Рационализирайте процеса на доставка на малки и средни предприятия с тези най-добри софтуерни приложения за доставки.
Управлението на процеса на доставка е сложно, тъй като включва покупки, инвентар, поръчки, фактури, доставчици, плащания и др. Но в същото време е жизненоважно за успеха на компанията. Ето защо бизнесът трябва да автоматизира и управлява този процес с приложения.
Ако изчакате до последния момент, за да внедрите софтуер за обществени поръчки във вашата компания, ще има последствия от ръчната обработка. Следователно е разумно да започнете да прилагате тези инструменти веднага щом забележите триенето на неефективните ръчни процеси.
Нека се потопим дълбоко в основите на софтуера за обществени поръчки и да научим за най-добрите инструменти в тази област.
Съдържание
Какво представлява софтуерът за обществени поръчки?
Снабдяването означава намиране и придобиване на стоките и услугите, от които се нуждае бизнесът. Следователно софтуерът за обществени поръчки се отнася до бизнес решение, което автоматизира различни фази от процеса на обществени поръчки.
Независимо дали става въпрос за анализ на разходите, управление на договори или извършване на плащания, такива инструменти могат да ви помогнат да имате пълен контрол върху всяка операция на процеса. Те могат също да се интегрират с различни ERP платформи, за да направят процеса по-гладък.
Освен това някои инструменти също така позволяват на всички служители да имат достъп и да изпълняват задачи от централно звено с потребителско разрешение на pepper.
Какво правят тези инструменти?
Софтуерното приложение за обществени поръчки може да изпълни няколко задачи, за да направи процеса на обществени поръчки лесен за вашия екип. Служителите могат да поръчват покупки отвсякъде и да комуникират с членовете на екипа. Ето основните задачи, които този софтуер може да изпълнява:
- Генерирайте поръчка за покупка и я потвърдете
- Автоматизирайте предаването на електронна поръчка за покупка
- Напомня ви за скорошни поръчки за покупка и анулирания
- Изпратете чакащи поръчки за покупка до подходящия персонал за по-нататъшни действия
- Извършвайте финансови и инвентарни транзакции след пристигането на поръчката
- Избягвайте недостиг на място, като поддържате инвентар
- Събирайте данни и анализирайте тенденциите за максимална доходност
- Рационализирайте процеса на стандартизация в различни платформи
Сега нека обсъдим кога използвате софтуерни инструменти за обществени поръчки.
Кой използва софтуер за обществени поръчки?
Ще ви е необходим софтуер за снабдяване, когато купувате суровини, компютърен хардуер, офис консумативи и т.н., в големи количества през цялата година. Следователно всеки бизнес, който често купува доставки от доставчици трети страни и иска да направи системата за доставки прозрачна.
Най-вече ще намерите следните фирми, използващи инструменти за обществени поръчки:
- Производители на потребителски стоки и електроуреди
- Производители на превозни средства
- Електронна търговия и търговия на дребно
Но има специализиран бизнес, който също използва този софтуер и това са консултанти или агенции за обществени поръчки.
Повечето марки възлагат своите операции по снабдяване на тези агенции за удобство и достъпност. Бизнеси като Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture и т.н. са лидери в консултациите за обществени поръчки.
Как софтуерът за обществени поръчки помага на бизнеса?
#1. Автоматизация на доставките
Автоматизацията на бизнес процесите е очевидна във всяка област, включително доставките. Можете успешно да автоматизирате цялата операция по снабдяване с помощта на софтуер за снабдяване.
От откриването на доставчик до регистрацията, избора на продукт до проверката на качеството и накрая подписването на сделката, всичко е под един софтуер.
В повечето случаи инструментът автоматично обработва вътрешни заявки за закупуване на доставки. Просто се нуждае от одобрение от мениджър, преди да изпрати поръчката за покупка.
#2. Прозрачност при закупуване
Заинтересованите от бизнеса страни като мениджъри и финансови директори могат да наблюдават тенденциите при закупуване от централен софтуер. Няма нужда да прескачате през обръчите, за да получите отчети за обществени поръчки.
Освен това инструментът проследява всяка стъпка до финализирането на сделката, като гарантира корпоративна прозрачност на високо ниво, за да се избегне корупция.
#3. Оптимизация на одобрението
Такива инструменти идват с интелигентни алгоритми за отделяне на истинските поръчки за покупка от загубата. Следователно мениджърите по одобрение получават само заявки за покупка, които са истински през повечето време. Впоследствие мениджърите могат бързо да одобряват поръчки за покупка.
#4. Видимост за разходите
Таблото за инструменти незабавно ви показва общите разходи на компанията за закупуване на консумативи, кои са вашите доставчици, колко им плащате и т.н. Помага ви да бюджетирате проекти, да спестите ненужни покупки и т.н.
Функции, които да търсите, докато избирате софтуер за обществени поръчки
Повечето инструменти за обществени поръчки предлагат стандартен набор от функции. Въпреки това, преди да купите такъв, уверете се, че те предоставят поне следните характеристики:
- Инструментът трябва да се предлага с табло за управление на доставчици, където можете да включите нови доставчици или да прегледате договорите със съществуващи.
