В ерата на бизнеси, управлявани от данни, термини като ефективност и резултати, които някога са били само индивидуални перспективи, сега се определят чрез анализиране на тонове необработени данни.
Към днешна дата анализирането на представянето на бизнеса и служителите се извършва лесно чрез различни KPI показатели и KRA индикатори.
В тази статия ще обсъдим всичко, което трябва да знаете за KPI и KRA – дефиниции, примери и сравнение на KRA срещу KPI.
Съдържание
Как KRA и KPI се свързват със света на бизнеса?
През третото тримесечие на 2021 г. Съединените щати станаха свидетели на формирането на над 356K нови бизнеси. Това са 3869 фирми, които се регистрират всеки ден.
Поддържането на вашия бизнес в днешната трафикирана и динамична бизнес среда е кошмар.
Какво е още по-лошо? Ако нямате правилните показатели за измерване на растежа, вашият бизнес може да попадне сред 50% от стартиращите компании които се провалят през първите 5 години.
Когато става въпрос за измерване на напредъка, KPI и KRA са два важни показателя, които помагат на собствениците на бизнес да анализират коефициента на успех на своя бизнес.
Но може би си мислите: Какво представляват KPI и KRA?
KRA означава ключови зони на отговорност. Докато KPI се отнасят до ключови показатели за ефективност.
Но тези термини са повече от просто съкращения. Те са колелата, които карат вашия бизнес (независимо колко малък или голям е) през всички трудности.
Нека разберем и двата ключови показателя, като започнем с KPI.
Всичко, което трябва да знаете за KPI
Какво е KPI?
Ключовите показатели за ефективност (KPI) са набор от количествено измерими измервания, използвани за оценка на ефективността на компанията за даден период.
Можете да имате дългосрочни KPI, които се фокусират върху общите бизнес цели на вашата организация, или краткосрочни KPI, които се фокусират върху конкретни лица или отдели.
KPI подпомагат стратегическия растеж на всяка област от вашия бизнес – човешки ресурси, финанси, маркетинг и продажби.
Видове KPI
Ключовите показатели за ефективност се предлагат в различни форми, за да отговарят на вашите бизнес цели. Докато някои обикновено се използват за изчисляване на месечния напредък, други ефективно определят дългосрочния успех.
Но сред разновидностите едно нещо остава общо – измерването на стратегическите цели. Нека да разгледаме видовете KPI, които влизат в действие.
#1. Стратегически KPI
Стратегически ключови показатели за ефективност се използват, за да се определи как се справя организацията във всеки даден момент. Те играят основна роля при анализа на дългосрочните бизнес цели.
Примери: възвръщаемост на инвестицията (ROI), годишен приход, пазарен дял и др.
#2. Оперативни KPI
Оперативните KPI измерват ефективността, качеството и последователността на ежедневните операции. Те измерват изпълнението на краткосрочните цели. Предимно организационни процеси и ефективност.
Примери: Месечни продажби, Средни месечни транспортни разходи, Продажби по регион, Цена на придобиване (CPA)
#3. Изоставащи и водещи KPI
Изоставащите KPI проследяват изпълнението на задачите, които вече са изпълнени. Ръководителите използват това, за да измерват постиженията на конкретна цел за определен период от време.
Примери: Измерване на трафик на уебсайт, брой хора, присъстващи на събитие, и приходи, спечелени чрез програма или кампания.
От друга страна, водещите KPI помагат за прогнозиране на резултатите или бъдещото състояние на бизнеса.
Например, фирмите могат да използват индикатори като нарастване на работните места, интерес към нови пазари или нива на безработица, за да прогнозират различни резултати за своята организация.
Какво имате предвид под качествени и количествени KPI?
Качествените KPI имат „описателна характеристика“, обикновено мнение или черта. Те се използват широко за измерване на удовлетвореността на клиентите или служителите чрез проучвания.
Самото проучване обаче има качествен характер. Но мерките се основават на индивидуални мнения и интерпретации.
