Едно нещо е последователно във вашите бизнес операции – изискването за генериране на документи.
В ерата, движена от технологиите, компаниите преминаха от документи на хартиен носител към електронни файлове, базирани на облак, които не само намаляват потреблението на хартия, но и рационализират процеса на генериране на документи.
Вашите ежедневни работни процеси ще зависят още повече от генерирането на документи, ако работите в правната, застрахователната или банковата индустрия.
Фактури, предложения, договори, клиентски презентации, бюджети и декларации за вътрешна политика са важни документи, на които вашата компания винаги ще разчита, за да управлява своите операции и да комуникира с клиенти, персонал и доставчици.
Ще трябва да работите бързо, за да подготвите и доставите документи за политиката, разкриване на акаунти, съдебни документи и други важни комуникации.
В тази статия ще обясним защо генерирането на документи е от съществено значение и как може да ви помогне да увеличите ефективността във вашата компания. Така че нека да започнем направо сега, без повече шум!
Съдържание
Защо имате нужда от софтуер за генериране на документи
Използването на софтуер за генериране на документи стана жизненоважно за бизнеса поради следните причини.
Вашият екип ще спечели от спестяването на време
Проектирането, редактирането, създаването и импортирането на документи са само няколко задачи, ускорени от отлична автоматизирана система за генериране на документи. Това освобождава критични човешки ресурси и намалява необходимостта екипът за разработка да бъде принуден да създава и отстранява проблеми в процеса.
Елиминира грешки и пропуски
Автоматизирането на всякакви процедури, които включват множество стъпки за ръчно въвеждане на данни, автоматично намалява вероятността от човешка грешка. Същото важи и за създаването на документи.
Служителите се учат по-бързо и могат редовно да произвеждат документи от по-висок калибър, когато в рамките на платформата за продажби се предлага удобно за потребителя решение за създаване на висококачествени документи.
Вашата марка става последователна
Единният външен вид и усещане във всички корпоративни комуникации са от съществено значение за ефективното фирмено брандиране. Това важи за хартиената и електронната документация на вашата компания, а не само за маркетинговите материали.
Служителите могат да произвеждат високо персонализирана продукция за конкретен клиент, като същевременно запазват последователен корпоративен имидж, използвайки система за генериране на солидни документи.
Характеристики на софтуера за генериране на документи
Един добър софтуер за генериране на документи включва следните функции:
Автоматично форматиране и многократно форматиране
Можете бързо да промените всеки документ, за да промените шрифта, размера или типа на документа (PDF, Docx, CSV) и това няма да компрометира целостта на документа.
Тъй като много клиенти имат специфични предпочитания относно формата на документа, който използват, това е ключова функция. Уверете се, че избраното от вас решение предоставя широка гама от възможности за форматиране.
Проста интеграция
Можете бързо да обедините документи от много различни приложения, включително JSON и XML, и да ги интегрирате с други програми, които често използвате.
В резултат на това маршрутизирането на данни става по-повърхностно и по-бързо и е по-лесно да се произведе завършен продукт, знаейки, че всичко е направено правилно.
Динамично съдържание
Един от най-важните елементи на инструмента за създаване на документ е способността да комбинирате динамични диапазони, за да създадете вашия документ. За да персонализирате съобщението според нуждите и да достигнете до правилната аудитория, трябва да изберете инструмент за събиране на правилните данни и включването им във вашия документ.
Съответствие и сигурност
Най-добрите решения ще предложат избор на протоколи за сигурност и съответствие според нуждите или за всеки документ. Уверете се, че избраното от вас решение използва сигурни SSL връзки и надеждни, надеждни защитни стени.
След като вече знаете как изглежда сложният софтуер за генериране на документи, по-долу е даден списък на някои от широко използваните платформи за генериране на документи от компаниите.
SmartDocuments
Нека започнем със SmartDocuments, автоматизирана платформа за създаване на документи, която позволява внедряването на интелигентни шаблони, способни да обновяват работния процес на документи, като по този начин подобряват продуктивността.
Може лесно да се интегрира с Microsoft Teams и Sharepoint и автоматично запазва документа.
SmartDocuments е в състояние автоматично да вмъква клиентски и продуктови данни от SAP в документите, намалявайки значително време.
С помощта на удобния инструмент SmartWizard можете лесно да създавате и управлявате стандартните шаблони на документи, да вмъквате данни от външни системи и да укрепвате вашата корпоративна идентичност.
Благодарение на възможностите за създаване на документи и управление на шаблони, платформата намира своето приложение в различни индустрии като правителствени, правни и набиране на персонал за намаляване на времето и рисковете, свързани със създаването на документи.
Докмоза
Docmosis осигурява бърз, надежден и мащабируем процес на генериране на документи, използвайки подхода, базиран на интелигентен шаблон. Можете да използвате функциите на платформата, за да създавате персонализирани писма, фактури, предложения, договори, извлечения и отчети във формати PDF и Word.
