8 най-добри инструмента за документиране на процеси за рационализиране на вашия бизнес процес

Софтуерът за документиране на процеси е от съществено значение за бизнеса, тъй като предоставя структурирана пътна карта за бизнеса, за да рационализира своите операции. Документирането на процеса е съществен компонент от управлението на проекти, тъй като отговаря на важен въпрос – Как ще се правят нещата?

Преди това ръководителите на проекти разчитаха на ръчния подход за създаване на документация на процеса, но сега те могат да преминат към пълноценни инструменти за документиране на процеса, които умело рационализират целия процес.

В това ръководство сме изброили най-уважавания наличен софтуер за документиране на процеси, но първо нека разберем идеята за документация на процеси по по-добър начин. Но преди да започнем, ето една удобна таблица, включваща софтуера за документиране на процеса, който сме изброили.

Заглавие

Описание

Разгледайте

Писар

AI инструмент за лесно документиране на процеса с екранни снимки.

Миро

Мащабируема документация на процеса и картографиране с интеграции.

Документ360

Рационализирани бизнес процеси и управление на промените.

Процесна улица

Шаблони за плъзгане и пускане, стандартизирани контролни списъци.

Хефло

Поддръжка на BPMN 2.0, изтегляне/експортиране, WYSIWYG редактор.

Богати шаблони, сътрудничество в реално време, плъзгане и пускане.

FlowShare

Динамично проследяване, заснемане на екрана, експорт в различни формати.

ProProfs

Импортиране от Word/PDF, контекстно-зависима помощ, мултимедия.

И така, как работи софтуерът за обработка на документи? Най-просто казано, процесният документ е подробно ръководство, което обяснява как да изпълните дадена задача. Например, той обяснява пълната процедура за прехвърляне на вашите данни от наследени сървъри към облачната среда за съхранение.

Документът на процеса може да бъде под формата на блок-схема, ръководство или просто политика. Това означава, че документирането на процеса е дейността по записване или документиране на процеса стъпка по стъпка на изпълнение на задача.

Документацията на процеса се оказва полезна за членовете на екипа, новите работници и дори клиентите, когато трябва да разберат как да свършат определена работа.

Как документирате процес?

Процедурата за документиране на процеса е разделена на следните стъпки:

• Изберете процеса, който трябва да документирате, и установете неговата цел и обхват.
• Опишете границите на процеса и дайте отговори на въпроси като какво стартира процеса и кога процесът завършва.
• Споменете резултатите от процеса и действията, които трябва да бъдат извършени след това.
• Посочете софтуера и оборудването, необходими за извършване на процеса. Това може да варира от платформи за кодиране до облачно пространство за съхранение и сървъри.
• Обмислете как ще работи процесът. Можете да създадете стъпка по стъпка процес от началния до крайния етап.
• Избройте имената на заинтересованите страни, лицата, вземащи решения, и служителите, които играят роля в документацията на процеса.
• Сега прехвърлете всички подробности в системата за документиране на процеса и се уверете, че няма да пропуснете нищо.

След като се справите с горното, стигаме до простата част, тъй като не можете да го споделите с членовете на екипа, които могат лесно да получат достъп до него по-късно.

Значение на документирането на бизнес процесите

Документирането на бизнес процесите предлага множество предимства в дългосрочен план. Някои от забележителните са следните:

• Съгласуван бизнес процес – Елиминирайте неяснотата на процесите, така че служителите да могат да постигнат желания резултат.
• Намалете оперативните грешки – Премахнете неефективността от бизнес операциите, за да подобрите работната култура.
• Спазвайте законовите изисквания – Избягвайте правни задължения в бъдеще, ако дадена процедура бъде променена неправилно несъзнателно.
• Управление на промените – Уверете се, че служителите могат лесно да се адаптират към промените, направени в съществуващите бизнес процеси.
• Минимизирайте времето за обучение – Намалете времето за адаптиране на новите служители, като гарантирате, че учат бързо.
• Разпределяне на задачи – Уверете се, че всеки служител има определен набор от отговорности, така че бизнес процесът да не бъде нарушен.

Когато процесът вече е въведен в процедурен формат, за служителите е по-лесно да знаят какви са стъпките, които трябва да следват.

Какво представлява софтуерът за документиране на бизнес процеси?

Несъмнено документирането на процеса е сложна задача и има шансове за човешки грешки, ако се извършва ръчно. Тази постановка на проблема доведе до въвеждането на софтуер за документиране на процеси, който рационализира бизнес процеса на създаване на документи, елиминирайки мястото за грешки. По-долу са някои от вероятните предимства, които софтуерът за документиране на процеси може да предложи.

• Онлайн инструментите позволяват на членовете на екипа да имат достъп до всички документи на бизнес процесите от централизирано място.
• Функциите за съхранение в облак ви позволяват достъп до документацията на процеса в движение, за разлика от ръчния документ, който е достъпен само офлайн.
• Софтуерът ви позволява да го управлявате, актуализирате и да си сътрудничите в реално време.
• Също така е възможен достъп до потребителски анализи, което допълнително помага за подобряване на базата от знания и вземане на информирани решения.

