Концепцията за дистанционна работа наистина се разви през последните години. Бизнесът възприема идеята да се възползва от глобален набор от таланти и да предостави на служителите си повече гъвкавост в организацията на работа.
Но, както всички сме съгласни, управлението на отдалечени екипи не е разходка в парка! Той носи свой набор от предизвикателства, които могат да попречат на продуктивността и сътрудничеството.
И така, нека поговорим за тези предизвикателства, пред които са изправени фирмите, докато управляват отдалечен екип и как да се справят с тях директно с помощта на различни софтуерни решения. Готов? Ето ни!
Съдържание
Без надзор или проследяване на задачите
Трудно е, нали? При традиционна офисна настройка мениджърите могат да следят отблизо напредъка на своя екип и да адресират всички проблеми на място. Но при дистанционната работа това ниво на надзор често излиза през прозореца.
Освен това вашите отдалечени служители може да се затруднят да управляват времето си ефективно, което води до забавяния и объркване. Без структуриран надзор и последващ процес, неразбирателството и предизвикателствата се увеличават, което оказва влияние върху качеството и навременността на резултатите.
Решение: Седмичен софтуер за изправяне
За да се справят с това предизвикателство, фирмите могат да използват технологията и да създадат виртуална среда, която насърчава редовни проверки и актуализиране на състоянието. Внедрете седмичен стационарен софтуер като Geekbot. Този инструмент е предназначен да улесни структурираната комуникация и сътрудничество между отдалечени членове на екипа.
Основни функции:
- Geekbot позволява на членовете на екипа да предоставят ежедневни или седмични актуализации за своите задачи, постижения и пречки. Тези актуализации могат да бъдат изпратени чрез удобен за потребителя интерфейс.
- Мениджърите могат да задават персонализирани въпроси, за да събират специфична информация от членовете на екипа по време на всяко регистриране. Той гарантира, че актуализациите са в съответствие с целите и приоритетите на екипа.
- Членовете на екипа могат да изпращат своите актуализации, когато им е удобно, като се съобразяват с различни часови зони и работни графици. Този асинхронен подход насърчава участието, без да нарушава отделните работни процеси.
Geekbot компилира изпратените актуализации и ги представя в смилаем формат. Следователно мениджърите получават ясен преглед на напредъка на задачите, постиженията и предизвикателствата в целия екип.
Поставяне на цели
Поставянето на ясни и постижими цели е голямо нещо. За отдалечените организации неправилното общуване и неяснотата могат да надигнат главата им, когато става въпрос за установяване и проследяване на цели. Бихте искали начин да държите всички на една страница, нали?
Но отдалечените екипи често са изправени пред предизвикателства, за да го постигнат. В традиционните офис настройки целите на проекта могат да бъдат улеснени и проследени чрез срещи лице в лице, визуални знаци и редовни лични взаимодействия.
Докато отдалечените екипи трябва да разчитат на инструменти за цифрова комуникация, за да изпращат отчети за ефективността или да предават целите на проекта, което понякога може да доведе до недоразумения или липса на яснота.
Решение: Софтуер за проследяване на KPI
Бизнесът може да използва софтуер за проследяване на ключови показатели за ефективност (KPI) за оптимално поставяне на цели. Вземете този на Peopleforce PeoplePerform Инструмент за проследяване на KPI за завъртане! Той предоставя цялостна платформа за дефиниране, наблюдение и управление на цели и показатели за ефективност в отдалечена работна среда.
Основни функции:
- Мениджърите могат да определят конкретни и измерими цели с този софтуер. Тези цели могат да варират от индивидуални цели за ефективност до по-широки цели на екип или отдел.
- Софтуерът гарантира, че целите са в съответствие с цялостната мисия и визия на компанията. Помага да се създаде усещане за цел и посока за отдалечените членове на екипа.
- Отдалечените членове на екипа могат да имат достъп до своите индивидуални цели и да проследяват напредъка си в реално време. Тази прозрачност насърчава отчетността и дава възможност на служителите да поемат отговорност за своите задачи.
- Заинтересованите страни могат да получат представа за напредъка на различни цели и показатели за ефективност. С този подход, базиран на данни, мениджърите могат да осигурят информирано вземане на решения.
PeoplePerform на Peopleforce генерира автоматизирани отчети и табла за управление, които показват състоянието на целите и предоставят визуално представяне на тенденциите в ефективността във времето.
