Докато работи с много служители на работното място, HR трябва умело да управлява информацията за всички тях за правилно вземане на решения.
Такава трудна задача изисква много и оставя по-малко време за други отговорности по човешките ресурси.
HRIS потенциално може да бъде отлична инвестиция за управление на информация за служителите и увеличаване на ефективността.
В тази статия ще откриете какво представлява софтуерът HRIS, неговите видове и осем софтуера HRIS, които да се грижат за дейностите, свързани с човешките ресурси.
Така че нека го вземем отгоре.
Съдържание
Какво представлява софтуерът HRIS?
Информационната система за човешките ресурси, известна още като HRIS, е система, която дигитализира дейностите и процесите на човешките ресурси.
Можете също така да кажете, че HRIS е софтуер, който се грижи за дейностите на човешките ресурси като управление на информацията за служителите, счетоводство, заплати и т.н.
Тъй като HRIS се грижи за всички тези задачи, за HR става по-лесно да взема по-добри решения, като се фокусира повече върху анализирането на данните, отколкото върху опитите да ги събере и компилира. Освен това цялата организация може да работи по-ефективно и гладко.
Повечето HRIS софтуери обикновено имат функции, необходими за цялостно управление на човешките ресурси.
Предимства на софтуера HRIS
Автоматизирани процеси за по-бързо изпълнение на задачите
Редовните задължения в областта на човешките ресурси, като проследяване на дни отпуск, присъствие, заплати и т.н., са автоматизирани от HRIS. Това ви помага да спестите време, ако трябва да се справите с гигантски екипи.
Лесно набиране на персонал, оценка на кандидати и адаптиране
HRIS може да събира и сканира много автобиографии наведнъж, за да намери най-добрия кандидат за позиция. Тези функции улесняват работата на HR, като елиминират необходимостта сами да проверяват всички автобиографии.
Дори след като кандидатът е финализиран, HRIS може да се погрижи за много задачи за въвеждане.
Увеличава сътрудничеството и вътрешната комуникация
HRIS също е предназначен за всички служители да поддържат връзка с екипа по човешки ресурси. Те могат да открият своите данни за присъствие, фишове за заплати, анализ на представянето и да поискат отпуски или повишения чрез HRIS.
Доклади и анализи на служителите
HRIS може да проследява всички показатели за ефективността, зададени за служителите, и да създава седмични, месечни, тримесечни и годишни отчети за подробен анализ.
По-бързо и точно вземане на решения
Всички решения относно управлението на служителите могат да бъдат взети ефективно чрез анализиране на всички отчети и четене на информацията за служителите от базата данни HRIS.
Интеграция с други инструменти
HRIS може да се интегрира с всички други инструменти, които вашата компания използва за различни задачи. Една от най-често срещаните практики за интеграция е интегрирането на система за управление на проекти с HRIS.
Това позволява на HR да види кои служители каква работа са свършили и им помага да генерират оценки за всеки служител.
След като вече знаете какво представлява софтуерът HRIS, ето нещата, които трябва да търсите, когато инвестирате в софтуер HRIS.
Как да изберем правилния HRIS софтуер?
Разбиране на вашите нужди
Първото и най-важно нещо, преди да натиснете спусъка, е да разберете какво точно искате от HRIS.
Има различни видове HRIS софтуер (повече за това по-късно). Започнете със стесняване на избора си в зависимост от тези типове.
След това избройте задачите, които искате да автоматизирате и управлявате с помощта на HRIS, и вижте общата работна сила, която се очаква да управлявате.
Консултиране на други отдели
Друг фактор, който трябва да имате предвид, преди да получите HRIS, е консултацията с всички мениджъри на отдели, ИТ поддръжката и целия екип по човешки ресурси.
Това ще ви даде представа за какви неща трябва да се погрижите.
Освен това, консултирането с други във вашата компания може да ви отвори няколко предложения, които могат да се използват при закупуване на HRIS.
Задайте бюджет
Различни видове HRIS и доставчици ще имат решения, които предлагат различни пакети въз основа на техните характеристики.