Освен това намирането на информация е по-лесно, тъй като инструментът за онлайн търсене улеснява бързото търсене на необходимата информация или ръководство.

Характеристики, които да търсите

Когато избирате софтуер за документиране на процеси за вашия бизнес, проверете за следните характеристики:

• Трябва да се уверите, че софтуерът предлага приятно потребителско изживяване на хора, които не са запознати с подобни инструменти.
• Тези платформи трябва да могат да представят различни типове данни визуално и също така трябва да поддържат връзки и други форми на медия.
• Уверете се, че функцията за документиране на процеса позволява на членовете на екипа да си сътрудничат в реално време.
• Трябва да е възможно документът на процеса да се експортира в различни формати или да се качи директно на различни платформи.
• Софтуерът трябва да поддържа интеграция с един или повече свързани с бизнеса инструменти, използвани в момента от вашата организация, за да позволи повторно използване на информацията.

Като казахме това, нека разгледаме някои от най-добрите софтуери за документиране на процеси, които сме изпробвали на практика и бихме искали да препоръчаме.

Писар

Ако често отговаряте на повтарящи се въпроси относно изпълнението на задачата, ние имаме решение за вас! Среща Писарбърз и лесен метод за документиране и споделяне на бизнес процеси за секунди.

Характеристика:

• Насърчете служителите и новоназначените бързо да схванат процеса.
• Укрепване на програмите за обучение чрез автоматизиране на документацията на процеса и създаването на SOP.
• Осигурете последователност в организационните процеси със съдържание за обучение при поискване.
• Автоматизирайте процеса на създаване на ръководство за обучение, за да надстроите помощните центрове и базата от знания.

Scribe е базиран на AI инструмент за бързо преобразуване на цифрови процеси в ръководство стъпка по стъпка, без да инвестирате много усилия. Всичко, което трябва да направите, е да активирате записващото устройство на Scribe и да преминете през целия процес. И ето! Имате вашето ръководство стъпка по стъпка, създадено автоматично, заедно със съответните прикачени екранни снимки!

Миро

Марки като Dell, Cisco и Deloitte разчитат на Миро, лесен за използване софтуер за документиране на процеси и картографиране, който ви позволява да картографирате критична информация, свързана с бизнеса. Лесно мащабируема, платформата позволява на членовете на екипа да се свързват и оптимизират бизнес процесите с помощта на вградените инструменти за картографиране.

Характеристика

• Вградете бизнес процеси и steam карти в инструменти като Confluence, Coda и Notion.
• Интегриране на Jira за преглед на бизнес процеса, картографиране на пътуванията на клиентите и проследяване на конкретни действия.
• Различни пакети за управление на проекти, картографиране на пътя на клиентите и картографиране на бизнес процеси.
• Импортирайте лесно карти на процеси от платформи като Microsoft Visio, Draw.io и Lucidchart.
• Богата библиотека от шаблони, за да предложите най-доброто изживяване на вашите клиенти и да се погрижите за техните нужди.

Miro предлага инструменти като Flowcharts, BPMN диаграми, Value Stream Mapping и Swimlanes, които ви помагат да анализирате конкретни сценарии и да подобрите използването на ресурсите.

По този начин можете да визуализирате бизнес плановете и ефективно да комуникирате стратегията и трансформацията на членовете на екипа.

Документ360

Разгледайте Документ360, което помага за предоставянето на по-добро клиентско изживяване на над 10 000 потребители в повече от 80 държави. Предлагайки стандартни оперативни процедури, платформата ви позволява да рационализирате различните бизнес процеси за по-добро разбиране на вашите служители.

Характеристика:

• Оперативен процес за осигуряване на ясно разбиране на одобрените бизнес процеси и за разпространение на осведомеността относно ролите и отговорностите на служителите.
• Управление на промените за безпроблемен преход от остарели бизнес процеси към съвсем нови.
• Модул за обучение на служители, за да се гарантира, че новите служители могат ефективно да усвоят знанията и да подобрят своите способности.

С Document360 можете да гарантирате, че бизнес процесите са ясни и последователни, което косвено ще подобри производителността във вашата организация.

Процесна улица

Проектиран за съвестни екипи, Процесна улица е популярен софтуер за документиране на процеси, който гарантира, че повишава производителността на вашия екип. Този интуитивен инструмент е полезен, когато трябва да документирате всички основни организационни процеси, така че всички служители да останат на една и съща страница.

Характеристика:

• Плъзнете и пуснете редактор, за да създадете и актуализирате шаблоните за минути.
• Стандартизирани контролни списъци с функции като спиране на задачи, одобрения и динамични крайни срокове за правилно проследяване на всеки процес.
• Функцията за автоматично актуализиране за актуализиране на контролните списъци, след като промените бъдат направени.
• Централизираната платформа позволява лесно сътрудничество и търсене на документи.
• Опростено потребителско изживяване за осигуряване на по-бърз процес на обучение.

Бизнесите могат да изберат Process Street, за да документират всички видове бизнес процеси като работен поток на Git, настройка на нови клиенти, включване на служители, ежедневни и седмични задачи, проверка на кандидати, генериране на фактури и процеси на вътрешен одит.

