Ръководителите за поддръжка на клиенти трябва да отговарят на стотици запитвания всеки ден. Приложенията за готов отговор могат да направят работата им бърза и лесна.
Много от запитванията, които екипът за поддръжка получава ежедневно, са подобни. Ръчното въвеждане на отговорите на тези въпроси е контрапродуктивна задача. Но потребителите могат да генерират предварително дефинирани отговори на често задаваните въпроси и да ги съхраняват в готови инструменти за отговор за незабавна употреба.
Нека проучим повече за консервирания отговор, включително техните предимства и най-добрите инструменти, които предлагат тази услуга.
Съдържание
Какво е готов отговор?
Много хора бъркат готовия отговор с автоматичния отговор. Докато автоматичните отговори са роботизирани и безлични, готовите отговори са описателни и персонализирани.
Това са предварително зададени отговори на често задавани въпроси. Готовите отговори винаги са полезни и персонализирани, така че не звучат машинно генерирани на клиентите.
Как шаблонните отговори работят с ЧЗВ/Wiki за вашата компания?
Готовите отговори и Wiki на компанията, ЧЗВ и базата от знания за отстраняване на неизправности трябва да са синхронизирани. Трябва да има автоматизирана система за въвеждане на специфични стъпки за отстраняване на неизправности или обща информация в контейнер в рамките на готовия отговор.
Ако не използвате текстови заместители, готовите отговори ще се натрупват. Ще бъде трудно за агентите за обслужване на клиенти да се справят с такъв дълъг списък от готови отговори. За да разрешат този проблем, някои скриптирани услуги или инструменти за многословие предлагат синтаксис.
Когато екипът за поддръжка въведе определени кратки кодове или синтаксис в имейл или чат конзола, инструментът автоматично създава скрипта. Инструментът също така извлича информация за поддръжка от фирмена база знания, често задавани въпроси или Wiki.
Свързването на инструмента за готови отговори с базата от знания на компанията също ви помага да подадете актуализирани инструкции или стъпки за отстраняване на неизправности. В противен случай ще трябва ръчно да актуализирате всички скриптове за поддръжка.
Ползи от използването на готови отговори
#1. Спестява време
Готовият отговор гарантира, че не е необходимо да въвеждате отговори на често задаваните въпроси. Тъй като ръководителите на поддръжката на клиенти могат бързо да отговорят на често срещаните запитвания с тези отговори, те могат да се съсредоточат върху по-продуктивни задачи в спестеното време.
#2. Безпроблемно управление
Доставчиците на обслужване на клиенти могат лесно да управляват голям брой клиенти с помощта на готови приложения за отговор. Ако работите за доставчик на интернет услуги, цената на наличните пакети е въпрос, който може да получавате често.
Вместо да отговаряте на всички с един и същи отговор чрез въвеждане, можете лесно да свършите тази работа, като поставите готовия отговор в прозореца за чат.
#3. Удовлетворяване на клиентите
Клиентите искат незабавно разрешаване на проблемите си. Ако има забавяне в отговора, може да ги загубите от вашите конкуренти. Използвайки готови отговори, можете да отговаряте на техните въпроси и да се уверите, че остават лоялни към вашата компания.
#4. Увеличете скоростта на разговор
Готовите отговори също ви помагат да превърнете потенциален клиент в клиент, като отговаряте на техните запитвания бързо и успешно. Понякога потенциален клиент задава някакъв уникален въпрос и персоналът по поддръжката има много неща.
В тази ситуация те могат да отговорят на лесните въпроси с готовите отговори и да използват времето, за да отговорят на уникалното запитване. По този начин можете да превърнете този потенциален клиент в клиент и да подобрите процента си на реализация.
Ето някои от най-добрите приложения за готови отговори.
пишещо бюро
Повтарящото се въвеждане може да бъде разочароващо и досадно за персонала за поддръжка на клиенти. Типово бюро е проста платформа, която им помага да се отърват от това, като им позволява да създават и управляват последователни готови отговори.
Освен това този многоезичен инструмент може да бъде интегриран с всички уебсайтове и приложения, които вашата компания използва, включително Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk и Linkedin.
Ако изберете да използвате typedesk, вашият екип ще получи силата да отговаря последователно на запитванията на клиентите. В резултат на това клиентите и потенциалните клиенти ще получат подобрено изживяване, докато се свързват с вашето бюро за поддръжка.
Този инструмент се предлага и с функцията Team Folders, която ви позволява незабавно да споделяте и синхронизирате всички готови отговори с всеки член на екипа. Освен това ръководителите на поддръжката могат да направят всеки готов отговор уникален с помощта на променливи.
Freshdesk
Целта на обслужването на клиенти е да отговаря на запитвания на клиенти и Freshdesk ви позволява да го правите безпроблемно. Можете да се ангажирате с клиентите в смислен разговор по различни канали, като използвате това стандартно приложение за отговор.
Този омниканален пакет предлага цялостно решение за поддръжка, което се фокусира върху бързото предоставяне на изключително обслужване на клиентите. Той проактивно разбира изискванията на клиентите и им отговаря с най-интуитивната поддръжка.
Тъй като трябва да изпълнявате по-малко повтарящи се задачи, спестявате време и го инвестирате в нещо по-ползотворно. Тази унифицирана платформа предоставя база от знания и автоматизация на работния процес за бързо справяне с клиентските запитвания.
С помощта на Freshdesk можете също да се свържете с клиентите чрез техния предпочитан канал за комуникация и безпроблемно да промените режима във всеки един момент.
