Казват – „Времето е пари“.
И не мога да се съглася!
В този бързо бърз и конкурентен свят всяка секунда е от значение. Има значение навсякъде, било то личен или професионален живот. Ако можете да управлявате времето си добре, то решава много важни аспекти от живота ви.
Дори се превежда като управление на бизнес или организация. Правилното управление на времето може да повлияе на успеха на вашата организация. И защо не; колкото по-продуктивен може да бъде вашият екип, толкова по-голям ще бъде потенциалът за печалба.
Ето защо съвременните организации обръщат много внимание на правилното управление и използване на времето си. Те избират начини за часовник, които служителят предприема, за да изпълни определена задача по този въпрос.
Съдържание
Трябва ли да се ориентирате към проследяване на времето на служителите на първо място?
Като цяло проследяването на времето се счита за близък роднина на производителността, който изчислява колко ефективен е човек при завършване на работата си. Мениджърите подобряват операциите и намаляват разходите въз основа на тази информация за максимизиране на печалбите.
Според а отчет от Harvard Business Review икономиката на САЩ губи около 50 милиона часа на ден, което възлиза на 7,4 милиарда долара.
Причините може да са толкова много, тъй като има много разсейващи фактори като социални медии, случайни разговори с колеги, четене на новини и т.н. Вярвате или не – проследяването на времето всъщност се подчинява на Закона на Паркинсон, който гласи, че работата се разширява с наличното време, което е отделено за нейното завършване.
Може да сте го изпитали в някакъв момент. Например, давате на служител два дни време, за да изпълни 5-часова задача, а след това му отнема пълните два дни. Това е така, защото хората приемат, че им е необходимо повече време за изпълнение на задачата и дори да могат да я направят по-бързо, те продължават да усъвършенстват работата, докато настъпи крайният срок.
Освен това проследяването на времето също стана важно, особено когато имате отдалечен екип за управление. Тук не можете да държите под око всеки служител и не можете да подслушвате компютъра му с видео или телефонни разговори, които допълнително ги разсейват.
Какво е решението тогава?
Е, инструментът за проследяване на времето е предназначен точно за справяне с такива проблеми и може да помогне за поддържане на продуктивността.
Какво представлява софтуерът за проследяване на времето?
Компютърна програма, която ви позволява да следите времето си, като записвате общото време, прекарано от служителя в изпълнение на конкретна задача. Може да предоставя отчети и статистики.
Основната цел на този софтуер е да увеличи производителността и да държи под око хората, които губят време. Този процес на проследяване на времето започна главно в секторите на услугите, а сега се разшири до бизнеси от всякакъв мащаб и ниши.
Днес големите фирми, агенции и дори фрийлансъри са започнали да използват софтуер за проследяване на времето, за да ги поддържат продуктивни по време на работното им време.
Как помага?
Ако можете да проследявате времето, можете да измерите действителното спрямо разпределеното време за изпълнение на задачата. И ако можете да го измерите и да намерите факторите, влияещи върху представянето, можете да работите върху него и да го подобрите.
Разберете кога, къде и как се прекарва времето ⁉️
Софтуерът за проследяване на времето ви помага да получите пълна картина кога, къде и как вашите служители прекарват времето си. Ако видите някакво несъответствие, можете да говорите с тях, да зададете правилно приоритетите си и да им помогнете там, където липсват.
Увеличете печалбите 📈
Като проследявате точно времето и наблюдавате как и къде се използват вашите ресурси, можете да разберете кое се изплаща и кое не. Въз основа на това можете да наблюдавате и планирате бюджети на проекти, като същевременно променяте приоритетите на задачите.
Въз основа на това колко часа ще отнеме изпълнението на дадена задача, мениджърите могат да предложат цената на своите клиенти. Проследяването на времето помага на хората да останат отдадени и продуктивни, докато работят по текущи задачи. Те винаги могат да премерят колко време трябва да отделят за конкретни задачи и да планират съответно за постигането им, вместо да работят хаотично без ясни цели.
Предайте напредъка 🚧
Всеки може да допусне грешки или понякога да загуби ритъм; все пак сме хора. Така че, ако някой не е в състояние да изпълни задача за определено време или отнема повече време от предвиденото, той може да предаде това съобщение на своите мениджъри, като проследи времето си преди да настъпи крайният срок.
