Софтуерът за управление на разходите носи контрол, видимост, съответствие и документация, за да помогне на бизнеса да намали разходите, да избегне ненужните разходи и да плаща на доставчици или служители навреме.
Бизнесът определя бюджет за няколко дейности като застраховка, капиталово оборудване и снабдяване с инвентар. Изтичането на бюджет обаче уврежда маржовете на печалбата на вашата компания, когато разходите остават без надзор.
Освен това, когато бизнесът се разраства, такива проблеми също ще нарастват в обем, което ще затрудни рентабилността на вашия бизнес. Следователно фирми от всякакъв размер използват инструмент за управление на разходите, за да следят парите, които излизат, и да ги поддържат в рамките на бюджета на компанията.
Съдържание
Какво е управление на разходите?
Управлението на разходите е процес на управление на всички бизнес покупки и плащания на доставчици. Основната цел е да се отчете всеки долар, излизащ от фирмената сметка, и да се получи най-добрата стойност.
Политиките за управление на разходите трябва да автоматизират и интегрират всички свързани с разходите дейности от източника до уреждането на доставчика. Такава подробна практика трябва да гарантира, че обществените поръчки вървят според плана на заинтересованите страни в бизнеса. Освен това, той налага плащане към доставчици, изпълнители и други трети страни чрез процеса на спазване на договора.
Значение на управлението на разходите
Стандартните дейности за управление на разходите предлагат следните предимства:
- Бизнес ефективност чрез автоматизиране на процесите за проследяване на разходи и разходи, които са податливи на грешки и досадни, ако са делегирани на служителите.
- Намалете рисковете и разходите, тъй като инструментът ви казва за продукта, който се доставя, името на доставчика и разходите, свързани с доставката.
- По-добро сътрудничество между бизнес ресурси и трети страни е постижимо, когато следвате стандартен процес за управление на разходите заедно с цифрово приложение.
- Устойчиви подобрения на производителността чрез освобождаване на служителите от рутинната работа и им позволяване да изпълняват задачи, които носят приходи за вашата компания.
Следните са най-добрите инструменти за управление на разходите, които ви позволяват да управлявате всички разходи и да получите най-добрата стойност за парите, които харчите:
Въздушна база
Въздушна база е цялостен инструмент за управление на разходите за различни типове бизнеси, като компании на ранен етап, малки предприятия, компании от среден пазар, предприятия преди IPO и предприятия. Той предлага куп усъвършенствани решения за контрол на разходите, одит и надзор.
Например, модулът за управление на получаване предлага налагане на съответствие, лесно прикачване на разписки, специални имейли, споделяне на разписки от друго устройство и т.н. Освен това има модул за сигурност и откриване на измами, за да се даде възможност за контрол на карти, лимити на карти, блокиране на карти, откриване на измами, известие за измама, криптирано споделяне на данни за виртуална карта и др.
Спендеск
Спендеск има много полезни и интуитивни функции, включително интеграции и оптично разпознаване на знаци (OCR). С този инструмент вашата компания може да автоматизира всички повтарящи се разходи. Нещо повече, той е достатъчно мощен, за да съпостави заявките за разходи към съответната фактура и да спести време.
Spendesk също е гъвкав инструмент, така че компаниите да могат да го персонализират според своите подходи за управление на разходите. Например, присвоявате дебитни карти за конкретни разходи на отделен персонал. Освен това можете също да зададете виртуални кредитни карти за еднократна употреба.
Освен това предлага насочени известия за валидиране на плащане, интегриране на счетоводен инструмент, преглед на разходите в даден момент и табло за цялостен преглед на разходите.
Купа
Купа е друг популярен инструмент за управление на бизнес разходи (BSM) с облачен достъп. Той може да управлява разходите в различни бизнес вертикали като плащания, вериги за доставки, обществени поръчки, хазна и т.н. Има три купчини инструменти за удобно управление на разходите.