Количествените KPI, от друга страна, имат измерими характеристики. Те имат всичко общо с числата – брой продадени артикули, месечни продажби, посетени курсове, обработени обаждания. Те са най-популярните и широко използвани показатели за ефективност.
И двете имат собствена степен на измерване.
Ключови показатели за ефективност за измерване за всяка организация
Въпреки че различни индикатори могат да измерват представянето на една компания, ние сме изброили пет ключови показателя за ефективност за всяка организация.
- Растеж на приходите: Проследяването и наблюдението на растежа на приходите ви е жизненоважен аспект. Може да ви помогне да предвидите устойчивостта и напредъка на вашия бизнес в близко бъдеще.
- Потоци от приходи: Наблюдаването на ефективността на всеки поток от приходи като приходи от клиент, приходи от продажба и други важни потоци от приходи може да ви помогне да разберете точната картина на растежа
- Рентабилност във времето: Вашият бизнес е в сляпо петно без този KPI. Позволява ви да измервате приходите и разходите, направени с течение на времето, и да изчислявате общата печалба (и дали е достатъчна, за да оцелеете?), като по този начин ви помага да намалите разходите, както е необходимо.
- Удовлетвореност на клиентите: Просто е, вашата организация няма да оцелее без клиенти. Независимо дали е с печалба или с нестопанска цел, всяка организация трябва да гарантира, че доставя на клиентите.
- Оборотният капитал се отнася до средствата, необходими за извършване на ежедневните бизнес операции. Проследяването на този показател гарантира, че организацията е добре финансирана и самодостатъчна, за да оцелее.
Как да разработим KPI?
Може да бъде непосилно да измервате всичко с толкова много необработени данни.
Въпреки това е разумно да измервате само ключовите показатели за ефективност, за да ви помогнем да постигнете желаните бизнес цели. Ето няколко важни неща, които трябва да имате предвид, когато разработвате KPI.
#1. Определете използването на KPI
Говорете с подчинени или ръководители, пряко или непряко участващи в процеса. Попитайте ги какво искат да постигнат за даден период от време и как ще го направят. Това ще ви помогне да определите KPI, които са ценни и надеждни.
#2. Съвместете ги с вашите бизнес цели
Ако вашите KPI не съвпадат с оптималните ви бизнес цели, може да се насочите в грешна посока.
Независимо дали използвате KPI за конкретни операции или конкретни кампании, те трябва да са свързани с вашите бизнес цели.
В крайна сметка всяка операция е посветена на дългосрочната визия на компанията. И вашите KPI трябва да бъдат такива.
#3. Напишете SMART KPI
SMART в бизнес термини се отнася до специфичен, измерим, постижим, реалистичен и ограничен във времето.
Например „Увеличете продажбите с 20% до края на тази финансова година и намалете нивата на отлив с 5% за 5 месеца.“
#4. Бъдете ясни и точни
В крайна сметка KPI се изграждат върху необработени данни и затова грамотността на данните е важна.
Всеки в организацията трябва да разбере какво представляват KPI, как да работи с данни и да взема решения, базирани на данни, които оказват положително влияние върху общите бизнес цели.
#5. Избягвайте пълненето на KPI
Наличието на изобилие от необработени данни не означава, че трябва да изследвате всеки известен KPI.
KPI трябва да се използват за най-важните цели. Избягвайте измерването на нежелани KPI, за да имате ясни планове и показатели за вашия бизнес.
Какво представляват SMART целите?
SMART в интелигентните цели се отнася до конкретни, измерими, постижими, подходящи и ограничени във времето. Тези параметри гарантират, че вашите цели се основават на реалистични очаквания и са постижими в рамките на определено време. Създаването на SMART цели елиминира догадките, поставя ясна времева линия, прави вашите цели измерими и води до по-добри резултати.
След като вече знаете много за KPI, нека разберем KRA.
Всичко, което трябва да знаете за KRA
Какво е KRA?
