Много предприятия използват софтуер за време и фактуриране, за да контролират финансовите и бизнес данни на своята организация.
Като мениджър на екип вероятно разбирате важността на проследяването на времето и фактурирането. Ще искате да се уверите, че членовете на вашия екип работят ефективно и че процесът на фактуриране има рационализиран поток.
Въпреки това, просто не е възможно човек ръчно да изпълни тези поръчки ефективно. Ето най-добрия софтуер за време и фактуриране за проследяване на времето на екипа, за да улесните проследяването на времето.
Тази статия говори за софтуера за време и фактуриране, от това какво представляват до предимствата от интегрирането на такъв и някои отлични софтуери, които да ви помогнат да увеличите ефективността на работния си процес.
Но преди това нека разберем,
Съдържание
Как се определят таксуваните часове?
Платимите часове се определят като броя часове, които една компания е посветила на работа за клиент. Може да се изчисли на базата на всеки проект или може да бъде общо изчисление.
За да изчислите таксуваните часове, първо трябва да проследите броя на часовете, в които служителите работят по всеки проект. За целта можете да използвате софтуер за проследяване на времето или ръчно, като накарате служителите да подадат графики (което обаче е доста досадно).
След като часовете бъдат проследени, можете да определите часовете, таксувани на клиента. Таксите зависят от вида на проекта, договора, който компанията има с клиента и политиката на компанията.
Какви са неефективностите при ръчното измерване?
Измерването на часовете и времето за фактуриране може да стане непосилно, когато се опитвате да го направите ръчно. Очаква се да се появят няколко неефективности:
- Може да е трудно да се проследят точно часовете, отработени по даден проект, особено за всеки служител. Това може да доведе до надфактуриране или недостатъчно таксуване на клиенти.
- Ръчното проследяване на таксуваните часове отнема време и е стресиращо. Това изисква големи усилия и може да отвлече вниманието от работата по проекти.
- Той включва хартиена следа, която може да стане обезсърчителна за управление и има шансове да бъде изгубена или изгубена.
- Може да се почувствате стресирани, докато гарантирате, че служителите точно отчитат отработените си часове.
- Определянето на рентабилността на даден проект също може да бъде малко предизвикателство. Когато имате много на масата, изчисляването на таксуването на всеки проект може да доведе до неточност при фактурирането.
Какви са основните предимства на времето и софтуера за таксуване?
Има няколко предимства и софтуер за таксуване, които не бихте искали да пропуснете. Включва:
Подобрена отчетност
Като следите подлежащите на таксуване часове, можете да фактурирате клиентите си точно и да сте сигурни, че получавате заплащане за цялата си работа. Софтуерът може да ви помогне да следите разходите. Тази информация може да поддържа бюджета ви в правилен план и да гарантира, че не харчите повече, отколкото можете да си позволите.
Освен това можете лесно да управлявате няколко проекта едновременно. Това може да помогне да се поддържат проектите в правилния план и да се осигури навременна доставка.
Рационализирайте плащанията
Вместо да се налага да следите фактурите и плащанията ръчно, софтуерът може да направи всичко вместо вас. Това може да освободи много от вашето време, така че да можете да се съсредоточите върху повече аспекти от вашия бизнес.
Друго предимство е избягването на забавени плащания. Ако ръчно проследявате плащанията, има вероятност да пропуснете плащане. Това може да навреди на репутацията на вашия бизнес и да затрудни финансовото му поддържане. Със софтуера за проследяване на времето и фактурирането можете да настроите напомняния за дължимите плащания, така че никога повече да не пропускате плащане.
Улавя данни
Когато проследявате вашето време и данни за фактуриране, вие създавате исторически запис на вашата работа.
Може да бъде от полза за различни цели, като например:
- Идентифициране на тенденции във вашите работни модели
- Анализиране на вашия работен процес, за да откриете неефективност
- Реконструиране на вашата трудова история за фактуриране или други цели
Намалете оперативните разходи
Софтуерът за проследяване на времето и фактурирането може да ви помогне да намалите оперативните разходи чрез автоматизиране на процеса на проследяване и фактуриране на вашите услуги. Позволява ви да спестите време и пари, като намалява необходимостта от ръчно въвеждане на данни и фактуриране.
По-добра продуктивност на екипа
Проследяването на времето, което вашите служители прекарват в работа по различни задачи, ви позволява да разберете по-добре къде отива времето на вашия екип. Тази информация може да се използва за коригиране на работния процес на вашия екип, като се гарантира, че те са възможно най-продуктивни.
Задължителни функции в софтуер за време и таксуване
Когато избирате софтуер за време и фактуриране, има няколко ключови функции, които трябва да търсите, за да сте сигурни, че софтуерът е подходящ за вашия бизнес. Софтуерът за време и таксуване в идеалния случай трябва да има следните характеристики:
Възлагане на задача
Софтуерът за време и фактуриране трябва да има функция за възлагане на задачи, където можете да разпределите задачи на членовете на вашия екип и да им дадете достъп за наблюдение на напредъка. Софтуерът трябва също така да ви позволява да виждате задачи, възложени на всеки отделен човек, и да проследявате напредъка на всяка задача.
