Използването на софтуер за управление на екип подобрява комуникацията и координацията на задачите. Той също така повишава общата производителност и качеството на произведената работа.
Дори най-важните инструменти, като приложения, които следят времето ви или табла със задачи, могат да ви помогнат да свършите много. Има моменти, когато се нуждаете от цялостно решение, за да контролирате цялото управление на екипа си.
Списъците със задачи и планирането на срещи са само два аспекта на ефективното управление на екипа. Комбинирането на различни софтуерни функции ви позволява да подобрите сътрудничеството и да запазите жизненоважни данни за вашите проекти, клиенти, задачи и други дейности и ресурси.
Броят на софтуерните функции, които комбинирате, зависи от размера на вашия екип и вида работа, която извършвате.
Следните са способностите, от които вашата група може да се нуждае, за да постигне пълния си потенциал:
- График на работа, включително делегиране и класиране на задачи и използване на споделен календар.
- Чатове, споделяне на файлове и други форми на комуникация и сътрудничество.
- Управлението на проекти включва добавяне на труд и отговорности към споделените начинания и наблюдение на тяхното развитие.
- Съхранението на данни осигурява едно място, от което можете да получите достъп до информация за вашите клиенти, контакти, екип, компания и други подходящи теми, наред с други неща.
- Отчитането и анализите включват отчети за работа и проекти, наблюдение на времето и табла за управление.
В повечето случаи ще имате две възможности за избор:
Каква е трудността? Има стотици програми и инструменти, които имат само една функция, но има много по-малко изчерпателни опции. И така, ето ни прегледът на софтуера на най-добрия софтуер за управление на екипи на пазара, „Работа в екип“.
Съдържание
Преглед на работата в екип
Teamwork е фирма за уеб базиран софтуер със седалище в Корк, Ирландия. Частна група управлява компанията в Ирландия. Teamwork разработва софтуер, който улеснява управлението на задачи и екипното сътрудничество.
Фирмата съобщи, че от 2016 г. нейният софтуер се използва от повече от 370 000 организации (включително Disney, Spotify и HP) и има повече от 2,4 милиона потребители. Фирмата е създадена през 2007г.
Работата в екип ви позволява да прецените времето, което смятате, че ще е необходимо за изпълнение на задачи, и след това да проследите времето, което прекарвате в работа по тези проекти.
С течение на времето ще станете много по-добри в преценките и ще можете да определите с изключителна точност колко време е необходимо за извършване на конкретни задачи.
Работата в екип е нещо повече от софтуер за разписание. Позволява ви да управлявате проекти и сега тества бета възможности за екипна комуникация като Teamwork Chat. Работата в екип е цялостно решение за управление на времето и проектите на вашия екип.
Teamwork е компания, която продава различни услуги, които работят в облака. Тези приложения включват Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM и Teamwork Chat.
Работата в екип за първи път беше достъпна за обществеността на 4 октомври 2007 г. и по това време имаше функции за управление на времето, управление на етапи, споделяне на файлове, проследяване на времето и функции за чат.
Съобщава се, че платформата, използвана от Teamwork, може да се интегрира с приложения за маркетингови технологии като HubSpot и други инструменти за продуктивност като Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox и QuickBooks.
Характеристики на екипната работа
Многото спестяващи време функции на Teamwork и тези, които подобряват сътрудничеството, правят процеса на управление на проекти много по-ефективен и практичен.
#1. Портфолио
Инструментът за управление на портфолио проекти на Teamwork улеснява получаването на преглед на високо ниво на множество проекти едновременно. Това е полезно, независимо дали търсите лесен метод за достъп до важна информация или за актуализация на цялостното състояние на проекта.
#2. Управление на ресурси
Трябва да управлявате ефективно ресурсите на екипа си, за да завършите работата на клиента навреме и в рамките на бюджета. Това включва всичко – от планиране за по-дългосрочен план до подготовка за ежедневни способности.
Работата в екип може да ви помогне да управлявате работата на вашия екип в реално време. Ще получите поглед от птичи поглед върху възможностите на всеки един поглед, което улеснява преназначаването на работа и премахването на пречките.
#3. Автоматизация
Ще освободите времето си, за да се концентрирате върху по-стратегически и творчески начинания, ако използвате автоматизация, за да рационализирате управлението на проекти.