Област на ключова отговорност или област на ключови резултати се отнася до кратък списък от измерими цели за служителите в една организация.
KRA на всеки служител варира в зависимост от неговия профил на работа, опит и очаквания, като например:
- KRA за мениджър продажби може да бъде общият брой продажби за тримесечие
- KRA за мениджър „Човешки ресурси“ може да бъде степента на отпадане и удовлетвореността на служителите
- KRA за финансов администратор може да бъде намаляване на разходите и счетоводство
KRA помагат на служителите да разберат по-добре какво се очаква от тях и ги насърчават да работят за постигане на определена цел.
Защо областите с ключови резултати (KRA) са важни за бизнеса?
80% от последствията идват от 20% от причините, казва the Принцип на Парето.
Прилагайки този принцип в бизнеса, 80% от стойността на вашата работа идва от 20% от работата, извършена от вас и вашите служители.
Следователно трябва да разберете и идентифицирате резултатите, които се очакват от всеки служител, т.е. 20% от вашата работа.
След като идентифицирате ключовите области на резултатите, те притежават способността да стимулират вашия дългосрочен успех чрез привеждане в съответствие на действията на служителите със стратегическите цели на вашата компания.
Освен това определянето на KRA също допринася по много други начини за организацията.
- Делегатите работят равномерно
- Управлява задачите и проследява изпълнението
- Повишава продуктивността на служителите
- Периодично измерване на резултатите
- Осигурява еднаквост спрямо целите на компанията
Препятствия при идентифицирането, разбирането и използването на KRA
Въпреки че разработването на добри KRA не е ракетна наука, често срещаните препятствия понякога създават проблеми.
- Липса на яснота: Създаване на KRA, които включват две страни – служителя и работодателя. Това понякога създава объркване относно задачите и резултатите, върху които служителите трябва да се съсредоточат.
- Разсейване: Хората често се разсейват от извършването на ежедневни задачи, които изглеждат важни. Но в крайна сметка тези задачи добавят много малка стойност към общия успех на организацията.
- Делегиране на работа: Началниците, които създават KRA за младши, директно налагат отговорности, вместо да ги обсъждат с подчинените, за да получат тяхното мнение. Тази система за идентифициране на KRA често се проваля сериозно.
Как да идентифицираме ключовите области на отговорност?
Няма еднозначно определяне на ключови области на отговорност. Тя варира в зависимост от организациите, отделите и служителите. И така, важно е да идентифицирате KRAs и да работите съответно.
Ето няколко параметъра, които трябва да имате предвид, когато идентифицирате KRA.
#1. Организационни цели
Преди да възложите работа и отговорности, познаването на бизнес и неговата визия е задължително.
Уверете се, че кандидатите са добре запознати с това, върху което ще работят и как работата им ще допринесе за дългосрочните цели на организацията.
Още по-добре е, ако позволите на служителите да заемат позиция и да идентифицират ключови области на отговорност за себе си (винаги можете да добавите предложените от вас KPI към желаните от тях).
В резултат служителите ще бъдат по-отдадени на своите отговорности. Това ще ги мотивира да бързат и да работят по-усърдно, като същевременно многократно осигуряват представянето на своя служител на месеца.
#2. образователна квалификация
Друг параметър, който трябва да се вземе предвид при идентифицирането на KRA, е академичното превъзходство на служителите или кандидатите.
Не всеки има същия потенциал и не всеки ще постигне еднакви резултати.
Следователно е важно да оцените образователните квалификации на кандидатите, предишния опит, набор от умения и интереси, преди да възложите ключови области на отговорност.
След като проучите тези неща, решете кой профил е най-подходящ за тях и очертайте основните им области на отговорност.
Допълнителен съвет: Разпознаването на силните страни на служителите и добавянето им към техните KRA ще повиши морала им и ще ги мотивира да се справят по-добре във вашата организация.
#3. Желание за приемане на KRA
Въпреки отчитането на организационните цели и оценката на образователната квалификация на кандидатите. Служителите трябва да разбират и приемат своите KRA доброволно.
