От векове документите са жизненоважен компонент на всяка индустрия. Бизнес документацията трябва да е нараснала значително и да стане по-сложна с разрастването на фирмите.
За да използват документите ефективно, фирмите трябва прецизно да ги категоризират и сортират; в противен случай могат да възникнат проблеми за членовете на персонала.
В този забързан свят е добре, че съществува софтуер за автоматизация на документи.
Автоматизацията на документите е възможна благодарение на прогресивните технологии, които оказват влияние върху начина, по който фирмите обработват документацията и улесняват трудоемките и отнемащи време процеси на ръчно документиране.
Въпреки това, с много налични опции, решаването кое е най-доброто за вашата компания може да отнеме време. Някои имат различна функционалност, а други са пригодени за определени типове потребители.
Например, изискванията за автоматизация на документи на екип по продажбите се различават от тези на юридическа фирма и всеки би се възползвал от решение, предназначено за обичайното им ежедневие.
Тази публикация ще открие повече за най-добрия софтуер за автоматизация на документи и как може да ви спести часове.
Съдържание
Какво е автоматизация на документи?
Автоматизацията на документи използва програми и софтуер за създаване на електронни документи с по-малко човешки принос.
Автоматизирането на документи помага за автоматизирането на работните процеси, включително сканиране, съхранение, извличане, улавяне на данни и класифициране на документи.
Потребителите създават документи, известни като „шаблони“ в софтуера за автоматизиране на документи. Тези шаблони указват как трябва да се добавят, променят или премахват документи въз основа на конкретни входове.
Автоматизацията на документите може да бъде:
- Обработка на документи: Извлича уместна информация от различни документи, валидира я и я превръща в обогатени данни за крайния потребител. Всеки етап от жизнения цикъл на документа се обработва по време на обработката на документа.
- Изготвяне на документи: Това включва използване на данни, които вече са били събрани или извлечени като входни данни за изготвяне на предложения, договори, бизнес писма, фактури и др.
Защо бизнесът се нуждае от автоматизация на документи?
Бизнесът трябва да се грижи за много документи, чието неефективно управление може да бъде скъпо.
Обработката на документи става по-достъпна и по-удобна с автоматизацията. Вижте следните причини, поради които фирмите се нуждаят от автоматизация на документи:
Намалете повтарящата се работа с документи
Автоматизирането на документите намалява времето и усилията на служителите, изразходвани за повтарящи се процедури. Сканирането на документи, извличането на данни, класификацията, индексирането на документи и съхранението на данни са от съществено значение за ефективното функциониране на всеки бизнес. Автоматизацията на документи постига всичко това и много повече.
Обработвайте документи по-бързо
Използването на персонализирани шаблони може да намали времето, прекарано в документация, и да рационализира процеса на обработка на документи. Това помага при установяването на процедура за документиране, която всички членове на персонала могат да следват, за да оползотворят добре времето и усилията си.
По-нисък процент на грешки
Документите, създадени ръчно, може да се нуждаят от копиране и поставяне или по-новите могат да съдържат грешки, които трябва да бъдат коригирани многократно, което изисква тежки човешки усилия и добавя ненужни забавяния към операциите.
Тези грешки могат да бъдат елиминирани или значително намалени с точността на усъвършенстваната автоматизация на документите. Предварително дефинирани шаблони и базирани на AI технологии, които използват събирането на данни, улесняват получаването на необходимата информация и уведомяването на съответния персонал, когато липсват данни.
Спестяване на разходи
Бизнесите, които автоматизират създаването на документи, несъмнено ще спечелят от по-ниските разходи. Автоматизацията може значително да намали общите такси, включително тези, свързани с отпечатването на документи, изграждането на картотеки за действителни документи и т.н., и да подобри административния контрол.
Подобрява взаимодействието с клиентите и търговските партньорства
Добрите отношения между служители, доставчици и потребители са от съществено значение за успеха на всяка организация. Поддържането на положителни връзки може да пострада, ако ръчното създаване на документи е склонно към грешки, забавяния и несъответствия.
Достъпът до онлайн документация прави работата с повече доставчици и контакта с повече потребители по-лесни и по-безопасни. Лесното разглеждане на документите от всяко място по всяко време насърчава по-добри взаимодействия и помага за създаване на индивидуализирани клиентски изживявания.
