Успехът на всеки проект зависи от ефективното управление на проекта и графика. Управлението на проекти е предизвикателство за ръководителите на проекти, особено когато има няколко проекта, крайни срокове и членове на екипа за координиране.
За щастие софтуерът за планиране на проекти може да направи процеса много по-прост. Тези инструменти предлагат набор от функции за опростяване на планирането и изпълнението на проекти, включително диаграми на Гант и разпределение на ресурси.
Въпреки това, изборът на този, който отговаря на вашите нужди, може да бъде изтощителен предвид широкия набор от достъпни възможности. За да ви помогнем да направите информиран избор и да увеличим успеха на вашия предстоящ проект, ние ще разгледаме някои от най-добрите налични софтуерни решения за планиране на проекти, като се задълбочим в техните характеристики. Но първо, нека разберем важността на планирането на проекти в пространството за управление на проекти.
Съдържание
Защо планирането на проекти е от решаващо значение в управлението на проекти?
Планирането на проекти е ключов компонент от управлението на проекти, тъй като помага за управлението на времето, ресурсите и задачите, необходими за успешното изпълнение на проект.
- Управление на времето: Графикът на проекта позволява на ръководителите на проекти да определят краен срок за завършване на отделните задачи в рамките на проекта и на проекта като цяло. Помага им да предвидят закъснения, да направят резервни планове и да гарантират, че проектът е завършен по график.
- Разпределяне на ресурси: Ефективно разпределя ресурси, включително персонал, консумативи и оборудване. Това гарантира, че проектът ще продължи напред без забавяне и че ресурсите ще бъдат достъпни, когато е необходимо.
- Приоритизиране: Мениджърите на проекти могат да подредят задачите и дейностите по приоритет и спешност. Това гарантира, че ключовите дейности са завършени навреме и че проектът остава в курса.
- Комуникация: Планирането помага при информирането на заинтересованите страни, членовете на екипа и клиентите за графика на проекта, очакванията и етапите.
- Бюджетиране: Планирането на проекти позволява на ръководителите на проекти безопасно да предвидят времето и ресурсите, необходими за изпълнение на всяка задача, което помага при планирането на бюджета и управлението на разходите.
Като цяло планирането на проекта играе ключова роля в ефективното планиране, наблюдение и контрол на проекти, за да се гарантира, че той е завършен по график, в рамките на бюджета и в съответствие с целите на проекта.
Функции, които да търсите в софтуера за планиране на проекти
Това са някои от важните характеристики, които трябва да вземете предвид, когато търсите софтуер за планиране на проекти:
- Управление на задачи: трябва да е възможно да се създават и администрират задачи, включително делегиране на членове на екипа, определяне на крайни срокове и наблюдение на напредъка.
- Диаграми на Гант: Диаграмите на Гант са графични изображения на графици на проекти. Програмата трябва да може да създава диаграми на Гант и да позволява модифициране на диаграма.
- Сътрудничество: Когато работите по проект, инструментите за сътрудничество са от съществено значение. Програмата трябва да позволява на членовете на екипа да си взаимодействат, да споделят файлове и да работят заедно по проекти.
- Проследяване на времето: Възможностите за проследяване на времето са необходими за проследяване на времето, прекарано в задачи и проекти. Софтуерът трябва да може да проследява времето, прекарано от всеки член на екипа, което дава отчети на мениджърите на проекти за това колко време е изразходвано за всяка задача.
- Докладване: Ръководителите на проекти трябва да могат да наблюдават състоянието на проекта, да следят напредъка му и да откриват проблеми благодарение на функциите за отчитане на софтуера.
Сега, след като знаем ролята на софтуера за планиране на проекти за успешното завършване на проекти в организациите, нека продължим да проверяваме най-добрите налични възможности за избор.
понеделник
Monday е пълноценна платформа за управление на проекти, като планирането на проекти е една от многото й възможности. Инструментът може да бъде пригоден да отговаря на нуждите на организацията и помага да се разбере прогресията на задачите заедно с техния статус.
Функцията за график на понеделник ви позволява да планирате проекти, да определяте крайни срокове, да назначавате членове на екипа, да определяте задачи и да установявате зависимости. Софтуерът също така помага за повторно възлагане на задачи с едно натискане на бутон и проследяване на напредъка след събиране на данни от множество дъски.
Основни функции:
- Създавайте обобщени диаграми и експортирайте планове на проекти в няколко формата като XML, PDF и други.
- Интеграция в понеделник със Slack, Excel, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub и др.
- Kanban дъски за управление на всичко от проекти до отдели.