Проследяване на времето — таксувани и неплатими часове
Всеки бизнес, предоставящ почасови услуги, се нуждае от време и софтуер за таксуване, за да проследява броя на таксуваните и неплатими часове. Това ни позволява точно да фактурираме клиентите за предоставените услуги и помага на бизнеса да идентифицира областите, в които служителите прекарват времето си.
Отчети за фактуриране
Отчетите за фактуриране са от съществено значение, позволявайки ви да проследявате приходите и разходите. Без тази функция фирмите ще трябва ръчно да генерират отчети, което отнема време и е податливо на грешки.
Функцията за отчет за фактуриране помага за генерирането на отчети за определен период и включва цялата подходяща информация, като дата, час, фактурирана сума и статус на плащане.
Генериране на фактури
Наличието на софтуер, който може да генерира автоматично фактури, ще ви спести време и проблеми. Тази функция улеснява да се гарантира, че таксувате клиентите си правилно.
Достъпност през мобилен телефон
Софтуерът за време и фактуриране трябва да има мобилна достъпност, за да улесни заетите професионалисти да проследяват своето време и таксувани часове. Може да бъде спасител за хора, които често работят извън офиса и не винаги имат достъп до компютър.
Достъпни цени
Доброто време и софтуерът за таксуване са един с достъпна ценова структура и куп подходящи функции. Ценообразуването трябва да е прозрачно и гъвкаво, без скрити такси или дългосрочни договори.
Трябва да се предложи безплатна пробна версия, за да се помогне на потенциалните клиенти да я изпробват преди покупка, винаги върши работа!
Добра поддръжка на клиенти
Качеството на поддръжката на клиенти отразява колко са отдадени да изслушват притесненията на своите клиенти. Преди да направите покупка, проверете за тяхната поддръжка на клиенти и прочетете отзивите, за да проверите дали те говорят!
Ето списъка с най-добрия софтуер за време и фактуриране: –
Clockify Me
Търсите всичко-в-едно инструмент за таксуване и проследяване? Вашият лов свършва тук! Clockify е най-добрият в класа си софтуер за време и фактуриране, който ви позволява лесно да проследявате таксуваните часове и прави безпроблемно изчисляването на часовете за фактуриране, като изключва неплатимите часове.
Всяка функция на Clockify е предназначена да опрости процеса на фактуриране. Можете да рационализирате работното натоварване, като настроите проекти, проследяване и създаване на фактури.
Независимо дали сте собственик на малък бизнес, стартиращ бизнес или предприятие, този инструмент гарантирано ще приеме вашите изисквания. Не само това, но получавате информация за ценни прозрения за рентабилността на клиентите.
Най-добрата част? Clockify е напълно безплатен за използване от всеки.
Zoho фактура
Zoho Invoice е един от най-добрите инструменти за време и фактуриране, който ви помага да наблюдавате инвестицията във времето, извършена от всеки отделен човек или целия екип. Този инструмент може драстично да оптимизира вашия процес на таксуване и проследяване.
Zoho Invoice се появи като инструмент за фактуриране на фактура и график. С помощта на този софтуер можете да възлагате задачи на вашия екип, да управлявате проекти и да повишавате продуктивността на екипа си. Можете да създадете структуриран работен процес с помощта на разширената функция за отчитане на Zoho.
Използван главно от малки предприятия, Zoho, най-добрият софтуер за таксуване, е безплатен.
Скоро
Scoro е създаден, за да поддържа нуждите на бизнеса за ефективно управление на времето и рационализиране на фактурите. Той е лесен за използване и разбираем за всички в екипа.
Освен това ви предоставя отчети за автоматично проследяване на времето за генериране за всеки в екипа, седмична и месечна статистика за вашите нужди от таксуване и добър преглед на това кои проекти консумират повечето от вашите ресурси.
Моите часове
С достъпни планове, интуитивен интерфейс и впечатляващи функции, Myhours се превърна в добре известен инструмент за проследяване на управлението на заплатите.
Myhours ви позволява да проследявате дейностите на вашия екип, без да прекарвате часове в множество инструменти. С този инструмент можете да управлявате целия си екип от едно място и да получите ясна представа за цялостната им дейност.
Този инструмент за фактуриране и проследяване ви позволява да създавате отчети за всички проекти, по които сте работили за отделни клиенти. Можете също така да надникнете в наличността на членовете на вашия екип, което ви позволява да сте информирани към кого да се насочите, когато търсите да възложите на външни изпълнители.
С този инструмент можете да повишите отчетността, като споделяте автоматизирани отчети с вашите клиенти и поддържате взаимоотношения с тях.
Bill4time
Bill4time е създаден, за да ви помогне с пълна видимост на цялата операция на вашия работен процес. С изчистен потребителски интерфейс за фирмите е лесно да използват своето табло за управление и да получат разширен анализ.
Bill4time ви позволява достъп до всички данни само с едно кликване и елиминира необходимостта от инструменти и електронни таблици. Той ви предоставя прозрения в реално време и разширени KPI, за да сте в крак с представянето на вашата компания. Този инструмент е създаден с оглед на агенциите.