Стимулира дисциплината
Проследяването на времето дава чувство за отговорност и насърчава дисциплината. Така се мотивирате да изпълните дадена задача в рамките на определения период, вместо да отлагате.
Сега е моментът да разгледате някои от най-добрите налични на пазара софтуери за проследяване на времето, които могат да помогнат на вашия екип да остане продуктивен, да рационализира проектите ви и да ги завърши навреме.
DeskTime
Увеличете производителността на вашите екипи и наблюдавайте напредъка на вашите проекти със сигурно и лесно приложение за проследяване на времето – DeskTime.
Софтуерът ви помага лесно да управлявате вашите проекти, както и фактури. Можете лесно да планирате почивни дни и ваканции под един чадър. Освен това DeskTime ви улеснява да наблюдавате отпуските по болест, ежедневните дейности и с времето да разбирате работния процес.
Можете да персонализирате отчетите, да ги изпращате на клиентите си за по-голяма прозрачност и да ги изтегляте, когато пожелаете. Той поддържа интеграция с приложения като Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab и др.
DeskTime предлага превъзходна сигурност на данните, като следва индустриалните стандарти чрез криптиране, защитни стени, сертифициране на центъра за данни по ISO 27001 9001, защита на вход и парола и съхранение на данни на Tier-3 сървъри.
Други включени функции са:
- Автоматични екранни снимки и проследяване на активността
- Проследяване на URL адреси и приложения
- Изчисляване на разходите
- Проследяване на заглавието на документа
- Проследяване на проекта
Освен това те имат специален екип за поддръжка чрез имейл и чат.
Бонсай
(Здравей) Бонсай е пакет от помощни програми за самостоятелно работещи професионалисти, включително отлично проследяване на времето.
Този инструмент ви позволява да зададете персонализирана ставка на час за различни проекти и часове за фактуриране на вашите клиенти само с едно кликване. Освен това можете да изберете да закръглите времето, за да изглеждат лесни изчисленията.
Но Bonsai наистина блести, когато следите времето за целия си екип. В този случай получавате обобщен график с общи часове и таксувана сума.
Друго хубаво нещо е, че Bonsai работи многоплатформено, включително на macOS, iOS, Andriod и като разширение на браузъра за Chrome.
Няма безплатна версия завинаги, но можете да се възползвате от пълнофункционалния безплатен 14-дневен пробен период.
А абонаментите няма да ви ограничат само до проследяване на времето, но идват с някои удобни интегрирани инструменти за фактуриране, счетоводство, управление на задачи, данъчно планиране и т.н.
RescueTime
Награденият инструмент за проследяване на времето на RescueTime ви позволява буквално да „спасявате“ ценното си време и да го превръщате в продуктивни часове.
RescueTime проследява времето автоматично, без да е активирано ръчно въвеждане. Той ви подканва да добавите към проследяване на офлайн време с 1 щракване, защото не всичко се случва онлайн. Така, дори и да сте далеч, можете да получите пълна картина на случващото се около вас.
Можете да използвате FocusTime, за да блокирате разсейващи приложения и уебсайтове по време на работното време. Интегрирайте RescueTime с полезни приложения като Google Calendar, Slack плюс стотици други приложения. Работи безпроблемно с macOS, Windows, Android, iOS и Chrome.
Можете да изпробвате този софтуер безплатно за 14 дни, за да видите как може да ви помогне.
Teamdeck
Наблюдавайте работата на вашия екип чрез графики и софтуер за проследяване на времето – Teamdeck. Тя ви позволява да следите таксуваните часове в отделите на вашата организация и различни проекти. Освен това ви позволява да сравнявате графиците на даден проект с разписанията на записващото устройство и да забележите правилната част, преди да обсъдите бюджета.
Teamdeck ви позволява да наблюдавате представянето на вашия екип и да сравнявате очакваното с действителното. С наличната информация можете лесно да създавате отчети от графиките, като изчислявате KPI.
Освен това Teamdeck е полезен за проследяване на печалбата ви и за лесно управление на натоварването на екипа. Това е отличен инструмент за творчески агенции, софтуерни къщи, продуктови екипи, ОП и финанси.
Софтуерът е безплатен за до двама членове. Платете за хората, които използват Teamdeck, и добавете повече в бъдеще, когато екипът ви расте с $3,99/член/месец. Вземете 7-дневен безплатен пробен период с плана, разберете какво работи при вас и спестете времето си.