Измерване на производителността
Сега, измерване на производителността, когато вашият екип е разпръснат по целия свят? Не е парче торта. Супервайзорите могат да наблюдават и взаимодействат с членовете на екипа във физически офис, което улеснява измерването на нивата на производителност. Но в отдалечена работна среда наблюдението на производителността става по-сложно.
Без ефективни инструменти и стратегии за измерване отдалечените екипи са изправени пред предизвикателства при точното проследяване на техния напредък, което води до потенциална неефективност, пропуснати крайни срокове и намалена производителност. Гарантирането, че отдалечените членове на екипа използват ефективно времето и ресурсите си, е от решаващо значение за успеха на проектите.
Решение: Софтуер за наблюдение на служителите
Отдалечените фирми могат да внедрят софтуер за наблюдение на служителите, за да измерват производителността на всеки служител. Проницателен е надеждно решение в тази област. Той предоставя инструменти за проследяване и анализиране на дейностите на служителите, използването на времето и изпълнението на задачите, като същевременно поддържа поверителността на потребителите и сигурността на данните.
Основни функции:
- Интелигентният софтуер за наблюдение на служителите позволява на членовете на екипа да регистрират работните си часове и почивки, предоставяйки представа за тяхното разпределение на времето за различни задачи и проекти.
- Софтуерът проследява приложенията и уебсайтовете, които служителите използват по време на работното време, предоставяйки подробна разбивка на техните дейности.
- Той предлага функции за заснемане на екранни снимки на произволни интервали, предлагайки на мениджърите визуален преглед на работните системи на служителите.
- Служителите могат да регистрират задачите си и да актуализират напредъка си в рамките на софтуера, давайки на мениджърите видимост в реално време в статусите на проекти.
Интелигентният софтуер за наблюдение на служителите генерира отчети, които обобщават моделите на работа на индивида, времето, прекарано в задачи, и общата продуктивност. Тези отчети могат да се използват за оценка на ефективността и подобрения на процесите.
Разпределение на задачите
Ефективното разпределение на задачите е крайъгълен камък на успешното управление на проекти и става още по-критично, когато вашият екип работи дистанционно. Отдалечените екипи често се състоят от членове, разпределени в различни местоположения, култури и работни навици. В резултат на това гарантирането, че задачите се възлагат, проследяват и изпълняват безпроблемно, може да бъде обезсърчително предизвикателство.
Без структуриран подход към разпределението на задачите отдалечените екипи рискуват да се натъкнат на неразбиране, дублиране на усилия, пропуснати крайни срокове и цялостна неефективност на проекта. Следователно е важно да се създаде стабилна система, която улеснява ясното разпределение на задачите, сътрудничеството и проследяването на напредъка в реално време.
Решение: Софтуер за управление на задачи
Отдалечените организации могат да внедрят софтуер за управление на задачи, за да разрешат този проблем. Такова стабилно решение е monday.com, което предлага цялостна платформа за дистанционно организиране, възлагане и проследяване на задачи.
Основни функции:
- Софтуерът за управление на задачи monday.com предоставя централизирана платформа за съхраняване на всички задачи, проекти и свързана информация. Следователно всички заинтересовани страни имат достъп до най-новите актуализации и задачи.
- Софтуерът позволява на мениджърите да създават персонализирани работни процеси, които отразяват уникалните процеси и изисквания на екипа. Той рационализира разпределението на задачите и осигурява последователност.
- Мениджърите могат също да възлагат задачи на конкретни членове на екипа и да определят ясни срокове. Упълномощените лица получават известия и актуализации, което им помага да останат на върха на своите отговорности.
- monday.com включва инструменти за сътрудничество като споделяне на файлове, коментари и интеграции с различни платформи за насърчаване на безпроблемна комуникация между членовете на екипа.
- Служителите могат да актуализират състоянието на своите задачи, да ги маркират като изпълняващи се или завършени и да предоставят съответните актуализации. С тази видимост в реално време всеки остава наясно с напредъка на задачата.
monday.com предлага визуални табла за управление, които ясно преглеждат статусите на проекти, чакащи задачи и предстоящи крайни срокове. Това визуално представяне помага при проследяване и вземане на решения.
Неадекватна комуникация
Ефективната комуникация е крайъгълният камък на успешната работа в екип и става още по-важна в отдалечена среда. Без никакви взаимодействия лице в лице и непринудени разговори, отдалечените екипи често се борят.