Първият набор от инструменти са приложенията. Този стек обхваща всички основни модули като доставки, фактури, разходи, заплащане, управление на договори, стратегически източници, анализ на разходите и т.н.
Вторият стек е платформата BSM, която се фокусира върху поверителността на потребителите, профилите, сигурността на данните и интеграциите. Той включва свързано ядро, облачен достъп, интеграции, графичен потребителски интерфейс (GUI) и др.
И накрая, третият стек е бизнес общността на Coupa. Той предлага функции като отворена бизнес мрежа, предимство на Coupa и общностен AI.
Emburse
Emburse предлага пълни инструменти за управление на разходите за стартиращи фирми на големи мултинационални компании. Неговите решения включват управление на разходите, дължими сметки, автоматизация на покупките, рационализирана платежна система, одит, управление на пътувания и табла за управление на данни.
Emburse предлага виртуални карти, които могат да бъдат издадени направо през неговата платформа, като се използва инструмент, наречен Emburse Spend. Виртуалните карти на Emburse се интегрират безпроблемно със софтуера, използван от счетоводни и AP екипи, включително Emburse Chrome River, Emburse Certify или някой от другите предлагани продукти. Продукти като Emburse Go помагат на мениджърите на пътувания да следят отблизо своите пътници и разходи.
Най-доброто нещо е модулният подход на Emburse за управление на бизнес разходите в зависимост от размера на компанията. Emburse Tallie работи добре за малки и средни предприятия. Emburse Certify работи добре за базирани в САЩ предприятия. Emburse Chrome River работи добре за големи предприятия с операции, независимо къде се намира офисът. Големи фирми като Microsoft, Nike и Estee Lauder използват софтуера на Emburse.
Мрежови плащания
Мрежови плащания е още един софтуер, който можете да използвате и да спрете изтичането на средства. Първо, неговата функционалност Spend Insights ви предоставя ценни прозрения за данни точно когато имате нужда от тях. Всеки път, когато преглеждате изразходван артикул, неговото мобилно приложение автоматично показва възможности за спестявания в бъдеще, прогнозиране на разходите при текущата ставка и т.н.
Второ, неговият модул за контрол на разходите ви получава сигнали за искане за плащане в реално време, позволява ви да ограничавате разходите, да анулирате абонаменти от един централен интерфейс и да блокирате плащания на доставчици с едно кликване. Други забележителни функции са оптимизиране на разходите, отчитане в реално време и автоматизиран работен процес на плащане.
Рампа
Рампа раздели своята система за управление на бизнес разходите на 4 мега модула: Start, Scale, Streamline и Save. Модулът Start ви дава достъп до инструменти за управление на няколко карти, плащания на сметки (ACH/чекове/карти), проследяване на разходите в реално време и точно отчитане на разходите.
Модулът за мащаб ви позволява да налагате бизнес политики относно разходите и разходите. Например, можете да използвате политики за разходите, за да зададете правила и контрол на разходите, за да наложите тези насоки за разходите.
Модулът Streamline ви предлага няколко работни потоци (включване, сътрудничество и счетоводство), за да автоматизирате управлението на разходите и да го интегрирате (1000+ интеграции) с други бизнес инструменти. И накрая, модулът Save е там, за да се погрижи за вашите нужди за съпоставяне на разписки, категоризиране на разходите, информация за цените, информация за спестяванията и т.н.
Брекс
Брекс е всичко за ускоряване на финансите на бизнес операциите, като същевременно се спазва политиката на компанията за разходи и разходи. Като позволява на служителя да подава точни разходи и на счетоводния екип да извършва одит на разходите без усилие, Brex развива култура на финансова дисциплина сред компанията и нейните човешки ресурси.
Понастоящем Brex предлага различни решения за управление на разходите на компанията като кредитни карти, бизнес сметки, проследяване на разходи, интеграции и т.н. Освен това предоставя функцията за управление на разходите за абонамента на Brex Empower.