Той е оборудван със самостоятелно хоствана машина за генериране на документи, която успешно се интегрира с персонализирани софтуерни приложения и приложения на трети страни. Docmosis предоставя набор от функции за рационализиране на процеса на създаване на сложни структури на документи.
- Използвайте Microsoft Word или LibreOffice Writer за шаблони на документи.
- Въведете или добавете контейнери за обикновен текст за цялото динамично съдържание.
- Добавете текст, изображения и таблици, баркод, QR код и др.
- Добавете адаптивни отчети към шаблоните.
Fastdok
Fastdok е универсален софтуер за създаване на документи, който намира своето приложение в различни сектори, включително ИТ, бизнес, образование, човешки ресурси и други, за създаване на необходимите документи.
Този облачен софтуер за генериране на документи е бърз и лесен и се оказва ефективен при създаване на документи за различни цели.
Уникалното при Fastdok е неговият процес на автоматизация, който ви представя готови за използване документи въз основа на списъка с въпроси, на които отговаряте.
Fastdok ръководи процеса на цифрова документация, като предоставя набор от целенасочени въпросници, ясен набор от примери и обяснения с намерението да ви помогне да генерирате документите по възможно най-лесния начин.
Edocgen
Edocgen осигурява гъвкав процес на генериране на документи, като поддържа автоматизация на документи, управлявана от данни, и предлага набор от прости до сложни шаблони за подобряване на продуктивността на екипа.
Този софтуер за генериране на документи е удобен за потребителя и гарантира трансформирането на процеса на създаване на документи, осигурявайки по-добра комуникация и опит на клиентите.
Основните характеристики на Edocgen са следните:
- Той генерира хиляди документи накуп чрез попълване на данни от няколко източника като JSON/XML/Excel, бази данни и др.
- Автоматично генерира уеб формуляри от шаблони за създаване на документи.
- Поддържа генериране при поискване с помощта на REST API и изтегля отчети в реално време.
- Може лесно да се внедри на място или в облака, за да работи на Azure, GCP или AWS.
- Осигурява шаблони на документи във формат PPTX, Microsoft Word, PDF с възможност за попълване и Excel.
Квадратче за отметка
Доверен на имена като Deloitte, KPMG и BMW, Checkbox е мощен всичко-в-едно софтуер за създаване и управление на документи, който улеснява досадния процес на създаване на документи, като ефективно намалява времето, изразходвано за ръчно изготвяне и управление на документите, позволявайки на ръководството да съсредоточете се върху по-важна работа, свързана със стратегията.
Checkbox проверява и елиминира грешките, ако има такива, в документа, като го валидира спрямо стандартизираните шаблони. Квадратчето за отметка също ви позволява да получавате незабавни прозрения, да преглеждате статуса на одобрение, да получавате електронни подписи и да получавате автоматизирани резултати относно документа, който току-що сте създали.
Инструментът също така улеснява процеса на договаряне и влизане, като подобрява времето за изпълнение на документа и помага при вземането на решения, базирани на данни.
Docshifter
Docshifter е централизиран софтуер за автоматизиране на документи, който помага за управлението на всички базирани на шаблони документи и ги преобразува в PDF формат.
Инструментът е бърз, мащабируем и съвместим, а автоматизираният процес елиминира необходимостта от копиране и поставяне на данните в шаблоните на документи и спестява вашите ценности.
Docshifter не е само платформа за създаване на документи; това също е софтуер за конвертиране на PDF, който приема множество файлови формати от предприятието като вход, обогатява файловете и ги преобразува в PDF. Някои от известните функции на Docshifter са следните:
- 10 пъти по-бързо PDF конвертиране с намалени разходи за лицензиране и инфраструктура
- Може да се интегрира със съществуващи инструменти с помощта на собствени конектори или Rest API
- Проектирайте шаблоните в Microsoft Word, за да намалите разходите.
Templify
Templafy е инструментът, който трябва да внедрите, за да управлявате всички свързани с документи дейности на вашето предприятие. Платформата предлага набор от модули и шаблони, които също могат да се използват за проектиране на решение, което отговаря на нуждите на вашето предприятие.
Templafy предлага стабилен административен център за предприятия за управление на всички аспекти на процеса на създаване на бизнес документи. Улеснява лесното управление и разпространение на предварително проектирани шаблони, активи на документи, шрифтове и имейл подписи.
Укрепете ИТ инфраструктурите и осигурете повече стойност със сигурни интеграции към съществуващи приложения за съдържание на документи. Templafy предоставя следния набор от функции на компаниите, за да отговори на индивидуалните нужди на бизнеса:
- Богата библиотека от фирмени шаблони и активи в приложенията за документи.
- Интелигентна автоматизирана техника за подпомагане на динамичното и точно създаване на документи.
- Автоматично сканирайте документите и презентациите, за да откриете остаряло съдържание и да проверите съответствието с правилата.
