Защо да губите време и пари за печат, сканиране и изпращане на документи по факс, когато можете просто да използвате цифров подпис?
Тъй като естеството на работата става по-отдалечено от всякога, цифровият подпис се превърна в ключов фактор за улесняване на компаниите, които правят трансграничен бизнес. Тъй като са сигурни и правно обвързващи, цифровите подписи дават възможност на бизнеса да подписва нови договори бързо и виртуално.
Преди електронните подписи фирмите по света прекарваха огромни количества време и пари, занимавайки се с документи. Но това не е единственият проблем с физическите документи: те също нямат сигурност. Те могат лесно да бъдат загубени, повредени, подправени или подправени.
Освен това нашите бизнес нужди в цифровата ера непрекъснато се развиват. Замяната на документацията с ефективни и рационализирани цифрови решения изглежда е единственият път напред оттук нататък.
Съдържание
Какво представляват електронните подписи?
Електронните подписи са цифрова алтернатива на ръкописните подписи. Въпреки че спестяването на време може да е едно от най-големите предимства на електронните подписи в днешния забързан свят, то не е единственото.
Те са удобни, сигурни и правно обвързващи. Всъщност те осигуряват повече сигурност от традиционните подписи, като по този начин минимизират риска и защитават индивидуалните и бизнес интересите.
Как работят цифровите подписи
Когато подпишете документ с помощта на доставчик на решение за цифров подпис, той използва математически алгоритъм по протокола PKI (инфраструктура на публичен ключ), за да генерира два ключа: частен и публичен.
Когато подписвате документ чрез писане или рисуване, цифровият подпис се създава с помощта на вашия личен ключ. Как се създава частният ключ?
Математическият алгоритъм започва да работи, взема вашите данни и създава нещо, наречено хеш. Той криптира тези данни и полученият продукт е вашият частен ключ, който всъщност е вашият електронен подпис.
Когато вашият получател получи документа, той има копие на вашия публичен ключ. Но как проверяват дали подписът е ваш или валиден? Публичният ключ им помага да съпоставят хеш стойности и да дешифрират тези данни, за да проверят автентичността на електронния подпис. Ако стойностите не съвпадат, това означава, че електронният подпис е невалиден.
Цифровите подписи също са подкрепени от електронни сертификати, които имат лични данни като име, имейл адрес и местоположение, за да потвърдите и потвърдите, че електронният подпис наистина е ваш.
Как цифровите подписи са законово съвместими
Доставчиците на решения за електронен подпис използват PKI протокола и криптиране на данни, за да осигурят поверителност. За да останат в съответствие със закона, те гарантират, че спазват законите за електронните подписи, посочени в Закона за електронните подписи в глобалния и националния търговски закон.
В допълнение, те се придържат към няколко индустриални стандарта, като Общ регламент за защита на данните (GDPR), Международен стандарт за информационна сигурност (ISO 27001) и Системен и организационен контрол (SOC) съгласно AICPE.
Тези правила и разпоредби позволяват цифровите подписи да бъдат правно обвързващи. Имайте предвид обаче, че регулаторните изисквания варират в различните държави.
Случаи на използване на електронни подписи
Цифровите подписи използват множество слоеве технология за криптиране, за да осигурят минимална загуба на данни и да елиминират шансовете за загуба на документи, подправяне или фалшифициране. Имайки предвид тези предимства, ето някои случаи на употреба за екипи, при които електронните подписи помагат за подобряване на производителността:
TeamsUsesHROnboarding, оценки на ефективността, NDA и др.Продажби и
Маркетингови данъчни формуляри, споразумения за покупка, договори за изпълнител/пълномощно и др. Правни NDA, договори, съответствие, откази и др. Счетоводни данъчни формуляри, договори за покупка, договори за изпълнител/пълномощно и др. .FinanceContracts, предложения, поръчки, оферти, специални оферти, формуляри за освобождаване и PR подписи и т.н.ProcurementAsset трансфер, подписване на одобрение, заявки за промяна на системата и др.