Подобрява сигурността и поверителността
Системите за автоматизация на документи разполагат с вградени цифрови зони за съхранение с необходимите разрешения за достъп, за да се избегне загуба на документи и да се подобри сигурността на данните.
Правният и здравният сектор, например, могат да защитят чувствителни данни от изтичане и пробиви, като използват софтуер за автоматизиране на документи с допълнителни мерки за сигурност.
С какво е по-ефективен от ръчната обработка на документи?
Ако често изготвяте едни и същи видове документи, като договори, фактури или месечни отчети, може да срещнете следните проблеми:
- Отнема много време и усилия за ръчно събиране на данни от много източници, извършване на сложни изчисления и създаване на визуализации за илюстриране на данните.
- Предизвикателство е да се гарантира, че документите са напълно без грешки, дори след като сте прекарали часове (или дни) в търсене на грешки.
Тези проблеми могат да бъдат разрешени с помощта на софтуер за автоматизиране на документи, който ви позволява да събирате данни автоматично от много източници и да ги подреждате, както искате.
В резултат на това можете да създадете всеки отчет за части от секундата, като същевременно сте сигурни, че цялата информация е точна и без грешки.
Характеристика
#1. Уеб достъп
Потребителите трябва да имат достъп до своите документи от всяко място в тази ера, където интернет е толкова широко използван. В ерата на интернет уеб базираният софтуер за автоматизация на документи предлага бърз и лесен достъп до файлове и папки, което е от жизненоважно значение. Те включват:
- Достъп чрез мобилни устройства за преглед или редактиране на документи
- За да съхранявате документи в облака, използвайте облачно хранилище.
- Споделяйте папки или отделни файлове с други чрез споделяне на файлове.
#2. Дръпни и пусни
Плъзгане и пускане е съществен елемент от всяка система за автоматизация на документи. Можете да плъзгате и пускате файлове от едно място на друго или дори от едно приложение в друго.
#3. Търсене на документи
Всеки потребител има много файлове. Следователно те трябва да могат бързо да търсят в тях, като използват само няколко букви от думата за търсене. Софтуерът за автоматизиране на документи помага при организирането на съхранението на документи, така че да е лесно да извличате документи, когато е необходимо.
Потребителите могат лесно да търсят в съхранения материал с помощта на функцията за търсене на документи.
#4. Версии на документа
Версионирането е още една важна характеристика на система за автоматизиране на документи. Потребителите могат да получат достъп до предишните версии на документа, да ги сравнят и да се върнат към предишна версия, ако е необходимо, благодарение на управлението на версиите.
#5. Заключване на файлове
Ключов компонент на софтуера за автоматизиране на документи е заключването на файлове. Потребителите не могат да правят промени в заключен файл, докато лицето, което го е заключило, не го отвори.
#6. Интегриран преглед и редактор
Можете да преглеждате и редактирате документи с помощта на вградения визуализатор, без да ги изтегляте или отваряте в нов прозорец, като спестявате време, като елиминирате необходимостта да прескачате между раздели или програми.
Когато софтуерът забележи, че някой друг прави корекции във файла, той го заключва и след това го отключва, когато приключи.
#7. Оценка и споделяне
Потребителите трябва да могат безопасно и удобно да споделят документи с помощта на добър софтуер за автоматизация на документи.
Може също така да има система за оценяване, която позволява на потребителите да присвоят числена стойност на всеки документ, използвайки предварително определена скала. Този метод на класифициране помага при проследяване кои документи се харесват на служителите и кои изискват промяна.
#8. Привилегии за файлове и папки
Всеки софтуер за автоматизация на документи трябва да включва привилегии за файлове и папки. Можете да управлявате какво може да прави вашият екип с документите, върху които работят, като им предоставите права за редактиране.
#9. Свързване на документи
Процесът на свързване на документи, файлове или други източници на данни заедно, така че да имате достъп до тях от едно място, е известен като свързване на документи.
Тази функция ви позволява да свържете документ с всеки друг подходящ запис в софтуера за автоматизиране на документи или да получите достъп до едно копие от друго.
#10. Интелигентно управление на съдържанието
Най-добрите системи трябва безпроблемно да се актуализират във всички акаунти и източници на данни, да редактират шаблони, да изграждат персонализирани работни процеси и да налагат правила, които гарантират точност, съответствие и стандарти на марката.