- Седмичен контролен списък за организиране на седмични задачи и поддържане на проектите в правилния план.
Ръководител проект
Колкото и просто да е името му, ProjectManager е прост софтуер за планиране на проекти, който прави създаването на задълбочени планове за проекти и планирането на проекти лесно. Можете да визуализирате проектните си планове чрез графики, диаграми на Гант и календари, за да останете в крак.
Функциите за управление на задачи и проследяване на времето позволяват на вашия екип да вижда предстоящите задачи и да предоставя актуализации на състоянието в реално време на заинтересованите страни. Като цяло, той включва всички полезни функции, които поддържат вашите проекти да напредват успешно.
Основни функции:
- Диаграми на Гант, списъци със задачи, електронни таблици, Kanban табла и календари на проекти за задаване на зависимости, крайни срокове и етапи и идентифициране на фазите на проекта.
- Интегрира се с повече от 1000 бизнес приложения, включително Office 365, Google, Jira, Slack и Zapier, за да назовем само няколко.
- Позволява създаване на визуални графици и получаване на актуализации в реално време.
- Онлайн табла за управление на проекти за проследяване на ресурси, данни и бюджет в реално време.
- Графици за проследяване на времето, прекарано за всяка задача.
Smartsheet
Smartsheet е усъвършенствана платформа за планиране на проекти, която позволява на фирмите да поддържат синхрон със своите графици на проекти, да проследяват задачите и бюджетите и да доставят проекти навреме. Предоставяйки множество интуитивни изгледи като мрежа, диаграми на Гант и календар, членовете на екипа имат достатъчно гъвкавост, за да анализират това, върху което работят.
Smartsheet внушава сътрудничество между членовете на екипа, като позволява на членовете на екипа да споделят работата си с достъп до подробности за проекта в движение, независимо от тяхното местоположение. Някои от ключовите предложения на Smartsheet са:
- Управление на ресурсите, за да разберете върху кои членове на екипа работите и бързо да коригирате разпределенията.
- Създайте система за запис в реално време, като прикачите подкрепяща проектна документация, подробности и кореспонденция с вашия график на проекта и индивидуални задачи.
- Интерактивен изглед на календар с цветен код за бързо идентифициране на задачи и предстоящи крайни срокове.
- Мобилните приложения за iOS и Android ви дават достъп до планове за проекти в движение.
- Интеграция с приложения като Microsoft, Google, Dropbox, Jira и Salesforce.
- Шаблони за планиране на проекти, които да ви помогнат да започнете.
TeamGantt
С доверието на марки като Amazon, Netflix и Nike, TeamGantt предоставя всичко необходимо за спазване на крайни срокове, спестяване на време и изпълнение на проекти в рамките на определения бюджет. Този софтуер за планиране на проекти ви позволява да възлагате задачи, да създавате графики и позволява лесно планиране и изграждане на графики за проекти.
Панорамният изглед на графика на проекта позволява на мениджърите да преглеждат задачите на всеки член на екипа, да актуализират графиците на проекта и да възлагат задачи от всяко място и на всяко устройство. Базовият отчет ви позволява да сравните първоначалния план на проекта с текущия си график, за да визуализирате постигнатия напредък.
Други предложения на teamgantt включват изгледи на портфолио, отчети, календари, изгледи на списъци и мобилно приложение за управление на проекти в движение.
Основни функции:
- Функция за плъзгане и пускане за лесно създаване на график.
- Актуализирайте и проверявайте графици на проекти от всяко устройство.
- Функции за сътрудничество за опростяване на комуникацията.
- Вижте работните натоварвания и наличността на екипа.
- Календар и формати за изглед на списък.
Прогноза
Forecast предлага интуитивна и лесна за използване платформа за бизнеса да управлява своите проекти, ресурси и бюджет. Осъществено от AI, интелигентните функции на този софтуер ви помагат при планирането и изпълнението на вашите проекти и вземането на решения, базирани на данни.
Това, което е уникално при Forecst, е неговият интелигентен механизъм за предупреждение, който помага за смекчаване на рисковете, когато графикът се разпадне.
Основни функции:
- График на проект, задвижван от AI, за вземане на по-интелигентни решения.
- Възможности за управление на ресурси за управление на работа, ресурси и финанси.
- Автоматични задълбочени бизнес прозрения за архивиране на бизнес решения.
- Ефективно екипно сътрудничество, за да държите всички в течение.
- Софтуер за управление на проекти за планиране, проследяване и изпълнение на проекти и управление на финанси.
- Интеграция с популярни инструменти за управление на проекти и производителност като Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira и др.
