Системата за управление на документи спестява вашето ценно време, като организира документите ефективно и позволява лесно търсене на файлове.
Компаниите със сравнително по-малко работна сила често се затрудняват да управляват множество документи и бизнес записи. Ако изберат стабилна система за управление на документи (DMS), ще им бъде по-лесно да поддържат документите организирани.
Освен това тези инструменти повишават ефективността на екипа, като им позволяват бърз достъп до данните, от които се нуждаят.
Съдържание
Какво е управление на документи?
Управлението на документи означава управление, съхраняване и проследяване на документи (документи в Word, PDF файлове или всякакви други формати) в цифров формат. Използвайки тази система, компаниите могат да съхраняват сигурно документи и да централизират целия процес.
Предимства на системите за управление на документи
По-добра производителност
Производителността е ключът към успеха на компанията. Система за управление на документи ефективно и сигурно организира фирмените файлове. В резултат на това екипът може да се тревожи по-малко за поддържането на документи и да се съсредоточи върху най-важните задачи. Когато знаете, че всичките ви файлове се съхраняват сигурно, спокойствието работи като гориво за продуктивността.
Подобрена сигурност
Всяка компания иска да запази своите важни и критични данни защитени. Можете да съхранявате чувствителни документи в система за управление на документи и да контролирате достъпа до тези файлове. По този начин управлението на документи става много проследимо и неговите одитни пътеки могат да се използват по-късно, ако е необходимо.
Намалено място за съхранение
Вече не е нужно да поддържате шкафове за файлове, кошчета за съхранение и кутии. С DMS можете да преминете без хартия и да управлявате документите си цифрово, без да заемате никакво физическо пространство.
Бързо извличане на документи
Търсенето на документи и извличането на файлове може да бъде процес, който отнема време. Използвайки система за управление на документи, можете бързо да намерите желания файл и да спестите ценно време. DMS ви позволява да търсите файлове въз основа на име, метаданни и съдържание, като използвате технология от висок клас.
Оптимално екипно сътрудничество
Повечето решения за управление на документи ви позволяват да си сътрудничите с вашите съотборници. Той може да съхранява файлове, събрани от различни ресурси, и хората могат да имат достъп до файловете от отдалечени места. Някои инструменти позволяват и външни потребители чрез оторизиран достъп.
Прочетете, за да научите най-добрите приложения за управление на документи, които малките и средни предприятия могат да използват.
Управлявам
Управлявам е система за управление на документи, която ви помага да конвертирате данни в знания с висока стойност чрез свързване на документи. Той запазва всички документи в една папка и ги категоризира според проекта или клиента.
Потребителите могат да създават, търсят и споделят данни бързо и ефективно в iManage. Освен това ви позволява лесно да намирате всеки документ и по този начин увеличава производителността.
Този инструмент може да се интегрира с различни инструменти за продуктивност на Office 365 и Google Workspace за опростено управление на документи.
Кутия
Използвайки Кутия, компаниите могат сигурно да съхраняват, управляват и да си сътрудничат върху съдържание, независимо от типа устройство. Неговата функция за управление на жизнения цикъл на документи гарантира, че процесът на управление на съдържанието е в съответствие с разпоредбите, политиките за запазване на данни и заявките за откриване.
Можете да зададете подходящите потребителски права за всеки документ, така че само правилните хора да имат достъп. Той също така ви помага да проверявате активността на потребителите за пълна видимост и контрол.
Box може също безпроблемно да се интегрира с отворени API и корпоративни приложения. Със своите атрибути като хронология на версиите, споделени връзки и коментари, сътрудничеството между членовете на екипа става лесно. Освен това, той използва персонализирани метаданни за категоризиране и организиране на документи.
Folderit
Търсите ли решение за управление на документи, което ви предлага сравнително устойчива система за съхранение и управление на цифрови документи? В такъв случай продължете Folderit. Това е базирана в облак система за управление на документи, която ви помага да се справите без хартия по удобен за потребителя начин.
Той съхранява сигурно метаданните и по-старите версии на файл или документ. Потребителите могат да търсят предпочитаните от тях файлове, като използват име на файл, метаданни, ключова дума и съдържание на документа. Той също така поддържа работен процес на одобрение, свързване на файлове, автоматизирано задържане, напомняне, номериране на документи, одитна пътека и локално архивиране.
Можете безпроблемно да контролирате достъпа до цифрови документи с различни разрешения. Можете да интегрирате приложенията на Office 365 и DocuSign с този инструмент.
OpenKM
OpenKM е решение за управление на бизнес документи, което ви позволява да контролирате производството, съхранението и разпространението на цифрови документи. С него можете да имате по-добър контрол върху документооборота и да подобрите ефективността на усилията на вашия екип.
Това приложение предлага няколко административни инструмента, като дефиниране на потребителска роля, разширено търсене, контрол на достъпа, ниво на защита на документа, подробен регистър за използване, настройка за автоматизация и потребителска квота.
Тук можете да създавате респираторно съдържание за бързо вземане на решения и създаване на знания. Освен това, използвайки този DMS, можете да събирате данни от всеки цифров източник и да си сътрудничите със съотборници.
eFileCabinet
eFileCabinet е мощна система за управление на документи, която малките и средни предприятия могат да използват за онлайн организиране на данни, без значение колко документи имат.
За да съхраните файл, просто го качете на тази платформа. Потребителите могат да намерят всеки файл, като използват името на файла или шаблона на папката. Също така, eFileCabinet ви позволява бърз достъп до често използвани документи.
Докато улеснява сътрудничеството между членовете на екипа, този инструмент също ви позволява да добавяте различни нива на сигурност за контролиран достъп. Той също така поддържа интеграция с инструменти на трети страни, като MS Office, DocuSign и Salesforce.
Някои от другите му функции са автоматизиран работен процес, двуфакторно удостоверяване, споделяне на криптирани файлове, удостоверяване на базата на местоположение или IP и разрешения, базирани на роли.
DocuWare
DocuWare е платформа, където можете да дигитализирате вашите документи и да ги защитите от всяко устройство, по всяко време. Освен това ви помага при обработката на фактури и управлението на служителите. Това е особено полезно за компании, които разчитат на отдалечени екипи или имат разпределена работна сила.
DocuWare предлага защитено хранилище за всички ваши критични бизнес документи, като договори, информация за служителите и финансови записи. След като съхраните файл в този инструмент, вие или вашите колеги можете директно да редактирате или анотирате този документ на същата платформа.
Освен това има интелигентни инструменти за продуктивност, така че потребителите да могат лесно да търсят, проследяват и да си сътрудничат. Това приложение също използва индексни данни, за да организира спретнато всичките ви документи.
Алфреско
Алфреско е платформа, която предлага функции като управление на документи, управление на уеб съдържание, управление на записи и изображения и хранилище на съдържание за рационализиране на организационния работен процес.
Този инструмент с отворен код е съвместим с операционни системи Windows и Unix. Въпреки че е лесно персонализиран, новите потребители се нуждаят от известно време, за да се научат как да го управляват.
Последни думи 📃
С въведено ефективно решение за управление на документи няма да е необходимо да обикаляте безброй шкафове за необходимия файл. Тази статия обсъжда някои най-добри инструменти, които ви помагат да изградите система за управление на документи за вашата организация.
Тези инструменти имат характеристиките, за да се погрижат за нуждите на различни индустрии. По същия начин можете да научите за инструментите за управление на цифрови активи.