Освен това, някои платформи предоставят възможности за групова автоматизация, които позволяват на потребителите да произвеждат стотици или хиляди презентации, изявления, отчети и други видове обезпечения наведнъж, позволявайки на продавачите да правят технически документи при поискване, които са насочени към определени клиентски сегменти.
Създадохме списък с най-популярните решения с кратък преглед на основните им характеристики, за да ви помогнем да избегнете изгубването в широкия набор от налични софтуерни опции за автоматизация на документи.
DocuPilot
Docupilot е лесна за използване и адаптивна програма за автоматизация на документи. Можете да използвате наличните данни и творчески шаблони за създаване на документи. Вграденият конструктор на документи може да създава персонализирани шаблони.
Можете също да изпратите по имейл документите, които правите с помощта на този софтуер за автоматизация, до услуги като Dropbox, Zapier и Docusign.
Характеристика
- Предварително дефинирани шаблони: Docupilot съдържа предварително дефинирани шаблони, които фирмите могат да използват за формиране на оферти, споразумения, фактури и други документи.
- Интеграция: CRM, формуляри, онлайн бази данни, проучвания и човешки ресурси са само няколко източника на данни, с които можете да свържете софтуера.
- Безопасно: С помощта на Docupilot можете да защитите с парола и шифровате вашите документи. Винаги можете да гарантирате поверителността на вашите клиенти, насърчавайки така необходимото им доверие.
- Автоматичен работен процес: Някои от най-сложните работни процеси с документи в бизнеса са опростени с Docupilot. За да не се налага да повтаряте процеса на въвеждане на данни всеки път, когато съставяте документ, това прави целия процес прост.
DocuPilot се отличава със сравнително евтината си цена, което го прави по-достъпен.
airSlate
От генериране на поток до анализ на процеси, airSlate е облачно приложение „всичко в едно“, което може да управлява всеки етап от автоматизацията на вашия документ. Това също е помощна програма без код.
Вашият ръчен персонал за обработка на документи може да бъде намален наполовина, ако можете да се възползвате максимално от приложението.
Характеристика
- Flow Creator: Потребителският интерфейс с плъзгане и пускане на Flow Creator ви позволява да създадете визуално изображение на работния поток на документа (UI).
- Електронен подпис: Към цифровите формуляри, анкетите, документите и съдържанието могат лесно да се добавят правно обвързващи електронни подписи.
- Онлайн анкети: Използвайки функцията за онлайн анкети, можете да правите публични анкети, документи за тестване на бета приложения и въпросници.
- Роботизирана автоматизация на процеси: Можете да автоматизирате процеси с помощта на ботове airSlate, без да пишете нито един кодов низ.
Освен това airSlate разполага с обширна библиотека с хиляди шаблони за автоматизация на документи за повечето сектори.
PandaDoc
Създаването, редактирането и подписването на документи могат да се извършват на едно място с помощта на PandaDoc.
Независимо дали се нуждаете от софтуер за електронен подпис, автоматизирани предложения, инструменти за продажби и маркетинг или сигурна обработка на документи, PandaDoc ще предостави инструментите, от които се нуждаете, за да ускорите вашата бизнес фуния и да имате мигновено подписани документи.
За да осигури безпроблемно изживяване при управление на документи през много цифрови граници, PandaDoc лесно се интегрира с над 30 приложения и расте.
Характеристика
- Пускане и плъзгане: Предоставя на потребителя опции по подразбиране за плъзгане и поставяне в техния документ въз основа на категорията вместо функцията за шаблони.
- Цифров подпис: Това е една от най-важните функции, тъй като позволява на потребителите да подписват цифрово документи, без да използват хартия.
- Създаване на документи: Потребителите могат да създават всеки документ, който желаят тук, и да контролират друго съдържание. Това е идеално, ако трябва да съставите бизнес договори, предложения, оферти и други документи.
- Записване на архиви: След като приключите със създаването на вашия документ, можете да категоризирате и записвате архиви.
Клиентите харесват гъвкавостта на шаблоните на PandaDoc. Друга фантастична функция, която потребителите намират за полезна, е проследяването на документи и анализите.
Кров
Можете да проектирате и автоматизирате всичките си фирмени документи с помощта на Crove. Със своя надежден редактор на документи той може да ви помогне да автоматизирате всичките си документи. За да автоматизирате всеки документ, можете да добавите променливи, логически условия, формули на Excel и електронни подписи.