Таймкемп
Мощният, но прост софтуер за проследяване на времето – Timecamp е идеален за множество индустрии, фирми и професионалисти.
Забравете микромениджмънта и бъдете на същата страница като служителите си, като им дадете възможност с Timecamp. Използвайки софтуера, те могат сами да проследяват своите дейности и да работят според отговорностите си, знаейки, че могат да бъдат държани отговорни на основание загуба на време.
Той може автоматично да сканира имена на домейни на приложения и да ги организира в различни категории. Проницателните отчети ви помагат да измервате рентабилността и да проследявате бюджетите. Неговата функция за таксуване ви позволява да маркирате проследеното време като неподлежащо на таксуване или като подлежащо на таксуване и ускорява процеса на фактуриране.
Отървете се от скучното присъствие и графики, тъй като този инструмент ви помага да автоматизирате тези дейности само с едно щракване. Timecamp се интегрира с над 100 приложения, включително Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar, Xero и др.
Възползвайте се от Timecamp само за $5,25/месец при годишно таксуване.
Доктор на времето
Не, не говорим за Повелителя на времето, Доктор Кой!
Доктор на времето е софтуер за проследяване на времето, който помага незабавно да подобри производителността и фокуса на вашия екип. Ежедневните отчети и графики показват показатели за целия ден, за да ви помогнат да разберете колко продуктивни сте останали през целия ден. Както изглежда, можете сами да си поставите цел и да се опитате да я победите.
Неговото интуитивно табло прави проследяването на времето лесно, където можете да видите задачите, вашите клиенти и разсейващите ви неща. Time Doctor е напълно персонализиран, така че можете да използвате само функциите, от които се нуждаете, и да изключвате други функции, когато не са ви необходими.
Проследявайте използването на конкретно приложение или програма заедно с времето, което служителите прекарват на определени уебсайтове. Веднага ще разберете, ако някой прекарва твърде много от времето си в YouTube или Facebook. С Time Doctor също е възможно да правите екранни снимки на мониторите на служителите, за да можете да знаете какво точно правят, за да идентифицирате разсейването, неефективността и да предотвратите загубата на време.
Освен това можете да маркирате клиенти с бели етикети, като им позволите да имат достъп до отчети за задачи и екранни снимки, за да картографират напредъка. Изчислете автоматично заплатите въз основа на фиксирани часове или заплати в допълнение към управлението на заплащането на служителите и таксуването на клиентите. Софтуерът е съвместим с Windows, Android, Mac, Linux, iPhone и Chrome.
Интегрирайте го с GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho и др. Друга интересна функция е, че дава изскачащи предупреждения и подтиквания, когато служителите използват твърде много неработещи приложения или стоят бездействащи дълго време. Можете също така да проследявате присъствието, за да идентифицирате закъснелите и да проследявате времето за почивка.
Наличен Time Doctor само за $10/месец. Ако не го намирате за полезно, отменете го по всяко време, тъй като няма договори.
Прибиране на реколтата
Проследяването на времето става лесно с удобния за потребителя интерфейс на Прибиране на реколтата. Създаден е през 2006 г. и днес над 50 000 фирми по целия свят се доверяват на този софтуер.
Harvest съпоставя необработените данни, взети от графиките, в обобщение, където можете да видите как се справя вашият екип. Можете да използвате тези визуални отчети с отговори на жизненоважни въпроси и да поддържате проектите и задачите в правилния план.
Превърнете вашите разходи и време за фактуриране в професионално изглеждащи фактури, препратете ги на клиентите и събирайте плащания онлайн без никакви проблеми. Прогнозата е дъщерно приложение на Harvest, което ви позволява да планирате времето си, което да използвате в бъдеще. Можете да изтеглите тази информация в Harvest и да управлявате проектите си по-добре.
Опитайте напълно функционален 30-дневен пробен период, за да измерите ефикасността на софтуера.
Превключване
Превключване е един от най-простите софтуери за проследяване на времето, който ви помага да изпълнявате задачите си навреме.
Всичко, от което се нуждаете, е само едно кликване, за да започнете с ново въвеждане на време и да продължите да проследявате предишни задачи. В случай, че сте забравили да стартирате инструмента за проследяване на времето, Toggl Desktop приложенията и Toggle Button ви напомнят. По същия начин ви помага и когато забравите да спрете таймера, като засича време на неактивност.