Въпреки че цифровият подпис работи за всички индустрии и фирми от всякакъв размер и вид, нека хвърлим бърз поглед върху базираните на индустрията случаи на употреба на електронни подписи:
- Застраховка
- Недвижим имот
- производство
- Здравеопазване
- висше образование
- Нестопанска цел
- На дребно
- ИТ/технологии
- реклама
- Държавни служби
Всички тези индустрии по-горе могат да се възползват от електронните подписи, за да им помогнат с адаптирането, управлението на служителите и правилата, разпространението на веригата за доставки, фактурите, офертите, предложенията, NDA и договорите.
Цифрови подписи с PandaDoc
С многобройните доставчици на електронен подпис на пазара, как да изберете такъв? Особено когато, ако не изберете доставчик, който отговаря на изискванията на закона, можете да изложите себе си и бизнеса си на правни проблеми.
Помислете за PandaDoc, един от най-добрите доставчици на цифров подпис, който се ползва с доверие от 50 000+ потребители. Със съответствието на SOC, GDPR и PKI на AICPE, той гарантира, че вашите подписи са сигурни и правно обвързващи.
Освен това, той може да ви помогне с всички процеси на управление на документи, от цифрови подписи до управление на жизнения цикъл на договора (CLM), със своите разширени функционалности, за разлика от други основни инструменти.
С неговия цялостен софтуер за автоматизация на документи можете да намалите времето и разходите, докато изграждате значими взаимоотношения с клиентите си.
PandaDoc: Основни функции
В допълнение към интуитивен интерфейс, отлична поддръжка на клиенти и широка гама от интеграции, PandaDoc е добре известен по следните причини:
Предлага неограничени безплатни подписи
PandaDoc ви позволява да подписвате електронно вашите документи в движение! Можете да сключвате важни сделки с няколко кликвания, като същевременно гарантирате, че данните ви са защитени. Те също имат мобилно приложение, което ви позволява да сте в крак с процеса на управление на жизнения цикъл на договора.
PandaDoc обаче твърди, че е единствената платформа за електронно подписване, която ви позволява да качвате и подписвате неограничен брой документи на техния безплатен план!
Дава приоритет на поверителността и гарантира спазването на законите
PandaDoc е съвместим с UETA, ESIGN и HIPAA. Това означава, че не само документите, подписани от PandaDoc, отговарят на законовите изисквания, приложими във вашата страна. Но също така защитават индивидуалното ви право на поверителност.
Освен това PandaDoc е сертифициран по AICPA SOC 2 тип II. Загатването му отговаря на критериите за услуги, определени от Американския институт на дипломираните експерт-счетоводители (AICPA). Защо това е важно?
Когато компаниите работят с много поверителна информация, която е чувствителна или може да бъде идентифицирана лично, те трябва да отговарят на определен набор от критерии за поддържане на поверителността, целостта и сигурността на данните на своите клиенти.
Има обаче още!
Гарантира напреднала сигурност
Когато подпишете документ с PandaDoc, той ви дава електронен сертификат, за да потвърди, че документът е легитимен. Електронният сертификат ще ви помогне да получите достъп до името на получателя, подписа, потвърдения имейл адрес, както и IP адреса. Освен това ще има печат за дата и час на подписания документ.
За PDF файловете PandaDoc осигурява повишено ниво на сигурност чрез предоставяне на частен ключ за криптиране за проверка на автентичността на документа.
Поддържа различни типове файлове
Ако трябва да изберете различна платформа за всеки различен тип файл, който трябва да подпишете, ще загубите много време. И това за нищо!
С PandaDoc можете да подписвате PDF, JPG или DOCX и да ги рационализирате в един унифициран работен процес. PandaDoc поддържа следните типове съдържание: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG и PNG.
Помага за автоматичното проследяване на електронния подпис
PandaDoc поставя сигурността на данните на първо място, поради което имат функция за автоматично проследяване на електронния подпис. За всеки подписан документ има вградена одитна пътека, която ви помага да видите кой е прегледал, осъществил достъп или подписал документ и кога.