Ако зададете бюджет според нуждите си и очакваната възвръщаемост на инвестицията, можете да стесните списъка си само до няколко софтуера.
Трябва също така да помислите за получаване на софтуер, който е или еднократна покупка, или има пакети с по-голяма продължителност, които предоставят определени отстъпки.
Говорете с доставчиците и разберете софтуера
След като съставите списък с HRIS софтуер, който смятате, че е достатъчно добър за вашите нужди, свържете се с доставчика.
Организирайте среща, за да обсъдите как работи системата и да разберете подробно всички функции.
Това ще ви даде представа за действителната работа на функционалността на хартия, която продавачите обещават. Освен това можете да сравните тези софтуери един с друг, за да вземете правилните решения.
Участвайте в демонстрационни сесии
Ако има безплатни демонстрации за HRIS по ваш избор, не ги пропускайте. Една демонстрация може да бъде невероятна, за да получите действително практическо усещане за функционалността и тънкостите на софтуера.
Ако имате предвид тези фактори, можете да идентифицирате страхотен HRIS софтуер.
Ето списък на някои от най-добрите HRIS софтуери, които открихме. Разгледайте и вижте кой е идеален за вас и вашата организация.
Freshteam
Freshteam HRIS е страхотен софтуер за задачи за управление на служителите, като присъединяване, напускане, управление на информация за служителите и проследяване на присъствието.
Характеристика
- Конфигурирайте системата за включване и ефективно събирайте и съхранявайте документи на служителите в платформата
- Аналитично представяне на данни и лесни отчети за кандидатстване и промени в работната сила
- Порталът за самообслужване позволява на служителите да добавят часове на влизане и излизане, отпуски и т.н.
Freshteam HRIS е отличен инструмент за информация за служителите и управление на работната сила. Можете да изпробвате софтуера безплатно с 21-дневен пробен период, за да видите дали е подходящ.
На вълни
На вълни е цялостен HRIS, който предлага широк набор от функции, които могат да се погрижат за почти всичко за HR.
Характеристика
- Интегрира се с подобни на Slack, Zoom, Google Workspace и др.
- Управлявайте лесно промените на служителите, задачите за присъединяване и изключване
- Занимава се с компенсационни задачи като управление на заплатите, автоматично приспадане на данъци и др.
- Управлява други доходи на служители като здравно осигуряване
- Управление и проследяване на времето и присъствието на служителите
- Вградена система за управление на обучението за продуктово обучение, обучение по кодекс на поведение и др.
Rippling е може би едно от най-добрите решения за управление на човешките ресурси, но идва от по-скъпа страна.
Zoho People
Zoho People е HRIS за проследяване на данни и ефективност на служителите с функции като LMS, Analytics и функции за персонализиране, заедно с основни функции за човешки ресурси.
Характеристика
- Функции за управление на служители като събиране и съхранение на информация за персонала, класифициране на работната сила и др.
- Функции за проследяване на посещаемостта и управление на отсъствието
- Управлява документацията при назначаване на нов служител
- Корпоративен LMS с всички видове системи за обучение
- Персонализирани работни процеси и система за самообслужване за всички служители
- Лесна интеграция със Zoho Payroll за управление на компенсациите и ползите за вашите служители
Стандартният Zoho People HRIS е чудесен само за управление на служители и няколко други задачи по човешки ресурси. Ако търсите функционалност за заплати, ще трябва да вземете Zoho Payroll заедно с този HRIS, което също ще увеличи разходите.
ADP
ADP е HRIS, който предлага функционалност като управление на времето на служителите, заплати, обезщетения и застраховки, услуги за съответствие и аутсорсинг на човешки ресурси.
Характеристика
- Страхотна обработка на заплати с по-бързи депозити и интеграция с бизнес софтуер
- Ефективно и автоматизирано управление на работната сила с решения за проследяване на времето и присъствие
- Лесно набиране и адаптиране с услуги за проверка за правилно наемане
- Достъп до HR аутсорсинг за всички основни HR задачи
- Услуги за съответствие като данъци и проверка на служители
ADP е страхотен HRIS за малки фирми, които нямат голям екип по човешки ресурси, който да управлява всички задачи. Услугата за аутсорсинг на човешки ресурси също е доста удобна за стартиращи фирми, които искат да накарат бизнеса да работи възможно най-бързо.