#4. Приложения
Не е нужно да седите на бюрото си, за да вършите най-добрата си работа. С приложенията Teamwork за iOS и Android можете да продължите работата си, дори когато сте далеч от бюрото си.
Техните мобилни приложения са пълни с всички възможности, от които се нуждаете, за да генерирате отлична работа, което ви прави по-лесно да управлявате по-широката картина, независимо къде се намирате.
#5. Проследяване на времето
За да управлявате ефективно работата си, таксуваните часове и проекти, жизненоважно е да имате солидно разбиране за това как (и къде) се изразходва времето ви.
Ето как работата в екип може да помогне: Използването на софтуер за управление на проекти с интегрирано онлайн проследяване на времето може да помогне на потребителите да поддържат концентрация, да гарантират, че работата им е завършена навреме и да получат по-задълбочена представа за работата си.
#6. Диаграма на Гант
Позволява ви да създадете онлайн диаграма на Гант, която можете да използвате, за да сте сигурни, че проектите ви се изпълняват по график. Открийте как използването на инструмент за планиране на проекти на Gantt в Teamwork ще ви помогне да управлявате по-добре вашите времеви рамки и да предоставяте по-висококачествена работа.
#7. Сътрудничество
Просто трябва да държите писалка и хартия, за да проследявате всичко, което трябва да бъде завършено. Следователно софтуерът, който използвате за управление на проекти, трябва да може да върши значително количество работа от ваше име.
Работата в екип се грижи за детайлите, като ви предоставя всички инструменти, от които се нуждаете, за да поддържате работата си на едно място, да говорите ефективно с екипа си и да улесните сътрудничеството. Поради това вашият екип може да се съсредоточи върху това, което прави най-добре, което ви дава повече време да правите това, което правите най-добре.
#8. Екипи
Рационализирайте процеса на планиране и създаване на проект, като делегирате задачи на различни екипи и подекипи. Това ще ви спести време за други административни задачи и ще ви предостави цялостен преглед на отговорностите и натовареността на всеки екип.
#9. Изглед на канбан дъска
Можете да използвате Kanban дъски в Teamwork, за да начертаете работния си процес, да предоставите бърз преглед на текущото състояние на дейностите и да автоматизирате работните си процеси.
Освен това можете да получите пълна представа за логистиката на вашия проект и да наблюдавате в реално време напредъка на вашите задачи, докато те преминават през процеса на управление на вашия проект.
#10. Неограничени безплатни клиентски потребители
Вашите клиенти ще се възползват от подобрено сътрудничество, повече видимост и по-ползотворно изживяване, когато им предоставите пълните възможности на Работа в екип без допълнителни разходи.
Клиентските потребители ви позволяват да включите вашите клиенти във вашите проекти без допълнителни разходи. Така че това го прави идеално решение за рекламни агенции и други доставчици на професионални услуги.
Функциите са разделени на пет стъпки на всеки проект за управление на проекти и те допълнително са подкатегоризирали тези функции.
Нека да разгледаме тези функции.
#1. Планирайте
- Календар
- Собственик на проекта
- Важни етапи
- Шаблони за списък със задачи
- Задачи и подзадачи
#2. Сътрудничество
- Тетрадки
- Файлове и версии
- Последователи
- Съобщения
- поверителност
- разрешение
#3. Доставям
- Бюджетни разходи
- Бюджети на списък със задачи
- Бюджет на проекта
- Таксуване
- Регистър на риска
- Регистриране на времето
#4. Докладвай
- Рентабилност на проекта
- Филтри
- Табло
- Актуализации на проекта
- История на задачите
#5. Интегрирайте
- Пространства за работа в екип
- Бюро за работа в екип
- CRM работа в екип
- Чат за работа в екип
Как функциите на Teamwork са полезни за управление на екип?
Работата в екип има множество функции, както беше обяснено по-рано, от които създаването на списък със задачи може да бъде много полезно за управление на екип. Създаването на списъци със задачи ви позволява да зададете приоритет на вашия екип.
Освен това можете да разделите всяка работа на нейните съставни подзадачи, за да получите допълнителна представа и дълбочина. Най-новата информация е достъпна чрез наблюдение на напредъка на задачата в реално време.
Работата в екип ще ви уведоми, ако възникнат проблеми, задачите са завършени, има препятствия и т.н. Тъй като улеснява наблюдението на работата на целия екип, това може да се окаже изключително полезно за вас в ролята ви на мениджър на екип.