- Ще бъде удобно, ако софтуерът предлага и функция за откриване на доставчик.
- Трябва да има помощна програма за управление на риска, която да блокира ненужни разходи или неправомерни поръчки за покупка.
- Вашият инструмент за обществени поръчки трябва да се предлага с функция за одит, така че да можете да проверявате поръчки за покупка, плащания на доставчици и т.н.
- Най-добрият инструмент за снабдяване ще предлага и функция за бюджетиране, при която можете да въведете месечен или тримесечен бюджет и да поддържате покупките в рамките на тази цифра.
- Трябва също да има комуникационна функционалност, която да уведомява потребителя на софтуера за нови поръчки за покупка, фактури, дължими поръчки и т.н.
- Добре е приложението да предлага мобилна версия за проследяване на разходите, одобрение на поръчки, финализиране на сделки и др.
- Надеждният софтуер за снабдяване трябва да ви позволи да зададете корпоративна политика за закупуване.
- И накрая, инструментът трябва да позволява на представителите за обществени поръчки да създават персонализирани работни потоци за обществени поръчки, ако в софтуера липсват шаблони за определени сценарии за закупуване.
След като вече знаете за концепцията на този инструмент и задачите, които може да изпълнява, вижте най-добрите софтуерни приложения за обществени поръчки, които малките и средни предприятия могат да използват.
Precoro
Ако принадлежите към малък или среден екип, Precoro може да ви помогне чрез рационализиране на процеса на покупка и премахване на ръчната работа. Спестява ви ценно време и пари и ви позволява да се съсредоточите върху по-належащи въпроси.
Този иновативен и светкавично бърз софтуер може да оптимизира системата от закупуване до плащане на вашата организация за по-добра работна ефективност. Той ефективно се справя със задачите, включени в процеса на закупуване, като заявки, поръчки и фактуриране.
Освен това Precoro подобрява вашата система за покупки, като подобрява вашия работен процес за одобрение. Етапи на работния процес като процес на заявка, поръчки за покупка, одобрение, фактуриране и управление на фактури могат да се извършват по електронен път с този инструмент.
Приложението също прави много по-лесен контрола на процеса, одобрението и анализа на разходите в движение.
Използвайки това надеждно решение, компаниите могат да имат редовни отчети и анализ на данни. Подробните и изчерпателни отчети обхващат всички процеси в блок-схеми и данни за доставките.
Освен това тези отчети ви позволяват да проследявате и разрешавате грешки, да персонализирате форматите на отчетите за заинтересованите страни и да експортирате данни в реално време за счетоводен и финансов анализ.
Kissflow
Искате ли да имате контрол върху процеса от доставка до плащане, но с достатъчна гъвкавост? Kissflow ви позволява да имате това със своето просто и адаптивно решение. За заявки за покупка предлага течни формуляри, така че да можете да събирате, одобрявате и проследявате заявките за покупка.
След като заявката бъде одобрена, тя автоматично генерира поръчки и издава поръчки за поръчка. За управление на доставчици този инструмент предлага ефективен портал за включване, управление и поддръжка на доставчици.
Докато използвате това приложение, одобряването на фактури в движение става възможно. Той също така поддържа автоматизирано тристранно съпоставяне, проверка на фактури с договори, поръчки за покупка и листове за въвеждане на услуги.
Kissflow може също така да генерира основани на данни и приложими прозрения относно тенденциите в покупките, разходите и ефективността на доставчиците. Използвайки този софтуер, потребителите могат също така да генерират незабавни отчети, които включват персонализирани параметри.
Той също така поддържа безпроблемна интеграция с различни инструменти на трети страни. Отървете се от излишъка, като го използвате с различни ERP и финансови приложения, включително Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP и NetSuite. Това решение също ви позволява да използвате мощни добавки и API.
Екип за доставка
Като SMB е време да опростите процеса на възлагане на обществени поръчки с Team Procure. Този софтуер обаче може също да задоволи нуждите на предприятия, които се занимават със сложни операции по снабдяване на международно ниво.
Тази единствена платформа, базирана на облак, може да обработва всички ваши одобрения, поръчки за покупка и инвентар. Когато става въпрос за заявки за покупка, решението може да ги сортира според бюджет, отдел и тежест. От тези заявки потребителите могат също да генерират поръчки за поръчка и да наблюдават графици за доставка.
Team Procure предлага също функция за ценова матрица, използвайки която компаниите могат да управляват офертите, направени от множество доставчици, закупени от предложилия най-ниска цена. Тъй като различните организации имат различни нужди, това позволява на организациите да създават персонализирани работни процеси за одобрение.
Тук включването на доставчици и продавачи е лесно. Освен това има вградени KPI за проследяване на ефективността. Дори ако имате складове на множество места, този инструмент ви помага да имате интегрирана система за управление на склада. Можете дори да интегрирате неговата услуга във вашата съществуваща система чрез персонализиран API.
