Независимо дали става въпрос за командировки или данъци, може да се наложи да попълните формуляр за разходи в даден момент. Ако случайно нямате компания или консултант, който да ви предостави шаблон, можете да създадете такъв, като използвате шаблон, предоставен от Word.
Създаване на формуляр за разход
Подаването на отчет за разходите е задължителна част от всяка командировка. Въпреки че всяка компания може да има свои собствени правила, които да следва по отношение на възстановяването на разходите, общата структура на формуляра (и елементите в него) ще остане доста последователна, независимо къде се намирате.
Ако попълвате формуляр за разходи за вашата компания, първо разберете дали имат насоки, които трябва да следвате, или шаблон, който трябва да използвате.
Ако трябва да създадете свой собствен формуляр за разходи, Word предоставя доста приятен шаблон, за да започнете. Въпреки че може да не отговаря точно на вашите изисквания, това е добро място за начало.
Първо отворете Word. От лявата страна на полето за изпръскване щракнете върху „Ново“.
Потърсете „разходи“ в лентата за търсене.
Натиснете „Enter“, за да покажете наличния шаблон и след това щракнете върху резултата.
Ще се появи нов прозорец, който ви дава името и описанието на шаблона заедно с предварителен преглед на шаблона. Кликнете върху „Създаване“.
Ще се появи новият ви шаблон на формуляр за разходи. Разгледайте го и редактирайте необходимите части. Уверете се, че цветовете и типографията съответстват на визуалните насоки на вашата компания.
След като направите съответните редакции, можете да запазите шаблона, докато не сте готови да проследявате разходите си. Вероятно е добра идея да записвате всичко, докато пътувате, вместо да чакате края на пътуването и да го правите наведнъж, тъй като е лесно да забравите нещо, което може да сте закупили няколко дни преди това.
Ето най-често срещаните разходи, които хората обикновено проследяват:
хотел
Транспорт (Това включва самолетни билети, обществен транспорт и такси за наем, а понякога и пробег)
гориво
Хранене
Телефон (Много компании изискват да закупите SIM карта за локална комуникация, докато други може да се оправят с плащането на такси за роуминг)
Забавление (Това попада в категорията „разумно възстановяване на разходите“. Вероятно е добра идея да получите предварително одобрение, преди да изведете клиентите си за добро време. Ако не го направите, уверете се, че не прекалявате, тъй като може да представя проблеми с вашата компания.)
Разни
Като правило на добрата практика винаги е най-добре да получите предварително одобрение на разходите преди пътуване, за да избегнете конфликти относно възстановяването на средства, след като вече сте похарчили парите. Също така, имайте предвид лимита на разходите на компанията въз основа на различни местоположения. Повечето компании ще предоставят увеличени лимити на разходите, ако пътувате до някъде, където нещата са по-скъпи.
Уверете се, че сте в крак с всичките си разписки, документирайте всичките си разходи, попълнете отчета за разходите и ще бъдете готови!