Това е особено полезно, когато работите с подписване на множество документи едновременно. Автоматизирана функция за проследяване може да ви помогне да имате контрол и да получите 360-градусов изглед на всичко, което се случва.
С функцията за история на версиите на PandaDoc ще можете да превключвате между различни версии на вашите документи. Винаги ще сте наясно кой е направил промени и къде.
Топ функции на PandaDoc
За фирми, които искат да рационализират своите работни потоци с документи, да намалят времето за затваряне и да подобрят ROI, PandaDoc е повече от проста платформа за електронен подпис. Ето защо:
#1. Подписване и проследяване
- Активиране на реда за подписване: Ако вашите договори или предложения изискват множество подписи, това е изключително полезно. Можете да изберете получатели, да присвоите роли (подател, клиент, подписващ), да ги поставите в правилния ред и да автоматизирате цялото разпространение. PandaDoc ще изпрати известие по имейл, когато дойде нечий ред да подпише. И не е нужно да пренебрегвате процеса ръчно.
- Изпратете заявка за подпис: Искате подпис от някой във вашата компания или клиент? PandaDoc ви позволява да изпращате заявки и можете също да го автоматизирате с няколко кликвания.
- Проследяване на документи: Искате ли да знаете дали някой е подписал документ или не? Ще получавате известия, когато го направят. Освен това одитна пътека ще ви помогне да проследите кой е прегледал или подписал документ, който сте изпратили.
#2. Автоматизирано съдържание
- Добавете контейнери за интелигентно съдържание: С интелигентно съдържание можете да минимизирате грешките и да спестите време за създаване на документи. Задайте заместващи елементи, които да напомнят на вас или вашия екип какво да включите. И изберете предварително избрани елементи, които вашите съотборници да добавят за конкретни документи/предложения.
- Персонализирайте съдържанието си: Изведете работния си процес на следващото ниво, като изберете условно съдържание. Тук създавате шаблони, които имат правила, които помагат на вашите податели да генерират съдържание, което е съобразено с нуждите на вашия клиент.
- Задайте правила за подобряване на събирането на данни: Можете също така да настроите условни полета, за да помогнете на получателите да навигират във вашия документ и лесно да намерят това, което търсят. Това значително подобрява качеството на вашето събиране на данни или персонализиране на клиента.
#3. Разширени цитати
- Персонализирайте оферти за вашите клиенти: Накарайте вашия екип да състави персонализирани оферти за клиенти, без да пропуска важна информация с инструмента за създаване на оферти.
- Задайте конкретно ценообразуване: Можете да избирате между фиксирани, повтарящи се или базирани на обем стратегии за ценообразуване и ние ще ви помогнем да получавате плащания през мрежата на ACH.
- Вграждане на продуктови каталози: Създайте продуктов каталог и го вграждайте във вашите оферти всеки път, когато имате нужда.
- Групирайте продукти в пакет: Можете също така да създавате продуктови пакети, за да рационализирате продажбите и да ги направите лесно споделяеми.
Можете също да създадете работно пространство с PandaDoc, за да разпределите работата между екипи и да управлявате членовете на екипа си и разрешенията, които имат. Освен това можете да преглеждате хронологията на версиите на документите, за да ги проследявате по-добре, и можете да ги търсите с помощта на специфични филтри.
Всички тези функции на PandaDoc са налични с бизнес или корпоративния план. Те помагат да трансформирате вашите бизнес операции и да премахнете трудоемките, архаични практики.
Цени и планове
PandaDoc наистина идва с безплатен план, който ви позволява да качвате и подписвате неограничен брой документи.