Toggl е способен на 100+ популярни интеграции. Позволява ви да въвеждате време ръчно след приключване на седмица или ден и можете също да превърнете събитията в календара във времеви записи.
Филтрирайте информацията за проследяване на времето, за да можете да извличате конкретни данни, когато е необходимо. Можете да експортирате отчети в различни файлови формати, включително PDF, CSV и Excel. Неговото табло за управление на Project е ясно и лесно за разбиране с визуални данни, което ви позволява да забележите проблеми в ранен етап и да се преборите с тях.
Разпределете дължимите ставки директно за всички ваши проекти, като се уверите, че получавате справедливо заплащане. Няма значение на какво устройство „превключвате“; той синхронизира вашите данни в реално време. Стартирайте и спирайте времето във вашия браузър, телефон или лаптоп с лекота.
TMetric
Освободете се от скучното отчитане на времето и изберете TMetric като приложение за график на вашата организация. Има над 20 години опит в предоставянето на отлични услуги на фирми по целия свят.
TMetric може ефективно да проследява задачите ви до минута, като същевременно анализира производителността на голяма дължина. Задайте бюджет за задачи, проследете разходите за развитие и получете ясна представа за приходите си.
Не се притеснявайте, докато управлявате служители, както на място, така и от разстояние. Това е така, защото TMetric ви позволява да наблюдавате работни дни, присъствие, работно време, извънреден труд, нива на активност, таксувани часове и т.н. Създавайте професионални и точни фактури.
Интегрирайте TMetric с приложения, които използвате често. Можете да използвате безплатен план на TMetric, за да проследявате екипа си, състоящ се от до 5 члена, или да изберете платени планове или повече функции.
BeeBole
BeeBole предлага гъвкаво и лесно проследяване на времето, което могат да използват всички видове бизнес. Те могат да проследяват времето месечно, седмично или ежедневно и да управляват празници и отсъствия.
Можете да заключвате записи; използвайте го отвсякъде, тъй като софтуерът е достъпен за множество браузъри и устройства. Интегрирайте BeeBole със софтуер за таксуване и ERP чрез техния API. Той също така поддържа интеграция на Office 365 и Google Suite, като използва своето приложение за график на Google.
Получете по-добър контрол чрез поток на одобрение, мениджърски достъп и автоматизирани напомняния. Неговото табло за управление може да се персонализира, където можете да генерирате отчети относно присъствието, таксуваните часове, бюджета, печалбата и маржа. Можете да ги експортирате, проверявате и отпечатвате по всяко време.
За сигурност BeeBole поддържа 256-битово криптиране, ежедневни архиви, хеширани пароли, одитни пътеки и ограничителни местоположения на сървъри, за да защити клиентските данни.
Приложението BeeBole Timesheet има одобрение от DCAA и е съвместимо с GDPR. Предлага се на множество езици, включително английски, френски, испански, немски, италиански, холандски, полски и португалски. Те гарантират 99,9% време на работа, за да ви служат най-добре и са на разположение, за да го изпробвате безплатно за 30 дни.
Workpuls
Следете производителността си, като изберете Workpuls.
Управлявайте вашите проекти с лекота и достъпвайте всички данни на проектите от ясна Kanban дъска. Получавайте известия за това кои уебсайтове и приложения служителите често използват, докато работят по проекти. Също така ви помага с екранни снимки, за да получите доказателство относно тяхната работа.
Проследявайте служителите в реално време, отчитайте присъствието автоматично и анализирайте производителността с помощта на проницателни отчети. Инструментът ви дава достъп до данни, които са на възраст до 2 години. Можете да изберете да получавате отчети на месечна, седмична или дневна база по имейл.
Workpuls позволява ръчно въвеждане на време, етикетиране на производителността за уебсайтове и приложения и управлява точно сметките, за да гарантира рентабилност. Дайте възможност на клиентите си, като им позволите достъп до данните относно техните проекти, за да могат да проследяват напредъка.
Можете да изберете да съхранявате данните си или в облака, или на място. Те използват стабилната инфраструктура на Google Cloud за съхраняване на вашите данни за по-добра сигурност.
Хъбстаф
Съсредоточете се върху производителността с проследяване на времето на служителите Хъбстаф.
Той предлага богато на функции табло за управление, което можете да използвате, за да разделите часовете на служителите, да управлявате времето с лекота и да преглеждате подробни графици. Вижте какво правят служителите ви, като използвате GPS на Hubstaff, както и инструментите за проследяване на времето за геозони. Можете да настроите мобилните приложения за Android и iOS да се включват или изключват автоматично.