- Споделяйте, сътрудничете и получавайте достъп до полезни прозрения, за да оптимизирате производителността на документа.
Nintex
Превключете към Nintex, за да създавате и споделяте автоматично всички документи, свързани с предприятието, като договори, работни поръчки и фактури директно от Salesforce или Office 365. Това помага да се елиминира необходимостта от копиране-поставяне на данните и минимизира грешката, като по този начин доставя точни и съвместими документи на предвидените получатели.
Nintex ви помага да автоматизирате процеса на създаване на документи, като предлага следните функции:
- Автоматизирайте създаването на документи, без да пишете код, за да подобрите ефективността.
- Използвайте предварително проектирани шаблони на различни езици, за да създавате документи в Word, Excel, PowerPoint и PDF файлови формати.
- Рационализирайте процеса на генериране на вътрешен преглед и подписване на документи чрез автоматизиране на маршрутизирането на документи.
- Динамично свързвайте данни от всеки източник, като използвате шаблони на документи и решения за съхранение в облак, като Salesforce, SharePoint и Box.
Пандадок
Pandadoc е софтуерът, на който трябва да разчитате за създаване, изпращане и управление на документи, съвместими с HIPAA, FERPA и GDPR, без да губите много време. Този инструмент „Направи си сам“ предлага тонове брандирани шаблони и персонализирани теми за ускоряване на процеса на създаване на важни документи.
Pandadoc се стреми да опрости процеса на генериране на документи и в същото време гарантира, че гласът и стилът на марката са запазени.
Той обръща допълнително внимание на креативността и детайлите и следователно предлага брандирани шаблони и персонализирани теми, заедно с интеграция на Canva, която ви позволява да плъзгате и пускате зашеметяващи дизайнерски елементи с лекота.
Pandadoc ви позволява да вграждате ослепителни видеоклипове, анимирани GIF файлове и интелигентна ценова таблица, която дава възможност на клиента да избира услугите, за които иска да се регистрира.
Лесни документи
Осъществено от Salesforce, Docs Made Easy ви дава възможност да създавате стабилни, сложни и динамични документи, които ускоряват процеса на създаване на документи във вашата организация.
Платформата ви позволява да създавате презентации, отчети, оферти, фактури, контакти и много други чрез прехвърляне на данни от стандартен обект в предварително форматирани шаблони.
Docs Made Easy подобрява производителността на професионалистите, като им дава силата да създават ефективни документи, използвайки следните възможности.
- Елегантно синхронизира данните за продажбите, за да автоматизира генерирането на документи.
- Извлича данни от CRM и потребителски обект и се слива с предварително форматирани шаблони.
- Транспортира и безпроблемно доставя професионално изглеждащи документи бързо и лесно само с няколко кликвания.
- Получавайте незабавно известие, когато клиент взаимодейства с вашия документ.
Formstack
Formstack е друга опция, която можете да проверите за автоматизиране на процеса на генериране на документи за вашата организация. Инструментът минимизира изискванията за документация за създаване на професионални и естетически привлекателни документи, които лесно могат да бъдат изпратени практически навсякъде.
Благодарение на простия инструмент за създаване и редактор на документи, поддържащ жест за плъзгане и пускане, можете да създавате безброй документи, като предложения, приложения, споразумения и контакти, в рамките на няколко минути. Formstack ви дава достъп до следните функции:
- Добавете условни секции, за да покажете или скриете съдържанието за зрителя.
- Генерирайте множество документи от един източник на данни.
- Споделете документите навсякъде или ги качете в друго приложение направо от интерфейса на Formstack.
- Използвайте предварително създадени шаблони от библиотеката, за да проектирате бързо бизнес документи.
SDdocs
И накрая, в списъка имаме SDocs, невероятно бърз и лесен софтуер за генериране на документи, изграден върху Salesforce, който предлага надеждна сигурност на организациите. Няколко фирми разчитат на инструмента за подобряване на ефективността, намаляване на грешките и елиминиране на досадната работа, свързана с документи.
Тъй като SDocs е естествено решение за създаване на документи за Salesforce, данните никога не напускат екосистемата, осигурявайки повече сигурност и по-бързо предоставяне на услуги. Възможно е също така да променяте настройките за видимост на документите на потребителските профили и да филтрирате документите, които им е разрешено да създават.
Платформата е мощна с всички функции, които някога ще ви трябват, за да рационализирате процеса на автоматизация на документи. Вграденият редактор на документи е лесен за използване и лесен за използване, без да се изисква допълнително обучение за изпълнение на задачите.
Заключение
Статията хвърля светлина върху някои от надеждните инструменти за създаване на документи, налични на пазара. Когато избирате такъв за вашата организация, най-добре е да анализирате изискванията на вашия бизнес и след това да сравните инструментите и функциите, които тези инструменти за автоматизация на документи предлагат.
Интересното е, че повечето от изброените тук опции предлагат безплатен пробен период, който можете да използвате, за да разберете дали доставят обещаното или не.