Екипът ви изостава ли или се придържа към графика? Ще можете да намерите отговора на този въпрос с помощта на функцията за етапи на Teamwork, която ви позволява да наблюдавате табла за управление, които сравняват крайните ви срокове със съществуващите ви резултати.
Благодарение на етапите вашият екип ще може да постигне всичко, което трябва да се направи. Това също ви позволява да създавате кристално ясни цели, да прикачвате списъци със задачи и да проследявате напредъка.
Няма смисъл да губите време в търсене на критични файлове на проекта, които може да са били изгубени при организирането на проекта. Можете да запазите всичките си основни файлове на едно място с Teamwork и можете лесно да качвате нови версии, когато е необходимо, за да демонстрирате напредък.
Функцията Followers на Teamwork позволява на вашите клиенти да наблюдават развитието на даден проект в реално време. Това е полезно, ако имате клиенти, които се интересуват от наблюдение на напредъка на даден проект.
Ценообразуване на работата в екип
Ценообразуването на този софтуер за управление на екипи е разделено на четири категории: Безплатно завинаги, Доставяне, Разрастване и мащабиране, което може да бъде полезно за различни компании въз основа на техните нужди и капацитет.
Работата в екип също така ви дава две опции за честота на плащане: месечно и годишно. Очевидно е, че годишният план е по-евтин от месечния.
Месечен план/Потребителски Годишен план/UserFree Forever$0$0Deliver$13,99$119,8Grow$24,99$215,8ScaleContact TeamworkContact Teamwork
Алтернативи на работата в екип
Wrike
Wrike е стабилен инструмент, който дава добри резултати в софтуера за комуникация и управление на проекти. Той беше изрично проектиран с мисъл за екипите. Wrike е онлайн екипна комуникационна платформа за управление на задачи и проекти.
Компанията, която Citrix сега притежава, продължава да се разширява в тези области, като същевременно въвежда възможности, които са свързани с тях.
Приложението вече е актуализирано, за да включва допълнителни възможности за разузнаване на работата, като например прогнозиране кога някой проект има опасност да изостане от графика и подчертаване на потенциални причини за този риск.
Wrike е по-лесен за инсталиране и започване на използване от много подобни приложения за управление на проекти, въпреки че цената му е по-висока.
SmartSuite
SmartSuite е платформа за съвместно управление на работата, която позволява на екипите да планират, измерват и управляват всеки работен процес, независимо дали е свързан с проект, текущ процес или редовни ежедневни дейности. Цената на потребител всеки месец започва от $10 и се предлагат 15 различни езика.
Имате достъп до всички необходими инструменти за разработване на унифицирана система за управление на проекти на единна унифицирана платформа.
Ще можете да следите текущото състояние на всеки проект, като управлявате неговите задачи, етапи, собственици и ресурси. Гъвкавите отчети и изгледите на времевата линия ще ви позволят да видите как всичко си идва на мястото.
Погледът на писателя за работата в екип
Тъй като Teamwork е лесен за използване и се предлага с различни възможности, включително таксуване и фактуриране, той е подходящ за екипи, които се занимават с платима работа с клиенти, тъй като идва с двете функции.
Въпреки че цената му постепенно нараства, той продължава да бъде отлична инвестиция. Teamwork разполага с мобилно приложение за iOS и Android устройства, което дава възможност на всеки да бъде в крак с проектите и задачите, независимо къде се намира.
Това е особено полезно, ако работите с колеги често в движение. Мобилното приложение на Teamwork ви предоставя преглед на текущото състояние на работата и свързаните с нея времеви рамки.
Все пак не включва всички функции, налични в онлайн приложението. Ето защо е полезно да поддържате връзка с екипа си, като актуализирате статуса си или добавяте часове, прекарани на работа, но мобилното приложение по никакъв начин не е предназначено да замени онлайн приложението.
Долен ред
Можете да изготвяте отчети, да визуализирате работата си с помощта на Kanban, да възлагате задачи, да правите списъци, да управлявате времето, да взаимодействате с други потребители и други, всичко това чрез удобния за потребителя и лесен интерфейс на Teamwork.
Работата в екип може да ви помогне да изпълните успешно и да постигнете резултатите, които вие и вашият екип преследвате, независимо от вашия опит в управлението на проекти или ако за първи път управлявате проект. Най-хубавото е, че можете да започнете да използвате Teamwork, без да харчите нито стотинка.