Бамбук HR
Бамбук HR е HRIS за рационализиране на информационната система за човешки ресурси и сигурно организиране на всички данни. Той също така предлага отчети и анализи, персонализиране на изгледи и др.
Характеристика
- Извършва събиране и управление на данни за преглед и модификации в реално време
- Събраните данни могат да бъдат представени и под формата на експресивни отчети за задълбочен анализ.
- Персонализирайте вашата информационна система за достъп до документация с лекота и невероятна гъвкавост
Bamboo HR е HRIS с ограничена функция, която специално е насочена към документиране на данни, отчитане, анализ и безопасно съхранение. Това го прави невероятно решение за малки компании, които се нуждаят от управление на HR данни.
Zenefits
Zenefits е HRIS, предназначен за лесно включване, управление на служители, проследяване на PTO и прегледи на ефективността.
Характеристика
- Опростен процес на куриране и предоставяне на предимства на служителите като здравни грижи и компенсации за пътуване до работното място
- Бърза и лесна обработка на заплати за всички служители с много разширени функции
- Ефективно самонаемане на новобранци с лесна документация и други дейности, които те могат да извършват сами
- Съвместимо с изискванията и лесно проследяване на важни крайни срокове за страхотен график
Zenefits HRIS се предлага в три различни пакета, които можете да закупите в зависимост от вашите организационни нужди.
Естествен HR
Естествен HR е HRIS решение „всичко в едно“ за средни по размер организации за лесно рационализиране на всички HR задачи.
Характеристика
- Лесно управление на служителите с точно събиране и съхранение на данни
- Функциите за проследяване на времето включват влизане и излизане, отпуски, допълнителни часове и др.
- Страхотно автоматизирано управление на заплатите с навременни депозити и промени на заплатите
- Изчерпателен анализ на ефективността и докладване
- Прозрения за управлението на работния процес и промените
- Боравене с предимствата на служителите с лекота
Natural HR е решение на едно гише за всички HR нужди на организация от среден размер или предприятие.
Paycor
Paycor е HRIS за управление на работната сила и информационни системи за служителите.
Характеристика
- Лесна мобилна система за щанцоване за служителите, за да отчитат и отчитат работното време
- Проследявайте и измервайте представянето на служителите, където HR може да създава прегледи на представянето, да управлява трансфери и повишения
- Служителите могат бързо да поискат почивка или напускане.
- Новобранците могат да качват личната си информация, преди дори процесът на включване да започне.
- Получете представа, като използвате тенденциите в общото възнаграждение, текущата сила на работната сила, диференциацията по отдел и т.н.
Paycor е друг HRIS с ограничена функционалност, предназначен изрично за ефективно управление на работната сила и проследяване на информация за служителите.
По какво софтуерът HRIS се различава от другия софтуер за човешки ресурси?
Разграничаването от всички различни софтуери за човешки ресурси е мястото, където попадаме в объркващо място.
Софтуерът за човешки ресурси стана по-сложен и всеобхватен, така че стана донякъде неразличим с много малко разграничители.
Има 3 основни вида софтуер за човешки ресурси:
#1. HRIS – Информационна система за човешки ресурси
HRIS е най-често срещаният от трите и е почти начален софтуер за човешки ресурси. Можете да го дефинирате, като кажете, че управлява служители, включва политики и подпомага различни процеси.
Някои от общите характеристики на HRIS са набиране на персонал, поддържане на системи за присъствие, работни процеси, проследяване на персонала, администрация, обучение, развитие и др.
#2. HCM – Управление на човешкия капитал
HCM прави всичко, което HRIS може да прави, и добавя няколко допълнителни функции заедно с него.
По-всеобхватното софтуерно решение включва възможности за управление на таланти като компенсация, обучение и развитие, планиране на приемственост и планиране на кариера.
HCM също има функции като управление на процеса на включване, проследяване на производителността, контрол на позицията и т.н.
