Възползвайте се максимално от работния си ден

Ако искате да се възползвате максимално от времето си в личния и професионалния си живот, техниката timeboxing е ефективен подход за вас.

Стойността на времето е огромна и трябва да го използвате правилно, за да увеличите максимално продуктивността си. Има много методи за управление на времето, които можете да използвате, за да завършите задачите си в точното време. Една такава техника е timeboxing. В тази статия ще обясня вашия подход за определяне на времето и как можете да го приложите в различни задачи.

Съдържание

Какво е Timeboxing?

Както подсказва името, timeboxing е подход за управление на времето, при който задавате фиксирана единица време за определена дейност. С негова помощ можете да станете по-самодисциплинирани и организирани. Освен това ви позволява да станете по-внимателни и фокусирани върху дадена задача, но не и да прекалявате.

Чрез прилагането на този популярен метод можете да изпълнявате качествени задачи за възможно най-ниската единица време. Този структуриран подход ви позволява да управлявате времето и задачите едновременно, което води до повишена производителност и по-добър баланс между работата и личния живот. Трябва обаче да коригирате тази техника според нуждите за максимални ползи.

Обяснена техника за определяне на времето

За да ви помогна да разберете по-добре метода на timeboxing, позволете ми да споделя пример с вас. Например вашият мениджър ви моли да напишете бизнес предложение за бизнес проект. За да завършите тази задача навреме, задавате времеви интервал от 3 часа.

В рамките на това времево поле или времева рамка вашият фокус трябва да бъде само върху писането на предложението. През това време ще избегнете всякакъв вид разсейване, като телефонни обаждания или известия в социалните медии.

Когато времето изтече, трябва да спрете задачата и да оцените колко сте напреднали. Ако е необходимо, можете да разпределите друго време за определено време за изпълнение на задачата. Но се уверете, че го правите за по-добра производителност и за да не протакате задачата ненужно.

Timeboxing Ползи за всеки

Timeboxing ви предлага ясна представа за необходимото време за задача, така че да можете да разпределите времето ефективно и да приоритизирате задачите
Позволява ви да се съсредоточите върху задачата в ръцете си и да се концентрирате повече с чувство за неотложност.
С този метод можете да разделите вашия проект или график на управляеми времеви рамки или части. Така можете лесно да постигнете целите си.
Timeboxing ви позволява да разпределите време за отделни задачи, така че да имате по-добър баланс между работата и личния живот.
Ако имате навика да отлагате, времето може да ви мотивира да завършите задачите по-рано.
Timeboxing също е полезен за проследяване на напредъка в работата и разбиране на постиженията, които сте постигнали.
Този метод също е гъвкав и ви позволява да зададете повече времеви рамки за задача.

9 най-добри видео редактора с отворен код, които си струва да опитате

Как да Timebox ефективно

Техниката timeboxing може да бъде приложена ефективно чрез категоризирането й в множество сегменти.

Разпределете Timebox

Първо, определете времето, в което искате да извършите определена дейност. В зависимост от сложността на задачата и предпочитанията ви можете да зададете времеви лимит от няколко минути или няколко часа.

Започнете да се концентрирате върху задачата

Когато знаете времето, което имате за определената дейност, трябва да се съсредоточите върху поставената задача. Уверете се, че избягвате всякакъв вид разсейване, за да завършите задачата навреме.

Оценете напредъка

Сега трябва да се опитате да изпълните задачата в рамките на срока или времевата кутия. По някаква причина може да не успеете да завършите задачата в едно времево поле. В този случай винаги можете да разпределите допълнителен времеви интервал, като имате предвид спешността на задачата.

Направете си почивка

Въпреки че имате повече от един timebox, е доста полезно да имате кратки почивки между тях. Определено може да искате да завършите задачата възможно най-скоро; въпреки това, почивката всъщност ви помага да работите със свежа перспектива.

Повторете при необходимост

Ако работите върху по-големи проекти с набор от задачи, можете да ги разделите на различни по-малки части от времето. Така можете лесно да проследявате напредъка на вашия проект и да поддържате фокус.

Timeboxing Vs. Времево блокиране

Въпреки че и блокирането във времето, и блокирането на времето планират конкретно време за дадена дейност, времевите блокове на времето са по-дълги от времевите блокове.