Лесно могат да възникнат недоразумения, липса на яснота в онлайн срещите и информационни пропуски, което да доведе до забавяния, грешки и намалена сплотеност на екипа. Започвайки от пропуснати актуализации на проекти до неясни очаквания и усещане за изолация сред членовете на екипа, може да причини пропуски в комуникацията. Справете се с това предизвикателство, за да сте сигурни, че вашият отдалечен екип може да си сътрудничи, да споделя информация и да изведе най-добрия резултат.
Решение: Софтуер за срещи с автоматично водене на бележки
Софтуерът за срещи с възможности за автоматично водене на бележки е най-лесното решение за отстраняване на тази празнина. Такъв инструмент е Otter.ai. Той преписва и записва срещи, като гарантира, че важните дискусии и решения са точно документирани.
Основни функции:
- Срещите, проведени с помощта на Otter.ai, се транскрибират в реално време, създавайки текстов запис на целия разговор. Тази транскрипция улавя изговорените думи, което ги прави достъпни за справка по-късно.
- Транскрибираният текст може да се търси, което позволява на потребителите да намерят конкретни теми, ключови думи или решения, взети по време на срещата. Тази функция улеснява бързото извличане на подходяща информация.
- Транскрибираните срещи могат да се споделят с членове на екипа, които не са успели да присъстват, като се гарантира, че всички остават информирани и съгласувани.
Otter.ai идентифицира различни говорители и присвоява техния принос към стенограмата, позволявайки на потребителите да проследяват кой какво е казал по време на срещата.
Специални дискусии/срещи
Спонтанните дискусии и ad hoc срещи играят решаваща роля при решаването на проблеми, мозъчната атака и вземането на решения в рамките на екип. Във физическите офиси членовете на екипа могат лесно да се събират за импровизирани дискусии, да споделят идеи и да решават спешни въпроси. Но в отдалечена среда липсата на физическа близост създава шансове да пропуснете важна информация.
Без структуриран план за ad hoc срещи, отдалечените екипи се борят да разрешават своевременно спешни проблеми. Ето защо да оборудвате вашите отдалечени членове на екипа с инструменти, които им позволяват да се свързват и да си сътрудничат спонтанно, точно както биха направили във физическа офис среда.
Решение: Приложения за незабавни съобщения
Използването на приложение за незабавни съобщения винаги е от полза за провеждане на ad hoc срещи в отдалечена среда. Отпуснатост е един от най-използваните софтуери в тази категория. Тази платформа се използва широко за комуникация в реално време и сътрудничество между членовете на екипа.
Основни функции:
- Slack предоставя платформа за членовете на екипа да комуникират в реално време чрез текстови съобщения.
- Потребителите могат да създават специални канали или групи за конкретни теми, проекти или отдели. По този начин се провеждат организирани и целенасочени дискусии, което улеснява намирането на подходящи разговори по-късно.
- Членовете на екипа могат да изпращат директни съобщения до отделни лица или малки групи, като насърчават дискусии един на един или малки групи без необходимост от официална среща.
- Тя ви позволява да споделяте файлове, документи и изображения директно в рамките на платформата, подобрявайки сътрудничеството и споделянето на информация.
Slack се интегрира с други инструменти и платформи, позволявайки безпроблемен преход от дискусии към елементи за действие или задачи.
Проблеми с планирането
Координиране на графици между часовите зони – със сигурност пъзел. Неправилното планиране може да доведе до пропуснати срещи, забавяне на сроковете на проекта и трудности при подреждането на членовете на екипа за важни дискусии.
Освен това отдалечената работа често означава, че членовете на екипа имат гъвкави графици, което прави по-трудно намирането на припокриваща се наличност за сътрудничество. Отдалечените екипи са изправени пред предизвикателства да накарат всички членове да участват в срещи и дискусии, което води до пропуски в комуникацията и неефективност.
Решение: Инструмент за планиране
Специален инструмент за планиране коригира този проблем, като предлага най-добрия прозорец за срещи. Calendar.com е подобен инструмент, който рационализира процеса на планиране на срещи, срещи и други съвместни дейности.
Основни функции:
- Той позволява на членовете на екипа да споделят своята наличност, включително работно време, почивки и предпочитани часове за срещи. Тази информация помага при намирането на подходящи времеви интервали.