работен ден
работен ден, известният инструмент за управление на човешкия капитал, също започна да предлага прости и стратегически начини за управление на бизнес разходите. Той идва с интуитивен, прост и лек графичен потребителски интерфейс за управление на разходите от една централизирана платформа.
Неговият потребителски интерфейс има 3 основни раздела: източник за плащане, инвентар и KPI. Модулът „Източник за плащане“ дава ценна информация за разходите на доставчиците, управляваните спрямо неуправляваните разходи, ефективността на доставчиците, обработката на фактури и т.н. Освен това, това е приложение, базирано на облак, така че вие и заинтересованите страни в бизнеса можете да следите разходите на компанията от всяко устройство и навсякъде с интернет връзка.
PayEm
PayEm е всичко за усъвършенствана автоматизация във вертикала за управление на разходите на вашия бизнес. Той предлага абонаменти за доставчици и SaaS абонаменти за служители на едно място. По този начин не е необходимо да купувате отделен софтуер за различни разходни глави.
В PayEm можете да създавате и издавате виртуални кредитни карти за различни доставчици трети страни и да назначавате лице за контакт за управление на разходите. Можете също да приложите същата стратегия към абонаментите за софтуер.
Освен това вие получавате най-добрия контрол върху разходите на PayEm. По този начин можете да спрете преразхода на софтуерни абонаменти, като премахнете ненужни приложения или акаунти на бивши служители от съществуващи приложения.
Teampay
TeampayПриложението, базирано на облак, поставя финансовите екипи на мястото на водача, така че да могат да визуализират всички разходи от различни вертикали на вашия бизнес. Заинтересованите страни в компанията също получават изглед в реално време за ежедневните разходи и могат да направят бързи ограничения на разходите, ако е необходимо.
Той също така предлага разговорен потребителски интерфейс, така че служителите да могат да получат помощ в реално време от финансовия екип, за да знаят процеса на закупуване или да получат одобрение на транзакция. Освен това не е нужно да чакате сметката за следващия месец, за да разберете как харчат вашите служители. Ще получите данни в реално време за текущите разходи.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE е също популярно име за дейности от източник до плащане, които обединяват всички разходи от различни вертикали на едно място за лесен надзор на фирмените разходи. Неговото обмислено проектирано приложение ви позволява да управлявате непреки и преки разходи от един прост инструмент.
Той предлага изключително усъвършенстван анализ на данни и прозрения чрез комбиниране на AI и автоматизация на роботизирани процеси (RPA). По този начин можете да получите приложими данни за преструктуриране на процеса на управление на разходите, като например създаване на каталог за обществени поръчки за целия бизнес.
RealPage
RealPage ви помага да станете икономически ефективни и продуктивни, когато управлявате доставчици, фактури и покупки с този инструмент. Това не е просто инструмент за проследяване на разходите.
Той събира данни за разходите и печалбите на всички бизнес портфейли на вашата компания и ви предлага информация за данни за интелигентни доставки. Освен това, той ви помага да автоматизирате всички поръчки за покупка (PO) и процесите на тяхното одобрение с подаване на данни в реално време към централно табло за управление за надзор и анализ на разходите.
Concur Expense
Concur Expense е предложение за управление на разходите от SAP, известният разработчик на ERP софтуер за бизнес операции. Продуктът ви помага да интегрирате и автоматизирате управлението на бизнес разходите чрез свързване на няколко транзакции от източник към плащане.
Инструментът е от полза както за служителя, така и за работодателя. Например, служителите на място могат да подават ваучерите си за разходи от мобилен телефон. Интелигентната програма на Concur автоматично ще провери разходите и ще ви изпрати известие, за да можете да одобрите разходите по-бързо.
Заключителни думи
Като използвате софтуер за управление на разходите, можете да запушите дупките, които източват пари несъзнателно, и да смекчите маржа на печалба на вашата компания. Може също така да ви е необходим един от най-добрите инструменти за проследяване на разходите, ако вашият бизнес трябва да възстановява повтарящи се плащания, направени от служители или доставчици.