Приемането на ключови отговорности от страна на служител ще им помогне да се представят по-добре във вашата организация. Трябва обаче да разберете, че вербалната комуникация няма автентичност и законност в днешната среда.
Затова се уверете, че всяка отговорност, която обсъждате със служител, е изцяло документирана.
KRA срещу KPI: Каква е разликата?
KRA и KPI са два ключови показателя, които ви помагат да разберете дали вашата организация се движи в правилната посока или не.
Очевидно и двата показателя са силно зависими един от друг. И така, нека разбием ключовата разлика между KRA и KPI.
Основна разлика
KRA се фокусират върху набор от очаквания, които са определени за служителите. Той предоставя подробности за всички възложени задачи на служителите и какво се очаква от тези задачи в рамките на финансовата година.
KPI влизат в действие за ефективно измерване на развитието и ефективността на тези KRA по отношение на организационните цели,
Ключовите показатели за ефективност измерват ефективността на ключовите области на резултатите, определени за отделни служители или отдели, и определят дали организацията напредва към своите цели.
Например, HR е помолен да наеме мениджъри по продажбите след месец. Сега нека видим KRA и KPI, посветени на тази задача.
Цел: Да наемете 10 мениджъри по продажбите за един месец
KRA: Набиране и адаптиране на топ мениджъри
KPI: Брой наети ръководители.
Надяваме се, че вече можете да правите разлика между KPI и KRA. По-късно в статията ще обсъдим описателно още такива примери.
Роли
Ключовите области на резултатите играят важна роля в разбирането доколко организацията, нейните отдели или служители са постигнали общите си цели.
Това е рамка, която очертава обхвата на продуктите или услугите, предлагани от организацията.
Като има предвид, че ключовите показатели за ефективност са количествено измерими мерки, използвани от организациите за анализ на ефективността на техните продукти или услуги. Това в замяна помага на организацията да постигне дългосрочни цели.
KPI са най-препоръчваните бизнес показатели за оценка на успеха на вашата организация във времето.
Примери за KRA и KPI за различни работни профили
Мениджър продажби
KRAsKPIsGoalsВъзможност за демонстриране на обща стойност на продукта и оферти за поддръжка, които отговарят на нуждите на клиентите Придобиване на нови клиенти Достигнете до 5 потенциални клиенти с > $10 милиона приходи Провеждане на семинари и дейности за стратегическо планиране на продажби Програми за развитие на служители Провеждане на 2 семинара за най-добрите практики за „Ефективно продаване“
Провеждайте 3 сесии за „генериране на потенциални клиенти“ всеки месец
Мениджър човешки ресурси
KRAsKPIsGoals Разработване на стратегии за персонал за краткосрочните и дългосрочните цели на организацията Наемане на нов служител Наемане и адаптиране на екип по продажбите (5 служители) за западния офис до средата на ноември
Индивидуални сесии за ориентиране
Ангажирайте се с често срещани проблеми и опасения на служителите Развитие и ангажираност на служителите Създавайте и споделяйте формуляри за обратна връзка на служителите на всеки 4 седмици
Провеждайте месечни проучвания за ангажираност на служителите
ИТ мениджъри
KRAsKPIsGoals Ръководи фазите на доставка, разработка, тестване и доставка за технологични продукти Миграция към новата система
Мигриране на всички стари данни към новата система без неправилно боравене до средата на ноември Осигурете наличност на системата 24*7, 365 дни в годината. Намаляване на времето за престой на системата Осигурете престой на системата под 10 минути на седмица.
Обобщавайки
KRA и KPI вървят ръка за ръка, тъй като и двете са еднакво важни за успеха на вашия бизнес.
Съчетаването на действията на вашите служители със стратегическите цели на организацията може значително да увеличи шансовете ви за постигане на дългосрочни цели.
Използването на KRA и KPI в тандем ще направи вашия бизнес успешен.
Може да се интересувате и от това как да създадете табла за управление на KPI.