SharePoint срещу OneDrive: По какво се различават?

Ключови изводи

• OneDrive е базирана на облак услуга за хостване на файлове, пригодена за индивидуално съхранение на лични данни. SharePoint е насочен към подобряване на сътрудничеството в рамките на екипи.

• OneDrive предлага безплатен план за съхранение, но SharePoint не. Основният план на SharePoint предлага 1TB място за съхранение при $5 на потребител, докато основният план на OneDrive предлага 100GB за $1,99 на месец.

• Изберете OneDrive, ако можете да се справите с ограничено място за съхранение и сътрудничество. Изберете SharePoint за допълнително място за съхранение, екипно сътрудничество и разширени функции.

MAKEUSEOF ВИДЕО НА ДЕНЯ

Защитата на вашите данни, осигуряването на достъп до тях от всяко място и споделянето им с други са ключови за съвременната работа. Microsoft предлага два инструмента за това: OneDrive и SharePoint. Но как се различават и кой е най-добрият за вас? Нека да разгледаме какво ги отличава.

1 Различни целеви аудитории

Pressmaster/Shutterstock

Microsoft OneDrive е базирана на облак услуга за хостване на файлове, насочена към отделни лица или малки екипи. Можете да го използвате като лично място за съхранение на поверителните данни, които споделяте с малка група хора. Плавната му интеграция с приложения на Office го прави чудесен избор, ако сте студент, на свободна практика или самостоятелно заето лице.

Microsoft SharePoint е базирана на облак система за управление на съдържание за рационализирано екипно сътрудничество. Можете да създавате сайтове на SharePoint, за да съхранявате файлове и да ги правите достъпни за определени отдели или цяла организация. Индивидите в сайт на SharePoint могат да преглеждат и в зависимост от разрешенията да редактират работата на другите.

Microsoft рекламира тези продукти по различен начин. Той предлага OneDrive като услуга за съхранение в облак за физически лица и малки фирми. За разлика от това, SharePoint е насочен към предприятия и корпорации, като се фокусира върху подобряването на екипната работа, вместо да служи единствено като решение за съхранение.

2 Споделяне на файлове и сътрудничество

Тетяна Юрченко/Shutterstock

Сътрудничеството и споделянето на файлове са много по-гладки с Microsoft SharePoint. В OneDrive само собственикът на файла може да контролира кой вижда, редактира и споделя файл. SharePoint позволява на централен администратор да присвоява различни нива на разрешение за достъп на отделни потребители или екипи.

SharePoint има интуитивен интерфейс и функции като актуализации на състоянието, предупреждения за крайни срокове и известия за проследяване на проекти. Те опростяват управлението на проекти по начини, които OneDrive не предлага. Можете също да интегрирате Yammer — услуга за социални мрежи — в SharePoint. Това позволява на членовете на екипа да комуникират директно.

Въпреки че и двете платформи позволяват на потребителите да създават файлови библиотеки за организиране на съдържание, е по-лесно да ги управлявате и навигирате в SharePoint. Това е по-важно съображение, тъй като обемът на данните се увеличава. Така че, ако давате приоритет на лесното сътрудничество и споделянето на файлове, SharePoint е правилният начин.

Както OneDrive, така и SharePoint ви дават достъп до вашите данни от всяко устройство, независимо от вашето местоположение. И двете поддържат синхронизиране с устройства, което ви позволява да прехвърляте вашите данни за локална употреба на всяко устройство, ако е необходимо. Като такива, двете платформи предлагат по същество едни и същи функции в тази област.

3 Сигурност и поверителност

Luma creative/Shutterstock

Microsoft е предприела солидни мерки, за да гарантира сигурността и на двете услуги. С криптиране на данни в реално време можете да архивирате вашите данни в SharePoint и OneDrive. Освен това, ако случайно изтриете файл, можете да го възстановите от кошчето и на двете платформи. В SharePoint обаче можете да възстановите само файлове, които можете да редактирате.

Microsoft използва машина за откриване на вируси, за да сканира файлове, качени в SharePoint и OneDrive. Това помага да защитите вашите файлове и пространство за онлайн съхранение. Ако открие заразен файл, всяка услуга ще уведоми незабавно потребителите. Администраторите на SharePoint могат да блокират достъпа на потребителите до всички заразени файлове в базата данни.

Въпреки тези мерки за сигурност, трябва да сте наясно с потенциалните рискове, когато споделяте файлове на която и да е платформа. Избягвайте случайно споделяне на файлове с неоторизирани членове и внимателно управлявайте разрешенията за редактиране, за да предотвратите загуба на данни и кражба. Също така трябва да се въздържате от прекомерно споделяне, за да опростите управлението на данните и сигурността.

4 Цени и съхранение

Джирсак/Shutterstock

В своя безплатен план OneDrive предоставя място за съхранение от 15 GB, което трябва да е достатъчно за индивидуална употреба. Ако имате нужда от повече място за съхранение, имате две възможности. Можете да се абонирате за Microsoft 365 Basic, който предлага 100 GB за $1,99 на месец. Или можете да изберете Microsoft 365 Personal, който предлага 1TB място за съхранение за $6,99 на месец.

Самостоятелният план на OneDrive се нарича Microsoft 365 Basic. Имайте това предвид, за да избегнете объркване.

Обратно, SharePoint не предлага безплатен план. Неговият самостоятелен пакет струва $5 на потребител на месец, осигурявайки място за съхранение до 1TB за всеки потребител. Като алтернатива можете да закупите SharePoint като част от бизнес план на Microsoft 365. Това предлага на администраторите до 25TB пространство за съхранение на сайта.

Ценообразуването и пространството за съхранение на SharePoint го правят предпочитан за екипно сътрудничество. OneDrive, особено с безплатния си план, е по-подходящ за нуждите на хората.

5 още разширени функции

SharePoint предлага няколко разширени функции, които OneDrive не предлага. Неговата функция за уеб публикуване ви позволява да публикувате важни документи директно на външния уебсайт на вашата компания, като използвате вградената система за управление на съдържанието. Това позволява на служителите или потребителите да изтеглят такива документи, когато имат нужда.

SharePoint също ви позволява да добавяте приложения към вътрешни страници или страници на уебсайтове, да създавате портали за служители, формуляри за рецензии и др. Освен това ви позволява да автоматизирате задачи въз основа на потребителски действия, като изпращане на нови файлове по имейл до конкретен екип или ръководител на проект. OneDrive не предлага тази функция.

Вижте още няколко неща, които можете да правите с Microsoft SharePoint, които може да не са възможни с OneDrive.

6 Кой трябва да използвате?

монтичело/Shutterstock

Ако сте индивид без екип или собственик на малък бизнес, който не се нуждае от обширно сътрудничество и голямо пространство за съхранение, OneDrive може да отговори на вашите нужди. SharePoint обаче ще бъде по-добър, ако управлявате голям екип, който изисква често сътрудничество и повече съхранение на данни.

Можете също да използвате и двете услуги, тъй като планът на SharePoint включва OneDrive. Можете да използвате OneDrive, за да съхранявате поверителни фирмени документи като бизнес планове и финансови записи и да ограничите достъпа му до няколко членове. Междувременно можете да създадете сайт на SharePoint, за да си сътрудничите върху по-малко чувствителни документи като политики, графици и данни за обучение.

Освен това можете да синхронизирате OneDrive с SharePoint, което прави удобно използването както на инструменти, така и на Microsoft Teams за подобряване на сътрудничеството на вашия екип.

В обобщение, OneDrive е най-подходящ за лична употреба, докато SharePoint е по-добър за по-голямо екипно сътрудничество.