GanttPro
GanttPro позволява прецизно планиране на задачи и проследяване на проекти за ускоряване на процеса на управление безплатно. Софтуерът работи безупречно за всички видове онлайн планове и позволява създаване на задачи с едно натискане на бутон. Диаграмата на Гант изобразява задания, етапи, крайни срокове и зависимости по визуално привлекателен начин.
Давайки ви възможност да проследявате и наблюдавате графика с един поглед, GanttPro е перфектният избор за всеки сценарий, при който планирането и управлението на проекти са необходимост.
Основни функции:
- Възлагайте и управлявайте задачи и задания с едно натискане на бутон.
- Функции за екипно сътрудничество за подобряване на производителността.
- Управлявайте ресурсите заедно с тяхното натоварване и преразпределяйте задачи, ако е необходимо.
- Експортирайте и споделяйте графиците на проекта със заинтересовани страни, клиенти и членове на екипа.
- Сравнете напредъка на текущия график с този на първоначалния план, за да идентифицирате рисковете.
SmartTask
Марки като Pepsi, Reliance и Hitachi, заедно с повече от 2000 фирми, се доверяват на SmartTask за управление на проекти и планиране. Простата, но мощна платформа предлага всичко необходимо за сътрудничество с членовете на екипа, работа по проекти и поддържане на всичко организирано.
Централизираното табло е много персонализирано и ви позволява да превключвате изгледа като списък, табло, календар и времева линия. Обширният модул за създаване на отчет може да се използва за създаване на диаграми в реално време и идентифициране на потенциални проблеми.
Основни функции:
- Основни етапи на проекта за проследяване на основния напредък на проекта.
- График за преглед и проследяване на напредъка с лекота и идентифициране върху какво работите с един поглед.
- Автоматично планиране на зависими задачи при забавяне.
- Базово ниво за сравняване на текущия напредък с първоначалния план на проекта.
- Шаблони за проекти за бързо изпълнение на повтарящи се проекти.
Clockify
Clockify е известен софтуер за разписание, който също ви дава възможност да управлявате и планирате проекти и ресурси. Тя ви позволява да управлявате служители, да визуализирате смени и проекти на времева линия и да проследявате времето, прекарано от членовете на екипа, за да сте в синхрон. Можете също така да създавате и експортирате отчети за проекти в Excel и PDF формат, за да ги споделите със заинтересованите страни.
Използването на Clockify за планиране на проекти е неусложнена задача. Трябва да настроите проекти и да ги категоризирате според клиентите. След това назначете членове на екипа и започнете да планирате задачи. Освен това е възможно да добавяте проекти, да задавате етапи и да създавате задания направо от таблото за управление.
Основни функции:
- Позволява ви да проследявате времето, събитията, задачите и напредъка на проекта.
- Визуализирайте напредъка на проекта и прогнозирайте изпълнението на проекта.
- Отчети за задания за сравняване на планирания с действителния план на проекта.
- Поискайте и проследете свободното време.
- Clockify може лесно да се синхронизира с Outlook и Google Calendar
ProProfs
Базиран в облак софтуер за планиране на проекти, ProProfs позволява безпроблемно проследяване на проекти и задачи и опростява сътрудничеството между членовете на екипа. Тя позволява на ръководителите на проекти да идентифицират напредъка с диаграмата на Гант и да получават напомняния в календарите на Google, за да бъдат в крак с крайните срокове.
Можете да преназначавате задачи, да наблюдавате напредъка, да получавате незабавни актуализации и да използвате ресурсите ефективно, като използвате програмата за планиране на проекти.
Основни функции:
- Сътрудничете в реално време и създавайте зависимости на задачи.
- Спазвайте крайни срокове и планирайте проекти с Google Calendar и Kanban дъски.
- Постигайте етапи на проекта и проследявайте напредъка на проекта с диаграми на Гант.
- Проследявайте времето и наблюдавайте представянето на всеки член на екипа.
- Генерирайте проницателни отчети и ги експортирайте в различни формати, за да ги споделите със заинтересованите страни.
Последни думи
Софтуерът за планиране на проекти позволява на ръководителите на проекти и членовете на екипа да изпълняват своите задачи, да управляват времето и бюджета и да спазват крайните срокове. Всичко обаче се свежда до избора на правилния софтуер за планиране на проекти, който да изпълни вашите бизнес изисквания. Преди да се спрете на един, прегледайте внимателно техните характеристики и сравнете техните предложения, за да получите максимална полза.
Можете също така да разгледате безплатен софтуер за управление на задачи и проекти.