- Инструментът може автоматично да предложи свободни времеви интервали въз основа на наличността на всички участници, намалявайки необходимостта от комуникация напред-назад.
- Той осигурява автоматично преобразуване на часови зони, което улеснява координирането на срещи между членовете на екипа в различни части на света.
- Потребителите могат да изпращат покани до участниците с предложения час, дата и дневен ред на срещата. Участниците могат да потвърдят своята наличност и да получат покани в календара.
- Той се интегрира с платформи за календари като Google Calendar, Outlook или други, като гарантира, че планираните събития се добавят точно към календарите на участниците.
Calendar.com може да изпраща автоматизирани напомняния на участниците преди насрочени срещи, намалявайки риска от пропуснати срещи.
Измерване на растежа
Измерването на растежа и производителността е от решаващо значение за бизнеса, за да проследява напредъка си, да смекчава риска и да взема разумни решения. Измерването на растежа обаче може да създаде уникални предизвикателства в отдалечена работна среда. Традиционните методи за измерване на ефективността, като оценките на място, може да са по-малко осъществими за отдалечени екипи.
Освен това дистанционната работа понякога може да доведе до липса на видимост на индивидуалните и екипните постижения, което затруднява точната оценка на растежа и представянето. Липсата на измерване на растежа води до неефективно проследяване на KPI и неточен анализ на тенденциите, което ограничава производителността на екипа.
Решение: Софтуер за анализ и бизнес работни потоци
Като решение бизнесът може да внедри цялостно фирмено табло за управление. Zoho Analytics е една от най-добрите платформи за същото. Той позволява на организациите да визуализират и анализират данни от различни източници, улеснявайки вземането на решения, базирани на данни.
Основни функции:
- Той позволява на бизнеса да интегрира данни от множество източници като финансови системи, платформи за продажби и инструменти за управление на проекти.
- Платформата предлага набор от опции за визуализация, включително диаграми, графики, таблици и табла за управление, което прави сложните данни лесни за разбиране и тълкуване.
- Организациите могат да дефинират и проследяват персонализирани KPI, които са подходящи за техните цели за растеж. Тези KPI могат да включват финансови показатели, оперативна ефективност, удовлетвореност на клиентите и др.
Zoho Analytics предоставя актуализации в реално време, като гарантира, че данните за растежа са актуални и достъпни по всяко време.
Мотивация на служителите
Поддържането на мотивация на отдалечените членове на екипа може да бъде предизвикателство, но програмата за възнаграждение на служителите наистина може да повиши духа. За разлика от традиционната офис среда, отдалечените служители могат да изпитват чувство на изолация, откъснатост и намалена ангажираност.
Това може да повлияе на общия им морал, удовлетворението от работата и, в крайна сметка, на тяхното представяне. Без ефективни стратегии за повишаване на мотивацията, бизнесът може да се изправи пред предизвикателства, свързани с намалена производителност, по-ниско качество на работа и трудности при задържането на най-добрите таланти.
Решение: Програма за награди на служителите
С виртуални значки, точки и персонализирани награди, мотивацията на служителите може лесно да бъде повишена в отдалечени работни среди. NectarHR е усъвършенствана платформа, която позволява на организациите да създават и управляват инициативи за признание и награди на служителите.
Основни функции:
- Платформата позволява на бизнеса да персонализира предлаганите награди въз основа на културата на организацията и предпочитанията на отдалечените членове на екипа.
- Служителите могат да признават и празнуват взаимно постиженията си, насърчавайки положителна и подкрепяща екипна среда.
- Мениджърите могат да използват платформата, за да признаят изключителното представяне, да дадат пример на другите членове на екипа и да подсилят култура на признателност.
NectarHR често предоставя данни и прозрения за тенденциите в разпознаването, като помага на бизнеса да разбере кои поведения и постижения са най-ценени от техните отдалечени екипи.
Заключение
И така, ето го! Споменахме предизвикателствата при управлението на отдалечени екипи и как да се справим с тях с някои страхотни софтуерни решения. От управлението на задачите до комуникацията и мотивацията, споменатите по-горе инструменти предлагат цялостен подход за гарантиране на успеха на отдалечени екипи в днешната динамична работна среда. Използвайте тези инструменти и завладейте отдалечената работна среда като професионалист! Благодаря за четенето; наздраве!
Можете също така да проучите най-добрите инструменти за сътрудничество по документи за отдалечени екипи.