ProcurementExpress
ProcurementExpress е идеален софтуер за обществени поръчки, който може да рационализира всички свързани работни процеси. Освен това ви помага да елиминирате дългите ръчни процеси, хартиените следи и възможните случаи на измама.
Неговата иновативна система за одобрение ви позволява да зададете максимални разходи и да определите вериги за одобрение. Компаниите могат също да присвояват предварително определени нива на одобрение на различни служители. Освен това организациите могат да персонализират и автоматизират всички стъпки от веригата за одобрение за оптимизирана ефективност.
Приложението ви позволява да създавате бързи и точни поръчки за поръчки въз основа на връзката ви с отделни доставчици. Можете да включите необходимите полета и падащи менюта, за да създадете професионални и контекстуални поръчки за поръчки.
Според финансовата структура на вашата компания можете да разпределите разходите на различни места, за да избегнете преразход. Използвайки функцията за отчитане в приложението, потребителите могат също така да анализират изчерпателните разбивки на разходите. Освен това, решението може да създава бюджети за различни проекти и отдели.
Снабдявам се
Кажете сбогом на процесите на хартия, бавното одобрение и сложните решения с Procurify. Този проактивен софтуер за управление на разходите предлага пълна видимост и контрол върху фирмените разходи.
Докато използвате този инструмент, става възможно да одобрявате всички поръчки за покупка от едно място. Тук можете също да видите разходите в реално време спрямо бюджетите. Той също така предлага физически и виртуални разходни карти за безпроблемно харчене.
Procurify също поддържа създаване на работен процес за автоматизиране и проследяване на всяка стъпка от пътя на покупката. Можете също да зададете разрешение за закупуване въз основа на отдел и местоположение. Възможността за сортиране на всички поръчки за доставчик е друга подчертана функция на този инструмент.
Приложението може да извършва анализ на ефективността на доставчика, така че да можете да вземате информирани покупки и бизнес решения. Тук можете да импортирате каталожни елементи и подробности, включително изображения.
Това решение се интегрира директно с вашите любими бизнес приложения като Amazon Business, Oracle, Quickbooks и Slack.
Купа
Coupa е платформа, която ви предоставя видимостта и контрола на разходите, от които се нуждаете за управление на процеса на обществени поръчки. Изборът на това решение за вашата компания означава, че можете да доставяте с лекотата на потребителското пазаруване, като същевременно спестявате ценно време на вашите служители.
Основните функции на това приложение са:
- Опростяване на процесите на заявка за покупка и поръчка
- Проследяване на поръчки за покупка в реално време
- Сигнали за намалени цени и други предимства
- Гъвкави форми за въвеждане на данни за базирани на SOW услуги
- Табло за управление на бюджета в реално време
Освен това инструментът поддържа одобрение чрез имейли и мобилни телефони. Освен това компаниите могат да го използват за управление на инвентара и договори.
Белуедър
С Bellwether можете да направите процеса на възлагане на поръчки прозрачен и бърз. Помага ви да се отървете от устните одобрения и дългата комуникация чрез имейли и телефонни обаждания.
Този софтуер ви позволява да задавате заявки, поръчки за покупка и фактури, като използвате минимално време и усилия. Функции като разширен работен процес и бюджетиране осигуряват по-голяма видимост и контрол върху разходите.
Този базиран на облак инструмент предлага необходимата гъвкавост и персонализиране за вашите нужди. Ако вашата компания се нуждае от няколко езика или потребителски полета, Bellwether може да ви предостави това. Освен това ви позволява достъп до приложението извън сайта.
PairSoft
PairSoft е удобен за потребителя софтуер, който фирмите могат да използват за автоматизиране на работния процес в P2P процеса. Също така е полезно за получаване на видимост на разходите и за поддържане на добри отношения с доставчиците и търговците.
Софтуерът може да се внедри бързо във вашата система или съществуващо ERP и да се използва с лекота. Позволява ви да управлявате поръчки за поръчки, като рационализирате целия процес. Освен това получавате пълна информация за разходите в различните категории.
PairSoft може също да улесни комуникацията в реално време между компании и доставчици. Обработката и валидирането на фактури са други автоматизирани задачи, които можете да направите с този софтуер. Той също така поддържа анализи и отчитане.
Заключителни думи
В тази ера на дигитализация за компаниите е предизвикателство да управляват процеса на възлагане на обществени поръчки без софтуер или автоматизирано решение. Тези инструменти могат да открият няколко нови възможности на всеки етап от този процес.
Освен това приложенията осигуряват оптимална ефективност дори когато разширите бизнеса си. Разгледайте списъка с най-добрия софтуер за доставка, за да изберете най-подходящия за вашите нужди. Освен това можете да разгледате основните характеристики, които трябва да притежава стабилният инструмент за автоматизирано снабдяване.
Като малък и среден бизнес може също да искате да знаете за най-добрите инструменти за управление на документи.