Характеристики Timeboxing Time BlockingObjective Позволява завършване на задачите навреме Структурно организиране на времето за задачи Фокусиране Извършване на дейности в рамките на времевия лимит Наличие на времеви блокове за различни задачи Разпределено време Имате времеви лимит за задачи Имате график за различни дейности ГъвкавостМоже да бъде включено повече timeboxing Имайте някаква гъвкава структура Спешност Предизвиква чувство за неотложност Повече в разпределението на времето и приоритизирането

Timeboxing Vs. Списък със задачи

Тези две техники за управление на времето са напълно различни. В timeboxing имате

определено време за изпълнение на задача. Въпреки това, в списъка със задачи вие просто включвате всички задачи, които искате да изпълните в рамките на един ден или седмица, без никаква времева рамка за изпълнение на всяка задача.

Характеристики Timeboxing To-Do ListUsageИзползва се за чувствителни към времето задачиИзползва се за всякакви важни задачи, чувствителни към времето или неОграничение във времето Задачите се изпълняват за фиксирано време Задачите нямат фиксирано време за изпълнение Гъвкавост Имат ограничена гъвкавостИмат пълна гъвкавост Ниво на спешност Включва стрес и неотложностНе включва никакъв стрес

Timeboxing Vs. Помодоро

В timeboxing създавате кутия с предпочитания от вас времеви период, за да завършите дейност. В Pomodoro задачите обикновено се изпълняват в продължение на 25 минути, след което се прави 5-минутна почивка.

Характеристики Timeboxing Pomodoro Timeframe Различна продължителност на времето Фиксирано време и интервал Гъвкавост Гъвкава времева рамка за различни задачи Твърда времева рамка за всички задачи Използване За управление на задачи и крайни срокове За фокусиране върху продуктивността чрез задълбочена работа Фокус Разпределение на времето Фокус и концентрация

Timebox Vs. Спринт

Timeboxing е метод, който подобрява производителността, но принципът му е различен от Scrpint. Въпреки това, Sprint е ограничен във времето работен цикъл, използван в методологиите за управление на проекти като Scrum. Той разделя проекта на кратък период.

Медийни сървъри на Chromecast: Plex срещу Emby

Характеристики Timeboxing SprintUsageЗадачи и проекти в рамките на крайния срок Разработване на проекти, които се нуждаят от непрекъснато подобрение Подход Разпределяне на фиксирано време с интервал Обвързани с времето итерации Ниво на спешност Може да включва потенциална спешност Структуриран работен цикъл без стрес Фокус Изпълнете задачата в рамките на срока Доставете цели продукти

Timeboxing Примери

Ето няколко примера за метода на timeboxing, който можете да използвате за различни цели. Популярните примери са изброени по-долу:

Timeboxing в Agile

Екипите, работещи по гъвкав проект, често използват метода за определяне на времето, за да изпълняват ежедневни задачи, като например срещи. За целта имат определена времева рамка в началото или края на работния ден, която обикновено продължава 15-30 минути.

В тази среща хората обикновено споделят своите актуализации на задачите. Въпреки че целта е да изпълнят краткото задание навреме, екипите винаги могат да прегледат представянето, за да видят дали времевата рамка е достатъчна. Те могат също така да увеличат и намалят времевия бокс за пъргав според нуждите си.

Timeboxing в Scrum

Дори екипите на Scrum могат да се възползват от метода на определяне на времето, тъй като той помага на екипите да управляват работата си ефективно чрез определени времеви ограничения. Един пример може да бъде спринтът, който е метод за доставяне на продукт, който може да бъде изпратен.

Обикновено спринтовете варират от две до четири нужди и не надвишават повече от един календар. Времевите рамки за събитието scrum се извършват по следния график:

Спринт: Timeboxing се използва за един месец или по-малко.
Планиране на спринта: Осем часа или по-малко.
Ежедневен Scrum: 15 минути.
Преглед на спринт: 4 часа или по-малко.
Ретроспективи на спринт: 3 часа

Timeboxing в управлението на проекти

За всякакъв вид управление на проекти ще откриете използването на техники за определяне на времето.