#3. HRMS – Система за управление на човешките ресурси
HRMS се счита за най-изчерпателната система от трите и има всички функции, предлагани от HRIS и HCM. Много функции се припокриват между HRMS и HRIS, но първото добавя различен слой към управлението на служителите.
HRMS включва функции като автоматично изчисляване на данъци, обработка, приспадане и депозиране на заплати. Той също така има управление на времето и труда, което е отлично за проследяване на времето на проекта за подобряване на производителността и печалбите.
И с това твърдение би било трудно да се спори, тъй като повечето компании, които предлагат този софтуер, непрекъснато добавят все повече и повече към тези сложни инструменти.
Това води до използване на всички HR инструменти взаимозаменяемо.
Обратно към HRIS, нека обсъдим видовете HRIS софтуер, които можете да използвате.
Видове HRIS софтуер
В основата си всичките 5 вида HRIS имат основна функционалност, която предлага управление на служителите, автоматизация, самообслужване и централизирани бази данни.
Това са някои от основните функции и освен това, всички различни HRIS софтуери имат набор от уникални функции.
Ето какво представляват тези типове:
#1. Оперативен HRIS
Оперативните HRISs са чудесни за събиране и докладване на данни и ресурси. Той може да поддържа досиета на служителите, подробности за позицията и информация за оценка на изпълнението.
Мениджърите по човешки ресурси могат да използват оперативен HRIS за управление на ефективността, повишения, наемане, вътрешни промени в персонала и оценки.
Това са всички стандартни HR функции, които могат да помогнат на организацията чрез елиминиране на повтаряемостта на тези задачи и повишаване на ефективността.
#2. Тактически HRIS
Тактическите HRIS се фокусират основно върху вземането на по-големи решения, които потенциално могат да повлияят значително на организацията.
Наред с общите функции като обучение, свободни работни места, набиране на персонал и компенсация, той също така помага при разпределението на ресурсите, развитието и анализа на работата.
Тактическият HRIS може да работи с външни данни като доклади от анализа на конкурентите, информация за синдикатите, известия и изисквания от правителството и др.
#3. Стратегически HRIS
Стратегическите HRIS помагат при анализ на компанията за създаване на стратегия и вземане на решения в съответствие с нея.
Този софтуер подпомага планирането на работната сила и картографирането на области и отдели, които ще имат много свободни работни места и изисквания в бъдеще. Те също така помагат при поставянето на цели, свързани с работната сила, като анализират бюджета и пазарните тенденции.
Стратегическият HRIS е създаден за организации от среден размер, които искат да растат допълнително и да разширят своята работна сила.
#4. Цялостен HRIS
Както подсказва името, Comprehensive HRIS включва всичко, което имат горните типове. Организациите, които се нуждаят от функционалността на оперативен, тактически и стратегически HRIS, могат да използват този софтуер, за да рационализират своето управление.
Изчерпателният HRIS включва функции като управление на информацията за служителите и изчисления на свободните работни места, подпомага набирането на персонал и подпомага проследяването и анализа на представянето.
Comprehensive HRISs също са по-скъпи и предлагат стандартна платформа за всичко, от което се нуждае един ръководител на човешките ресурси.
#5. HRIS с ограничена функция
Този тип е пълната противоположност на цялостния HRIS. HRIS с ограничена функция е силно персонализиран и е насочен към много специфични HR задачи. Обикновено този HRIS има само една функция и има изчерпателна система точно за това.
HRIS с ограничена функция може да бъде невероятно решение за по-малки организации, които нямат твърде много изисквания или трябва да се направи само едно нещо.
Те са изключително лесни за научаване и работа, имат способността да бъдат управлявани от един ръководител на човешките ресурси и са много достъпни.
Обобщавайки
HRIS може да промени начина, по който се управляват служителите на една организация.
С по-добри инструменти и функции HR може да поддържа служителите доволни, като същевременно получава най-добрите резултати за организацията.
Въпреки това, важното нещо, което трябва да запомните е, че HRIS ще бъде полезен само ако знаете вашите изисквания.
Така че, не забравяйте да вземете предвид всичко, което сте прочели в тази статия, преди да вземете голямо решение за покупка.