Социални намерения
Уморихте ли се да превключвате между множество инструменти за съобщения и чат? Тогава е време да използвате Social Intents, едно от най-добрите приложения за консервирани отговори. Използвайки това решение, можете да чатите с посетителите на вашия сайт направо от приложението за сътрудничество, което вече използвате като екип.
Софтуерът за чат на живо е популярно приложение, което работи на Microsoft Teams, Slack и Webex. Тъй като не е необходимо да напускате съществуващото приложение, можете незабавно да отговаряте на запитвания и да направите клиентите доволни.
Social Intent ви позволява да използвате готови отговори, за да помогнете на клиентите с бързо време за реакция и да изградите взаимоотношения с клиентите. Неговите проактивни задействания за чат на живо също са полезни за ангажиране на посетителите на уебсайта. Освен това приложението поддържа сътрудничество с всички членове на екипа за решаване на проблемите на клиентите.
HappyFox
HappyFox е цялостна система за билети за бюро за помощ за по-бърза и по-добра поддръжка на клиенти. Помага ви да намалите хаоса и да организирате процеса на поддръжка с функции като мощна система за билети за поддръжка и база от знания за самообслужване.
Можете да отговаряте по-бързо на обичайни и чести запитвания, като използвате неговия консервиран инструмент за поддръжка. Освен добавянето на шаблони за отговор, това приложение извършва действия с билети, като промяна на състоянието и добавяне на етикети.
Когато сте на път да отговорите на билет, всички налични готови действия ще бъдат видими за вас. Освен това е възможно да търсите конкретни консервирани действия и след това да ги прилагате. Тази платформа поддържа и създаване на консервирани действия, специфични за даден екип.
HappyFox също поддържа интеграция с множество бизнес приложения, включително MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier и Twitter.
Хрупкав
Съвременните бизнес сценарии изискват компаниите да се свързват с клиентите и да водят мигновено. Хрупкав е многоканална платформа за съобщения, която ви позволява да го правите. Състои се от списък от усъвършенствани инструменти, чрез които можете да постигнете революция, насочена от клиентите за вашата компания и да отключите хиперрастеж чрез разговори с тях.
Тази платформа идва с функция, наречена Споделена входяща кутия. Той централизира вашите разговори от различни канали, като имейл, месинджър, SMS, чат на живо и Twitter DM. Следователно става възможно да се осигури най-доброто обслужване на клиентите чрез безпроблемно сътрудничество.
Crisp също поддържа централен център за база от знания. Можете да го комбинирате с чатботове и чатове на живо, за да подобрите клиентското изживяване с отговори в реално време.
UseResponse
UseResponse е многоканален софтуер за поддръжка на клиенти, който значително намалява времето за реакция и подобрява потребителското изживяване. Платформата е напълно мащабируем и персонализиран пакет, който има за цел да помогне на вашия екип за поддръжка.
Използвайки този инструмент, можете без усилие да управлявате повече от 10 канала за поддръжка, като имейл, чат на живо, месинджър, форуми на общността и социални медии. Неговите автоматизирани уведомления и присвояване на заявки правят задачата по-лесна за всички ръководители за поддръжка на клиенти.
Освен това UseResponse ви предоставя разширени анализи и отчети относно ефективността на процеса на поддръжка на клиенти. С инструмент за проследяване на рейтинг на персонала и SLA, инструментът може да предложи по-добро обслужване на клиентите. Освен това потребителите могат да интегрират това приложение с други инструменти, като Google, Salesforce, Jira и Zapier.
Съединител
Уморихте ли се да търсите в документи и дискове, за да намерите правилния отговор в подходящия момент? Използвайте Съединител за съхраняване на всички бързи отговори и ръководства в една база от знания на компанията.
Сега не е нужно да прекарвате време в търсене на подходящите отговори или да въвеждате едни и същи отговори за повтарящи се въпроси. Достъп до подходящите готови отговори от всяко устройство и отговорете с тях.
Можете дори да напишете имейл до клиентите си с едно кликване. Освен това тази платформа ви позволява да съхранявате често използвани фрагменти и връзки. Потребителите имат достъп до този инструмент от настолното приложение, Chrome, Edge и всяко мобилно устройство.
EngageBay
EngageBay може да ви предостави най-добрите готови отговори, които са полезни за обслужване на клиенти като бюро за помощ и имейли. Особено когато получавате стотици въпроси за подобни услуги, тези готови отговори могат да ви спестят време и да ви помогнат да продавате повече.
По този начин вашето обслужване на клиенти ще види тласък и ще стане по-продуктивно, като продава повече продукти за по-малко време.
За по-добра връзка с клиенти можете също да опитате инструментите за бързо персонализиране. Функциите за персонализиране ще направят готовите отговори да звучат като някои прясно въведени и персонализирани отговори.
За да подобри бизнес ефективността, EngageBay насърчава функциите за автоматизация. Просто дефинирайте условията на клиентските заявки и инструментът ще отговори с персонализирани, готови отговори.
Не е нужно да сте технически разбиращ човек, за да използвате този инструмент поради неговите интуитивни преки пътища и икони. Освен това потребителите могат да напишат всеки отговор и лесно да го маркират като консервиран за по-късна употреба.
Заключение
Когато има голям обем заявки, приложенията за готови отговори могат да ви осигурят най-лесните решения. Освен че реагират бързо, тези приложения правят вашия екип за поддръжка продуктивен и превръщат повече потенциални клиенти.
Ако също се интересувате от създаване на база от знания за вашата компания, можете да опитате тези платформи, за да създадете база от знания.