Можете да разгледате проект за разработка на приложение като пример. Спринтовете за разработка на Timebox обикновено продължават две седмици. По това време ограничението във времето гарантира ефективно кодиране и тестване.

Също така, timeboxing е полезен и за коригиране на грешки, което може да отнеме само 48 часа за разрешаване на всякакви критични проблеми. По този начин сериозните проблеми могат да бъдат решени бързо за стабилен софтуер.

Timeboxing в DSDM

В DSDM (метод на динамично развитие на системите) графикът е фиксирана, предварително определена времева рамка, през която трябва да завършите конкретни дейности или задачи. Тези времеви рамки обикновено са кратки, вариращи от няколко дни до няколко седмици, в зависимост от размера и сложността на проекта.

Това означава, че екипът на проекта трябва да коригира обхвата или съдържанието на времевата кутия, за да се побере в разпределеното време. Този строг принцип на определяне на времето гарантира, че проектът остава ограничен във времето и че има предвидимо темпо за напредъка на проекта.

Timeboxing във виртуална среща

Трябва да започнете с установяване на ясен дневен ред, който очертава целите на срещата и график за тях. След това можете да използвате таймер или функции на софтуер за онлайн срещи, за да проследявате и показвате времето за всеки сегмент.

По време на виртуалната среща трябва да се придържате към предварително зададения график, като поддържате дискусиите в курса и предотвратявате ненужни забавяния. В края на всяка точка от дневния ред обобщете ключови точки и задайте елементи за действие, ако е необходимо.

6 най-добри услуги и инструменти за наблюдение на Microsoft Azure

Timeboxing в управлението на маркетинга

Методът timeboxing е полезен и за компании, които използват маркетинг чрез съдържание. Фазата на създаване на съдържание може да се осъществи с помощта на метода на timeboxing. Тази фаза може да отнеме един месец, докато екипът създава публикации в блогове и съдържание в социалните медии за определен график.

След това екипът може редовно да планира съдържанието, за да осигури ефективно производство на съдържание и необходимите ревизии.

Безпроблемни шаблони за Timeboxing

#1. Шаблон на Time Box за Notion

Това Шаблон на Notion timeboxing ви помага да организирате деня си въз основа на класическата техника на Timeboxing. Тя ви позволява лесно да приоритизирате задачите, като ги записвате в полето Топ 3 приоритета и задавате таймери за всяка от тях.

#2. Timeboxing от Lucidchart

LucidchartПлатформата за диаграми на създаде предварително конфигуриран шаблон за определяне на времето само за вас, ако искате да постигнете следното:

Управлявайте, организирайте и структурирайте ежедневните задачи
Налагайте времеви ограничения, за да осигурите максимална производителност
Поемете повече задачи въз основа на вашия списък със срокове и капацитет

Като импортирате безплатно този шаблон във вашия акаунт в Lucidchart, можете да добавите свои собствени задачи и да започнете моментално определяне на времето.

#3. Шаблон Timebox от Creately

Това timeboxing шаблон на Creately идва с холистичен календар за часове за всички работни дни от понеделник до петък. Освен това създава решетки от 1-часови времеви кутии. Можете лесно да редактирате формата с помощта на Creately, за да добавите задачите си за цялата седмица в различни 1-часови блокови кутии. Това е най-добрият шаблон за постигане на по-добър баланс между работа и личен живот.

#4. Синя и бяла кутия за време за печат върху Canva

Имате ли нужда от шаблон за времева кутия за печат? Използвай това Canva шаблон точно сега. Той има една страница за ежедневен timeboxing и друга страница за седмично timeboxing. В дневния шаблон можете да добавите дата, топ 3 приоритета, график за 18 часа и цели за деня. На седмичната страница получавате едни и същи планови задачи всяка седмица.

Заключение

Сега можете да видите от горната дискусия, че целта на таймбокса е да създаде усещане за неотложност, за да ви помогне да завършите определена задача или набор от задачи в рамките на фиксиран период от време.

Тъй като има няколко приложения на тази техника, можете да я използвате навсякъде, където е подходящо. Можете също така да изпробвате приложения и шаблони за определяне на времето за лесно и удобно използване. В случай, че искате да опитате други подходи, разгледайте техниката Pomodoro.