Можете също така да изпращате напомняния на вашите екипи, когато имат достъп до непродуктивни уебсайтове. Hubstaff предлага екранни снимки по избор, за да можете да изберете да видите мониторите на служителите и ви позволява да записвате местоположението и работното време на всеки член на екипа, за да сте сигурни, че всичко е направено правилно.
Проследявайте ставките на заплащане и часовете, за да им платите за работата им и задайте максимални часове или бюджет, за да получавате сигнали, в случай че достигнете лимитите.
Clockify
Приложението за график и минималистичен инструмент за проследяване на времето – Clockify е ефективен, за да ви поддържа продуктивни през целия ден.
Това е безплатен софтуер, който можете да използвате завинаги за неограничени потребители, проследяване и проекти. Можете да го използвате безпроблемно както на вашия работен плот, така и на мобилно устройство. Стартирайте и спирайте таймера, когато пожелаете, и въведете часовете ръчно.
Влезте в седмичния си график в рамките на минута, вижте общото време/активност за един ден, заредете бързо дейности и добавете бележки за повече информация. Неговото невероятно табло за управление ви позволява да видите най-добрите дейности, подчертавайки къде членовете на вашия екип прекарват голяма част от времето си. Визуалните диаграми ви позволяват да преглеждате парите и изразходваното време заедно със състоянието на живо на вашата работа.
Филтриране на отчети по потребител, активност и ден; експортиране на отчети чрез Excel, CSV или PDF; и ги споделете с вашите клиенти чрез връзка. Поканете вашия екип да записва присъствие, осигурете допълнителни разрешения и задайте тарифите си за потребител.
Навременно
Автоматизирайте проследяването на времето и воденето на бележки с Навременно за по-голяма точност.
Запишете работата си заедно с времето, прекарано в различни приложения. След това оставете AI да изготвя графици с висока точност вместо вас. Неговият синхронизиран график и таблото за управление в реално време поддържат работата на всеки член на екипа видима.
Получете бърз преглед на регистрираните часове, липсващите часове, седмичните дейности и капацитет, с течение на времето и т.н. Управлявайте лесно проекти чрез визуализиране и планиране на проектни ресурси от едно интелигентно пространство.
След това можете да проследите бюджетите си и да изтеглите отчет, за да видите как хората прекарват времето си по проекта. Timely не включва екранни снимки от трета страна или инвазивни, за да запази данните ви поверителни. Той поддържа широка гама от интеграции и позволява проследяване на местоположението.
TrackingTime
TrackingTime е лесно за използване приложение за график, което ви помага да записвате общите работни часове и да преглеждате състоянието на вашите проекти в реално време, за да можете да измервате производителността.
Той показва превъзходна гъвкавост за бюджетиране на проекти, заплати, фактуриране на клиенти, анализ на работата и др. TrackingTime е съвместим безупречно с множество приложения като Todoist, Smartsheet, Trello, Microsoft Teams и др.
Бонус съвети, за да накарате екипите да се включат за проследяване на времето им
- Никога не оставяйте служителите на тъмно; бъдете честни, за да им обясните предварително необходимостта от проследяване на времето и ползите от това за тях самите и за компанията.
- Направете го гъвкаво и лесно за тях, за да не се чувстват изтощени. Автоматизирайте процеса, като използвате лесен за използване и интуитивен инструмент за автоматизиране на процеса
- Начертайте ясни насоки без объркване или бъркотия, защото изпълнението на задачите е важно, но правилното им изпълнение е още по-важно.
- Всеки в екипа трябва да следва едни и същи указания; било то служители или мениджър. Когато видят мениджърите да следят времето им, служителите го възприемат като ненатрапчиво и го приемат като ценна практика.
- Съберете отзиви за това как е било цялостното изживяване от проследяването на времето за тях. Разберете техните болезнени точки, помогнете им и приветствайте предложенията, ако имат смисъл.
Заключение
Управлението на времето не е лесна задача. Изисква отдаденост, постоянство и постижима цел. Използвайки софтуер за проследяване на времето, можете да направите нещата малко по-лесни за членовете на вашия екип, така че те да бъдат по-продуктивни и дисциплинирани, което се оказва печеливша ситуация за всички в екипа.