Като централизирате вашите операции с документи в Crove, можете да си тръгнете с ненужни инструменти. Със своята вградена библиотека от шаблони, Crove надхвърля простата автоматизация на документи.
Характеристика
- Изчисления: Използвайте формули в математиката, за да извършвате изчисления директно върху полетата във вашите документи.
- Формуляри: Създайте своя анкета, включете логика за скриване или показване на въпроси и позволете на всеки да създава документи, като отговаря на въпросите.
- Бърз преглед: Попълнете въпросника и проверете документите си в реално време.
- Публикувайте формуляри: Публикувайте вашите формуляри на публичен URL адрес; всеки може да създава документи, използвайки ги, ако спазва ограниченията, които сте задали за връзката си.
Crove може да бъде вашият идеален инструмент, ако търсите безплатен софтуер за автоматизиране на документи.
Документирайте
Documate е лесен за използване софтуер за автоматизиране на документи без код за сглобяване на правни документи.
Група адвокати и технолози създадоха Documate първоначално, за да помогнат на благотворителните организации за правна помощ при създаването на работни процеси, насочени към клиента.
Основно адвокатите използват този софтуер. Всеки бизнес обаче може да разработи документи, използвайки простите функции на Documate.
Характеристика
- Уеб формуляри: Потребителите могат да проектират уникални уеб формуляри, които въвеждат данни в Word или PDF документи.
- Онлайн проучване: Потребителите създават проучване и след това зареждат шаблонни документи, които се свързват с полетата на формуляра за проучване.
- Вграждане: С помощта на програмата потребителите могат да генерират документи от вход, да разпространяват разработените работни процеси или дори да ги вграждат в уебсайтове.
Тази платформа за автоматизиране на документи е подходяща за професионалисти и адвокати, които желаят решение без код с прост потребителски интерфейс.
Templify
Големите предприятия могат бързо да организират фирмено съдържание и активи чрез този софтуер за автоматизация на документи – Templafy.
Докато повишава ефективността за крайните потребители чрез автоматизиране на създаването на документи, системата гарантира съответствие с марката и законите в документите.
Тази платформа е вечнозелена и адаптивна към постоянно развиващите се ИТ и приложни инфраструктури, използвани от днешния бизнес и организации.
Характеристика
- Система, базирана на разрешения: Тя позволява на мениджърите и екипите за съответствие управление с качествен контрол върху всички активи на документи, като гарантира, че членовете на екипа използват само разрешена информация.
- Интеграция: Служителите могат да опростят създаването на договори, предложения и обезпечения за продажби в рамките на своите програми за текстообработка с помощта на инструментите за автоматизиране на документи на Templafy, които се свързват с приложенията на Microsoft Office и Google G Suite.
- Администраторски интерфейс: Служителите имат достъп до стандартни инструменти за генериране на документи с централното разпространение на файлове с шаблони на офиса.
По-големите фирми могат да използват Templafy, защото се нуждае от минимум 50 потребители.
ExperLogix
Бизнес потребителите могат да рационализират, подобрят и автоматизират критични документи с помощта на всеобхватния, но удобен за потребителя софтуер за автоматизация на документи на Experlogix.
Характеристика
- Потоци от документи: Използвайки визуален интерфейс, можете бързо да създавате потоци от документи, които използват условна логика без кодиране.
- Проектиране на шаблони: Осигурява инструментите, от които се нуждаете, за да създавате динамични, управлявани от данни шаблони и да настройвате сложни работни процеси.
- Събиране на цифрови данни: Experlogix Smart Forms са гъвкави, вградени и уеб базирани форми за събиране на данни, които улесняват потребителите или клиентите да въвеждат и подават информация по електронен път.
- Управление на изхода: Документните услуги предлагат невероятно гъвкави автоматизирани методи за обработка на големи обеми изходни документи.
Content Manager от Experlogix е безопасно и организирано хранилище, което прави по-лесно и по-бързо управлението, съхраняването и извличането на цифрови активи, включително PDF формуляри и документи, лога, снимки и мултимедийно съдържание.
Заключителни думи
Софтуерът за автоматизиране на документи е лесен. Чрез автоматизиране на създаването на подобни документи, вашата компания може да намали грешките, да спести пари и да се отърве от досадната, неприятна задача.
След това можете да проверите най-добрите инструменти за съвместна работа с документи.