Microsoft Excel може да разпознава данните какви са; валута, числа, стойности на низове, дати и др. Можете да приложите различни формули въз основа на това, за какво се разпознава дадена стойност. Тъй като Excel може да разпознае стойности като определен тип, логично е, че може да каже и кога дадена стойност се повтаря в даден набор от данни. Ако трябва, можете да намерите дублиращи се стойности в Microsoft Excel и да ги изтриете. Функциите за подчертаване и изтриване са отделни, така че ако трябва само да намерите дублиращи се стойности, но не и да ги изтриете, можете да направите и това.
Намерете дублиращи се стойности
Отворете файла на Excel, който искате да сканирате за дубликати. Можете да сканирате цял лист или няколко избрани клетки. Изберете редовете и колоните, в които искате да намерите дублиращи се стойности.
В раздела Начало отидете на Условно форматиране>Правила за маркиране на клетки>Дублиращи се стойности.
Това ще подчертае всички дублиращи се стойности в избраните редове и колони и също така ще отвори малък прозорец, който ви позволява да изберете в какъв цвят да се маркират дублиращите се стойности. Можете да изберете една от цветовите схеми по подразбиране или можете да създадете своя собствена схема като изберете опцията Персонализиран формат от падащото меню „Стойност с“. Можете да зададете цвета на шрифта на клетката, цвета на запълване и цвета и стила на рамката, когато създавате персонализирания формат.
Изтриване на дублиращи се стойности
Ако решите, че дублиращите се стойности трябва да изчезнат, можете ръчно да ги изтриете или можете да накарате Excel да ги изчисти вместо вас.
Изберете реда или колоната, за които искате да премахнете дубликати. За съжаление можете да изтриете дубликати само от един ред или една колона. Отидете в раздела Данни и щракнете върху бутона Премахване на дубликати.
Ако изберете няколко колони или няколко реда, Excel няма да намери дубликати. Това е така, защото когато става въпрос за изтриването им, то разглежда стойностите като цял набор от данни. Една стойност може да се повтаря в клетка, но стойностите в реда над/под нея или в колоната от лявата/дясната страна може да имат различна стойност, което я прави уникална.
За да разберете това, помислете, че имате таблица с имената и месеците на раждане на петдесет души в нея. От само себе си се разбира, че ще имате дубликати в полето за месец на раждане, но името, придружаващо месеца на раждане, е това, което го прави уникална точка от данни, поради което Excel няма да го изтрие.