ако отделите време да научите за него.