Въпреки това неговите разширени функции като интелигентно съдържание или усъвършенстван конструктор на оферти са достъпни само като част от премиум плановете му. Нека да разгледаме ценовите планове на предложенията на PandaDoc:
- Основни неща: $19 на потребител/месец, таксувани годишно, позволяващи отлични функции като редактор с плъзгане и пускане, одитна пътека, 750+ шаблона, поддръжка 24×7
- Бизнес: ₹49 потребител/месец, таксувани годишно, позволяващи CRM и Zapier интеграции, работни процеси за одобрение, библиотека със съдържание и персонализирано брандиране
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване с подновявания, заключване, неограничени работни пространства, персонализирани роли и достъп до QES, най-сигурната форма на електронни подписи
Smart Content или Advanced Quote Builder могат да се използват като платени добавки към вашите планове.
Колко лесен е PandaDoc за използване?
Можете да започнете с 14-дневен безплатен пробен период, за да видите дали PandaDoc работи за вас и нуждите на вашия бизнес. След като се регистрирате, ще бъдете подканени да изпробвате услугите за електронно подписване или да автоматизирате работния си процес.
Първият, както подсказва името, ви позволява да качвате файлове (PNG, JPG, DOCX и т.н.) и да ги подписвате. Докато вторият може да ви помогне с управление на жизнения цикъл на договора, създаване на документи, фактури, оферти и много повече!
Намерете всичко необходимо на една ръка разстояние
С изключително лесен за използване интерфейс, PandaDoc опростява нещата допълнително с лявото си навигационно меню. Тук ще намерите почти всичко, което трябва да видите – документи, шаблони, формуляри, библиотека със съдържание, контакти, добавки и отчети.
Под документи вижте кои подновявания предстоят и кои договори изтичат скоро или просто създайте нов документ.
Следващата е галерията с шаблони, която съдържа 750+ шаблона в различни категории, от формуляри до фактури до предложения. Независимо от типа индустрия, в която попада вашият бизнес, галерията с шаблони на PandaDoc със сигурност ще има конкретни шаблони, върху които можете да надграждате.
Ще намерите също формуляри и можете да изберете вида, който ви подхожда между небрежен, модерен и семпъл! Създаването на формуляр е толкова лесно, колкото създаването на документ с редактора за плъзгане и пускане на PandaDoc, който ви позволява да бъдете бързи и креативни.
Под формулярите ще намерите също библиотека със съдържание, каталог и отчети в допълнение към вашата входяща поща, магазин за добавки и контакти. Библиотеката със съдържание има блокове със съдържание, които могат да ви помогнат да създадете свои собствени шаблони и да доведат до бързо създаване на документи.
Що се отнася до каталога, там можете да създадете продуктов каталог с лесни стъпки. Можете също така да използвате усъвършенстваните инструменти за отчитане на PandaDoc, като история на версиите и одитна пътека, за да сте в крак с вашите документи.
Изпратете безупречни предложения за минути
На началния екран можете също да сте в крак с дейността си, както и с дейността, която се извършва във вашето работно пространство! Ако искате да изпратите бързо предложение/документ/договор/фактура, изберете шаблон, персонализирайте го и добавете получател, и сте готови. Ето колко лесен е за използване PandaDoc.
Можете да добавяте други блокове със съдържание (както можете да видите вдясно) от текст до таблици до мултимедия. Можете също така да очертаете полетата за попълване за вашия получател точно по-долу. В случай, че искате да разберете как най-добре да го използвате във ваша полза, можете също да поискате демонстрация с екипа на PandaDoc.
Заключение
Със своя подход „всичко в едно“, лесен интерфейс и поддръжка за чат на живо, PandaDoc прави някои брилянтни точки за себе си. Редакторът за плъзгане и пускане е творческо предимство и съчетан със специализирани поръчки за подписване и инструменти за персонализиране, PandaDoc увеличава времето за затваряне с 28%.
Ако все още сте скептично настроени, предлагаме ви да изпробвате вечно безплатната функция eSign, която е идеална за стартиращи фирми, малки фирми и физически лица. Ако харесвате това, което използвате, винаги можете да вземете 14-дневен пробен период и да преминете към план, който ви подхожда повече.
След това можете също да разгледате някои от най-добрите решения за електронен подпис за лични към бизнес документи.