6 съвета и трика как да станете майстор на Microsoft Planner

Ако сте използвали Microsoft Planner, тогава ще знаете, че приложението има повече от това, което изглежда. Ето някои функции, съвети и трикове, които да ви помогнат да превърнете от начинаещ на Microsoft Planner в майстор на Planner.

Добавете емоджи към заглавията на задачите си

Думите са страхотни, но понякога емоджитата са по-добри. Можете да добавяте емоджи навсякъде в задача, но за помощ „с един поглед“ най-доброто място е в заглавието на задачата.

Натиснете клавиша Windows+. (точка), за да отворите инструмента за избор на емоджи (Command+Control+Space на Mac) и след това изберете вашето емоджи.

Наличието на емоджи може да бъде наистина полезно за повтарящи се задачи или задачи от определен тип. Можете да видите визуално каква задача е, без да се налага да четете текста.

Към заглавията на сегментите могат да се добавят и емоджи, което е полезно за планове, които имат кофи за конкретни задачи, като графичен дизайн, комуникации, тестване и т.н. Или можете да добавите емоджи, за да стане ясно какво представлява всяка кофа.

Без значение за какво имате нужда от тях, добавете емоджи към заглавията си за по-добро разбиране и по-визуален подход.

Добавете прикачени файлове, контролни списъци и бележки към плочките

Добавянето на емоджи помага да се покаже каква е задачата, но не помага да се покаже как напредва задачата или какво трябва да се направи.

Всеки текст на прикачен файл, контролен списък или бележки, който сте добавили към задачата, може да бъде показан на плочката, за да се улесни да видите какво се случва.

Отворете задачата за планиране и изберете „Покажи на карта“ до елемента, който искате да покажете на плочката.

  Кога е подходящото време да си купите нов Mac?

Подробности на задачата с

Можете да изберете само един от трите, но можете да промените избора си по всяко време. Каквото и да сте активирали, ще се вижда на плочката.

Копирайте една задача или цял план

Имате ли една задача, която трябва да пресъздадете? Не се притеснявайте да пренаписвате една и съща задача няколко пъти, просто я копирайте.

Отворете задачата, която искате да копирате, щракнете върху иконата на менюто с три точки в горния десен ъгъл и след това изберете бутона „Копиране на задача“.

В

Изберете елементите на задачата, която искате да копирате, и след това щракнете върху „Копиране“.

В

Вече имате копие, което можете да използвате за създаване на нови задачи. Това е чудесно за подобни задачи, които трябва да възложите на различни хора, независимо дали става въпрос за задача с едни и същи инструкции, като например организиране на среща един на един с шефа ви, или задача, която различен човек изпълнява всеки ден.

Ако използвате цял куп подобни задачи многократно – като набор от задачи, които изпълнявате за всеки проект, или определен брой седмични задачи – можете да копирате цял план.

Щракнете върху иконата на менюто с три точки в горната част на плана и след това изберете бутона „Копиране на план“.

В

Новият план ще използва същото име като изходния план, но с префикс „Копие на“. Променете го на името, което искате, изберете дали ще бъде публично достъпно за всеки във вашата организация и щракнете върху „Копиране на план“.

В

След няколко секунди новият ви план ще бъде видим в секцията „Последни планове“ на страничната лента.

Всичко ще бъде копирано, с изключение на:

Описание на плана
Членове на плана
Планирайте статус Любим
Прикачени файлове към задачи
Задачи на задачите
Напредък на задачата
Дати на задачите
Задачи Коментари и дейност

Това работи много добре за шаблонни планове, където се нуждаете от нова версия редовно.

Плъзнете между кофи, за да редактирате задачи

По подразбиране задачите ви са групирани в пакетите, които използвате: To-Do, In Progress, Done или каквито и да са други групи, които сте създали. Planner също ви дава възможност да групирате задачи въз основа на свойства, като крайна дата, получател, приоритет и др.

  Как да персонализирате бутоните на мишката на iPad

По-рано сме разглеждали групирането в различни групи, но ето кратко обобщение.

За да промените групирането на задачите си, щракнете върху бутона „Групиране по кофа“ в горния десен ъгъл на интерфейса на Microsoft Planner.

В

Изберете различно свойство, по което да групирате задачите си, и те автоматично ще се пренаредят. Например, ако изберете „Приоритет“, вашите задачи ще бъдат групирани в нови приоритетни сегменти.

Можете да плъзгате и пускате задачи между тези кошчета, за да промените свойствата. Започнахте ли да тествате и открихте ли проблеми? Няма проблем, групирайте по „Прогрес“ и плъзнете задачите, които сте тествали, обратно в колоната „В ход“. След това групирайте по „Присвоено на“ и плъзнете задачите в кофите на назначения, който трябва да разреши проблемите, или в кошчето „Неприсвоено“, ако някой може да ги вземе.

Този процес е много по-бърз и много по-интуитивен от трудоемко отваряне на всяка задача и редактиране на всяко поле.

Добавете задачи и променете датите в изгледа на графика.

Ако искате да видите задачите си до крайна дата, щракнете върху опцията „График“ в горната част на плана.

Това ще отвори календарен изглед на всички ваши задачи. Можете да добавяте нови задачи, да плъзгате задачи към различни дни, за да им дадете нови крайни дати, или да премествате задачи извън календара, за да премахнете крайния срок напълно.

Графикът показва текущия месец по подразбиране, но можете да щракнете върху бутона „Седмица“, за да покажете седмичен изглед вместо това.

В

Изгледът на график е най-добрият начин в Microsoft Planner да получите изглед от птичи поглед на всичко, което трябва да направите. Много по-лесно е да разберете натовареността си, когато можете да го видите визуално.

Независимо дали преглеждате по седмица или по месец, можете да плъзнете и пуснете всяка задача на нова дата, за да промените крайния срок.

  Как да настроите формуляр за разходи в Microsoft Word

Можете също да плъзнете всяка задача от списъка „Непланирани задачи“ в календара, за да й дадете срок.

Обратно, можете също да плъзнете задача от календара в списъка „Непланирани задачи“, за да премахнете крайната дата.

Добавете нови задачи, като щракнете върху бутона „Добавяне на задача“ или като щракнете върху знака плюс (+) на която и да е дата, което автоматично ще зададе крайната дата на задачата да бъде тази дата.

Изгледът на графика ще ви даде различна гледна точка върху задачите ви, както и ще ви предостави интуитивен поглед върху това колко работа предстои.

Вижте всички прикачени файлове в хранилището за файлове на Planner

С течение на времето планът може да има много прикачени файлове, независимо дали са изображения, документи, електронни таблици или нещо друго. Ако искате да намерите отново прикачен файл, можете да ги разгледате във файловия магазин.

Щракнете върху иконата на менюто с три точки в горната част на плана и изберете опцията „Файлове“.

В

Това ще отвори нов раздел във вашия браузър, който показва сайта на SharePoint, който съхранява всички файлове от вашите задачи.

Добавяте, редактирате или изтривате файлове, но бъдете предупредени, ако изтриете файл от тук, той ще бъде изтрит от вашия план. Ако обаче имате много прикачени файлове в задачите си и трябва бързо да намерите такъв, това е как да го направите.

С тези съвети и трикове вие ​​сте на път да научите всичко необходимо, за да станете майстор на Microsoft Planner.

x