Хефло

С модерно и професионално проектирано оформление, Хефло е инструмент за документиране на бизнес процеси, който ви позволява да изпълнявате процесите така, че документите да се генерират автоматично. Благодарение на Heflo, сътрудничеството в реално време за проектиране на бизнес процеса вече е възможно с няколко кликвания.

Характеристика:

• Поддръжка за нотация BPMN 2.0.
• Изтеглете документация като картина или я експортирайте в друга платформа.
• WYSIWYG редактор за форматиране на текстове и дизайни.
• Категоризирайте процесите в библиотеки със заявки и документацията на процеса в заглавки на елементи за правилна идентификация.
• Дефинирайте бизнес правила и интеграции и извършете оптимизация в рамките на новия цикъл на BPM.

Вие сте свободни да моделирате, анализирате, картографирате, оптимизирате, автоматизирате и документирате бизнес процесите и да ги изтегляте в различни формати като PDF, Word, HTML и Excel или да ги експортирате в BPMN. С функцията за облачно съхранение на Heflo е възможен достъп до документацията на процеса от всяко място и по всяко време.

Създателски

Създателски, платформа за управление на работата предлага шаблони за документация на процеси, за да рационализира процеса на документация на бизнес процесите. Това помага да се изброят бизнес процесите, систематично изпълнявани във вашата организация.

Характеристика:

• Богата библиотека от адаптивни шаблони за изобразяване на различни процеси, екипни работни потоци, алеи за плуване и др.
• Инструменти за плъзгане и пускане за лесно описване на сложни процеси на документиране.
• Импортирайте отчети, екранни снимки и изображения, необходими за създаване на цялостен документ за процеса.
• Експортирайте всички видове данни от различни платформи за лесно извличане и анализ.
• Свържете форми, за да изградите навигационни структури във и между работни пространства, за да премахнете несъответствията.

Притежавайки завладяващи възможности за документиране, софтуерът предлага богати библиотеки с форми и инструменти за диаграми, като диаграми, карти на потока от стойности, BPMN, карти на процеси, карти на дейности и др. С Creately е възможно сътрудничество в реално време, което е необходимо за поддържане на многофункционален екипен работен процес по време на процеса на документиране.

FlowShare

Избирам FlowShare за създаване на интересна документация за процеси и демонстрации за всички приложения, използвани от вашата организация. Повече от 1000 компании вече са създали задълбочени ръководства за създаване на интерактивни обучителни сесии за своите служители с помощта на този инструмент.

Характеристика:

• Динамичен механизъм за проследяване за улавяне на всички действия и автоматично формиране на ръководство.
• Заснемайте екрани и действия като щраквания с мишката, както и преки пътища.
• Замъглете всички чувствителни данни с помощта на вградения инструмент.
• Автоматично генериране на текстови описания, включително имена на елементи – бутони, менюта, раздели и др.
• Групово изрязване на екранни снимки и изображения, за да избегнете излишни задачи.
• Експортирайте във формати като PDF, PPTX, DOCX, HTML, интерактивна демонстрация, PNG, RPA, SCORM, xAPI и др.

FlowShare не само ще намали времето и ще намали грешките, които възникват поради ръчни процеси, но също така позволява на вашата организация да адаптира стандартна процедура за документиране. Приложението ви позволява бързо да променяте съществуващата документация, без да се налага да я правите отново.

ProProfs

Предпочитан от Dell, Sony, Cisco и други известни корпорации, ProProfs е софтуер за документиране на процеси, който ви позволява да импортирате файлове за бързо създаване на документи и, ако е необходимо, да създавате документация директно от нулата.

Характеристика

• Импортирайте съдържанието от Word документи или PDF файлове директно в документа
• Контекстно чувствителна помощ за цялостно разбиране на техническия жаргон
• Включете подсказки, изскачащи прозорци и светлинни кутии за предоставяне на допълнителна информация
• Добавете изображения, видеоклипове и инфографики за по-добро обяснение на бизнес процеса
• Богата библиотека от шрифтове, дизайни и теми за естетика и брандиране.

Платформата на ProProfs ви позволява да добавяте изображения и видеоклипове за по-добро обяснение на процесите на вашите служители и клиенти. Той е оборудван с WYSIWYG редактор, който ви позволява да избирате от набор от опции за стилизиране и форматиране на текст.

Последни думи

Документирането на различните процеси, протичащи във вашата организация, е от жизненоважно значение, за да избегнете непоследователност при извършване на операциите и да представите пътна карта за вашите служители, както и за клиентите. Но това, което е по-важно, е да изберете най-добрия софтуер за създаване на документация за вашата компания, тъй като с правилния софтуер за управление на процеси ще видите подобрен бизнес растеж.

Платформите, изброени в това ръководство, са изпробвани и тествани от нас и се оказаха доста полезни. Въпреки това, идеалният избор за вашата организация ще зависи единствено от вашите индивидуални нужди.

След това, софтуер за автоматизиране на документи, за да спестите работни часове.