Персонализирайте и задавайте повтарящи се фактури, записвайте разходите и ги организирайте с този софтуер. Bill4time предлага три платени плана: Time & Billing, Legal Pro и Legal Enterprise.
Превключване
Toggl е още един рентабилен софтуер за проследяване на времето и фактуриране. Създаден е за обслужване на фирми, които искат да се справят с повтарящи се процеси, да наблюдават времето, инвестирано във всяка дейност, и да създават организирана структура на вашата работа.
Този софтуер намалява времето, прекарано в ежедневната дейност по проследяване на времето и фактуриране, осигурява на членовете на екипа ви безпроблемен работен процес за регистриране на време и фактуриране и ви позволява да работите в среда, която е интуитивна и лесна за използване.
С Toggl можете да спестите време от повторно въвеждане на графики и фактуриране, да намалите времето за проверка и да подобрите ефективността. Те имат безплатен план, стартов план, премиум план и персонализиран план.
Getcanopy
Getcanopy е страхотен софтуер за таксуване за индустрии, базирани на услуги. Този фантастичен инструмент е за фирми, които не обичат да губят време в работни потоци и им липсва централна система за управление на времето им по проект.
С Getcanopy е лесно да проверите времето, прекарано от всеки за всеки проект. Освен това получавате поглед от птичи поглед върху напредъка на вашия екип и можете да гарантирате, че всеки върши своята част с този инструмент.
Друга страхотна характеристика на Getcanopy са неговите готови за използване персонализирани отчети и шаблони за таксуване. Getcanopy има много платени планове и добавки, базирани на някои разширени функции, заедно с безплатен план.
ядки
Nutcache е многофункционално решение, което помага на компаниите при бюджетирането на проекти, управлението на разходите и управлението на графика в движение.
Този добре проектиран софтуер може лесно да конфигурира вашето проследяване на времето, фактуриране и фактуриране на акаунта, да види действителното време, изразходвано за проекта на вашия клиент, и да генерира точни фактури. Освен това можете да изпращате напомняния за просрочени фактури и данни за забавяне на плащанията и да приемате плащания с този инструмент.
В допълнение към функциите за проследяване на времето и фактуриране, Nutcache се предлага и с много функции за автоматизация и инструменти за проследяване на проекти. В зависимост от вашите изисквания и размера на бизнеса, можете да изберете един от техните безплатни, професионални и корпоративни планове.
Бийбол
Beebole е известен със стабилния си инструмент за проследяване на времето за проекти, чиято цел е да помогне на фирми от всякакъв размер да оптимизират своята производителност.
Настройте проектите на Beebole и започнете да попълвате своите таксувани часове по всяко време и от всяко място. Можете дори да работите сега и да попълвате графиките по-късно, като използвате техните съхранени отчети. Членовете на екипа могат да преглеждат и актуализират своите дневници за време и назначение на екипа.
репликон
Replicon се фокусира върху премахването на стреса от фактурирането на графика. Той ви дава цялата сума от вашите таксувани часове на една ръка разстояние и ви позволява да проследявате напредъка на проекта, бюджета и рентабилността на едно място.
Спестявайки ви от ненужни главоболия и време, Replicon е достъпно, ефективно и мащабируемо решение, което ви предлага всичко, от което се нуждаете, от инструмент за проследяване на времето и фактуриране.
От прогнози за проекти до проследяване на разходите до подробни отчети, които могат да се споделят, и портал за клиенти също, Replicon оправда очакванията. Те имат три платени плана, от инструмент за управление на проекти до пакет за автоматизиране на професионални услуги.
Timebillingapp
Приложението Timebilling може да подобри качеството на вашата работа чрез създаване на организирано работно пространство. Вашият екип може да проследява времето и фактурирането, докато пингва потребителите да въвеждат отработено време в реално време. Отличаващ се с интуитивни табла за управление, Timebilling ви предоставя ролеви достъп до членовете на екипа. Освен това позволява на всеки да има достъп и да проследява напредъка си по всяко време, от всяка точка на света.
Дневниците за време и фактурите се генерират автоматично, което означава, че не се изразходва повече време за фактуриране. Всички регистрационни файлове за време се съхраняват във вашия частен облак, така че няма кошмар за експортиране или архивиране.
Заключение
Въпреки че пазарът има изобилие от време и софтуер за фактуриране, само няколко се считат за подходящи за вашия бизнес. Софтуерът за проследяване на времето може да се използва за голямо разнообразие от цели. Можете да проследявате задачи и таксувани часове, да наблюдавате производителността на служителите и да създавате заплати с най-добрия софтуер за време и фактуриране.
Освен това ще получавате отчети за това как вашият екип прекарва времето си, за да можете да оптимизирате ефективността.
От горния добре проучен списък от 11 инструмента вие сте свободни да изберете този, който изглежда идеално подходящ за вашия бизнес. Докато правите това, не забравяйте да проверите дали говорят!
Можете също така да разгледате някои от най-добрите счетоводни програми за малки и големи предприятия.